5 Ứng dụng phần mềm nhân sự cho sản xuất điển hình nhất

Phần mềm nhân sự có những ứng dụng thực tiễn như thế nào trong doanh nghiệp sản xuất? Bài viết dưới đây Azza chia sẻ về 5 ứng dụng phần mềm nhân sự cho sản xuất điển hình nhất.

Trên thực tế, doanh nghiệp sản xuất là mô hình khó quản trị nhân sự do quy mô lớn, nhân công làm việc theo ca kíp dẫn đến:

• Khó khăn trong quản lý hồ sơ
• Làm bảng công, bảng lương tốn nhiều thời gian và dễ sai sót
• Khó khăn mở lớp đào tạo
• Quản lý dữ liệu lớn
• Các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, thuế

Phần mềm quản trị nhân sự ra đời đã loại bỏ hoàn toàn những bất cập trên giúp tự động hóa toàn bộ quy trình thủ công và theo dõi dữ liệu khoa học. Cụ thể:

 Những ứng dụng phần mềm nhân sự cho sản xuất

Phần mềm nhân sự có những ứng dụng thực tiễn như thế nào trong các xưởng, xí nghiệp sản xuất?

1.1 Quản lý chấm công – tính lương

Đặc điểm chung mô hình doanh nghiệp sản xuất đó là sản xuất 24/24 do đó nhân sự làm việc theo ca, kíp. Vì thế công tác chấm công, tính lương khá phức tạp so với các mô hình khác.

Nếu đội ngũ HR sử dụng bảng tính excel để tính công, tính lương thì có thể mất 7 đến 10 ngày để thực hiện công việc:

• Đổ dữ liệu chấm công từ máy chấm công
• Giải nén ra file excel
• Đối chiếu, so sánh với bảng công thực tế của nhân viên
• Gửi nhân công kiểm tra và phản hồi
• Kiểm tra và sửa lại các sai sót
• Chốt bảng công và tính lương
• Gửi bảng lương nhân sự
• Chi trả

Việc sử dụng excel để tính công – tính lương thường rơi vào tình trạng thiếu dữ liệu thực tế để so sánh nếu hệ thống chấm công gặp sai sót.

Tuy nhiên phần mềm nhân sự có thể loại bỏ hoàn toàn những bước rườm rà và rủi ro sai số. Phần mềm cho phép:

• Cập nhật bảng công real-time nhờ công nghệ điện toán đám mây
• Nhân sự theo dõi bảng chấm công của mình hàng ngày, hàng giờ
• Phần mềm tự động gửi bảng công cuối tháng cho nhân sự
• Tự động tính lương dựa trên công thức thiết lập: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng hiệu quả, thuế, bảo hiểm, các khoản giảm trừ, trợ cấp,…
• Cho phép phân quyền xem bảng lương: nhân sự chỉ được quyền xem bảng lương của cá nhân họ
• Dữ liệu chấm công – bảng lương được lưu trữ thống nhất

80% doanh nghiệp sản xuất đều đang sử dụng phần mềm nhân sự hoặc phần mềm chấm công – tính lương chuyên biệt để thực hiện công tác lương thưởng. Tuy nhiên doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự để đồng bộ dữ liệu tất cả phân hệ: tuyển dụng, lương thưởng, truyền thông, hiệu suất,… về chung một nền tảng quản lý.

1.2 Quản lý hồ sơ nhân sự

Tổ chức sẽ vấp phải vô vàn khó khăn và rườm rà nếu quản lý hàng ngàn hồ sơ công nhân viên bằng bảng tính. Mỗi khi cần tra cứu hồ sơ của nhân viên có thể mất 20 đến 45 phút thậm chí hơn thế. Bên cạnh đó, nhân sự đang làm việc hay đã nghỉ việc cũng rất dễ nhầm file hoặc chưa chuyển file.

Phần mềm nhân sự có thể giúp tổ chức quản lý hồ sơ nhân sự khoa học và chi tiết từng nội dung:

• Thông tin nhân sự: thông tin cá nhân, sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, thông tin gia đình.
• Thông tin bảo hiểm: mã bảo hiểm, thời gian đóng bảo hiểm, mức đóng bảo hiểm, thông tin người giảm trừ gia cảnh,…
• Thông tin lương thưởng: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng nhân viên xuất sắc, trợ cấp,…
• Dữ liệu công việc: vị trí, phòng ban, người quản lý trực tiếp, mã nhân viên

1.3 Tối ưu quy trình tuyển dụng

Sản xuất là ngành có số lượng tuyển dụng công nhân viên lớn nhất hàng năm. Nhân ngành này được chia thành: bộ phận lãnh đạo, quản lý, bộ phận quản lý cấp trung, bộ phận nhân viên, công nhân.

Một phần mềm nhân sự tốt sẽ giúp tổ chức hệ thống thông tin và đánh giá ứng viên khi tuyển dụng hiệu quả hơn. Cụ thể:

• Kết nối với các ứng dụng, trang tuyển dụng
• Cho phép lưu trữ thông tin ứng viên
• Cho phép nhắc nhở quản lý, các bộ phận liên quan về: thời gian phỏng vấn, dữ liệu ứng viên
• Cho phép lưu trữ đánh giá của nhà tuyển dụng về ứng viên trong quá trình tuyển dụng
• Nhà quản trị theo dõi các chỉ số: tỉ lệ ứng viên trúng tuyển, tỉ lệ ứng viên không nhận việc, tỉ lệ ứng viên không trúng tuyển và tỉ lệ nhân sự thử việc được nhận chính thức,…

Qua đó giúp nhà quản trị ngành sản xuất đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng, thu hút nhân tài của công ty và đưa ra các quyết sách cải thiện hoặc phát huy.

1.4 Quản lý suất ăn nhân viên

90% doanh nghiệp sản xuất cấp suất ăn cho nhân viên bữa trưa và bữa tối theo ca làm công nhân. Việc quản lý hàng ngàn suất ăn mỗi ngày gặp rất nhiều rào cản. Nếu tổ chức làm không tốt có thể gây lãng phí hoặc sai sót trong quá trình đặt món, cung cấp và phân chia.

Hệ thống phần mềm cho phép quản lý suất ăn nhân viên, công nhân trong các xưởng sản xuất. Cụ thể:

• Cho phép thống kê công nhân viên đặt suất ăn trên app chấm công
• Cho phép gửi thông báo nhắc nhân sự đặt đồ ăn trên phần mềm
• Gửi thông báo nhận suất ăn
• Xác nhận món và đã nhận suất ăn
• Cho phép nhân sự hủy món
• Liên kết với nhà cung cấp thực phẩm trên phần mềm dễ dàng quản lý
• Theo dõi chi phí, đánh giá hiệu quả trên ứng dụng

1.5 Thông báo nội bộ

Phần mềm nhân sự giúp ban lãnh đạo thông báo đến toàn bộ nhân viên, công nhân trong công ty tất cả thông liên quan đến: chính sách, thay đổi giờ làm việc, điều chỉnh kế hoạch, nhắc nhở, truyền thông quy định, khen thưởng, kỷ luật, vinh danh,… trên ứng dụng. Tất cả nhân sự trong công ty đều nhận được thông báo và theo dõi thông tin tức thì.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự trong doanh nghiệp sản xuất

Một ứng dụng phần mềm nhân sự cho sản xuất cần đáp ứng những tiêu chí nào?

2.1 Kết nối Cloud

Đầu tiên, phần mềm cần kết nối điện toán đám mây Cloud để làm việc trực tuyến. Theo thống kê của HRtrends: 90% tổ chức doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm nhân sự công nghệ cloud thay cho phương án tại chỗ năm 2021.

2.2 Đầy đủ phân hệ yêu cầu

Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có đầy đủ phân hệ quản lý yêu cầu:

• Phân hệ tuyển dụng
• Phân hệ quản lý chấm công
• Phân hệ tính công – tính lương
• Phân hệ bảo hiểm – thuế
• Phân hệ quản lý công việc
• Phân hệ đánh giá hiệu suất
• Phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự
• Phân hệ truyền thông nội bộ
• Phân hệ đào tạo nhân sự
• Phân hệ quản lý suất ăn

Trong đó, phân hệ về chấm công – tính lương tại doanh nghiệp sản xuất cần phải chú trọng hơn bởi những đặc thù ngành sản xuất.

2.3 Phần mềm cho phép mở rộng & tùy chỉnh

Sản xuất là một ngành đặc thù, do đó các tổ chức nên lựa chọn phần mềm may đo – cho phép thay đổi các trường thông tin, phân hệ trên phần mềm để phù hợp với yêu cầu quản trị.

2.4 Phần mềm kết nối được với các ứng dụng khác

Phần mềm cần có tính năng tích hợp với các phần mềm khác như: quản lý kho, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng CRM,…

2.5 Đảm bảo mật thông tin – dữ liệu

Cuối cùng, cần kiểm tra khả năng bảo mật dữ liệu của phần mềm nhân sự doanh nghiệp lựa chọn.

Hiện nay hệ thống quản lý nhân sự Azza HRM có đầy đủ các tiêu chí trên giúp doanh nghiệp sản xuất quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Azza cung cấp 12 phân hệ tính năng, có bán trọn gói hoặc bán theo phân hệ yêu cầu:

• Azza File: quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
• Azza Time: quản lý thời gian chấm công nhân viên
• Azza Payroll: tính lương & thuế
• Azza Insurance: bảo hiểm
• Azza News: tin tức và truyền thông nội bộ
• Azza Request: quản lý đề xuất và phê duyệt
• Azza Work: quản lý công việc
• Azza Meal: quản lý suất ăn nhân viên
• Azza Check-in: quản lý chấm công
• Azza E-Hiring: quản lý quy trình tuyển dụng
• Azza Training: quản lý đào tạo nhân sự
• Azza Appraisal: quản lý hiệu suất KPI

Tại sao doanh nghiệp sản xuất nên lựa chọn phần mềm nhân sự Azza HRM?

• Phần mềm cho phép điều chỉnh theo yêu cầu
• Phần mềm đa dạng phân hệ cho khách hàng lựa chọn
• Đội ngũ kỹ thuật chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm triển khai cho hàng ngàn đơn vị lớn nhỏ
• Chuyên sâu hoạt động quản trị nhân sự 
• Đơn vị tận tình hỗ trợ khách hàng 24/7
• Là đơn vị cung cấp tin cậy cho hàng ngàn doanh nghiệp, điển hình như: Việt Pháp, GE Hải Phòng, IDEMITSU, BIDV, NOVOTEL, IVAC, Việt Hưng,…

Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho quý đọc giả về các ứng dụng phần mềm nhân sự cho sản xuất cũng như những tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự tốt nhất. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự