10 Bí quyết quản lý spa hiệu quả

Làm sao để quản lý spa hiệu quả? Đó là từ khóa được tìm kiếm hơn 16.200.000  hàng tháng được thống kê từ Google. Điều đó cho thấy các anh chị chủ quán spa đang gặp khá nhiều vấn đề trong công tác quản lý để spa đi vào hoạt động tốt.

Nếu bạn cũng đang tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi này hãy đọc ngay bài viết: “10 Bí quyết quản lý spa hiệu quả dễ thực hiện nhất” do các chuyên gia từ Azza biên soạn dưới đây:

Phân bổ dòng tiền chi tiêu hợp lý

Trên thực tế, kinh doanh spa cũng giống như các loại hình kinh doanh khác cần có những loại chi phí căn bản như: 

• Chi phí thuê mặt bằng – địa điểm kinh doanh
• Chi phí trang thiết bị, máy móc trong spa
• Chi phí nguyên vật liệu trị liệu
• Chi phí nhân viên
• Chi phí quản lý và vận hành spa
• Chi phí quảng cáo – truyền thông

Bạn cần cân đối dòng tiền mình có để có thể phân bổ chi phí cho từng hạng mục hợp lý và hiệu quả. Ở từng thời điểm bạn tập trung vào mục tiêu nào nhiều hơn thì sẽ chi tiêu nhiều hơn cho các hạng mục liên quan. Ví dụ thời điểm mới mở spa thì cần phân bổ chi phí tập trung vào quảng cáo – truyền thông để có khách hàng sau đó tối ưu công tác quản lý, vận hành cũng như quản lý nhân sự.

Tham khảo thị trường, đối thủ cạnh tranh

Để kinh doanh và quản lý spa hiệu quả đừng quên công tác nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh để tránh tụt hậu. Thị trường có nhu cầu chăm sóc dịch vụ làm đẹp nào thì bạn cần phải tối ưu hoặc bổ sung dịch vụ đó để cung cấp trải nghiệm trọn gói, tốt nhất tại Spa. Đối thủ cạnh tranh có thể áp dụng nhiều giải pháp quản lý, bán hàng, sản phẩm mới, chiến dịch truyền thông nhằm tăng lợi thế trên thị trường. Bạn cần không ngừng cập nhật và học hỏi từ đối thủ cạnh tranh của mình. Điều đó không có nghĩa là bạn copy theo cách làm của họ, hãy tìm ra điểm khác biệt của mô hình kinh doanh của mình và làm tốt chúng.

Xây dựng mô hình quản lý chuyên nghiệp

Nội tại vững mạnh thì mới có thể chiếm đánh các thị phần khác. Hãy xây dựng mô hình quản lý chuyên nghiệp quản lý spa hiệu quả:

• Quản lý nhân sự
• Kiểm soát an ninh ra vào
• Quản lý bán hàng, thanh toán
• Tăng trải nghiệm khách hàng
• Đa dạng hóa dịch vụ chăm sóc tại spa
• Quản lý dữ liệu khách hàng
• Áp dụng các phần mềm quản lý chuyên nghiệp

Tập trung tối ưu quy trình đặt lịch hẹn

Có hai loại lịch hẹn bạn cần tối ưu: lịch hẹn tư vấn trước đăng ký và lịch hẹn chăm sóc tại spa sau đăng ký. Dù là ở giai đoạn nào bạn cũng cần tối ưu quy trình đặt lịch hẹn tiện nhất cho khách hàng và bạn cần kiểm soát lịch hẹn đó đảm bảo nhân viên không quên hẹn, luôn có người phục vụ khách hàng đúng lịch.

Phần mềm quản lý spa hiệu quả sẽ cho phép quản lý lịch hẹn với khách hàng: giờ giấc, lịch hẹn, nhân viên chăm sóc, gói dịch vụ, lộ trình điều trị, những phản hồi của khách hàng, hiệu quả chăm sóc tại spa,…Việc quản lý lịch hẹn hiệu quả giúp bạn tăng uy tín của đơn vị với khách hàng, giúp khách hàng cảm thấy trung tâm chuyên nghiệp và tận tình phục vụ họ.

Nếu không có phần mềm, nhân viên có thể sẽ quên lịch chăm sóc của từng khách hàng dẫn đến tình trạng khách tới phải chờ đợi, thiếu nhân viên, thiếu cơ sở vật chất, không nhớ lộ trình cụ thể của khách hàng hỏi lại nhiều lần khiến khách hàng có trải nghiệm không tốt.

Mặt khác, quản lý đặt lịch hiệu quả giúp bạn chủ động sắp xếp và phân bổ công việc cho nhân viên spa hiệu quả.

Tập trung quản lý an ninh khách ra vào trong ngày

Quản lý an ninh và số lượng khách ra vào không chỉ đảm bảo sự cố mất trộm, thất thoát, tăng trải nghiệm cho khách hàng mà còn giúp chủ spa nắm được các số liệu, dữ liệu khách hàng chính xác nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng để kết nối với các thiết bị an ninh như: đầu đọc thẻ CCCD, thiết bị vân tay, thiết bị nhận diện khuôn mặt, cổng kiểm soát để đảm bảo chỉ những người có thẻ chăm sóc hợp lệ của spa mới được vào trong.

Ngoài ra, phần mềm kết nối với hệ thống camera để trích xuất dữ liệu bất cứ khi nào cần, xảy ra các tình huống phát sinh như: gian lận, trộm cắp, ẩu đả, mất trật tự,… Hệ thống thiết bị cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý spa tự động 100% giúp người quản lý theo dõi dễ dàng và xử lý kịp thời.

Chú trọng công tác quản lý nhân viên spa

Một trong những lý do để khách hàng quay trở lại với spa đó chính là thái độ và tay nghề của nhân viên trong suốt quá trình trải nghiệm dịch vụ. Do đó hãy đào tạo nhân viên thường xuyên và quản lý dữ liệu, lương thưởng nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản lý spa sẽ cho phép quản lý nhân viên tự động hóa dữ liệu:

• Hồ sơ nhân viên
• Thời gian nhân viên chấm công – làm việc
• Số lượng khách hàng nhân viên chăm sóc
• Lịch hẹn khách hàng của từng nhân sự
• Phản hồi của khách hàng
• Lộ trình chăm sóc khách hàng
• Lương thưởng của nhân viên hàng tháng
• Đào tạo nhân viên

Quản lý các dịch vụ tại Spa bằng phần mềm

Phần mềm quản lý spa cho phép bạn cập nhật thông tin, đặc điểm, giá cả và lịch sử sử dụng của mỗi gói dịch vụ chăm sóc sắc đẹp tại spa. Bạn cũng có thể quản lý gia hạn gói dịch vụ, quản lý và tính hoa hồng cho chuyên viên khi sử dụng gói dịch vụ, lưu trữ chi tiết dịch vụ chuyên viên đã thực hiện: mã hóa đơn, tên dịch vụ, ngày thực hiện…

Bạn cũng có thể thực hiện việc tính toán hóa đơn, in hóa đơn và lưu trữ lịch sử bán hàng ngay trên hệ thống phần mềm. Từ đó, người quản lý vẫn có thể kiểm soát được dòng tiền hàng ngày.

Tối ưu trải nghiệm khách hàng và làm truyền thông marketing hiệu quả

Là một ngành dịch vụ, mô hình kinh doanh spa đòi hỏi đánh giá tốt từ phía khách hàng. Do đó bạn cần phải tập trung tối ưu trải nghiệm khách hàng trong suốt quy trình tư vấn và sử dụng dịch vụ.

Phần mềm quản lý spa hiệu quả là sự lựa chọn tuyệt vời giúp bạn lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến khách hàng như: thông tin cá nhân, số điện thoại, facebook, nhật ký chăm sóc, lộ trình đã tham gia, số lần đến trung tâm, đánh giá mức độ hài lòng, nhóm khách hàng,… Điều đó sẽ giúp nhân viên tại spa có thêm thông tin để tư vấn cho khách hàng các giải pháp, lộ trình làm đẹp hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm cho phép lưu trữ thông tin khách hàng có giới thiệu khách hàng mới đến spa hay không.

Ngoài ra, từ những thông tin khách hàng bạn có thể thực hiện các chiến lược marketing đến với khách hàng như:

• Hỗ trợ thông báo nhắc lịch, tin nhắn chăm sóc khách hàng như chúc mừng sinh nhật, chương trình khuyến mãi qua email, SMS
• Xây dựng danh sách Email, SĐT tiềm năng nhập từ hệ thống POS
• Phân loại tệp data thông qua POS để tối ưu hóa nội dung gửi, giúp tăng tỉ lệ mở tin
• Hỗ trợ nhắn tin với SMS Brand name hoặc đầu số ngẫu nhiên
• Bán voucher, sản phẩm online trực tiếp khách hàng mà không cần thông qua nền tảng trung gian giúp tiết kiệm chi phí gia tăng lợi nhuận
• Gửi chương trình khuyến mãi đến khách hàng nhân dịp lễ, sinh nhật kích thích khách quay trở lại

Quản lý công thức và nguyên liệu tại Spa

Tại các spa sẽ có các công thức trị liệu khác nhau, việc đào tạo trực tiếp cho nhân viên đặc biệt là mỗi lần nhân viên mới vào làm việc tốn khá nhiều thời gian. Phần mềm quản lý spa hiệu quả sẽ cho phép lưu trữ toàn bộ công thức các liệu trình điều trị của sản phẩm. Nhân viên có thể học trên phần mềm và học hỏi thêm từ quản lý.

Bên cạnh đó, phần mềm cho phép quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho của spa từ đó người quản lý sẽ tính toán để đặt thêm hàng phục vụ khách hàng cả khi số lượng khách hàng đến spa đông mỗi ngày. Điều này cũng sẽ tiết kiệm thời gian chờ đợi của khách hàng và tăng trải nghiệm hài lòng của họ khi đến cơ sở.

Đo lường và báo cáo thường xuyên

Dữ liệu khách hàng, nhân sự, bán hàng sẽ được lưu trữ trực tiếp trên phần mềm. Những người được phân quyền sẽ được theo dõi, tra cứu những dữ liệu này hàng ngày. Bạn cũng có thể sử dụng để theo dõi trên app mobile thuận tiện cho hoạt động quản lý từ xa khi nhân rộng chuỗi cơ sở spa, thẩm mỹ viện.

Một lợi ích quan trọng của phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp đó là khả năng tổng hợp và làm báo cáo. Bạn có thể theo dõi những con số phản ánh hiệu quả hoạt động của từng cơ sở như:

• Tổng khách hàng đăng ký mới
• Tổng khách hàng tư vấn thành công
• Số lượng khách hàng ra/vào trong ngày/tháng
• Số lượng khách hàng giới thiệu
• Phản hồi của khách hàng
• Chi phí
• Doanh thu
• Lợi nhuận

Trên đây là bài viết: “ 10 Bí quyết quản lý spa hiệu quả dễ thực hiện nhất”. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức thực tế cho anh chị trong quá trình áp dụng phần mềm quản lý spa vào mô hình kinh doanh của mình. Theo dõi website của chúng tôi để đọc thêm các bài viết hữu ích về quản lý spa.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý Spa, thẩm mỹ viện hoặc xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý spa, thẩm mỹ viện