Cũng như các vấn đề về dòng tiền, đối thủ cạnh tranh và giải pháp tăng doanh thu, quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ là vấn đề ưu tiên hàng đầu được các CEO chú tâm nhất.
Các vấn đề quản lý nguồn nhân lực bao gồm:
- Quản lý chấm công – lương thưởng nhân viên
- Quản lý hồ sơ nhân sự
- Bố trí nhân sự
- Thiết kế quy trình làm việc
- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
- Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân sự
- Xây dựng văn hóa công ty
Tuy nhiên, HRM có thể là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi sự giới hạn nguồn vốn, nguồn nhân lực và quy trình làm việc chưa được tối ưu hóa. Những nỗi đau và trách nghiệm này đặt lên vai người quản trị như CEO, giám đốc điều hành. Dù vậy, đội ngũ lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ những khó khăn trong tổ chức để tìm kiếm giải pháp tháo gỡ.
Dưới đây là 8 thách thức của nhà quản trị khi quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ.
Nguồn vốn hạn hẹp
Trong bất cứ dự án nào, doanh nghiệp cần có nhân sự và công cụ làm việc để thực hiện dự án. Tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ với nguồn vốn hạn hẹp, việc tuyển dụng nhiều nhân sự và mua sắm thêm các thiết bị, phần mềm làm việc cũng trở thành thách thức lớn. Bài toán chi phí của các doanh nghiệp nhỏ sẽ trở nên khó giải hơn rất nhiều lần so với doanh nghiệp lớn.
Việc hạn chế nguồn vốn sẽ khiến tổ chức gặp một số vấn đề như:
-
- Thiếu nhân sự: Nguồn vốn hạn chế buộc doanh nghiệp phải “thắt lưng buộc bụng” trong việc chi tiêu tuyển dụng thêm nhân sự. Do đó các dự án sẽ thiếu người đảm nhiệm thực hiện.
- Đánh mất cơ hội: Thiếu nhân sự thực hiện doanh nghiệp có thể không dám thực hiện các dự án, kế hoạch táo bạo đánh mất cơ hội kinh doanh. Mặt khác, trong trường hợp làm việc với khách hàng khi thiếu nhân sự & cơ sở vật chất có thể mang lại trải nghiệm không hài lòng cho khách hàng. Tỷ lệ khách hàng quay lại sẽ rất thấp.
- Khó mở rộng quy mô: Nguồn vốn nhỏ sẽ khiến doanh nghiệp lo ngại trong các đầu tư và khó tăng doanh số, lợi nhuận để mở rộng quy mô.
- Cắt giảm chức năng bộ phận: Hầu hết các doanh nghiệp SME không chú trọng đến các hoạt động: xây dựng văn hóa công ty, tối ưu quy trình làm việc, truyền thông – marketing,…
- Áp lực đối với nhân viên: Nhân sự phải đảm đương cùng lúc nhiều nhiệm vụ dẫn đến áp lực. Mặt khác công ty bị phụ thuộc vào nhân sự khi nhân sự đa nhiệm nghỉ việc sẽ rất khó khăn để tìm kiếm và đào tạo người mới.
Khó thu hút nhân tài
Theo một khảo sát của Glassdoor, các doanh nghiệp SME trung bình phải mất 23 ngày để tìm kiếm ứng viên phù hợp, đặc biệt đối với đội ngũ kỹ thuật có thể kéo dài từ 35-40 ngày.
Việc mất quá nhiều thời gian tìm kiếm ứng viên có thể đến từ những lý do sau:
-
-
- Đội ngũ HR của tổ chức làm việc không hiệu quả, mô tả công việc không rõ ràng
- Công ty không có tên tuổi trên thị trường
- Công ty không đầu tư vào các app tuyển dụng, headhunt,..
- Mức lương, chế độ, môi trường chưa đủ thu hút ứng viên
-
Theo một khảo sát của McKinsey: 90% ứng viên tài năng chọn các tổ chức có danh tiếng, quy mô lớn, đã tối ưu quy trình để làm việc.
Do đó, việc thu hút nhân tài sẽ trở thành một thách thức rất lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay.
Quy trình chấm công – tính lương thủ công
Doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân sự thấp 30 – 100 người thậm chí ít hơn. Các CEO chọn phương pháp chấm công thủ công bằng thẻ giấy, thẻ từ thay vì dùng máy chấm công hoặc phần mềm chấm công. Các hoạt động tính công, tính lương cũng thao tác trên bảng tính excel quản lý từng nhân sự qua các tháng. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng sai sót bảng công, bảng lương khiến: tổn thất chi phí công ty, tốn thời gian đội HR, nhân sự bất mãn,…
Mặt khác, việc quản lý dữ liệu chấm công, bảng lương thủ công sẽ dẫn đến thất lạc, mất dữ liệu và khó theo dõi, đối chiếu khi cần gây sai sót trong các hoạt động khác: bảo hiểm, thuế, đánh giá nhân sự,…
Quy trình làm việc rườm rà – thiếu khoa học
Đây là vấn đề nổi cộm nhất ở các doanh nghiệp SME. Quy trình làm việc nhiều bước, rườm rà gây mất thời gian làm việc nhân viên và khó quản lý thông tin.
Ví dụ như quy trình thanh toán đối tác hợp đồng quảng cáo. Nhân sự phòng truyền thông đề xuất phiếu thanh toán lên trưởng phòng, sau đó trưởng phòng gửi sang phòng HRM, đội ngũ HRM gửi tổng giám đốc phê duyệt sau đó ký ủy nhiệm chi thanh toán. Đây là quy trình chuẩn để thanh toán. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp nhỏ, quy trình xem xét thanh toán có thể mất 15-20 ngày bởi Sếp công tác, đối chiếu kết quả nghiệm thu quá mất thời gian.
Quản lý dữ liệu rời rạc
Thực tế quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ hiện nay đều sử dụng các công cụ chat để trao đổi công việc và sử dụng bảng tính excel để làm việc, giấy note để ghi lại thông tin. Bên cạnh đó, mỗi phòng ban có thể có một công cụ làm việc khác nhau như: đội marketing sử dụng skype, đội sale dùng zalo, đội ngũ nhân sự dùng Team,…
Điều đó dẫn đến tình trạng thông tin, kết quả công việc lưu trữ rời rạc dẫn đến hoạt động đánh giá phòng ban không chính xác.
Khó khăn trong quản trị hiệu suất
Hàng ngày, quản lý chỉ đạo thông qua zalo, skype để điều phối công việc. Nhân sự gửi kết quả thực hiện qua công cụ chat. Thực trạng này dẫn đến những thách thức sau:
-
-
- Khó khăn theo dõi tiến độ nhân viên
- Dễ bị trôi thông tin, chỉ đạo cấp trên
- Nhân viên không biết sắp xếp thực hiện ưu tiên công việc nào làm trước
- Hoạt động làm việc liên phòng ban không hiệu quả
- Khó khăn cho người quản lý kế thừa tiếp quản dữ liệu
-
Khó khăn trong đánh giá kết quả
Quản lý hiệu suất làm việc nhân sự không sát sao và hiệu quả là nguyên nhân nhà quản trị khó khăn trong việc đánh giá nhân sự. Các kết quả công việc: thời gian thực hiện, hoàn thành deadline, chất lượng công việc, sáng kiến, cải tiến,… không được theo dõi logic qua quá trình làm việc nhân viên. Khiến nhà quản trị đánh giá hiệu quả làm việc nhân sự cảm quan thông qua thái độ, lời nói, biểu hiện bên ngoài của nhân viên rất dễ dẫn tới tình trạng “cào bằng” năng lực nhân sự.
Thách thức trong giữ chân nhân tài
Hạn chế nhân sự khiến khối lượng công việc quá tải, quy trình rối rắm, đánh giá nhân sự không hiệu quả là lý do khiến nhân sự thật sự có năng lực không muốn gắn bó với tổ chức. Theo Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) , giữ chân nhân viên đang là vấn đề ngày càng gia tăng đối với các doanh nghiệp SME. Tỷ lệ doanh thu trung bình ở mức 18% đạt mức rất thấp so với các doanh nghiệp lớn. Do đó các nhà quản trị nhân sự SME phải đối mặt với thách thức thiếu nhân sự chất lượng cao và bồi dưỡng vị trí kế nhiệm.
Giải pháp tháo gỡ thách thức quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ?
Để tháo gỡ những vấn đề thách thức trên, các nhà quản trị SME cần phải tối ưu quy trình làm việc tự động hóa công ty để gia tăng trải nghiệm nhân sự và tiết kiệm thời gian làm việc nhân viên. Tối ưu hiệu suất nhân viên sẽ giúp tổ chức tăng năng suất và doanh thu cho công ty. Từ đó tổ chức sẽ có thêm lợi nhuận để mở rộng quy mô.
Để tự động hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp cần áp dụng phần mềm quản trị nhân sự để quy trình tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công – tính lương, bảo hiểm, đánh giá hiệu suất làm việc, truyền thông nội bộ,… được tối ưu.
Hiện nay, Azza HRM là phần mềm nhân sự được nhiều đơn vị đánh giá cao bởi sự linh hoạt trong quản lý, thao tác trên các hai giao diện: desktop và mobile, bảo mật dữ liệu, cho phép người dùng thay đổi trường quản lý phù hợp thực tiễn. Các CEO doanh nghiệp SME có thể tham khảo các tính năng, phân hệ quản lý nhân sự của Azza HRM.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự
Ngoài ra, trong thời kỳ công nghệ phát triển như hiện nay nhà quản trị cần chú trọng việc tăng trải nghiệm của nhân sự bằng cách: lắng nghe ý kiến nhân viên, xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng, đảm bảo công cụ làm việc, lợi ích & chế độ, đảm bảo nhân sự có môi trường thể hiện năng lực,…
Trên đây là 8 thách thức quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ SME mà các nhà quản trị cần biết. Azza HRM hy vọng bài viết mang lại kiến thức bổ ích cho các nhà quản trị và áp dụng được vào thực tiễn quản lý. Cảm ơn quý đọc giả đón đọc bài viết, theo dõi website của Azza HRM để đọc thật nhiều kiến thức giá trị và quản trị nhân sự.