5 Lý do doanh nghiệp nên sử phần mềm tính lương ?

5 Lý do doanh nghiệp nên sử phần mềm tính lương? Các yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm tính lương

Theo khảo sát của Getting Paid tại Hoa Kỳ năm 2020, 60% người lao động cho rằng tiền lương là động lực then chốt giúp họ duy trì năng lượng và sáng tạo trong công việc.

Thực tế, nhu cầu sinh hoạt, ăn uống là nhu cầu tối thiểu cần được đáp ứng của con người trong lý thuyết tháp nhu cầu của Maslow. Người lao động sẽ luôn rơi vào tình trạng bất bình, mất động lực nếu như công ty trả lương chậm trễ hay thường xuyên phát sinh sai sót. Đó là một phần lý do các tổ chức doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm tính lương. Vậy còn lý do nào khác không? Theo dõi ngay bài viết dưới đây:

5 Lý do doanh nghiệp nên sử phần mềm tính lương

Dưới đây là 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tiền lương:

1.1 Tiết kiệm thời gian

Tính lương có vẻ là một quy trình đơn giản: xuất công, nhập tay dữ liệu vào excel, nhập hàm công thức tính lương và “kéo excel”. Vậy là đã có một bảng lương như ý.

Thực tế, tính lương không đơn giản như thế. Các yếu tố như thời gian nghỉ phép ( được tính lương hay không), làm thêm giờ, các khoản trợ cấp, các khoản thưởng KPI, thuế TNCN,… khiến bảng lương trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Kế toán có thể mất một tuần hoặc nhiều hơn để làm bảng công. Tuy nhiên bảng công vẫn tiềm ẩn những lỗi sai bởi excel là hệ thống thường phát sinh lỗi khi copy công thức.

Phần mềm tính lương online AZZA Payroll đem lại trải nghiệm mới trong xu hướng công nghệ 4.0

Trong khi đó phần mềm tính lương có thể tự động tính toán các tham số và cập nhật lên hệ thống các khoảng cộng, trừ tiền lương một cách rõ ràng. Nếu ngày 30 doanh nghiệp chốt công, hệ thống phần mềm sẽ nhanh chóng giúp doanh nghiệp tính lương trong một buổi chiều cho hàng ngàn nhân sự.

Như vậy doanh nghiệp đã có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho việc tính công, tính lương thủ công, loại bỏ thời gian chết để kế toán thực hiện các công việc chuyên môn.

1.2 Tiết kiệm chi phí

Rõ ràng, nếu doanh nghiệp rút ngắn làm việc thủ công trong vòng 7 ngày xuống còn 1 ngày thì doanh nghiệp đã tiết kiệm khoản chi phí thời gian đội ngũ kế toán tính lương 6 ngày còn lại.

Mặt khác, phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp loại bỏ chi phí in ấn, chi phí giấy, chi phí lưu trữ bảng công, bảng đề xuất nhân viên,…

1.3 Tối ưu hóa quy trình tính lương

Quy trình rườm rà, nhiều bước là nỗi ám ảnh của cả quản lý và nhân sự trong thời đại 4.0 như hiện nay. Kế toán không thể ngồi cả ngày tính toán tiền lương bằng excel,  nhân sự cũng không thể đối chiếu bảng công trên excel và quản lý không thể xem xét hàng ngàn đề xuất, phê duyệt bằng giấy như trước.

Phần mềm tính lương hay phần mềm nhân sự nói chung giúp quy trình tính lương được rút gọn trong 3 bước: Nhập thông tin nhân sự – tự động cập nhật bảng công – tự động gửi bảng lương nhân sự. Nhân sự được phép xem bảng dữ liệu chấm công của mình xuyên suốt các ngày đi làm và dữ liệu bảng công được cập nhật từng ngày. Cuối tháng nhân sự nhận được phiếu lương tương ứng với số ngày công đi làm cộng với các khoản thưởng khác do đội HR cập nhật.

1.4 Đảm bảo an toàn dữ liệu

Mất dữ liệu bảng công, bảng lương nhân sự là điều thường xảy ra khi sử dụng excel. Bởi máy tính có thể xảy ra sự cố bất cứ khi nào mà kế toán chưa kịp lưu lại kết quả làm việc. 

Bên cạnh đó, việc ổ cứng máy tính đầy dữ liệu buộc kế toán phải sao lưu sang usb cũng rất dễ gây mất dữ liệu bảng lương.

Phần mềm tính lương được xây dựng dựa trên công nghệ Cloud giúp doanh nghiệp lưu trữ tức thì trên trình duyệt và đảm bảo an toàn bảo mật 100%.

 

1.5 Duy trì động lực làm việc – loại bỏ bất mãn nhân viên

Nhân sự được trả lương đúng thời gian không sai sót là một trong những yếu tố giữ chân họ ở lại với công ty và loại bỏ những bất mãn về lương thưởng của nhân viên.

Bên cạnh đó, khi dữ liệu bảng công bảng lương rõ ràng, nhà quản trị có thể theo dõi chi phí trả nhân viên của công ty trong tháng, quý, năm và đánh giá năng lực nhân viên qua bảng lương. Từ đó có những chính sách giữ chân nhân tài bằng việc thăng chức, tăng lương, tăng thưởng để tạo động lực làm việc cho nhân sự. Cũng như loại bỏ những nhân sự thường xuyên nghỉ làm, đi muộn, không đạt KPI, không có cải tiến trong công việc.

Các yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm tính lương

Hiện nay phần mềm tính lương thường nằm trong phần mềm HRM, kế toán hoặc hệ thống ERP. Doanh nghiệp có thể tham khảo từng mô hình phù hợp với cách hoạt động và quy mô công ty. Tuy nhiên dưới đây là những yếu tố cần cân nhắc để quyết định có nên ứng dụng phần mềm hay không?

2.1 Phần mềm có kết nối với Cloud hay không?

Ở thời đại mạng internet và 5G phát triển như hiện nay thì doanh nghiệp không có lý do gì để không sử dụng công nghệ Cloud làm việc trực tuyến, thao tác – lưu trữ ngay trên trình duyệt web.

Những tiện ích mà Cloud mang lại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí rất lớn so với các phần mềm tại chỗ cần cài đặt.

2.2 Phần mềm cho phép nhân sự tự cập nhật thông tin hay không?

Dữ liệu nhân sự là thông tin cơ bản nhất để thực hiện hoạt động tính công, tính lương. Hệ thống phần mềm cho phép nhân sự cập nhật thông tin để kế toán dễ dàng bổ sung hồ sơ nhân sự, rút ngắn thời gian tính công tính lương nhân viên.

2.3 Phần mềm có đầy đủ tính năng yêu cầu không?

Một phần mềm tính lương cơ bản cần đáp ứng những yêu cầu sau:

• Cập nhật hồ sơ nhân sự
• Kết nối với phần mềm, thiết bị chấm công đổ công tự động
• Tự động tính công
• Tự động xuất bảng lương gửi nhân sự
• Cho phép nhân sự gửi kiến nghị
• Công cụ báo cáo – thống kê
• Công cụ thông báo
• Kê khai thuế
• Kết nối với ngân hàng
• Kết nối bảo hiểm xã hội

2.4 Phần mềm có khả năng mở rộng không?

Doanh nghiệp đang tìm hiểu phần mềm tính lương đóng gói hay có khả năng tùy chỉnh các trường thông tin theo nhu cầu sử dụng? Trên thực tế, các doanh nghiệp có mô hình tính lương đặc thù họ ưa chuộng sử dụng excel bởi các phần mềm không đáp ứng được các trường thông tin thực tế họ mong muốn. Tuy nhiên hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm tính lương theo mô hình may đo cho phép thay đổi, thêm, bớt các phân hệ và trường thông tin.

Azza HRM là một phần mềm nhân sự có phân hệ tính lương theo mô hình này, người dùng có thể yêu cầu nhà cung cấp thay đổi các trường tính lương phù hợp.

2.5 Phần mềm có cho phép người dùng trải nghiệm thử không

Trải nghiệm thử là bước không thể bỏ qua đặc biệt với các sản phẩm công nghệ – phần mềm. Việc dùng thử phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp hiểu chính xác các tính năng và đánh giá độ phù hợp với công ty. Bên cạnh đó đây còn là bước xác nhận những thông tin mời chào, quảng cáo của nhà cung cấp có thật sự hoàn hảo như vậy hay không.

2.6 Phần mềm có khả năng tích hợp không?

Doanh nghiệp duy trì tổ chức cần có các phần mềm then chốt như: bán hàng, quản trị, kế toán, quản lý nhân sự, tính lương,… Do đó phần mềm tính lương doanh nghiệp lựa chọn phải tích hợp được với các phần mềm còn lại để đồng bộ dữ liệu và quản lý tập trung.

Ở bài viết này, Azza HRM đã cung cấp kiến thức về Lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tính lương cũng như các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm. Hy vọng bài viết mang lại giá trị hữu ích về mặt thực tiễn cho quý đọc giả. Theo dõi website của Azza HRM để đón đọc thêm các bài viết hữu ích về quản trị nhân sự.;

Để biết thêm thông tin và sản phẩm, vui lòng đăng ký trải nghiệm tại : Đăng ký trải nghiệm AZZA Payroll hoặc tham khảo thêm về Phần mềm tính lương và liên hệ trực tiếp tới Hotline : 094.775.8886 . Bạn cũng có thể tham khảo các Dự án khác mà AZZA đã triển khai.