Các thiết bị cần thiết để vận hành phần mềm check-in sự kiện
Phần mềm quản lý check-in sự kiện hoạt động như thế nào
- Trước sự kiện:
Cấu hình, tạo link/mã QR đăng ký tham gia sự kiện.
Nhập thông tin khách mời: Khách mời chủ động đăng ký thông tin qua link hoặc BTC sẽ nhập danh sách hàng loạt lên hệ thống, yêu cầu khách mời gửi ảnh chân dung nếu sự kiện sử dụng check-in khuôn mặt.
Cấu hình mẫu mail để gửi cho khách mời. Thông tin này có thể bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, loại vé, thời gian check-in dự kiến, và các thông tin cá nhân khác cần thiết.
- Trong sự kiện:
Khách mời tới có thể check-in đa phương thức như: thẻ từ, mã QR code, Face ID (khuôn mặt)… tại các máy được đặt ở các lối ra vào sự kiện.
Có thể theo dõi khách mời check-in real time thông qua web mọi lúc mọi nơi.
- Sau sự kiện
Trích xuất các loại báo cáo như: tổng số lượng khách mời, số lượng khách đã check-in, số giờ mỗi khách mời tham dự, lượng khách mời vắng mặt, giờ đến giờ về…
Gửi mail cảm ơn khách mời.
Các thiết bị cần thiết để phần mềm quản lý check-in hoạt động hiệu quả nhất
Để vận hành hệ thống quản lý check-in một cách hiệu quả, bạn cần một số thiết bị và công cụ sau đây:
Máy tính và máy chủ
Máy tính hoặc laptop: Dùng để quản lý hệ thống check-in, lưu trữ và xử lý dữ liệu khách mời. Máy tính cần có cấu hình đủ mạnh để chạy phần mềm quản lý và kết nối với các thiết bị khác.
Máy chủ (Server): Đối với các sự kiện lớn hoặc hệ thống cần lưu trữ dữ liệu tập trung, một máy chủ sẽ đảm nhận vai trò lưu trữ dữ liệu, quản lý quyền truy cập, và đảm bảo tính bảo mật.
Máy quét mã QR
Máy quét mã QR cầm tay: Dùng để quét mã QR từ vé điện tử hoặc ứng dụng di động của khách mời. Máy quét mã QR có thể kết nối qua cổng USB hoặc Bluetooth, giúp việc check-in diễn ra nhanh chóng.
Máy quét mã QR cố định: Được gắn cố định tại các cổng vào, cho phép khách mời tự quét mã QR để check-in mà không cần sự hỗ trợ từ nhân viên.
Thiết bị nhận diện khuôn mặt
Camera nhận diện khuôn mặt: Camera chuyên dụng có khả năng nhận diện khuôn mặt nhanh chóng và chính xác, thường được sử dụng trong các hệ thống check-in tự động tại các sự kiện lớn hoặc yêu cầu bảo mật cao.
Thiết bị tích hợp AI: Một số hệ thống có thể sử dụng thiết bị tích hợp trí tuệ nhân tạo để tăng cường khả năng nhận diện khuôn mặt, xử lý nhanh chóng và giảm thiểu sai sót.
Máy quẹt thẻ từ
Máy quẹt thẻ từ: Thiết bị này cho phép check-in bằng cách quẹt thẻ từ qua máy, nhanh chóng ghi nhận thông tin khách mời vào hệ thống.
Thiết bị di động hoặc máy tính bảng
Máy tính bảng: Thường được sử dụng cho các check-in di động, hoặc tại các điểm check-in nhỏ lẻ trong sự kiện. Máy tính bảng thường được cài đặt ứng dụng check-in để nhân viên hoặc khách mời tự thao tác.
Điện thoại thông minh: Có thể dùng để quét mã QR hoặc nhận diện khuôn mặt trong các hệ thống check-in di động, giúp linh hoạt trong quản lý khách mời tại các sự kiện có không gian rộng hoặc nhiều điểm check-in.
Thiết bị mạng và kết nối Internet
Router và bộ phát Wi-Fi: Đảm bảo kết nối mạng ổn định cho toàn bộ hệ thống check-in. Mạng Wi-Fi cần mạnh và có khả năng phục vụ lượng lớn thiết bị kết nối cùng lúc.
Hệ thống mạng LAN: Nếu cần thiết, hệ thống mạng LAN có thể được sử dụng để kết nối các thiết bị trong hệ thống check-in với máy chủ một cách nhanh chóng và an toàn hơn.
Máy in biên nhận
Máy in nhiệt: Dùng để in biên nhận cho khách mời sau khi hoàn tất check-in, đặc biệt cần thiết trong các sự kiện yêu cầu xác nhận bằng giấy.
Thiết bị hỗ trợ kỹ thuật
Bộ lưu điện (UPS): Đảm bảo hệ thống vẫn hoạt động trong trường hợp mất điện đột ngột, giúp tránh gián đoạn trong quy trình check-in.
Các thiết bị dự phòng: Bao gồm các máy quét dự phòng, máy tính xách tay, hoặc các thiết bị di động để xử lý các sự cố kỹ thuật nhanh chóng.
Phần mềm quản lý check-in
Phần mềm check-in: Đây là thành phần quan trọng nhất của hệ thống, cung cấp giao diện để quản lý khách mời, xử lý thông tin check-in, và tích hợp với các thiết bị phần cứng kể trên.
Bằng cách kết hợp các thiết bị này với phần mềm quản lý hiệu quả, bạn có thể xây dựng một hệ thống check-in linh hoạt, nhanh chóng, và đáp ứng được nhu cầu của mọi sự kiện có quy mô từ nhỏ đến lớn.
Công nghệ đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh, đặc biệt trong thời đại hiện nay. Để tối ưu hóa quy trình, cắt giảm nhân sự và các chi phí không cần thiết, việc ứng dụng công nghệ là điều không thể thiếu. Những thiết bị này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả, tối ưu hóa trải nghiệm khách tham dự
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm check-in sự kiện AZZA CheckMeIn