Chức năng của phần mềm chấm công
Nếu như các bạn đã hiều thế nào là phần mềm chấm công, cách hoạt động và các báo cáo của phần mềm chấm công thì chắc hẳn các bạn cũng băn khoăn về những hiệu quả thực sự mà phần mềm chấm công đem lại cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây
>> Tổng quan về hệ thống chấm công
>> Các giải pháp chấm công đặc thù cho từng loại hình doanh nghiệp
Phần mềm chấm công đem lại những hiệu quả gì cho doanh nghiệp ?
Quản lý tổng thể nhân viên trong công ty
Phần mềm chấm công giúp quản lý tổng thể nhân viên trong doanh nghiệp, công ty từ những thông tin cơ bản về từng nhân viên, cho đến thời gian làm việc của nhân viên đó theo từng tháng từ đó đánh giá năng lực nhân viên để có thể tăng lương hay thuyên chuyển công tác đến những bộ phận phù hợp hơn
Quản lý chi tiết thông tin nhân viên
Phần mềm chấm công cho phép quản lý chi tiết thông tin nhân viên như Họ Tên, ngày tháng năm sinh, mã nhân viên, phòng ban, chức danh, thời gian vào làm việc, quê quán, bằng cấp,….để có thể quản lý nhân viên tốt hơn.
Phần mềm linh động
Phần mềm cho phép thêm, bớt, sửa, xóa nhân viên dễ dàng. Chuyển biến nhân viên tùy theo thực trạng hoặc thuyên chuyển phòng ban, thuyên chuyên công tác chi nhánh từng nhân viên cũng diễn ra rất dễ dàng
Tiết kiệm thời gian quản lý
Thời gian quản lý nhân viên được tiết kiệm hơn, nhờ những thao tác đơn giản trên phần mềm mà việc thêm bớt, chỉnh sửa chỉ cần vài giây hoặc 1 click chuột là đã thay đổi được nhân viên, từ đó việc chỉnh sửa chức vụ hay thời gian làm việc đối với mỗi nhân viên cũng trở nên dễ dàng
Nhập/ xuất dữ liệu nhanh, chính xác, dễ dàng
Dữ liệu của từng nhân viên được thêm trực tiếp từ phần mềm rất dễ dàng và nhanh chóng, việc thực hiện diễn ra đơn giản và chính xác
Lưu trữ và bảo mật thông tin tuyệt đối
Thông tin của nhân viên được lưu trực tiếp lên máy tính, máy tính đã được bảo mật và phần mềm được phân quyền admin vì vậy thông tin của từng nhân viên là tuyệt đối bảo mật. Lưu trữ lâu dài và an toàn tuyệt đối.
Vì sao cần phải dùng phần mềm chấm công ?
Như các bạn đã biết, máy chấm công chỉ là thiết bị ghi nhận thời gian vào/ra của từng nhân viên, chỉ có tác dụng lấy dữ liệu thời gian, phải dựa vào phần mềm chấm công được cài trên máy tính mới có thể tổng hợp được những dữ liệu vào ra đó, thành các báo cáo chấm công, báo cáo đi muộn về sớm, báo cáo nghỉ phép… chính xác và quy củ
Nếu như không có phần mềm chấm công thì máy chấm công cũng chỉ còn là thiết bị ghi nhận thời gian mà không hề có ý nghĩa trong chấm công và tính công hàng tháng của nhân viên.
Và ngược lại, có phần mềm chấm công mà không có máy chấm công nhận dữ liệu vào ra thì phần mềm chấm công cũng trở nên vô nghĩa.
Chính vì vậy có thể nói máy chấm công và phần mềm chấm công là 2 thứ không thể tách rời trong doanh nghiệp, giúp cho việc chấm công cho nhân viên trở nên đơn giản và dễ dàng.
Chức năng của phần mềm chấm công cũng như máy chấm công đã được phân tích bên trên rất rõ rang, vì vậy mà máy chấm công nói riêng và phần mềm chấm công nói chung thực sự là thiết bị cần thiết cho những doanh nghiệp hiện đại ngày nay.
Chính vì những lợi ích to lớn mà phần mềm chấm công mang lại mà phần mềm chấm công ngày càng được ứng dụng rộng rãi hiện nay
Những phần mềm chấm công cơ bản hiện nay
Xét về cách thức tải dữ liệu chấm công có thể chia phần mềm chấm công cơ bản hiện nay làm 2 loại. Phần mềm chấm công Offline và phần mềm chấm công Online
Phần mềm chấm công Offline
Phần mềm chấm công Offline là phần mềm được cài trực tiếp trên máy tính tại doanh nghiệp. Có thể xuất được báo cáo bằng máy tính lấy dữ liệu chấm công mọi lúc. nhưng chỉ trên máy tính đã cài phần mềm và được kết nối.
Phần mềm chấm công AZZA được Digitech tặng kèm miễn phí khi mua máy chấm công chính là phần mềm chấm công Offline
Phần mềm chấm công Online
Phần mềm chấm công Online là gì? Tại sao lại xuất hiện phần mềm chấm công Online và chức năng của phần mềm chấm công online ra sao? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu.
Phần mềm chấm công Online là gì?
Hiện nay, dựa vào nhu cầu chấm công ngày càng cao, chấm công offline tuy mang lại hiệu quả cao, nhưng đối với những doanh nghiệp nước ngoài, sếp là người nước ngoài, không thể trực tiếp xuất báo cáo chấm công tại văn phòng mà vẫn muốn biết được công tác làm việc của nhân viên, thì phần mềm chấm công Online ra đời để giải quyết nhu cầu đó.
- Phần mềm online đem lại 3 lợi thế:
- Không tốn nguồn lực cài đặt, vận hành, bảo quản. Bạn sẽ không bao giờ phải lo việc cài lại phần mềm do máy tính bị virus, hay nhân viên IT ra đi không bàn giao lại công việc
- Lấy được dữ liệu chấm công ở bất cứ đâu, không cần thiết phải ở tại văn phòng
- Dễ dàng được cập nhật phiên bản mới nhất
- Chức năng của phần mềm chấm công Online
- Người quản lý có thể biết được giờ làm việc của từng nhân viên chính xác nhất. Nhân viên khi đến công ty làm việc sẽ check in giờ làm việc tại vị trí của công ty và với giờ đúng trên Internet.
- Việc chấm công tính lương có thể tránh được tình trạng gian lận giờ làm việc của nhân viên.
- Bộ máy chấm công xác định chính xác giờ làm việc của nhân viên, không phụ thuộc vào giờ trên thiết bị điện tử của nhân viên mà phụ thuộc vào giờ chính xác chung trên Internet.
- Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.
- Phần mềm chấm công online giúp cho việc quản lý nhân sự chính xác và rạch ròi hơn việc quản lý theo phương thức thủ công. Điều này giúp cho nhân viên có thể cạnh tranh lành mạnh, chấm công một cách công bằng và hợp lý nhất.
- Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên. Giúp hệ thống nhân viên làm việc nghiêm túc và chất lượng hơn, chịu trách nhiệm cao hơn đối với mỗi công việc được giao.
- Chấm công online khác biệt thế nào với phương pháp chấm công truyền thống.
- Quản lý chấm công online giúp bộ phận nhân sự có thể xem chấm công ngay lập tức khi nhân viên chấm công tại các chi nhánh. Dữ liệu load theo kiểu online trực tuyến
- Các chức năng trên phần mềm chấm công như thêm, bớt, sửa, xóa hay luân chuyển nhân viên từ nơi này sang nơi khác mà cán bộ nhân sự chỉ cần ngồi tại văn phòng và thực hiện các thao tác.
- Xuất các báo cáo chấm công, tổng công, đi muộn, về sớm bất cứ lúc nào, tại bất cứ nơi đâu, không nhất thiết phải ngồi tại văn phòng, nơi có phần mềm chấm công được cài đặt sẵn.
- Nhân viên có thể tự quản lý chấm công của mình tại các máy tính đặt ở các chi nhánh
Những lợi ích tuyệt vời khi chấm công online
Quản lý tập trung dữ liệu chấm công:
Khi sử dụng phần mềm chấm công online, các máy chấm công sẽ được kết nối và tải dữ liệu chấm công thông qua mạng internet. Việc gian lận trong quá trình chấm công của nhân viên tại các chi nhánh sẽ được giảm thiểu tối đa.
Tiết kiệm chi phí:
Dữ liệu sẽ được quản lý tại 1 điểm nên chỉ cần 1 nhân viên là có thể vận hành hệ thống chấm công một cách hiệu quả. Điều này vừa giúp tiết kiệm nhân lực cũng như chi phí phải sử dụng 1 tên miền hoặc 1 IP tĩnh tại văn phòng cài phần mềm chấm công online
Nhanh chóng và chính xác:
Tại trung tâm, các phần mềm chấm công sẽ kết nối với máy chấm công thông qua mạng internet. Các thao tác tải dữ liệu xử lý và xuất báo cáo chấm công được thực hiện tại chỗ tránh mất thời gian và công sức
Quản lý thuận tiện:
Vì có thể được kết nối với nhau thông qua mạng Internet nên các nhà quản trị có thể nhanh chóng nắm bắt được thời gian làm việc của nhân viên tại các chi nhánh dù ở bất kỳ nơi đâu.
Hy vọng qua bài viết về các chức năng của phần mềm chấm công này, bạn đã nắm được những chức năng của phần mềm chấm công để lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về Giải pháp chấm công hoặc các Dự án khác mà AZZA đã triển khai