Tổng quan về hệ thống chấm công AZZA Time
1. Giới thiệu về phần mềm chấm công
1.1 Máy chấm công là gì ?
Máy chấm công là một thiết bị được sử dụng để ghi lại thời gian làm việc của nhân viên trong một công ty hoặc tổ chức. Máy chấm công thường được đặt tại vị trí cố định trong công ty hoặc tổ chức, và các nhân viên sử dụng nó để đăng ký thời gian vào và ra khỏi công ty hoặc tổ chức.
Máy chấm công hiện đại thường được tích hợp với các công nghệ như đọc thẻ từ, vân tay, khuôn mặt hoặc mã số cá nhân để xác nhận danh tính của nhân viên. Việc sử dụng máy chấm công giúp công ty hoặc tổ chức quản lý chính xác thời gian làm việc của nhân viên, giúp tính lương, đánh giá hiệu suất làm việc và nâng cao quản lý nhân sự.
1.2 Tác dụng của máy chấm công trong thực tế
-. Máy chấm công ghi nhận thời gian ra vào chính xác của nhân viên, từ đó rút ngắn thời gian chấm công nhân viên
– Dữ liệu chấm công được thể hiện trên máy chấm công chính xác, không thiên vị
– Tiết kiệm chi phí nhân sự. Mua máy chấm công có thể thay thế bộ phận nhân sự
– Mang lại không gian văn phòng sang trọng, hiện đại
– Tăng ý thức đến làm việc của nhân viên
1.3 Tại sao nên sử dụng máy chấm công ?
Bởi những lợi ích mà máy chấm công mang lại trên mà máy chấm công ngày càng được ứng dụng nhiều trong thực tế, là thiết bị không thể thiếu cho mỗi doanh nghiệp. Việc sử dụng máy chấm công đã là vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện đại.
1.4 Phần mềm chấm công dùng để làm gì ?
Vì máy chấm công chỉ là thiết bị ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên. Muốn tổng hợp những dữ liệu thời gian đó thành những báo cáo chi tiết, đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp thì cần có phần mềm chấm công.
Phần mềm chấm công được sử dụng để quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong công ty hoặc cửa hàng. Phần mềm chấm công thường tích hợp các tính năng như:
- Đăng ký và ghi lại thời gian làm việc của nhân viên thông qua máy chấm công như máy chấm công thẻ từ, máy chấm công vân tay, máy chấm công khuôn mặt ..
- Tính toán và lưu trữ dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên để quản lý bảng chấm công và tính lương.
- Cung cấp các báo cáo và thống kê về thời gian làm việc của nhân viên để phân tích hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quản lý nhân sự.
Việc sử dụng phần mềm chấm công giúp cho công ty hoặc cửa hàng có thể quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác, thuận tiện và hiệu quả hơn, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho công tác quản lý nhân sự.
1.5 Cách kết nối phần mềm chấm công với máy chấm công
Phần mềm chấm công được cài đặt trên máy tính. Máy tính được kết nối với máy chấm công thông qua đường dây mạng. Khi dữ liệu chấm công đã được tải về máy tính, thông qua phần mềm chấm công, các dữ liệu sẽ được tổng hợp và phân tích thành các báo cáo chi tiết tùy theo chức năng của phần mềm chấm công mà xuất thành những báo cáo doanh nghiệp cần dưới dạng file Excel.
Xem thêm >> Giải pháp kết nối máy chấm công với phần mềm chấm công
1.6 Các tính năng cơ bản của phần mềm chấm công
-Thông tin nhân viên
– Chấm công nhân viên, tổng thời gian đến làm việc của nhân viên
– Phân ca làm việc
– Đăng ký nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản…
– Biết được tổng số nhân viên thời điểm hiện tại, số nhân viên nghỉ thời điểm hiện tại
• Các cách lấy dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm chấm công
– Máy chấm công kết nối với với máy tính thông qua mạng TCP/IP
– Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua USB
– Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua mạng Wifi
– Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua cổng kết nối RS485
Xem thêm >> Giới thiệu về phần mềm chấm công
2. Chức năng của phần mềm chấm công
• Phần mềm chấm công đem lại những hiệu quả gì cho doanh nghiệp
– Quản lý tổng thể nhân viên trong công ty
– Quản lý chi tiết từ thông tin nhân viên, thời gian làm việc, thử việc, thuyên chuyển công tác…
– Phần mềm linh động, chuyển biến tùy theo thực trạng nhân viên
– Tiết kiệm thời gian quản lý
– Nhập/ xuất dữ liệu nhanh, chính xác, dễ dàng
– Lưu trữ và bảo mật thông tin tuyệt đối
• Vì sao cần phải dùng phần mềm chấm công ?
Phần mềm chấm công là thiết bị tổng hợp công dựa trên dữ liệu ghi nhận từ máy chấm công. Nếu không sử dụng phần mềm chấm công thì máy chấm công cũng không còn ý nghĩa. Vì những lợi ích mà phần mềm chấm công mang lại, nên phần mềm chấm công ngày càng được ứng dụng phổ biến hiện nay.
• Những phần mềm chấm công cơ bản hiện nay
– Phần mềm chấm công online
Phần mềm chấm công online cho phép quản lý và lấy dữ liệu từ xa. Bất cứ ở đâu, bất cứ nơi nào đều có thể lấy dữ liệu chấm công. Quản lý dù không có mặt ở văn phòng cũng có thể biết được thời điểm hiện tại có bao nhiêu nhân viên đang làm việc, bao nhiêu nhân viên đi làm muộn…
– Phần mềm chấm công offline
Phần mềm được cài trực tiếp trên máy tính tại văn phòng cho phép tổng hợp công của nhân viên tại mọi thời điểm. nhưng chỉ trên máy tính đã cài phần mềm và được kết nối.
Xem thêm >> Chức năng của phần mềm chấm công
3. Các báo cáo chấm công
• Đặc thù của phần mềm chấm công đối với từng khối ngành nghề khác nhau
Đối với từng khối ngành nghề khác nhau. Phần mềm chấm công cũng đặc thù theo từng khối ngành nghề khác nhau
– Khối văn phòng
– Khối khách sạn
– Khối nhà máy, phân xưởng sản xuất
– Khối cửa hàng nhiều chi nhánh
• Các báo cáo chấm công của phần mềm miễn phí
Phần mềm chấm công miễn phí AZZA được công ty cổ phần giải pháp Digitech tặng kèm miễn phí khi mua máy chấm công của công ty.
Phần mềm AZZA có thể xuất được các báo cáo chấm công phổ biến, đơn giản và khá đầy đủ cho 1 doanh nghiệp cơ bản như
– Bảng chấm công chi tiết
– Bảng chấm công theo tháng
– Bảng phân ca theo tháng
– Báo cáo đi muộn về sớm
– Báo cáo làm thêm tháng
– Báo cáo quẹt thẻ ra/vào
– Báo cáo tổng hợp đi muộn về sớm
– Báo cáo thời gian làm việc chi tiết
– Báo cáo vắng mặt
– Báo cáo vào/ra
– Danh sách nhân viên
• Các báo cáo chấm công của phần mềm tính phí
Tùy vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp của các khối doanh nghiệp khác nhau mà các mẫu báo cáo yêu cầu của phần mềm khác nhau. Ngoài các báo cáo chấm công cơ bản của phần mềm miễn phí TAS-ERP thì phần mềm tính phí còn có thể xuất được các báo cáo đặc thù cho từng khối doanh nghiệp như :
– Tự động xác định làm thêm thường, làm thêm đêm / ngày lễ
– Thông báo các lỗi quẹt thẻ cho người sử dụng các lỗi phổ biến: quên quẹt thẻ, quẹt thẻ thiếu, dữ liệu quẹt thẻ không đúng ca làm việc
– Chu kỳ xoá và tải dữ liệu
– Quản lý ca cố định, theo chu kỳ hoặc ca thay đổi bất kỳ
– Khai báo ngày nghỉ , loại nghỉ, các mốc giờ ưu đãi
– Và 1 số mẫu báo cáo đặc thù theo quy định của từng khối doanh nghiệp
• Các phân hệ mở rộng từ chấm công
– Quản lý xuất ăn công nghiệp
– Quản lý bãi đỗ xe
– Quản lý bể bơi
– Quản lý phòng tập gym
– Quản lý sân bóng đá mini
4. Các giải pháp đặc thù cho từng loại hình doanh nghiệp
• Dựa theo tiêu chí phân loại doanh nghiệp theo số lượng nhân viên, có thể chia doanh nghiệp làm 3 loại.
– Doanh nghiệp nhỏ dưới 50 nhân viên
– Doanh nghiệp vừa từ 50-300 nhân viên
– Doanh nghiệp lớn trên 300 nhân viên
• Chấm công đa điểm cho doanh nghiệp nhiều chi nhánh
• Quản lý suất ăn công nghiệp kết hợp chấm công
• Quản lý điểm danh học sinh, sinh viên
• Kiểm soát ra vào kết hợp chấm công.
5. Hiệu quả mà phần mềm chấm công mang lại và 1 số các doanh nghiệp đang sử dụng
• Phần mềm chấm công đã mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp
– Tiết kiệm thời gian
– Tiết kiệm nhân sự
– Độ chính xác cao
– Nâng cao ý thức nhân viên
– Dữ liệu tổng hợp ra chính xác, không thiên vị
• Kể tên 1 số doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm của Digitech
– Khối văn phòng
– Khối khách sạn, nhà hàng
– Khối ngân hàng
– Khối phân xưởng sản xuất
– Khối cửa hàng nhiều chi nhánh
– Khối trường học
Xem thêm >> Hiệu quản khi sử dụng phần mềm chấm công
Trên đây là bài viết “Tổng quan về hệ thống chấm công AZZA Time”, để tìm hiểu chuyên sâu hơn về giải pháp phần mềm chấm công, anh/chị hãy truy cập Phần mềm chấm công AZZA Time để biết thêm thông tin về phần mềm chấm công AZZA Time.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về Giải pháp chấm công hoặc các Dự án khác mà AZZA đã triển khai