Giải pháp chấm công đặc thù cho doanh nghiệp

Phần mềm chấm công tuy được đi kèm máy chấm công, dùng để xuất dữ liệu chấm công từ máy chấm công thành các báo cáo chấm công riêng biệt sử dụng cho từng mục đích chấm công khác nhau.

>> Tổng quan về hệ thống chấm công

Tuy nhiên, đối với các loại hình doanh nghiệp khác nhau thì nhu cầu về phần mềm chấm công cũng khác nhau cụ thể như sau.

• Dựa theo tiêu chí phân loại doanh nghiệp theo số lượng nhân viên, có thể chia doanh nghiệp làm 3 loại.

• Doanh nghiệp nhỏ dưới 50 nhân viên
• Doanh nghiệp vừa từ 50-300 nhân viên
• Doanh nghiệp lớn trên 300 nhân viên

Cùng phân tích từng loại hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhỏ dưới 50 nhân viên

Đa phần những doanh nghiệp này là những doanh nghiệp tư nhân, những công ty nhỏ, làm việc văn phòng, mô hình kinh doanh theo hướng làm việc văn phòng, sạch sẽ, làm việc giờ hành chính, ca làm việc rõ ràng, không thay đổi ca nhiều.

Đối với những doanh nghiệp như vậy, lựa chọn phần mềm chấm công TAS-ERP với các báo cáo chấm công xuất ra như

• Bảng chấm công chi tiết
• Bảng chấm công theo tháng
• Bảng phân ca theo tháng
• Báo cáo đi muộn về sớm
• Báo cáo làm thêm tháng
• Báo cáo quẹt thẻ ra/vào
• Báo cáo tổng hợp đi muộn về sớm
• Báo cáo thời gian làm việc chi tiết
• Báo cáo vắng mặt
• Báo cáo vào/ra
• Danh sách nhân viên

Là hoàn toàn phù hợp với những doanh nghiệp này, các báo cáo chấm công cơ bản đã phù hợp hết những yêu cầu của 1 doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp vừa từ 50-300 nhân viên

Đối với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên tương đối đông như thế này, đa phần là những công ty sản xuất nhỏ, bao gồm cả văn phòng và nhà xưởng, đối với việc chấm công trên văn phòng khá đơn giản, chỉ như chấm công cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng đối với nhân viên nhà xưởng thường làm theo ca thì phần mềm chấm công cần linh hoạt thay đổi theo ca, phù hợp với nhà xưởng, ca kíp nhân viên không cố định.

Đối với nhà xưởng, vì số lượng nhân viên không quá lớn, người quản lý có thể tự chủ động phân ca gán cho từng nhân viên, nhóm nhân viên cụ thể, vì số lượng nhân viên không quá lớn nên việc gán ca cho nhân viên cũng không mất quá nhiều thời gian.

Đối với doanh nghiệp này, số lượng nhân viên là khá lớn, đa phần là các doanh nghiệp sản xuất, hoạt động xưởng, ca thay đổi liên tục để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, nhân viên làm thêm ca, làm xoay ca, việc quản lý tự chủ động đăng ký gán ca sẽ mất khá nhiều thời gian, vì vậy giải pháp của Digitech là sử dụng thêm chức năng tự động tìm ca trên phần mềm chấm công.

Cụ thể chức năng tự động tìm ca của phần mềm chấm công như sau.

Sau khi đăng ký thông tin liên quan đến từng nhân viên, người quản lý sẽ đăng ký toàn bộ ca làm việc của công ty lên phần mềm. Sau khi chấm công và làm việc hàng ngày, đến kỳ xuất bảng công, phần mềm sẽ tự động tìm thời gian ca làm việc từng người để gán vào bảng tổng công. Với chức năng này, việc làm thêm ca, ca nhân viên thay đổi cũng không ảnh hưởng đến người quản lý, tất cả đã có phần mềm chấm công xử lý nhanh gọn và chính xác.

Chấm công đa điểm cho các doanh nghiệp nhiều chi nhánh

Do đặc thù là doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh ở những địa điểm khác nhau, nhưng vẫn muốn lấy dữ liệu chấm công tập trung về 1 điểm thì Digitech đã có giải pháp riêng cho nhu cầu này.

• Với từng địa điểm lắp máy chấm công, yêu cầu có kết nối mạng Internet.
• Tín hiệu ADSL do nhà mạng cung cấp sẽ được xử lý thông qua Modem ADSL giúp cho hệ thống máy tính trong mạng LAN truy cập được Internet.
• Máy Chấm Công được kết nối với mạng LAN tại địa điểm đó với một IP xác định rõ ràng.
• Với mỗi một Modem kết nối Internet thông dụng hiện nay cho phép ta NAT một địa chỉ xác định nào đó trong cùng mạng nội bộ LAN đang sử dụng.
• Ta chỉ việc NAT địa chỉ IP của máy Chấm Công trực tiếp vào Modem.
• Sau đó ta đăng ký một tên miền đại diện cho Modem đã NAT  địa chỉ IP của máy chấm công.
• Như vậy khi khai báo Tên Miền với máy Sever quản lý dữ liệu có kết nối Internet nó sẽ trỏ đến Modem và kết nối đến máy Chấm Công để lấy dữ liệu

Quản lý suất ăn công nghiệp kết hợp chấm công

Việc ứng dụng máy chấm công và quản lý các suất ăn là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp. Nó vừa giải quyết được bài toán chống thất thoát, quản lý tập trung mất ít nhân lực vừa tận dụng được dữ liệu từ máy chấm công và bảng phân ca của doanh nghiệp để qua đó tính toán ra các suất ăn của từng ca, từng bộ phận .

Giải pháp của Digitech đưa ra cụ thể như sau

• Việc quy định số lượng xuất ăn của mỗi công nhân viên sẽ căn cứ vào ca làm việc của ngày hôm. Cán bộ sử dụng phần mềm sẽ nhập lịch làm việc của từng cán bộ công nhân viên để phần mềm tính toán tổng số xuất ăn của mỗi người trong ngày . Việc nhập ca phải được tiến hành trước khi công nhân viên xuống nhà ăn .
• Nếu việc nhập bảng phân ca khó khăn thì chuyển qua phương án nhập trực tiếp mã ca ở trên máy chấm công: Sau khi người dùng quẹt thẻ/vân tay máy chấm công sẽ dừng màn hình chờ 1,2 giây để người dùng nhập số mã ca.
• Khi nhân viên đến quẹt thẻ/vân tay dữ liệu sẽ lập tức được tải về máy tính cài phần mềm quản lý suất ăn, phần mềm sẽ tính toán dữ trên dữ liệu phân ca và quẹt thẻ vào để in ra một PHIẾU ĂN thông qua một máy in hóa đơn đặt cạnh máy chấm công đó .
• Nếu người nào không được ăn hoặc vượt quá suất ăn thì phần mềm sẽ không in ra phiếu đồng thời lưu dữ liệu quẹt vào hệ thống để có hình thức xử lý kỷ luật theo quy định của công ty .
• Sau khi in ra phiếu ăn, công nhân viên cầm phiếu ăn đưa cho nhà bếp và lấy suất ăn bình thường .
• Nếu không dùng phiếu ăn thì ta lắp thêm một đèn báo tín hiệu kết nối với máy tính thông qua cổng COM, hệ thống kiểm tra nếu người đó được ăn thì sẽ báo màu xanh, không được ăn sẽ báo màu đỏ

Như vậy, việc sử dụng phần mềm không chỉ chấm công nhân viên, mà dựa vào đó còn có thể theo dõi cả suất ăn của nhân viên, đây là giải pháp mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang lựa chọn,

Quản lý điểm danh học sinh, sinh viên

Thực tế như hiện nay chưa có nhiều trường học áp dụng hình thức quản lý học sinh, sinh viên bằng máy chấm công và phần mềm nhưng đây là cách vô cùng tiện lợi, nhanh chóng và chính xác giúp nhà trường quản lý học sinh, sinh viên một cách chặt chẽ và khoa học giảm được một lượng lớn thời gian thay cho việc điểm danh bằng miệng ở trên giảng đường hay tránh không cho những kẻ xấu xâm nhập vào trong môi trường học đường.

Giải pháp sử dụng máy chấm công và phần mềm sẽ giúp các trường học tránh được những vẫn nạn đang gặp phải trong trường học như học hộ, thi hộ, điểm danh hộ, tránh xâm nhập của kẻ xấu, kiểm soát số lượng học sinh, sinh viên trong phòng học, thư viện, canteen, quản lý việc mượn sách, đồ dùng thư viện

Giải pháp của Digitech đưa ra cụ thể như sau

• Thẻ sinh viên chính là thẻ từ có gắn chip điện tử để đọc được các thiết bị chấm công, kiểm soát bằng thẻ từ
• Các thiết bị kiểm soát, chấm công sẽ được đặt tại các vị trí như phòng học, thư viện, canteen..
• Chỉ những sinh viên có thẻ, quẹt thẻ xác nhận chính xác mới có thể ra vào những khi vực được đặt trước thiết bị này.

Phần mềm cài đặt cho phép quản lý và nhắc nhở những sinh viên ra vào những khu vực này, báo cáo số lượng sinh viên đang ở từng địa điểm tại thời điểm cụ thể, cho phép nhà trường quản lý tốt hơn, và biết được nhu cầu sử dụng của sinh viên để có thể mở rộng thêm phòng học, thư viện hay canteen để đáp ứng đủ nhu cầu của sinh viên.

Kiểm soát ra vào kết hợp chấm công

Việc chấm công ngày nay đang dần được áp dụng thêm cả ứng dụng kiểm soát ra vào. Từ thiết bị chấm công, có thể gắn thêm hệ thống khóa điện tử, tạo thành hệ thống kiểm soát cửa ra vào, hoặc gắn thiết bị chấm công lên Tripod sẽ tạo thành hệ thống kiểm soát người ra vào tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp khác nhau.

Hệ thống chấm công kết hợp kiểm soát cửa ra vào được hoạt động như sau

• Máy chấm công, thiết bị ghi nhận dấu vân tay/thẻ từ được đặt bên ngoài cửa ra vào, nơi nhân viên đi đến trước khi mở cửa vào văn phòng.
• Trên cửa được lắp hệ thống khóa điện từ. Ở trạng thái bình thường, khóa sẽ cố định cửa lại, không cho phép mở cửa.
• Khi nhân viên đến, chấm vân tay hoặc thẻ từ lên thiết bị đọc bên ngoài. Nếu vân tay/ thẻ từ đã được đăng ký trước đó lên máy và phần mềm, thì khóa trên cửa sẽ mở ra, cho phép nhân viên vào và ngược lại.
• Bên trong văn phòng được lắp đầu đọc phụ hoặc nút exit, người từ trong phòng đi ra chỉ cần ấn nút exit hoặc đầu đọc phụ là cửa sẽ mở để đi ra.

Dữ liệu chấm của nhân viên mỗi lần ra vào cửa sẽ được phần mềm lưu lại chi tiết thời gian, tạo thành báo cáo kiểm soát ra vào. Thời gian chấm đầu tiên và cuối cùng sẽ được lấy làm thời gian làm việc của nhân viên đó trong ngày.

Như vậy có thể thấy, chỉ là 1 phần mềm chấm công được cài trên máy tính, nhưng đối với từng doanh nghiệp, từng đặc thù và từng nhu cầu sử dụng khác nhau của doanh nghiệp mà phần mềm chấm công được ứng dụng với những mục địch khác nhau để phù hợp với từng doanh nghiệp. Phần mềm chấm công là người bạn không thể thiếu cho mỗi doanh nghiệp hiện đại.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về Giải pháp chấm công hoặc các Dự án khác mà AZZA đã triển khai