5 Bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Tháng Mười Hai 14, 2021

Để quản lý nhân sự hiệu quả không thiếu các quy trình quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Theo dữ liệu của McKinsey: 98% các doanh nghiệp lớn đang lập quy trình chi tiết từng bộ phận vị trí. Các doanh nghiệp tại Việt Nam cũng đang từng bước xây dựng và tối ưu quy trình làm việc và quản lý trong nội bộ. Vậy làm sao để bạn xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả? Mời quý doanh nghiệp đón đọc 5 bước xây dựng quy trình làm việc & quản lý nhân sự dưới đây:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu & phân hệ thiết lập quy trình quản lý

Trước khi bắt tay vào xây dựng bất cứ quy trình quản lý nhân sự nội bộ nào như: quy trình tuyển dụng, quy trình đề xuất,… nhà quản lý cần xác định mục tiêu rõ ràng. Ví dụ như mục tiêu: tập trung dữ liệu và tối ưu thời gian.

Việc xác định cụ thể mục tiêu sẽ giúp tổ chức:

  • Xác định rõ ràng mục đích, không bị mất phương hướng hành động
  • Truyền đạt tư tưởng đến nhân sự mạch lạc, khoa học
  • Tiết kiệm thời gian
  • Tiết kiệm chi phí
  • Dễ dàng xây dựng KPI và đo lường hiệu quả quy trình
  • Có căn cứ để đánh giá và điều chỉnh quy trình phù hợp

Xây dựng mục tiêu áp dụng quy trình cần chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban và nhiệm vụ để tối ưu bộ máy tránh áp đặt tiêu chí xa vời thực tế.

Danh sách chi tiết các quy trình trong nội tại doanh nghiệp:

  • Quy trình tuyển dụng
  • Quy trình thử việc
  • Quy trình đào tạo & kiểm tra nhân viên
  • Quy trình đề xuất – xét duyệt
  • Quy trình nộp đơn nghỉ phép
  • Quy trình thanh toán – tạm ứng
  • Quy trình làm việc nhóm
  • Quy trình triển khai dự án
  • Quy trình chấm công – tính lương
  • Quy trình đánh giá hiệu suất KPI nhân sự
  • Quy trình triển khai review nhân sự, review lương thưởng
  • Quy trình khen thưởng và kỷ luật
  • Quy trình xây dựng văn hóa công ty

Bước 2: Tuyển dụng nhân sự

Sau khi đã xây dựng mục tiêu sử dụng nhân sự và mục tiêu xây dựng quy trình quản lý nhân sự. Doanh nghiệp triển khai tuyển dụng nhân tài lấp đầy hoặc thay thế các vị trí trong tổ chức để kiện toàn bộ máy nhân sự nội tại.

Quy trình tuyển dụng bao gồm các bước: Thu hút và tìm kiếm ứng viên; gửi mail mời phỏng vấn; phỏng vấn; đánh giá và chọn lọc ứng viên; tuyển dụng.

Để quy trình này diễn ra tốt, đội ngũ HR cần làm tốt công tác thu hút ứng viên, lọc CV những ứng viên tiềm năng để tránh mất thời gian của nhà lãnh đạo. 

Bên cạnh đó, việc chọn lọc ứng viên cần được thực hiện khoa học và lưu trữ thông tin chính xác: thông tin ứng viên, thông tin đánh giá ứng viên từ nhà tuyển dụng, thông tin phản hồi từ ứng viên, bài test kỹ năng,… Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự để triển khai bước này hiệu quả hơn thay vì sử dụng bảng note hoặc lưu trữ qua tin nhắn từ công cụ chat.

Bước 3: Đào tạo và đánh giá nhân sự

Khi đã tuyển dụng được đội ngũ nhân sự tiềm năng, cần có thời gian để họ thích nghi với tổ chức bằng việc đào tạo nhân viên. Những kiến thức khi đào tạo nhân sự doanh nghiệp cần trang bị bao gồm:

  • Đào tạo văn hóa công ty
  • Đào tạo tầm nhìn, chiến lược tổ chức
  • Đánh giá và bổ sung kiến thức chuyên môn
  • Đào tạo các quy trình trong nội bộ: quy trình đề xuất, quy trình thanh toán, quy trình làm việc liên phòng ban, quy trình đánh giá nhân sự,…
  • Đào tạo kỹ năng ngoài chuyên môn: giao tiếp, làm việc nhóm, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng lãnh đạo,…

Đào tạo vần đi kèm với đánh giá hiệu quả tránh tình trạng phải đào tạo lại nhiều lần. Cụ thể sau mỗi buổi đào tạo, đội ngũ HR cần gửi tài liệu để nhân sự có thể đọc lại và gửi bài test để kiểm tra mức độ hiểu của nhân sự sau khi tham gia đào tạo. Quản lý trực tiếp thường xuyên kiểm tra những kiến thức đã đào tạo trong quá trình làm việc để bổ sung kiến thức cho nhân sự.

Bước 4: Quản trị hiệu suất

Tuyển dụng và đào tạo nhân sự thành công là những nền tảng giúp tổ chức tăng năng suất và hiệu quả công việc. Nhà quản lý cần phải kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên thông qua:

  • Thời gian làm việc: Đi muộn về sớm, thời gian làm thêm giờ
  • Trình độ chuyên môn: sáng kiến, kiến thức chuyên môn
  • Thái độ tiếp nhận: Thái độ khi được giao việc, góp ý và chỉ đạo từ cấp trên
  • Tiến độ làm việc: thời gian hoàn thành công việc so với deadline
  • Đánh giá kết quả thực hiện: Hiệu quả hoàn thành công việc được giao/thời gian thực hiện
  • Phản hồi của nhân sự

Nhà quản trị theo sát những thông tin này để đánh giá năng lực nhân viên chính xác. Lời khuyên từ các chuyên gia nhân sự đó là nên sử dụng các phần mềm công nghệ để theo dõi và đo lường hiệu quả. Ví dụ như phần mềm nhân sự Azza HRM giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian chấm công, bảng lương, KPI hàng tháng, tiến độ hoàn thành công việc, đề xuất – sáng kiến của nhân viên,…

Bước 5: Phát triển năng lực và đào tạo kế thừa

Doanh nghiệp cần làm tốt công tác đánh giá nhân sự và chọn lọc những nhân sự có năng lực tốt, tinh thần trách nhiệm và kỹ năng teamwork tốt để phát triển kế thừa các vị trí cao hơn.Theo khảo sát của SHRM: 90% các nhà quản trị sẽ chọn người đã làm việc trong tổ chức để bổ nhiệm vào các vị trí cấp cao thay vì tuyển dụng người mới.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đánh giá và loại bỏ nhân sự không có thành tích tốt, năng lực yếu kém và có thái độ làm việc không tốt để bộ máy nhân sự nội bộ vững mạnh hơn.

Trên đây là 5 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả dành trong doanh nghiệp. Azza HRM hy vọng bài viết mang lại kiến thức bổ ích cho các nhà quản trị và áp dụng được vào thực tiễn quản lý. Cảm ơn quý đọc giả đón đọc bài viết, theo dõi website của Azza HRM để đọc thật nhiều kiến thức giá trị và quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự

Leave A Comment