10 Mẹo giúp CEO lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp
Lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp với mô hình tổ chức, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp chiếm 60% hiệu quả trong quá trình áp dụng phần mềm nhân sự vào tổ chức.
Sử dụng phần mềm nhân sự là xu hướng tất yếu trong thời đại số, tuy nhiên ứng dụng phần mềm vào tổ chức một cách hiệu quả là mục đích cuối cùng của nhà lãnh đạo. Theo đánh giá của các nhà quản trị nhân sự: Chọn đúng phần mềm phù hợp với tổ chức chiếm phân nửa khả năng ứng dụng thành công phần mềm.
Dưới đây là 10 mẹo giúp nhà quản trị lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp với tổ chức giữa rất nhiều các phần mềm trên thị trường.
Phần mềm có kết nối với Cloud hay không?
Công nghệ điện toán đám mây ở thế kỷ 21 được xem là “thần dược” loại bỏ những bất tiện, hạn chế của phần mềm cần cài đặt vào máy tính để sử dụng trước đó. Việc sử dụng Cloud giúp hàng nghìn, hàng triệu users truy cập bằng tài khoản cá nhân và sử dụng trên cùng hệ thống thay vì mỗi người phải tải, cài đặt phiên bản crack vào máy tính.
Phần mềm nhân sự cũng không ngoại lệ, giờ đây bạn sẽ không thể mua sắm phần mềm quản trị nhân sự cố định và tiếp tục với những bất tiện tồn tại trước đó. Hãy tìm hiểu phần mềm nhân sự của nhà cung cấp có sử dụng nền tảng Cloud không?
Tuy nhiên, nếu sử dụng cloud doanh nghiệp cần chắc chắn nhà cung cấp có đáng tin cậy không? những dữ liệu lưu trữ trên phần mềm có được bảo mật 100% không?
Phần mềm cho phép nhân sự tự cập nhật thông tin hay không?
Phần mềm dựa trên công nghệ Cloud đa phần cho phép người dùng cập nhật dữ liệu, thông tin lên các phân hệ để sử dụng. Ví dụ như phân hệ quản lý công việc, người dùng được phép tạo các task trên Dashboard giao việc, tạo quy trình và chỉ định người thực hiện, thời gian thực hiện.
Tuy nhiên, cũng có rất nhiều phần mềm gặp lỗi trong quá trình tải dữ liệu, file đính kèm lên phần mềm hoặc không lưu trữ được. Vì vậy nhà lãnh đạo cần chắc chắn phần mềm quản trị nhân sự này có gặp sự cố như vậy không?
Phần mềm có đầy đủ tính năng yêu cầu không?
Quản lý nhân sự được đánh giá là loại quản lý khó nhất trong các loại quản lý.
Do đó, phần mềm cần có nhiều phân hệ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong tổ chức nhằm quản trị đội ngũ nhân sự, hiệu suất làm việc và dữ liệu công việc.
Hiện nay một phần mềm quản trị nhân sự đòi hỏi cần có 5 phân hệ chính như sau:
- Phân hệ quản lý thời gian: bao gồm chấm công, tính công, tính lương
- Phân hệ quản trị hồ sơ nhân sự: bao gồm thông tin nhân viên, thông tin bảo hiểm, chế độ,…
- Phân hệ quản lý hiệu suất công việc: bao gồm giao việc, trao đổi công việc, đánh giá hiệu suất,…
- Phân hệ tuyển dụng: thu hút nhân tài, tuyển dụng và giữ chân nhân sự
- Phân hệ truyền thông nội bộ: bao gồm hoạt động teambuilding, event, chính sách công ty, thông báo thay đổi nếu có trong tổ chức
Như vậy, khi tìm hiểu bất kỳ một phần mềm nhân sự nào nhà quản trị cũng cần xác minh những phân hệ cơ bản cần có của phần mềm có đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty hay không.
Phần mềm có khả năng mở rộng hay kết nối với hệ thống ứng dụng khác?
Khả năng mở rộng phân hệ sẽ giúp doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa, thêm mới các phân hệ có trong phần mềm (hay còn được gọi là phần mềm may đo). Mô hình phần mềm may đo phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp có tổ chức đặc thù. Tất nhiên, tổ chức của bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm đóng gói nếu các tính năng được trưng bày đã phù hợp với cơ cấu và quy trình làm việc.
Bên cạnh khả năng mở rộng phân hệ, người quản trị cần quan tâm khả năng tích hợp với các phần mềm khác. Ví dụ phần mềm nhân sự đó có tích hợp được với các phần mềm khác như: kế toán, bán hàng, quản trị tài nguyên,… hay không. Hiện nay có rất nhiều phần mềm đã có cổng API tích hợp các phần mềm với nhau thành một hệ sinh thái thống nhất.
Hãy kiểm tra – so sánh với các phần mềm quản trị nhân sự khác
Doanh nghiệp cần tham khảo và so sánh tính năng của một vài phần mềm khác nhau trên thị trường sau đó đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm.
Tuy nhiên doanh nghiệp nên tham khảo các phần mềm nhân sự uy tín, đã có trên 5 năm hoạt động và được đánh giá cao từ khách hàng.
Ngày nay, với công nghệ mạng phát triển để so sánh các phần mềm hay phản hồi từ khách hàng về một phần mềm nào đó trở nên rất dễ dàng.
>>> Xem thêm bài viết: Review Top 5 phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất hiện nay
Trải nghiệm thử
Hầu hết các phần mềm nhân sự hiện nay đều thiết lập các tài khoản dùng thử cho người dùng. Đối với sản phẩm công nghệ ngành B2B đây là bước không thể thiếu trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp.
Nhà quản lý có thể trải nghiệm thử trong vòng 7 ngày để đánh giá chính xác: tính năng đáp ứng, độ ổn định của phần mềm, khả năng tải nhập file lên phần mềm và các lỗi phát sinh khác.
Đào tạo nhân sự triển khai áp dụng thử nghiệm
Một phần mềm nhân sự tốt được đánh giá dựa trên mức độ phù hợp với tổ chức và khả năng hoạt động ổn định. Sự phù hợp phần mềm phụ thuộc vào việc ứng dụng diện rộng toàn công ty. Do đó nhà quản lý có thể đưa vào triển khai thử nghiệm với gói dịch vụ ngắn hạn 6 tháng – 1 năm để đánh giá.
Hãy đánh giá phần mềm dựa trên các tiêu chí sau đây:
- Giao diện phần mềm có dễ sử dụng hay không: có rất nhiều phần mềm trình bày rất chuyên nghiệp và bắt mắt tuy nhiên gây khó sử dụng cho người dùng. Do đó hãy lựa chọn một phần mềm dễ sử dụng, trình bày các nút, tính năng logic.
- Phần mềm có đầy đủ tính năng đơn vị yêu cầu: hiển nhiên bạn không thể đòi hỏi tất cả yêu cầu trên phần mềm đóng gói bởi chúng được thiết kế dựa trên nhu cầu chung. Hiện nay có nhiều nhà cung cấp đồng ý chỉnh sửa phần mềm dựa trên yêu cầu khách hàng. Bạn có thể tham khảo đơn vị đó TẠI ĐÂY
- Phần mềm hoạt động ổn định: Nếu phần mềm thường xuyên phát sinh lỗi thì bạn nên cân nhắc để tiếp tục sử dụng.
- Khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp: Khi chào báo bất cứ đơn vị nào cũng sẽ cam kết 100% hỗ trợ cho bạn. Tuy nhiên khi sử dụng nếu bạn gặp lỗi mà đơn vị đó không hỗ trợ cho bạn được thì bạn nên lựa chọn một nhà cung cấp khác. Tất nhiên bạn cũng cần thông cảm cho đơn vị cung rằng họ sẽ khó có thể hỗ trợ bạn 24/7.
Tham khảo và yêu cầu báo giá
Trước khi quyết định mua phần mềm, bạn hãy tham khảo giá từ một số đơn vị cung cấp khác và yêu cầu nhà cung cấp báo giá cũng như các chính sách đi kèm, quà tặng, chính sách hỗ trợ, đào tạo và triển khai.
Thỏa thuận hỗ trợ triển khai và sử dụng
Hãy lập biên bản thỏa thuận mua hàng chi tiết giữa hai bên bao gồm: Tên sản phẩm, thời gian mua, thời gian triển khai, giá tiền, chính sách hỗ trợ, chính sách ưu đãi, chính sách gia hạn, hỗ trợ và đào tạo sử dụng.
Nếu bạn không rõ ràng ngay từ đầu bạn có thể gặp bất lợi trong quá trình triển khai và áp dụng. Tất nhiên đối với các nhà cung cấp chuyên nghiệp và uy tín họ sẽ luôn rõ ràng các điều khoản. Tuy nhiên bạn cần cẩn thận để tránh trường hợp “tiền mất tật mang” cho tổ chức.
Tuân thủ thỏa thuận hợp tác hai bên
Ký hợp đồng và tuân thủ các thỏa thuận giữa hai bên để mang lại lợi ích cho cả hai.
Trên đây là 10 mẹo giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp. Có thể thấy hiệu quả áp dụng phần mềm sẽ không đạt mong đợi nếu như lãnh đạo lựa chọn sai phần mềm. Hãy áp dụng ngay 10 Tips này khi tham khảo phần mềm nhân sự nhé. Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết hôm nay, theo dõi Azza HRM để đọc thêm các bài viết giá trị về các quản trị nhân sự.