Giới thiệu về phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công và một phân hệ trong phần mềm quản trị nhân sự AZZA. Để biết được phần mềm chấm công, đầu tiên ta phải nắm rõ được máy chấm công và nguyên lý hoạt động của máy chấm công.

>> Tổng quan về hệ thống chấm công

>> Hiệu quả sử dụng phần mềm chấm công online

>> Các báo cáo phần mềm chấm công

>> Các giải pháp chấm công đặc thù cho từng loại hình doanh nghiệp

– Máy chấm công là gì ?

Máy chấm công là một thiết bị dùng để ghi nhận thời gian vào / ra của các nhân viên thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, cơ quan, công ty hoặc cửa hàng…
Trong một hệ thống chấm công nhân sự, máy chấm công đóng vai trò như một thiết bị thu thập và quản lý dữ liệu chấm công của từng nhân viên trong hệ thống, còn trong một hệ thống kiểm soát cửa ra vào máy chấm công vừa đóng vai trò thu thập quản lý dữ liệu chấm công nhân viên vừa là thiết bị điều khiển khóa điện từ kiểm soát cửa ra vào.

– Tác dụng của máy chấm công trong doanh nghiệp?

-Tăng tính hiệu quả cho công việc

Máy chấm công có thời gian nhận diện vân tay/ thẻ từ khá nhanh, khiến thời gian chấm công nhanh, tiết kiệm thời gian chấm công dành cho làm việc, giúp tăng thời gian làm việc, tăng hiểu quả công việc

-Tăng tinh thần làm việc cho nhân viên

Chấm công bằng máy giúp nhân viên có ý thức hơn, nhân viên cảm thấy được công bằng trong chấm công, không thiên vị

– Ngăn ngừa sai sót, thiếu sót trong việc ứng dụng các quy chế làm việc.
Việc thiên vị cho người này, người kia đã không còn nếu như sử dụng máy chấm công, tất cả mọi người đều như nhau, tránh việc sai xót trong quá trình chấm công, quy chế làm việc, thời gian làm việc được thắt chặt hơn.

– Tăng tính chuyên nghiệp trong tổ chức việc và làm hài lòng cán bộ công nhân viên
Văn phòng sử dụng máy chấm công tạo nên tính chuyên nghiệp trong tổ chức, các bán bộ từng phòng ban, nhân viên cảm thấy hài lòng vì đã được công bằng và chuyên nghiệp trong làm việc.

– Văn phòng hiện đại, sang trọng, chuyên nghiệp
Văn phòng sử dụng máy chấm công để chấm công sẽ tạo nên không gian hiện đại, chuyên nghiệp, có tổ chức.

– Tổ chức & quản lý lên báo cáo nhanh chính xác để kịp làm lương cuối tháng
Chấm công nhanh, chấm công chính xác, làm cho việc tổng hợp công và làm lương cuối tháng trở lên nhanh chóng và đơn giản

– Tiết kiệm chi phí cho đầu tư nhân sự
Thông thường để quản lý nhân viên cần cả 1 phòng nhân sự để ghi chép thời gian chấm công, nhưng nay chỉ còn cần 1 người tổng hợp công mà không cần đến cả 1 bộ phận ghi chép công, tiết kiệm chi phí, tiết kiệm nhân sự, hiệu quả công việc cao

– Tại sao nên sử dụng máy chấm công ?

Máy chấm công mang lại hiệu quả sử dụng cao, chi phí đầu tư ban đầu nhỏ, đem lại hiệu quả công việc cũng như tính thẩm mỹ, hiện đại, sang trọng
Chính vì những lý do trên mà máy chấm công ngày càng được sử dụng phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp, các xí nghiệp, nhà máy, văn phòng, cửa hàng…
Máy chấm công là chỉ là thiết bị ghi nhận thời gian, còn việc tổng hợp công, tính công và xuất báo cáo, là phần việc tiếp theo của phần mềm chấm công.
– Mô hình hoạt động chấm công cơ bản của hệ thống chấm công

– Mô tả hoạt động của hệ thống chấm công.

Máy chấm công được lắp ở bên ngoài văn phòng, cơ quan… nơi nhân viên đến có thể chấm vân tay/thẻ từ để ghi nhận thời gian đến làm việc và thời gian về của nhân viên.
Phần mềm chấm công được cài đặt lên máy tính. Máy chấm công được kết nối máy tính thông qua đường dây mạng.
Khi dữ liệu chấm công vào/ra của nhân viên được quẹt vào máy chấm công, máy chấm công sẽ đẩy dữ liệu chấm công về phần mềm chấm công được cài trên máy tính.. Phần mềm chấm công sẽ tổng hợp các dữ liệu thu thập được từ máy chấm công và tổng hợp lại thành những báo cáo chấm công và xuất ra dưới dạng file Excel để cán bộ nhân sự có thể dễ dàng biết được thời gian làm việc của từng nhân viên.

– Các tính năng cơ bản của phần mềm chấm công

– Thông tin nhân viên
– Lưu trữ các thông tin cơ bản về nhân viên như Họ tên, Mã nhân viên, Ngày tháng năm sinh, số điện thoại , địa chỉ, ngày vào làm…..
– Thông tin bảo hiểm
– Thiết lập phân chia phòng ban cho nhân viên thuận tiện cho việc quản lý
– Chấm công
– Hệ thống chấm công cho phép phân ca, phân lịch làm việc phù hợp với tất cả các hình thức làm việc của nhân viên như làm theo giờ hành chính, các đơn vị sản xuất theo ca, các nhà hàng, làm theo ca đêm, các cửa hàng, showroom….
– Hệ thống đăng ký lịch nghỉ cho nhân viên như nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương….
– Kiểm tra trực tiếp bất cứ lúc nào thời gian ra vào của nhân viên, tình trạng đi làm của nhân viên, số lượng nhân viên đi làm tại mọi thời điểm
– Kiểm tra tình trạng, số lượng nhân viên có mặt, vắng tại thời điểm cần kiểm tra
– Hệ thống báo cáo, kiểm tra

Phần mềm cho phép xuất báo cáo bất kỳ trong khoảng thời gian bất kỳ, theo đối tượng, nhóm người hoặc bộ phận phù hợp với mục đích làm báo cáo, kiểm tra thông tin từng đối tượng nhân viên

– Bảng chi tiết chấm công có thể hiện tình trạng chấm công, đi sớm về muộn, công tác, nghỉ ốm…….
– Bảng chấm công chi tiết
– Bảng chấm công theo tháng
– Bảng phân ca theo tháng
– Báo cáo đi muộn về sớm
– Báo cáo làm thêm tháng
– Báo cáo quẹt thẻ ra/vào
– Báo cáo tổng hợp đi muộn về sớm
– Báo cáo thời gian làm việc chi tiết
– Báo cáo vắng mặt
– Báo cáo vào ra
– Danh sách nhân viên
– Bảng phân ca làm việc
– Lịch đăng ký nghỉ của nhân viên

Báo cáo có thể in trực tiếp từ phần mềm hoặc xuất sang định dạng file Excel để hỗ trợ tính lương hoặc xử lý dữ liệu
Có thể kiểm tra số lượng nhân viên hiện đang làm việc, những nhân viên chưa đến làm, nhân viên xin nghỉ phép, nhân viên đi muộn… bất cứ lúc nào

– Tiện ích khác:
– Phần mềm chấm công cho phép phân quyền sử dụng phần mềm cho từng người để phù hợp với chức năng và quyền hạn phù hợp của từng người trong bộ phận.
Ví dụ
Giám đốc là Admin là người có thể sửa tất cả mọi thời gian làm việc, chức vụ từng nhân viên, thời gian nghỉ cho từng nhân viên.
Trưởng phòng nhân sự được phép thêm, bớt, sửa, xóa thông tin nhân viên
Nhân viên phòng nhân sự được phép xuất báo cáo chấm công dưới dữ liệu chấm công đã có

– Các cách lấy dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công được cài lên máy tính. Máy tính sẽ được kết nối với máy chấm công để lấy dữ liệu chấm công, từ đó thông qua phần mềm chấm công mà xuất được các báo cáo chấm công.
Từ máy chấm công, có rất nhiều cách để đẩy dữ liệu về máy tính, tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp mà lựa chọn những cách kết nối khác nhau

– Máy chấm công kết nối với với máy tính thông qua mạng TCP/IP

Kết nối qua chuẩn kết nối TCP/IP là cách thông dụng nhất được sử dụng hiện nay. Sử dụng dây mạng kết nối trực tiếp từ máy chấm công đến Switch mạng. Máy chấm công cài máy tính được kết nối mạng, có thể lấy dữ liệu chấm công bất cứ lúc nào

– Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua USB

Đối với 1 số doanh nghiệp hiện đại, đã cố định đường dây mạng mà không muốn phải lắp thêm đường dây mạng kết nối từ máy chấm công đến Swtich mạng. tránh mất thẩm mỹ có thể sử dụng cách lấy dữ liệu thông qua USB.
Đa phần những máy chấm công hiện nay đều có cổng kết nối USB để lấy dữ liệu rất tiện dụng. Bất cứ khi nào muốn lấy dữ liệu chấm công, chỉ cần cắm USB vào máy chấm công để lấy dữ liệu, sau đó tải dữ liệu đã lấy vào máy tính là có thể xuất được báo cáo chấm công đơn giản

– Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua mạng Wifi

Một cách khác thay cho việc chấm công dùng đường dây mạng, có thể lấy dữ liệu thông qua mạng Wifi. Tuy nhiên không nhiều máy chấm công có tích hợp chức năng này. Và đường truyển Wifi đôi khi cũng chậm, nếu không bắt buộc thì nên dùng đường dây mạng vẫn là cách phù hợp nhất

– Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua cổng kết nối RS485/232

Lấy dữ liệu thông qua cổng kết nối RS232/485 cũng là 1 cách để lấy dữ liệu chấm công. Tuy nhiên nếu dùng các này, doanh nghiệp cần có Convester chuyển đổi tín hiệu từ RS232/485 sang TCP/IP. Khá phức tạp và tốn kém. Vì vậy, tuy cũng là 1 cách nhưng lại không được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Qua bài viết, mong rằng quý khách hàng đã hiểu thêm về máy chấm công cũng như phần mềm chấm công để có thể lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp cho doanh nghiệp mình.

Leave A Comment