Nhu cầu làm đẹp, thẩm mỹ ngày càng tăng cao do đó nhiều spa, thẩm mỹ viện rơi vào tình trạng nhầm lẫn số liệu, sai sót với khách hàng do quản lý thủ công. Nhận thấy những bất cập trong quản lý, nhiều chủ các chuỗi spa đã đầu tư ứng dụng phần mềm quản lý spa nhằm tối ưu quy trình và tiết kiệm chi phí.
Xem thêm : 7 Tính năng của Phần mềm quản lý spa online không thể bỏ lỡ
Tuy nhiên, đối với nhiều đơn vị, việc áp dụng phần mềm quản lý spa vẫn được cho là chưa cần thiết và là một khoản chi phí nên tiết kiệm. Quan điểm này liệu rằng có đúng trong thời buổi công nghệ phát triển hay không? Và chủ tiệm spa có đang tiết kiệm chi phí thật sự hay không? Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây:
Phần mềm quản lý spa là gì?
Phần mềm quản lý Spa là giải pháp quản lý nhân sự, an ninh khu vực, quản lý bán hàng, dữ liệu khách hàng, liên kết thanh toán, quản lý vé,… trong khu vực Spa. Giải pháp này được ứng dụng rộng rãi tại các cơ sở chăm sóc sắc đẹp, thẩm mỹ viện đặc biệt là các cơ sở đã có từ hai chi nhánh trở lên. Áp dụng phần mềm quản lý Spa giúp chủ tiệm tiết kiệm thời gian quản lý, loại bỏ sai sót không đáng có và tối ưu trải nghiệm khách hàng.
Có nên sử dụng phần mềm quản lý spa không?
Những lý do bạn nên áp dụng phần mềm quản lý spa thay cho phương pháp thủ công:
2.1 Thị trường Spa ngày càng cạnh tranh
Nhu cầu của khách hàng ngày càng lớn thì cuộc cạnh tranh lợi nhuận ngày càng gay gắt. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh với bạn, không ngừng có những chiến thuật mới, những giải pháp mới thông minh và mang lại hiệu quả cao. Bạn có thể mất đi một khách hàng tiềm năng nếu như không biết cách cập nhật và lưu trữ thông tin khách hàng hiệu quả. Bạn có thể làm mất lòng tin của khách hàng khi số lượng khách hàng lớn dần và bạn quên mất lịch hẹn với từng khách hàng. Mặt khác, bạn sẽ phải chi tiêu nhiều hơn cho các hoạt động quản lý, vận hành, bán hàng tại chi nhánh nếu không dùng phần mềm. Tất cả những yếu tố đó đều có thể khiến bạn bị mất đi lợi thế cạnh tranh so với đối thủ của bạn trên thị trường.
Trong khi đó, công nghệ đang là trở thành một phần tất yếu trong các chiến lược kinh doanh ở mọi ngành nghề, lĩnh vực. Liệu rằng bạn có bị tụt hậu so với thị trường nếu còn đứng ngoài cuộc chiến công nghệ này?
2.2 Hoạt động quản lý tại spa tồn động nhiều bất cập
Một quán spa nhỏ với 30 -50m2 sẽ không phải vấn đề lớn. Nhưng khi đơn vị phát triển, quy mô spa lớn lên, số lượng khách hàng cũng tăng hàng ngày đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề phát sinh như:
- Nhầm lịch, quên lịch hẹn chăm sóc của khách hàng
- Thiếu nhân viên
- Sai liệu trình, nhầm gói dịch vụ
- Thiếu nguyên liệu chưa nhầm
- Quản lý nhân sự số lượng lớn
- Vấn đề trong bán hàng, thanh toán
- Vấn đề an ninh khu vực
- Gian lận
- Vấn đề quản lý tài sản, thất thoát
- Quản lý dữ liệu, báo cáo thống kê doanh thu, doanh số
Chính vì bạn sẽ phải đối mặt với vô vàn khó khăn, trở ngại nếu quản lý sai cách, rời rạc và thiếu đồng bộ nên bên cần phải sử dụng một giải pháp quản lý spa tự động, dễ dàng kiểm tra, nhắc nhở và quản lý.
Những lợi ích phần mềm quản lý spa mang lại
Xuất phát từ những vấn đề phát sinh trong thực tế, lý do hơn hết mà các đơn vị spa, thẩm mỹ viện nên sử dụng phần mềm quản lý spa đó là phần mềm có thể giải quyết tất cả các vấn đề nêu trên. Cụ thể những lợi ích phần mềm quản lý spa mang lại:
3.1 Quản lý đặt lịch hẹn khách hàng
Phần mềm quản lý spa cho phép quản lý lịch hẹn với khách hàng: giờ giấc, lịch hẹn, nhân viên chăm sóc, gói dịch vụ, lộ trình điều trị, những phản hồi của khách hàng, hiệu quả chăm sóc tại spa,…Việc quản lý lịch hẹn hiệu quả giúp bạn tăng uy tín của đơn vị với khách hàng, giúp khách hàng cảm thấy trung tâm chuyên nghiệp và tận tình phục vụ họ.
Nếu không có phần mềm, nhân viên có thể sẽ quên lịch chăm sóc của từng khách hàng dẫn đến tình trạng khách tới phải chờ đợi, thiếu nhân viên, thiếu cơ sở vật chất, không nhớ lộ trình cụ thể của khách hàng hỏi lại nhiều lần khiến khách hàng có trải nghiệm không tốt.
Mặt khác, quản lý đặt lịch hiệu quả giúp bạn chủ động sắp xếp và phân bổ công việc cho nhân viên spa hiệu quả.
3.2 Quản lý an ninh tự động
Phần mềm kết nối với các thiết bị an ninh như: đầu đọc thẻ CCCD, thiết bị vân tay, thiết bị nhận diện khuôn mặt, cổng kiểm soát để đảm bảo chỉ những người có thẻ chăm sóc hợp lệ của spa mới được vào trong.
Xem thêm : Những điều bạn cần biết khi quản lý spa
Ngoài ra, phần mềm kết nối với hệ thống camera để trích xuất dữ liệu bất cứ khi nào cần, xảy ra các tình huống phát sinh như: gian lận, trộm cắp, ẩu đả, mất trật tự,… Hệ thống thiết bị cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý spa tự động 100% giúp người quản lý theo dõi dễ dàng và xử lý kịp thời.
3.3 Quản lý nhân viên spa hiệu quả
Phần mềm cho phép quản lý nhân viên hiệu quả bằng việc tự động hóa dữ liệu và kiểm soát chất lượng phục vụ khách hàng. Cụ thể:
- Hồ sơ nhân viên
- Thời gian nhân viên chấm công – làm việc
- Số lượng khách hàng nhân viên chăm sóc
- Lịch hẹn khách hàng của từng nhân sự
- Phản hồi của khách hàng
- Lộ trình chăm sóc khách hàng
- Lương thưởng của nhân viên hàng tháng
- Đào tạo nhân viên
3.4 Dịch vụ Spa
Phần mềm quản lý spa cho phép bạn cập nhật thông tin, đặc điểm, giá cả và lịch sử sử dụng của mỗi gói dịch vụ chăm sóc sắc đẹp tại spa. Bạn cũng có thể quản lý gia hạn gói dịch vụ, quản lý và tính hoa hồng cho chuyên viên khi sử dụng gói dịch vụ, lưu trữ chi tiết dịch vụ chuyên viên đã thực hiện: mã hóa đơn, tên dịch vụ, ngày thực hiện…
Bạn cũng có thể thực hiện việc tính toán hóa đơn, in hóa đơn và lưu trữ lịch sử bán hàng ngay trên hệ thống phần mềm. Từ đó, người quản lý vẫn có thể kiểm soát được dòng tiền hàng ngày.
3.5 Chăm sóc khách hàng & Marketing
Phần mềm giúp bạn lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến khách hàng như: thông tin cá nhân, số điện thoại, facebook, nhật ký chăm sóc, lộ trình đã tham gia, số lần đến trung tâm, đánh giá mức độ hài lòng, nhóm khách hàng,… Điều đó sẽ giúp nhân viên của bạn có thêm thông tin để tư vấn cho khách hàng các giải pháp, lộ trình làm đẹp hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm cho phép lưu trữ thông tin khách hàng có giới thiệu khách hàng mới đến spa hay không.
Ngoài ra, từ những thông tin khách hàng bạn có thể thực hiện các chiến lược marketing đến với khách hàng như:
- Hỗ trợ thông báo nhắc lịch, tin nhắn chăm sóc khách hàng như chúc mừng sinh nhật, chương trình khuyến mãi qua email, SMS
- Xây dựng danh sách Email, SĐT tiềm năng nhập từ hệ thống POS
- Phân loại tệp data thông qua POS để tối ưu hóa nội dung gửi, giúp tăng tỉ lệ mở tin
- Hỗ trợ nhắn tin với SMS Brand name hoặc đầu số ngẫu nhiên
- Bán voucher, sản phẩm online trực tiếp khách hàng mà không cần thông qua nền tảng trung gian giúp tiết kiệm chi phí gia tăng lợi nhuận
- Gửi chương trình khuyến mãi đến khách hàng nhân dịp lễ, sinh nhật kích thích khách quay trở lại
3.6 Quản lý công thức và nguyên liệu trị liệu
Tại các spa sẽ có các công thức trị liệu khác nhau, việc đào tạo trực tiếp cho nhân viên đặc biệt là mỗi lần nhân viên mới vào làm việc tốn khá nhiều thời gian. Phần mềm cho phép lưu trữ toàn bộ công thức các liệu trình điều trị của sản phẩm. Nhân viên có thể học trên phần mềm và học hỏi thêm từ quản lý.
Bên cạnh đó, phần mềm cho phép quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho của spa từ đó người quản lý sẽ tính toán để đặt thêm hàng phục vụ khách hàng cả khi số lượng khách hàng đến spa đông mỗi ngày. Điều này cũng sẽ tiết kiệm thời gian chờ đợi của khách hàng và tăng trải nghiệm hài lòng của họ khi đến cơ sở.
3.7 Quản lý dữ liệu, thống kê báo cáo
Dữ liệu khách hàng, nhân sự, bán hàng sẽ được lưu trữ trực tiếp trên phần mềm. Những người được phân quyền sẽ được theo dõi, tra cứu những dữ liệu này hàng ngày. Bạn cũng có thể sử dụng để theo dõi trên app mobile thuận tiện cho hoạt động quản lý từ xa khi nhân rộng chuỗi cơ sở spa, thẩm mỹ viện.
Một lợi ích quan trọng của phần mềm quản lý spa đó là khả năng tổng hợp và làm báo cáo. Bạn có thể theo dõi những con số phản ánh hiệu quả hoạt động của từng cơ sở như:
- Tổng khách hàng đăng ký mới
- Tổng khách hàng tư vấn thành công
- Số lượng khách hàng ra/vào trong ngày/tháng
- Số lượng khách hàng giới thiệu
- Phản hồi của khách hàng
- Chi phí
- Doanh thu
- Lợi nhuận
Trên đây là bài viết: “ Có nên sử dụng Phần mềm quản lý spa không?” dành riêng cho các anh chỉ chủ các cơ sở spa, thẩm mỹ viện. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức thực tế cho anh chị trong quá trình áp dụng phần mềm quản lý spa vào mô hình kinh doanh của mình. Theo dõi website của chúng tôi để đọc thêm các bài viết hữu ích về quản lý spa.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý Spa, thẩm mỹ viện hoặc xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý spa, thẩm mỹ viện