10 Lý do Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý nhân lực – Khi công nghệ lên ngôi

Theo số liệu thống kê Viện nghiên cứu toàn cầu McKinsey: 56% thời gian nhân sự sẽ bị lãng phí với các báo cáo, thủ tục rườm rà nếu không sử dụng phần mềm quản lý nhân lực.

Những năm gần đây, “công nghệ” – “chuyển đổi số” là những cụm từ trở thành xu hướng trong kinh doanh. Shark Nguyễn Hòa Bình – CEO Nextech từng chia sẻ: “Ở cuộc cách mạng 4.0, ai nắm được công nghệ kẻ đó thành công”. Công tác quản lý nhân sự được coi là “nội lực” doanh nghiệp, áp dụng phần mềm quản lý nhân lực tăng sức mạnh nội tại của doanh nghiệp so với đối thủ. Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp không thống kê dữ liệu khi làm việc thủ công do đó họ không biết những hoạt động hiện tại mang lại vô vàn hạn chế trong doanh nghiệp. Ở bài viết này, Azza HRM sẽ làm rõ những lợi ích tuyệt vời phần mềm nhân sự mang lại cho doanh nghiệp trong thời kỳ số.

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng phần mềm quản lý nhân lực sẽ giúp một nhân viên HR có thể làm tất cả các đầu việc thay cho 10 người làm thủ công. Như vậy doanh nghiệp đang tiết kiệm chi phí tuyển dụng nhân viên

Phần mềm nhân sự giúp giảm bớt quy trình các bước rườm rà giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thời gian và chi phí đánh mất cơ hội kinh doanh.

Hơn thế, phần mềm tính toán số liệu – dữ liệu dựa trên các thuật toán thông minh giúp doanh nghiệp giảm chi phí sai sót, chi phí sửa chữa thủ công.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho: giấy tờ, in ấn, kho lưu trữ, nhân sự quản lý hồ sơ.

Tiết kiệm thời gian

Thời gian là vấn đề phần mềm nhân sự cải thiện rõ rệt nhất. Tất cả quy trình: tuyển dụng, phỏng vấn, chấm công, tính công, tính lương, giao việc, quản lý nghiệm thu, đơn từ, đề xuất, truyền thông nội bộ, thông báo chính sách, hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động,… đều được cắt giảm thời gian thực hiện. Đơn cử như thời gian đổ bảng chấm công, tính công, tính lương bằng excel có thể mất cả tuần của nhân sự giờ đây đều được tự động hóa trên phần mềm.

Mặt khác, tất cả hồ sơ, đơn từ cần quản lý phê duyệt đều có thể thực hiện trên phần mềm bằng phiên bản mobile giúp tiết kiệm thời gian nhà quản lý ký giấy tờ, xét duyệt đơn từ.

Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học

Phần mềm quản lý nhân lực cho phép quản lý dữ liệu hồ sơ nhân sự một cách khoa học, dễ tìm kiếm nhất. Cụ thể:

• Cho phép cập nhật thông tin, lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhân sự ( thông tin cá nhân, sổ bảo hiểm, giấy khám sức khỏe, tài khoản ngân hàng,…)
• Theo dõi và cập nhật thông tin thay đổi của từng nhân sự trong quá trình làm việc (thông tin công việc, lương thưởng, thay đổi chức vụ, chế độ đãi ngộ, đào tạo, khiển trách,…)

Ảnh mockup dashboard hồ sơ nhân sự của azza hrm

Quản lý chính sách nhân sự rõ ràng

Phần mềm cho phép quản lý chính sách nhân sự, thủ tục nhân sự và cho phép nhân viên cập nhật đơn từ, thông tin cá nhân lên cổng thông tin.

4.1 Quản lý chính sách

Phần mềm cho phép tổng hợp và lưu trữ tất cả các chính sách, thỏa thuận của nhân sự với tổ chức hay còn gọi là các ràng buộc: chính sách lương, thưởng, KPI, tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, quy trình làm việc,…

Những chính sách này được cập nhật khi có thay đổi về chức vụ, KPI, chính sách lương, thưởng của nhân viên trên hệ thống. Lịch sử thay đổi vẫn được giữ nguyên để nhà quản lý theo dõi và đánh giá nhân viên.

4.2 Quản lý thủ tục nhân sự

Phần mềm cho phép nhân sự tham gia vào các quy trình đơn từ, thủ tục của công ty như: đề xuất ý tưởng, xét tăng lương, kiến nghị môi trường làm việc, đề xuất thanh toán – tạm ứng,…

• Phần mềm cho phép nhân sự nộp đơn qua hệ thống đến nhà quản lý trực tiếp hoặc bộ phận liên quan
• Thông báo các thủ tục cần có sự tham gia của cá nhân
• Cảnh báo các hợp đồng đến hạn thanh toán
• Theo dõi quá trình biến động nhân sự từng phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp rõ ràng

4.3 Quản lý thông tin cá nhân nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép nhân viên:

• • Xem, kiểm tra, thay đổi thông tin cá nhân
  • Tra cứu dữ liệu, chính sách của công ty trên phần mềm
  • Nộp đơn: nghỉ phép, đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, làm ngoài hiện trường, gặp khách hàng,…
  • Thông báo thời gian công việc trên phần mềm
  • Cho phép trao đổi thông tin, công việc
  • Quản lý tin tức, chính sách truyền thông nội bộ trong tổ chức

Quản lý chấm công – tính lương chi tiết, chính xác

Chấm công, tính lương là hoạt động “ngốn” rất nhiều thời gian nhân sự và thường xuyên xảy ra sai sót. Phần mềm quản lý nhân sự có phân hệ tính lương giúp doanh nghiệp:

5.1 Quản lý chấm công khoa học

Phân hệ chấm công cho phép thiết bị chấm công như: máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt hay thiết bị chấm công di động được kết nối qua Cloud với phần mềm nhân sự. Toàn bộ dữ liệu chấm công được cập nhật “tức thời” trên phần mềm cho phép nhân sự xem bảng công thực tế.  Phần mềm cho phép:

• • • Nhân sự đăng ký công làm việc, ca, kíp làm thêm giờ
    • Gửi đơn xin nghỉ, làm thêm, về sớm,…
    • Quản lý nghỉ phép và quỹ ngày phép
    • Theo dõi, ghi nhận công thực tế
    • So sánh, đối chiếu công thực tế và công trên phần mềm, cảnh báo chênh lệch cuối kỳ

5.2 Dễ dàng làm bảng công gửi nhân sự

Bảng công được cập nhật liên tục tại thời điểm nhân sự mở ứng dụng. Cuối tháng phần mềm gửi bảng công chi tiết cả tháng cho nhân sự đối chiếu với bảng công thực.

Với cách làm này, việc xảy ra sai sót dữ liệu rất thấp.

5.3 Tính lương chính xác – rõ ràng

Tổ chức thiết lập công thức tính lương, chế độ, cách tính thưởng, KPI lên phần mềm. Các thuật toán của phần mềm sẽ tự động tính lương nhân sự từng tháng. Ngoài ra phần mềm cho phép báo cáo thu nhập tổng, chế độ, bảo hiểm, phụ cấp,…

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự

Nhà quản lý trực tiếp thiết lập mục tiêu, kế hoạch triển khai trên phần mềm và phân bổ công việc đến từng nhân sự với: thời gian thực hiện, thời gian báo cáo, yêu cầu chuyên môn, trao đổi khác,…

Sau đó, nhân sự thực hiện công việc theo yêu cầu và báo cáo kết quả thực hiện. Phần mềm cho phép nhân sự đề xuất ý tưởng, sáng tạo với những task công việc mà quản lý giao.

Đến hạn thực hiện, phần mềm gửi thông báo nhắc nhở thực hiện và báo cáo công việc hạn chế các lỗi: quên báo cáo, quên thời gian thực hiện giúp nhân sự sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc cần triển khai.

Đánh giá năng lực nhân viên

Qua kết quả hoàn thành công việc, thời gian thực hiện, đề xuất ý tưởng của nhân sự. Nhà quản lý có thể đánh giá năng lực chuyên môn, thái độ, trách nhiệm công việc, năng suất làm việc của nhân sự.

Từ đó, quản lý có những chiến lược dùng người phù hợp vị trí hay điều chỉnh lương thưởng, thăng chức cho nhân sự.

Quản lý quy trình tuyển dụng

Phần mềm cho phép tổ chức kết nối với các ứng dụng tuyển dụng trên thị trường để thu hút nhân tài. Hồ sơ ứng viên, dữ liệu tuyển dụng, kết quả tuyển dụng sẽ được lưu trữ trên phần mềm.

Qua đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu quả tuyển dụng của tổ chức: tỷ lệ thu hút nhân tài, tỷ lệ phỏng vấn thành công, tỷ lệ ứng viên từ chối tuyển dụng,…

Quản lý dữ liệu đa chiều – không giới hạn

Tất cả dữ liệu các phân hệ: tuyển dụng, chấm công, tính lương, quản lý công việc, hiệu suất nhân viên, truyền thông nội bộ, hồ sơ nhân sự,… đều được lưu trữ trực tuyến dựa trên công nghệ điện toán đám mây của phần mềm.

Không gian lưu trữ không giới hạn, thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Phân tích thực trạng dựa trên số liệu thống kê

Căn cứ vào những dữ liệu, báo cáo, thống kê tổng quan đến chi tiết, nhà quản trị có thể dễ dàng phân tích thực trạng hiệu quả làm việc từng bộ phận, phòng ban.

Từ đó sắp xếp thứ tự ưu tiên cải tiến bộ phận hành chính hay quy trình trong công ty để cải thiện năng suất công việc cũng như chiến lược sử dụng nhân sự hợp lý.

Trên đây là 10 lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân lực trong thời kỳ chuyển đổi số lên ngôi như hiện nay. Hy vọng bài viết mang lại kiến thức bổ ích cho quý đọc giả vận dụng triển khai thực tiễn. Theo dõi website của Azza HRM để đóm đọc thật nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự