Định Nghĩa Máy Chấm Công Cloud Sử Dụng Điện Toán Đám Mây (Cloud Computing)
Máy chấm công hiện nay được ưa chuộng sử dụng tại hầu hết các doanh nghiệp, văn phòng, đơn vị sản xuất, cơ sở làm việc bởi sự thuận tiện và hiệu quả của thiết bị này mang lại. Trên thị trường hiện nay, đã xuất hiện rất nhiều các loại máy chấm công được tích hợp những tính năng hiện đại như chấm công khuôn mặt, chấm công sử dụng công nghệ đám mây (hay còn gọi là máy chấm công cloud). Song chưa hẳn ai cũng có khái niệm và hiểu biết đúng về loại máy chấm công này. Do đó doanh nghiệp chưa thật sự tận dụng được hết những tính năng ưu việt mà loại máy chấm công cloud đem lại.
Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những giải thích và khái niệm đầy đủ về máy chấm công hiện đại nhất thị trường hiện nay để doanh nghiệp nắm rõ máy chấm công đám mây là gì.
Tìm hiểu máy chấm công sử dụng công nghệ điện toán đám mây
Tìm hiểu công nghệ đám mây
Công nghệ điện toán đám mây (Cloud Computing) được gọi tắt là đám mây, được hiểu là việc phân phối các tài nguyên Công nghệ thông tin (CNTT) thông qua Internet cho người dùng tùy theo mục đích sử dụng. Nguồn tài nguyên sử dụng đó bao gồm phần mềm, phần cứng, hạ tầng mạng, các mạng lưới máy chủ hoặc toàn bộ những thứ liên quan đến điện toán và máy tính.
Máy chấm công cloud (chấm công đám mây) là gì?
Máy chấm công điện toán đám mây – hay còn gọi là máy chấm công cloud (máy chấm công đám mây) là máy chấm công sử dụng nguồn tài nguyên đám mây thông qua kết nối Internet. Khi đó, toàn bộ dữ liệu chấm công sẽ được lưu trữ trên hệ thống đám mây thông qua phần mềm được cung cấp bởi nhà cung cấp. Bằng việc triển khai chấm công nhân viên bằng máy chấm công thế hệ mới sử dụng công nghệ đám mây. Hay hiểu đơn giản hơn máy chấm công cloud là 1 dịch vụ dịch vụ SaaS – nhà cung cấp cung cấp dịch vụ trên nền tảng đám mây dưới dạng dịch vụ trong đó khách hàng là người dùng cuối.
Nguyên lý hoạt động của máy chấm công cloud
Bước 1: Lắp đặt máy chấm công cloud đã được tích hợp sẵn phần mềm quản lý chấm công tại địa điểm sử dụng. Kết nối máy chấm công cloud với Internet.
Bước 2: Khai báo mã định danh nhân viên với máy chấm công cloud và lưu lại thông tin (khai báo vân tay, khuôn mặt,… )
Bước 3: Nhân viên cài đặt phần mềm lên thiết bị di động cá nhân của mình để theo dõi thống kê ngày công
Bước 4: Nhân viên sau khi chấm công, dữ liệu sẽ được đồng bộ lên hệ thống đám mây của doanh nghiệp. Thông qua phần mềm, toàn bộ nhân sự (bao gồm nhân viên và nhà quản trị) có thể theo dõi thông tin dữ liệu trên mạng Internet 24/7.
Với máy chấm công cloud, doanh nghiệp không cần phải trực tiếp kết nối máy tính vào hệ thống mạng LAN tại địa điểm sử dụng như các loại máy chấm công thông thường. Bởi việc lưu trữ thông tin, dữ liệu đã hoàn toàn được đồng bộ trên “đám mây” bên ngoài không gian Internet.
Do đó chỉ cần một thiết bị thông minh có kết nối mạng Internet, các nhà lãnh đạo hay cấp quản lý, nhân viên hoàn toàn có thể chủ động theo dõi, kiểm soát toàn bộ thời gian làm việc tại bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.
06 lợi ích của máy chấm công cloud
Đối với các doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên đông đảo, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, doanh nghiệp hoạt động theo mô hình chuỗi,… thì hình thức chấm công trên nền tảng đám mây là một giải pháp tối ưu chi phí. Bên cạnh đó, việc phân phối và kiểm soát dữ liệu trên máy chấm công cloud còn đem lại rất nhiều lợi ích khác nữa không chỉ cho các doanh nghiệp lớn.
Những lợi ích được đưa ra dưới đây sẽ phần nào đem đến cho người đọc sự hiểu biết chính xác về máy chấm công đám mây và tính ứng dụng thực tế của nó.
Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ thời gian sử dụng liên tục của máy chấm công cloud
Trung tâm dữ liệu trên nền tảng đám mây luôn luôn được trực tuyến, bộ phận kỹ thuật dự phòng và các biện pháp bảo mật từ nhà cung cấp luôn được cập nhật. Bởi vậy, doanh nghiệp loại bỏ được hoàn toàn thời gian ngừng sử dụng do phải bảo trì, kiểm tra, sửa chữa trên tính chất vật lý như với máy chấm công sử dụng mạng LAN. Mọi hoạt động được thực hiện hoàn toàn thông qua mạng Internet và trên hệ thống dữ liệu máy chủ đem đến sự chính xác và bảo mật tuyệt đối.
Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong việc nâng cấp và sửa chữa
Thông qua việc được tích hợp phần mềm vào máy chấm công, doanh nghiệp được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí từ nhà cung cấp. Từ hoạt động bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật đến nâng cấp hệ thống, phần mềm đã được nhà cung cấp hỗ trợ hoàn toàn cho doanh nghiệp. Do vậy, lợi thế khi sử dụng máy chấm công cloud đó là mọi hoạt động kỹ thuật hệ thống đều mang lại sự tiện lợi hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp.
Nhân viên và cấp lãnh đạo cập nhật dữ liệu 24/7 ở mọi nơi mọi lúc
Một trong những lợi ích tốt nhất mà máy chấm công cloud đem lại đó là mọi nhân viên và nhà quản lý có thể sử dụng dữ liệu được đồng bộ đó để làm việc ở mọi lúc mọi nơi. Với việc cung cấp phần mềm sử dụng được tích hợp sẵn trên máy chấm công, nhà cung cấp đưa đến một tiện ích hoàn hảo tới doanh nghiệp. Thông qua phần mềm được cài đặt trên bất kỳ thiết bị thông minh nào, ngoài việc theo dõi và nắm được toàn bộ thời gian biểu của nhân viên. Phần mềm còn cung cấp cho doanh nghiệp một quy trình làm việc hết sức thông minh và hiện đại. Từ hoạt động đề xuất đơn từ, giải trình, báo cáo đến tự động giao việc, điều phối công việc sẽ được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm thông qua kết nối Internet.
Máy chấm công được linh hoạt mở rộng theo quy mô phát triển doanh nghiệp
Hệ thống lưu trữ dữ liệu trên máy chấm công cloud sẽ luôn được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với quy mô phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không phải lo ngại bởi dữ liệu trên bộ nhớ máy chủ quá tải bởi số lượng nhân viên tăng lên hay số lượng giảm đi bởi hệ thống luôn được đội ngũ kỹ thuật linh hoạt điều chỉnh. Cho dù là các doanh nghiệp chi nhánh theo mô hình chuỗi hàng nghìn nhân viên hay doanh nghiệp start-up với số lượng nhân viên khiêm tốn cũng không phải lo ngại bởi hệ thống lưu trữ đám mây khổng lồ từ nhà cung cấp.
Hệ thống bảo mật tuyệt đối, không lo rò rỉ thông tin doanh nghiệp
Có thể nói, việc lưu trữ thông tin ngày nay trên hệ thống của máy chấm công cloud bảo mật gần như tuyệt đối. Với hệ thống trung tâm dữ liệu liệu được giám sát và bảo vệ bởi các kỹ thuật viên CNTT, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm dữ liệu nội bộ doanh nghiệp không bị thất thoát ra bên ngoài. Hơn hết, phương pháp lưu trữ đám mây này hoàn toàn loại bỏ được chi phí tốn kém cho việc phải lưu trữ thông tin truyền thống bằng giấy tờ, hồ sơ. Bởi vậy, lợi ích về chi phí là một ưu điểm hàng đầu khi doanh nghiệp lựa chọn máy chấm công cloud.
Giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm 90% thời gian xử lý nghiệp vụ
Với việc máy chấm công cloud được tích hợp sẵn phần mềm chấm, doanh nghiệp không cần phải tích hợp phần cứng, không cần phải kết nối máy chấm công với mạng LAN theo phương pháp lỗi thời. Không chỉ vậy, hoạt động trích xuất dữ liệu chấm công, tính lương cho bộ phận nhân sự từ đó cũng được dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Bởi mỗi lượt chấm công của nhân viên, hệ thống tự động ghi nhận dữ liệu vào bảng công và tự động tính lương theo công thức được cài đặt trước đó. Do đó giảm gánh nặng cho bộ phận nhân sự mỗi khi phải trích xuất dữ liệu để tính công, tính lương vào mỗi tháng. Doanh nghiệp nhờ đó tăng hiệu suất lao động và giảm chi phí đáng kể nhờ tính năng hữu ích này của sản phẩm.
So sánh sử dụng máy chấm công truyền thống và máy chấm công cloud
Nhìn vào bảng so sánh, có thể thấy hiện nay sử dụng máy chấm công truyền thống thông qua mạng LAN đã lỗi thời và không còn đáp ứng được nhu cầu ngày càng phát triển của doanh nghiệp. Phương thức kết nối lỗi thời của máy chấm công đời cũ chỉ còn phù hợp với mô hình doanh nghiệp nhỏ, ít người, không có chi nhánh. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải thường xuyên bảo trì do phải phụ thuộc vào DNS trung gian dẫn đến hệ thống không ổn định và tốn kém cho phí.
Do vậy, sự phát triển công nghệ kỹ thuật ngày nay đã giúp cải tiến và tối ưu được các nhược điểm đó với máy chấm công sử dụng công nghệ đám mây. Sử dụng máy chấm công cloud hiện nay là một sự lựa chọn hoàn hảo đối với các doanh nghiệp hiện đại trong thời đại công nghệ số 4.0.
Kết luận
Vậy là người đọc cũng đã hiểu về những lợi ích máy chấm công cloud đem lại mà chúng tôi vừa chia sẻ. Mặc dù nhu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, song nói chung doanh nghiệp sẽ hoàn toàn được cung cấp một phần mềm và hệ thống chấm công tốt nhất khi sử dụng phương pháp này.
Hệ thống đám mây là sự tiến bộ về công nghệ kỹ thuật và là tương lai của nền CNTT. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống đám mây được tích hợp trên máy chấm công sẽ được trải nghiệm không thiếu bất kỳ chức năng nào mà một phần mềm quản lý quy trình có. Hy vọng qua bài viết, doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp mình.