Giải pháp quản lý khách vào ra tòa nhà, nhà máy, bệnh viện bằng khuôn mặt

Bài toán thực tế về quản lý khách ra vào tòa nhà, nhà máy ..

Việc kiểm soát, theo dõi, truy vết danh sách những người ra vào tòa nhà, bệnh viện, cơ quan là cực kỳ quan trọng. Đặc biệt là khi xảy ra sự cố.

>> Giải pháp kiểm soát an ninh toà nhà kết hợp CCCD gắn chíp

Với cách quản lý truyền thống khi có khách ra vào tòa nhà

Trước khi khách đến:

• Tạo danh sách đăng ký khách đến: Người quản lý tòa nhà sẽ yêu cầu người muốn đến tòa nhà cung cấp thông tin về tên, địa chỉ và mục đích của họ trước khi đến. Thông tin này sẽ được sử dụng để xác định xem khách hàng có được phép vào tòa nhà hay không và để phân bổ nhân viên bảo vệ để đón tiếp khách đến.
• Chuẩn bị chỗ đỗ xe (Nếu có): Nếu khách hàng có xe hơi, người quản lý tòa nhà sẽ cung cấp thông tin về chỗ đỗ xe và hướng dẫn khách hàng đến chỗ đỗ xe.

Khi khách đến:

• Ghi danh: Khi khách hàng đến, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra danh sách đăng ký và xác nhận thông tin của khách hàng. Nếu khách hàng không có tên trên danh sách đăng ký, nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin để xác định xem có được phép vào tòa nhà hay không.
• Kiểm tra an ninh: Sau khi xác nhận danh tính của khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra các tài sản của khách hàng để đảm bảo rằng không có vật phẩm cấm hay nguy hiểm được mang vào tòa nhà.
• Hướng dẫn đi thang máy: Nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn khách hàng đi đến thang máy và tầng cần đến.

Sau khi khách vào tòa nhà:

• Hướng dẫn đi đến địa điểm: Nếu khách hàng cần hướng dẫn để đi đến địa điểm cụ thể trong tòa nhà, nhân viên bảo vệ sẽ cung cấp hướng dẫn.

Khi khách rời khỏi tòa nhà:

• Lưu lại thông tin: Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại thông tin về thời gian vào ra của khách hàng và thông tin liên lạc để có thể liên hệ trong trường hợp cần thiết.
• Kiểm tra an ninh: Nhân viên bảo vệ sẽ kiểm tra lại các tài sản của khách

Có thể nhận thấy trong quy trình quản lý truyền thống trên, việc quản lý khách vào tòa nhà, cơ quan diễn ra thủ công, các thông tin nhật ký khách vào/ra đề được ghi ra sổ nhật ký hoặc Excel, dễ gây thất lạc, nhầm lẫn .

Việc quản lý khách truyền thống thông qua việc thu thập chứng minh thư và phát thẻ để ra vào tòa nhà đã gặp nhiều khó khăn và không hiệu quả. Với phương pháp này, người quản lý khó có thể kiểm soát được việc khách có thể vào hoặc không vào tòa nhà, không thể nắm bắt được khách đi vào ra các khu vực nào, và không thể thống kê được số lượng khách ra vào trong khoảng thời gian truy vấn. Hơn nữa, không thể cung cấp danh sách khách viếng thăm chi tiết khi có yêu cầu cấp bách phát sinh, và không thể cung cấp các thông tin liên hệ của khách khi cần thiết. Điều này gây khó khăn cho việc quản lý và giám sát khách viếng thăm, đặc biệt trong trường hợp có yêu cầu khẩn cấp hoặc trong trường hợp dịch bệnh xảy ra. Do đó, cần phải có các giải pháp khác nhằm quản lý và giám sát khách viếng thăm một cách hiệu quả hơn trong các tòa nhà và nơi công cộng khác.

Áp dụng cổng kiểm soát, thiết bị nhận diện khuôn mặt để quản lý khách ra vào

Phần mềm quản lý khách ra vào theo quy trình mới sẽ bao gồm các bước sau:

1. Đăng ký thông tin khách: Khi khách đến tòa nhà, lễ tân sẽ đăng ký thông tin của khách bao gồm tên, số căn cước công dân và gắn chíp của khách vào phần mềm quản lý khách ra vào.
2. Đọc thông tin từ CCCD: Lễ tân sử dụng máy đọc CCCD chuyên dụng để đọc thông tin từ CCCD của khách và nhập thông tin vào phần mềm.
3. Kích hoạt khuôn mặt khách: Lễ tân kích hoạt khuôn mặt của khách trên thiết bị kiểm soát ra vào.
4. Kiểm soát ra vào: Khách sẽ đi qua cửa kiểm soát tòa nhà và hệ thống sẽ tự động nhận diện khuôn mặt của khách để cho phép ra vào hoặc từ chối ra vào tùy theo quy định của tòa nhà.
5. Check-out: Khi khách muốn check-out, lễ tân sẽ trả CCCD cho khách và tiến hành check-out khách trong phần mềm quản lý khách ra vào.

Lưu ý : Các bước đọc thông tin từ CCCD và đăng ký với thiết bị kiểm soát ra vào bằng khuôn mặt bằng phần mềm là hoàn toàn tự động với thao tác rất nhanh (Thời gian khoảng 10 giây cho mỗi lần đăng ký)

Với quy trình mới này, phần mềm quản lý khách ra vào sẽ giúp tăng tính an ninh, giảm thiểu thời gian xử lý thủ tục đăng ký khách và check-out khách, đồng thời cải thiện trải nghiệm của khách hàng khi đến và đi từ tòa nhà.

AZZA là công ty chuyên cung cấp, tư vấn và thi công trọn gói các hệ thống kiểm soát ra vào tổng thể cho tòa nhà, bệnh viện, cơ quan, nhà máy… Với các giải pháp kiểm soát ra vào như kiểm soát sảnh, kiểm soát gửi xe, kiểm soát thang máy, kiểm soát vào các phòng ban, cảnh báo bất thường, AZZA đảm bảo quản lý tập trung và theo dõi bất kỳ phát sinh nào xảy ra. Hệ thống kiểm soát ra vào được thiết kế để đảm bảo an toàn và có thể xử lý kịp thời mọi phát sinh khi có yêu cầu, góp phần nâng cao mức độ an toàn của tòa nhà.