GE Hải Phòng và câu chuyện thay đổi hệ thống phần mềm quản lý nhân sự online

1.Giới thiệu chung về công ty GE Hải Phòng

Việt Nam là điểm đến hấp dẫn dành cho các nhà đầu tư sản xuất công nghệ cao nhờ có nguồn nhân công lành nghề và sự hỗ trợ nhiệt thành từ phía chính quyền địa phương và trung ương. Hải Phòng – cách Hà Nội 120 km về phía Đông – Nam là thành phố cảng quan trọng và trung tâm công nghiệp chính của miền Bắc, tạo điều kiện thuận lợi về giao thông và vận tải đối với nhà máy – xí nghiệp tại nơi đây.

Công ty GE Hải Phòng được thành lập năm 2010, còn khá non trẻ so với hành trình 25 năm của GE tại Việt Nam. Sau một thập kỷ hoạt động, đến nay GE Hải Phòng đã tạo việc làm ổn định cho hơn 1.000 người lao động, mang lại kim ngạch xuất khẩu vượt ngưỡng 1 tỷ USD.

Công ty GE Hải Phòng đã ghi dấu ấn trong xu hướng phát triển của nền kinh tế Việt Nam nói chung và của Hải Phòng nói riêng, thông qua chuyển giao công nghệ hiện đại cũng như quản trị điều hành. Phương thức điều hành và tương lai phát triển của GE được mô tả trong 2 trọng tâm : Một là tạo ra môi trường để mọi người làm việc thuận lợi và hiệu quả cao nhất. Hai là luôn nhìn vào đội ngũ để thiết lập quy trình, đặt nhân sự vào đúng vị trí mà họ làm việc tốt nhất và kết nối họ với nhau. Thế mạnh của GE là một tập đoàn đa quốc gia rất nhiều lĩnh vực hoạt động trên cùng một hệ thống quy trình nhất quán nhưng tựu trung lại vẫn là con người, quan trọng nhất vẫn là kết nối nhân tài, cân bằng nguồn lực, hỗ trợ khách hàng và nuôi dưỡng thị trường.

Khi công nghệ ngày càng phát triển, chúng ta ngày càng phải đối mặt nhiều với câu hỏi “Liệu công nghệ có thể thay thế hoàn toàn con người?”, đặc biệt là trong ngành sản xuất lắp ráp. Những gì diễn ra tại GE Hải Phòng đang chứng minh rằng: máy móc sẽ không thay thế hoàn toàn mà chỉ giải phóng con người khỏi những công việc nặng nhọc, nguy hiểm, giúp chúng ta làm việc hiệu suất hơn.

Việc chấm công và quản lý thời gian đi làm của nhân viên có lẽ là một trong những công việc khó khăn nhất của các nhà quản lý Công ty GE hải Phòng bởi lượng nhân viên lớn lên đến hơn 1.000 người. Trước khi tìm đến AZZA, GE Hải Phòng hiện đang dùng giải pháp quản lý của một đối tác quốc tế, nhưng theo sự phát triển của công ty, đối tác quốc tế không đáp ứng được yêu cầu. Việc tìm kiếm các đối tác trong và ngoài nước khác với các tiêu chuẩn mà một công ty của Mỹ đề ra (GE hiện là đối tác sản xuất động cơ máy bay cho hãng boeing) gặp rất nhiều khó khăn.

Việc quản lý nhân viên đi làm muộn về sớm là vấn đề nhức nhối làm đau đầu các nhà quản lý từ lâu nhất là và mùa đông giá lạnh. Kỷ luật giờ giấc, các quy định, tác phong làm việc… bị suy giảm, hiệu xuất làm việc của nhân viên sẽ giảm đi đáng kể…
Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng trên? Làm thế nào để quản lý, chấm công nhân viên một cách chuyên nghiệp, dễ dàng, hiệu quả? Giải pháp chấm công và quản lý nhân sự bằng Máy chấm công: Hiểu được những khó khăn đó, các nhà phát triển đã cho ra đời những dòng sản phẩm Máy chấm công giúp các dông ty, doanh nghiệp, các nhà quản lý… dễ dàng ứng dụng, quản lý nhân sự, chấm công nhân viên, kiểm soát giờ giấc, ra vào…tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, giảm chi phí quản lý.. lãnh đạo công ty GE Hải Phòng đã tìm đến AZZA để giải quyết các bài toán về quản trị, chuyển đổi hệ thống và quản lý :

Phần mềm chấm công quản lý nhân sự AZZA HRM

Các phân hệ cơ bản trong phần mềm chấm công quản lý nhân sự đã triển khai tại GE:

* Nhân sự (Profìe Management Module)
* Chấm công (AZZA Time) Time attendance System
* Interface với Ramco

1. Nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những phân hệ quan trong cốt lõi trong các phần mềm quản lý chấm công nhân sự. AZZA – HRM mang đến cho bạn một phân hệ quản lý nhân sự mạnh mẽ với nhiều chức năng linh hoạt giúp bạn đơn giản hoá mọi thao tác quản lý. Thay vì những giấy tờ hồ sơ rắc rối như trước đây thì mọi thủ tục tìm kiếm lưu trữ sẽ được đơn giản hóa. Cho phép tìm kiếm nhanh nhân viên theo tên hoặc theo mã nhân viên theo một quy tắc chung đảm bảo tính nhát quán trong công việc quản lý nhân sự.

Quản lý các thông tin nhân viên: Quản lý các thông tin liên quan đến từng nhân viên, cho phép nhập mới, cập nhật, chỉnh sửa, xoá thông tin: Phòng ban, bộ phnaj, chức vụ, Lý lịch, loại công việc,kỹ năng, trình độ – học vấn, hợp đồng, thành phần gia đình,số điện thoại, Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ….Trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, mọi sự thay đổi của nhân viên đều được ghi nhận đầy đủ: Quá trình học tập, đào tạo, công tác, khen thưởng kỷ luật, điều chuyển phòng ban, chức vụ, về hợp đồng, mức lương …
Quản lý chi tiết hợp đồng: Quản lý về hợp đồng lao động của nhân viên chi tiết, nắm rõ ngày thử việc, mức lương thử việc, thời gian thử việc, ngày hết hạn thử việc, loại hợp đồng và thời gian chấm dứt hợp đồng …bảo hiểm, thời gian, thời hạn đóng bảo hiểm của nhân viên.

Dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra thông tin nhân viên theo mã hoặc tên nhân viên
Tạo báo cáo nhân sự: Phân hệ cho phép tạo ra nhiều loại báo cáo hữu ích phục vụ cho mục đích quản lý và tra cứu thông tin nhanh và chính xác. Các báo cáo tạo ra với nhiều điều kiện lọc khác nhau, báo cáo có thể kết xuất trực tiếp ra file Excel giúp cho việc xử lý dữ liệu và hoàn thành báo cáo nhanh và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.Có thể liệt kê một số loại báo cáo như:

– Báo cáo sơ yếu lý lịch tổng hợp, rút gọn
– Báo cáo thống kê nhân viên: Theo giới tính, chuyên nghành, học vấn, ngày vào công ty…
– Báo cáo hợp đồng: Danh sách nhân viên hết hạn hợp đồng, danh sách nhân viên sắp hết hạn hợp đồng, thống kê hợp đồng …
– Báo cáo bảo hiểm
– Báo cáo quá trình đào tạo
Việc tạo một phân hệ nhân sự đầy đủ, chính xác và có tính nhất quán sẽ dễ dàng cho công việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp, tạo điều kiện tiền đề để sắp xếp công việc hợp lý, đúng trình độ chuyên môn, tạo sự phát triển cho nhân viên và doanh nghiệp.

2. Chấm công

Hệ thống AZZA Time với tính năng chấm công tự động bằng thẻ, vân tay hay khuôn mặt để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, hệ thống AZZA HRM là sự tích hợp phần cứng (đầu đọc – nơi ghi nhận thông tin chấm công hàng ngày của nhân viên) và phần mềm, là sự ứng dụng công nghệ nhận dạng dữ liệu tự động-Auto ID trong chấm công. Hệ thống chấm công tự động, là chương trình được thiết kế đặc trưng cho nhu cầu quản lý nhân viên và chấm công tự động cho khối hành chính và các doanh nghiệp sản xuất đặc thù theo ca.

Quản lý ca làm việc: Mỗi một doanh nghiệp lại có các ca làm việc khác nhau, các cách phân ca khác nhau cũng như những yêu cầu về ca làm việc khác nhau. AZZA HRM phép đăng ký nhiều ca làm việc cho nhân viên bằng cách đăng ký trực tiếp trên hệ thống hoặc có thể nhập từ Excell vào theo mẫu xuất ra từ hệ thống.

Quản lý các tham số hệ thống: Là doanh nghiệp với lượng nhân viên lớn, lại có những đặc thù riêng biệt đối với từng bộ phận nhân viên. Để đáp ứng được hầu hết nhu cầu của nhiều công ty đặc tính ưu việt của hệ thống chấm công tự động AZZA  HRM cho phép người sử dụng tự định nghĩa các tham số chấm công sao cho phù hợp với tình hình sản xuất của doanh nghiệp mình. Các tham số khai báo: Khai báo ca, khai báo nhóm, khai báo ngày lễ, khai báo loại nghỉ, lý do nghỉ, loại ưu đãi…

Tải dữ liệu và tự động tính toán: Chức năng tải dữ liệu sẽ lấy dữ liệu chấm công trực tiếp từ đầy đọc, đưa vào cơ sở dữ liệu và tính thời gian làm việc cho nhân viênmột cách tự động và chính xác. Khi dữ liệu được tải về, hệ thống tự động tính toán thời gian làm việc cho từng nhân viên trong ngày căn cứ vào các dữ liệu đã được khai báo và cập nhật. Không còn công việc tính toán thủ công thời gian làm việc của nhân viên như trước đây nữa. Hàng ngày nhân viên thực hiện ghi nhận thời gian làm việc của chính mình tại máy chấm công.

Quản lý thời gian làm cho nhân viên:
Quản lý thời gian của nhân viên bao gồm: Quản lý những lần ra vào, thời gian làm việc, thời gian đi muộn về sớm, quản lý thời gian ưu đãi, quản lý ngày nghỉ, nghỉ phép, nghỉ cộng dồn của nhân viên …  đăng ký ưu đãi, đăng ký nghỉ cho nhân viên theo đúng luật lạo động hiện hành

Các báo cáo: Những dữ liệu chấm công hàng ngày của nhân viên được truyền tải từ máy chấm công về phần mềm, sau đó kết hợp với những thông tin được khai báo sắp xếp sẵn tại phần mềm mà xuất ra được những báo cáo cần thiết, giảm thiểu thời gian tính toán, nhập liệu bằng tay như trước đây, nâng cao hiệu quả cho công việc chấm công ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên.

Báo cáo danh sách các ca
Báo cáo ra / vào chi tiết
Báo cáo ngày
Báo cáo vắng mặt
Báo cáo đi muộn về sớm
Báo cáo đăng ký nghỉ
Bảng tổng hợp chấm công
Bảng tổng hợp làm thêm

3. Tính Lương

Tính lương là phần vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp. Xem xét giờ làm thêm, các trợ cấp, phép và các thành phần khác để tính toán lương, thưởng và khấu trừ lương của nhân viên

Phần mềm tính lương của AZZA – HRM giúp doanh nghiệp tính lương ( theo các phương án : tính lương theo giờ, tính lương theo phụ cấp, tính lương khoán….) nhanh chóng, chính xác, công bằng, góp phần tạo niềm tin cho nhân viên. Sau khi hoàn thành cấu hình phân hệ tính lương, việc tính lương hoàn toàn tự động và hiệu quả đối với tất cả nhân viên của công ty mà không có các lỗi có thể xảy ra với “việc tính lương thủ công”. Việc sử dụng phần mềm tính lương AZZA – HRM nhằm trợ giúp các nhà quản lý có được một hệ thống để quản lý và tính lương một cách chuyên nghiệp, mang lại những lợi ích và hiệu quả to lớn cho sự phát triển của một doanh nghiệp.

Không hạn chế các khoản mục trong việc thanh toán lương cho nhân viên như : Lương chính , trợ cấp, thưởng, trách nhiệm, giảm trừ… tùy vào yêu cầu của khách hàng.Phiếu lương có thể được gửi tự động bằng e-mail đến cho từng cá nhân nhân viên. Phiếu lương có thể được trích xuất ra cho một nhân viên hoặc bộ phận hoặc cả công ty tạo nên sự rõ ràng minh bạch và dễ dàng tra soát cho nhà quản lý

So sánh lương giữa nhiều kỳ lương với những chỗ khác nhau để phân tích số liệu, đối soát.
Hơn nữa phần mềm còn có tính năng đóng kỳ lương của một tháng. Khi khóa kỳ lương mọi thay đổi đều không được thực hiện sau khi đóng kỳ lương đó.
Báo cáo lương
Báo cáo lương chi tiết lương
Báo cáo lương làm thêm
Báo cáo trợ cấp
Và đặc biệt hơn hết, các phần mềm nhân sự chấm công tính lương được kết nối với tài khoản ngân hàng của nhân viên. Như vậy việc chi trả lương cho nhân viên có thể thực hiện nhanh chóng chính xác ngay cả ngày nghỉ.

Với GE Hải Phòng, AZZA đã giao tiếp với phần mềm tính lương hiện tại của GE là Ramco , việc tích hợp hệ thống hoạt động một cách tự động giúp quá trình vận hành hệ thống nhanh chóng, tự động tránh sai sót.

Mọi nhu cầu hợp tác xin liên hệ : O94.775.8886