Doanh nghiệp SME có cần phần mềm quản lý nhân sự không?

100% các tổ chức doanh nghiệp lớn đều đang sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP. 80% doanh nghiệp SMEs đang sử dụng các dịch vụ phần mềm quản lý nhân sự theo phân hệ. 

Phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp SME tuy đã được áp dụng nhưng chưa đem lại hiệu quả cao, vì chính ban lãnh đạo chưa biết chính xác “mục đích áp dụng phần mềm để giải quyết vấn đề gì”. Do đó ở bài viết này, Azza HRM sẽ phân tích những lý do doanh nghiệp SME cần áp dụng phần mềm nhân sự trong tổ chức.

Lý do doanh nghiệp SME cần áp dụng phần mềm quản trị nhân sự

Các nhà lãnh đạo SMEs áp dụng phần mềm nhân sự cơ bản để giải quyết những bài toán sau:

1.1 Bài toán chi phí

Trước tiên hãy thử một phép tính TRƯỚC và SAU khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp phải chi trả những khoản chi phí nào?

Trước khi áp dụng	SAU khi áp dụng
Chi phí văn phòng: giấy, chi phí in ấn, chi phí hợp đồng, đi lại, chi phí không gian cất trữ,…	Chi phí mua phần mềm
Chi phí quản lý: chi phí nhân sự quản lý, chi phí tra cứu, rà soát,…
Chi phí xử lý sai sót
Chi phí thời gian nhân sự: 5 người làm một công việc tính công – tính lương thủ công trong vòng 1 tuần. Gấp nhiều lần thời gian so với việc áp dụng phần mềm
Chi phí cơ hội

Chi tiết hơn, một năm doanh nghiệp có thể mất hàng tỷ đồng cho những chi phí làm việc thủ công, quản lý kém hiệu quả. Chỉ tốn 10 đến 30 triệu/năm cho việc áp dụng phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp SME.

1.2 Tiết kiệm thời gian

Theo một khảo sát của SHRM về năng suất làm việc của nhân viên trước và sau khi áp dụng phần mềm HRM cho thấy: trung bình một nhân sự có thể làm thêm gấp 2,5 lần khối lượng công việc trước đó nhờ có phần mềm nhân sự hỗ trợ.

Ví dụ, công tác làm bảng công – tính lương nhân viên bằng excel. Doanh nghiệp có thể phải mất cả tuần để thực hiện với 3 nhân viên kế toán làm việc. Tuy nhiên khi áp dụng phần mềm một nhân sự có thể làm bảng công, bảng lương trong vòng 1 buổi chiều.

Hơn nữa, nhân sự sẽ giảm bớt lỗi sai khi làm việc hơn bởi thuật toán thông minh công nghệ mang lại giúp tổ chức tiết kiệm thời gian xử lý sai sót của nhân viên.

1.3 Tự động hóa – Tối ưu quy trình

Ở giữa tâm điểm của cơn bão “chuyển đổi số”. Tối ưu quy trình làm việc thủ công là bước vô cùng gấp rút. Các doanh nghiệp SME cần xây dựng hệ thống quy trình làm việc khoa học để sau khi mở rộng quy mô mọi thứ đi vào hoạt động trơn tru thay vì phải thiết lập lại từ đầu.

Phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp SME tối ưu quy trình nội bộ như: tuyển dụng, chấm công – tính lương, làm việc nhóm, quy trình liên phòng ban, quy trình đánh giá nhân sự, đề xuất – xét duyệt,…

Lợi ích của phần mềm nhân sự trong doanh nghiệp SME

Dưới đây là những lợi ích của phần mềm nhân sự mang lại cho doanh nghiệp SME:

2.1 Chấm công – tính lương chính xác khoa học

Quản lý bảng chấm công và tính lương nhân viên là công việc quan trọng và nặng nề nhất của đội ngũ HR. Một phần mềm nhân sự hiệu quả phải tối ưu được công tác chấm công và tính lương thủ công sang tự động hóa.

Cụ thể phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp SME sẽ có thể giúp tổ chức:

• Phần mềm kết nối Cloud với ứng dụng chấm công tự động cập nhật dữ liệu
• Cho phép cập nhật dữ liệu chấm công real-time bao gồm: thời gian làm việc nhân viên, thời gian đi muộn, về sớm, thời gian làm việc thêm giờ, thời gian làm việc ngoài hiện trường, ngày nghỉ,…
• Cho phép gửi thông báo bảng công đến từng tài khoản nhân sự
• Cho phép nhân sự kiến nghị thông tin bảng công
• Tự động tính toán và cập nhật bảng lương nhân viên
• Cho phép nhà quản lý theo dõi chi phí lương thưởng nhân viên

Phần mềm quản lý nhân sự giúp đội ngũ HR đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình làm việc ngay cả khi số lượng users tăng theo cấp số nhân, dữ liệu không bị thất thoát và cho phép phân quyền quản lý.

2.2 Quy trình tuyển dụng hiệu quả

Phần mềm nhân sự tốt giúp doanh nghiệp SME hệ thống thông tin và đánh giá ứng viên khi tuyển dụng hiệu quả. Cụ thể phần mềm có những tính năng như:

• Kết nối với các ứng dụng, trang tuyển dụng
• Cho phép lưu trữ thông tin ứng viên
• Cho phép nhắc nhở quản lý, các bộ phận liên quan về: thời gian phỏng vấn, dữ liệu ứng viên
• Cho phép lưu trữ đánh giá của nhà tuyển dụng về ứng viên trong quá trình tuyển dụng
• Nhà quản trị theo dõi các chỉ số: tỉ lệ ứng viên trúng tuyển, tỉ lệ ứng viên không nhận việc, tỉ lệ ứng viên không trúng tuyển và tỉ lệ nhân sự thử việc được nhận chính thức,…

Qua đó giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng, thu hút nhân tài của công ty và đưa ra các quyết sách cải thiện hoặc phát huy.

2.3 Quản lý hồ sơ nhân sự rõ ràng – khoa học

Phần mềm giúp tổ chức ghi nhận hồ sơ nhân sự từ khi bắt đầu làm việc cho tới khi chấm dứt hợp đồng tại công ty trên hệ thống trực tuyến. Tất cả dữ liệu liên quan đến nhân sự cần được lưu trữ trên hệ thống và phân quyền xem dữ liệu để tránh rò rỉ thông tin nhân viên. Cụ thể thông tin lưu trữ trên phần mềm bao gồm:

• Thông tin nhân sự: thông tin cá nhân, sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, thông tin gia đình.
• Thông tin bảo hiểm: mã bảo hiểm, thời gian đóng bảo hiểm, mức đóng bảo hiểm, thông tin người giảm trừ gia cảnh,…
• Thông tin lương thưởng: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng nhân viên xuất sắc, trợ cấp,…
• Dữ liệu công việc: vị trí, phòng ban, người quản lý trực tiếp, mã nhân viên

2.4 Quản lý công việc hiệu quả

Doanh nghiệp SME thường xuyên thực hiện giao việc và phân chia nhiệm vụ tại các công cụ chat như skype, zalo, telegram,… Điều này thường khiến bị trôi thông tin, chỉ đạo của cấp trên và rất khó tìm kiếm đoạn chat cũ. Phần mềm nhân sự sẽ giải quyết bài toán này và giúp quy trình làm việc trở nên khoa học và nhanh gọn:

• Cho phép quản lý giao việc cụ thể từng cá nhân
• Đặt thời gian hoàn thành
• Cho phép trao đổi trên phần mềm để làm rõ yêu cầu công việc
• Cho phép nhân viên gửi đề xuất – sáng tạo nếu có
• Phần mềm gửi thông báo nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc
• Cho phép nhân viên gửi bản kết quả trên phần mềm và kết thúc quy trình
• Quản lý xem xét và đánh giá kết quả trên phần mềm cũng như đưa các góp ý hay yêu cầu sửa chữa

2.5 Đánh giá hiệu suất & KPI nhân viên chính xác

Phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp SME theo dõi tiến độ làm việc và chất lượng xử lý công việc cũng như mức độ hoàn thành KPI nhân viên qua từng tháng/quý/năm. Cụ thể:

• Theo dõi tiến độ thực hiện: Phần mềm cho phép nhà quản lý theo dõi tình trạng thực hiện công việc: chưa thực hiện, hoàn thành, chậm trễ
• Theo dõi kết quả thực hiện: file đính kèm đã hoàn thành hay chưa
• Theo dõi chất lượng hoàn thành công việc: Số lần phải sửa chữa, mức độ sáng tạo, trình độ chuyên môn
• Theo dõi tỷ lệ % hoàn thành KPI: số lượng công việc thực tế/số lượng công việc chỉ tiêu, doanh số thực đạt/doanh số mục tiêu.

2.6 Quản lý đào tạo nhân viên chất lượng cao

Nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên để tăng năng suất và bổ nhiệm nhân sự vào các bộ phận thiết yếu là mong muốn của tất cả nhà quản trị. Với phần mềm nhân sự chuyên nghiệp, tổ chức có thể quản lý đào tạo chất lượng nhân viên một cách khoa học hơn. Cụ thể:

• Quản lý nhân viên tham gia đào tạo: thời gian, địa điểm, số lượng, gửi thông báo từng nhân viên
• Quản lý tài liệu đào tạo: tài liệu trước và sau buổi đào tạo
• Quản lý hiệu quả các buổi training: đánh giá buổi đào tạo từ nhân sự, làm bài kiểm tra mức độ am hiểu buổi đào tạo
• Đánh giá thực tiễn áp dụng kiến thức sau đào tạo

Azza HRM là phần mềm nhân sự chuyên nghiệp được hàng ngàn tổ chức doanh nghiệp SME tin dùng và đánh giá cao. Hiện nay, Azza đang cung cấp 12 phân hệ quản lý nhân sự bao gồm:

• Azza File: quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
• Azza Time: quản lý thời gian chấm công nhân viên
• Azza Payroll: tính lương & thuế
• Azza Insurance: bảo hiểm
• Azza News: tin tức và truyền thông nội bộ
• Azza Request: quản lý đề xuất và phê duyệt
• Azza Work: quản lý công việc
• Azza Meal: quản lý suất ăn nhân viên
• Azza Check-in: quản lý chấm công
• Azza E-Hiring: quản lý quy trình tuyển dụng
• Azza Training: quản lý đào tạo nhân sự
• Azza Appraisal: quản lý hiệu suất KPI

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự

Trên đây là toàn bộ kiến thức về những lý do và lợi ích phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp SME cần biết. Hy vọng bài viết mang lại kiến thức bổ ích cho các nhà quản trị và áp dụng được vào thực tiễn quản lý. Cảm ơn quý đọc giả đón đọc bài viết, theo dõi website của Azza HRM để đọc thật nhiều kiến thức giá trị và quản trị nhân sự.