Hệ thống quản trị nhân viên tối ưu cần đáp ứng những yếu tố nào?
Trong những năm gần đây, khái niệm “phần mềm HR 4.0” ngày càng được các tổ chức quan tâm. Theo số liệu của Cafef: phần mềm quản trị nhân sự dưới dạng SaaS năm 2020 tăng trưởng 20,2% so với năm 2016 và con số này sẽ tiếp tục tăng trong những năm tiếp theo bởi sự bùng nổ “chuyển đổi số”.
Tuy nhiên giữa hàng trăm hệ thống quản trị nhân viên lớn nhỏ ra đời cùng lúc như vậy, làm sao để các CEO chọn cho mình một ứng dụng phù hợp. Và có phải cứ phần mềm có thương hiệu, lâu năm là tốt hay không? Theo dõi bài viết dưới đây để biết: “những tiêu chí cần có để xây dựng một hệ thống quản trị nhân viên tối ưu nhất”
Phù hợp với mô hình quản trị của tổ chức
Nếu quy mô doanh nghiệp lớn, có cơ cấu phòng ban phân nhiều cấp, số lượng nhân sự lớn thì cần sử dụng phần mềm nhân sự trong hệ thống ERP để đồng bộ dữ liệu và thuận tiện quản lý. Phần mềm nhân sự sẽ nằm trong hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể bao gồm: kế toán – tài chính, bán hàng, marketing, nhân sự, dịch vụ,….
Tuy nhiên nếu doanh nghiệp là tổ chức nhỏ như đội nhóm, cửa hàng, đại lý có thể sử dụng các phân hệ trong phần mềm nhân sự riêng biệt. Ví dụ như phân hệ chấm công – tính lương, phân hệ quản lý công việc, phân hệ đánh giá KPI trong phần mềm nhân sự. Điều này sẽ giúp tổ chức tránh lãng phí chi phí mua toàn bộ phân hệ trong hệ thống quản trị nhân sự.
Đáp ứng nhu cầu quản trị thực tế doanh nghiệp
Một hệ thống quản trị nhân viên tối ưu thì cần đảm bảo đáp ứng tất cả các tính năng, phân hệ thực tế tổ chức đang cần. Vậy cơ bản một phần mềm nhân sự hiệu quả cần có những phân hệ nào?
2.1 Phân hệ chấm công – tính lương
Quản lý bảng chấm công và tính lương nhân viên là công việc quan trọng và nặng nề nhất của đội ngũ HR. Một phần mềm nhân sự hiệu quả phải tối ưu được công tác chấm công và tính lương thủ công sang tự động hóa.
2.2 Phân hệ quản lý quy trình tuyển dụng
Một phần mềm nhân sự tốt sẽ giúp tổ chức hệ thống thông tin và đánh giá ứng viên khi tuyển dụng hiệu quả. Cụ thể phần mềm cần đáp ứng những tiêu chí sau đây:
- Kết nối với các ứng dụng, trang tuyển dụng
- Cho phép lưu trữ thông tin ứng viên
- Cho phép nhắc nhở quản lý, các bộ phận liên quan về: thời gian phỏng vấn, dữ liệu ứng viên
- Cho phép lưu trữ đánh giá của nhà tuyển dụng về ứng viên trong quá trình tuyển dụng
- Nhà quản trị theo dõi các chỉ số: tỉ lệ ứng viên trúng tuyển, tỉ lệ ứng viên không nhận việc, tỉ lệ ứng viên không trúng tuyển và tỉ lệ nhân sự thử việc được nhận chính thức,…
2.3 Phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự
Sau khi ứng viên nhận việc, hồ sơ nhân sự bắt đầu được ghi nhận trong phần mềm từ quá trình bắt đầu từ việc, làm việc và sa thải. Tất cả dữ liệu liên quan đến nhân sự cần được lưu trữ trên hệ thống và phân quyền xem dữ liệu để tránh rò rỉ thông tin nhân viên.
2.4 Phân hệ quản lý công việc
Hệ thống quản lý nhân sự không thể thiếu phân hệ quản lý công việc thực hiện dự án. Phân hệ cho phép nhà quản lý điều phối, theo dõi và trao đổi công việc bao gồm:
- Cho phép quản lý giao việc cụ thể từng cá nhân
- Đặt thời gian hoàn thành
- Cho phép trao đổi trên phần mềm để làm rõ yêu cầu công việc
- Cho phép nhân viên gửi đề xuất – sáng tạo nếu có
- Phần mềm gửi thông báo nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc
- Cho phép nhân viên gửi bản kết quả trên phần mềm và kết thúc quy trình
- Quản lý xem xét và đánh giá kết quả trên phần mềm cũng như đưa các góp ý hay yêu cầu sửa chữa
2.5 Phân hệ đánh giá hiệu suất & KPI nhân viên
Phân hệ này giúp tổ chức đánh giá chính xác hiệu quả, tiến độ làm việc của từng nhân sự qua các tháng, quý, năm. Từ đó nhà quản lý sẽ cân nhắc quyết định bổ nhiệm/luân chuyển nhân sự cho phù hợp.
2.6 Phân hệ quản lý đào tạo nhân viên
Đào tạo nhân sự là hoạt động thiết yếu ở bất cứ tổ chức nào nhằm tăng năng suất và chất lượng công việc cũng như bổ nhiệm nhân sự vào các vị trí cốt cán.
Dễ thao tác & sử dụng
Phần mềm cần dễ thao tác và làm việc để tất cả nhân sự trong công ty từ người am hiểu kỹ thuật, công nghệ đến người không có kiến thức về công nghệ đều sử dụng được. Như vậy tổ chức mới có thể lưu trữ dữ liệu tập trung và đo lường, đánh giá kết quả chính xác.
Đảm bảo an toàn dữ liệu
Một hệ thống quản trị nhân viên 4.0 tối ưu cần đảm bảo an toàn dữ liệu tránh khỏi những rủi ro: thất lạc dữ liệu, rò rỉ thông tin, tam sao thất bản, khó truy vết dữ liệu.
Theo báo cáo của SHRM: các tổ chức doanh nghiệp đánh giá vai trò việc bảo mật thông tin hàng đầu khi lựa chọn một phần mềm để áp dụng tổ chức.
Do đó, khi dùng thử phần mềm của nhà cung cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng bảo mật thông tin của ứng dụng.
Có khả năng phân quyền quản lý
Mỗi vị trí, cấp bậc nhân sự sẽ được phép theo dõi thông tin ở mức độ khác nhau. Ví dụ như các tài liệu mật liên quan đến chiến lược kinh doanh, chiến lược quản trị,…chỉ ban lãnh đạo công ty mới được quyền biết. Do đó phần mềm phải có tính năng phân quyền quản lý để giới hạn số người tham gia vào dự án.
Mặt khác, đối với việc phân chia công việc trong đội nhóm. Mỗi cá nhân sự phụ trách một công việc, do đó nhà quản lý sẽ cần tag tên người xử lý trong mỗi task công việc để tránh thông báo đến những nhân sự khác. Nếu phần mềm không có khả năng phân quyền thì mỗi nhân sự sẽ nhận được hàng ngàn thông báo không liên quan dẫn đến nhiễu thông tin, chỉ đạo của cấp trên.
Có phiên bản mobile và khả năng tích hợp
Trong thời đại công nghệ phát triển, làm việc và quản lý từ xa là hoạt động vô cùng quan trọng. Nhà quản lý cần theo dõi tiến độ dự án, kết quả và những phát sinh kịp thời ở công ty ngay cả khi đi công tác. Do đó phần mềm quản lý nhân sự cần phải có phiên bản mobile để phục vụ nhu cầu quản trị từ xa.
Hiện nay Azza HRM là phần mềm có đầy đủ các tiêu chí trên giúp doanh nghiệp linh hoạt trong quản lý và đánh giá khoa học. Cũng nhờ những tính năng nổi trội mà Azza đã được rất nhiều tổ chức lựa chọn như Pullman, Hòa Phát, Hanosimex, techcombank, BIDV, Việt Hưng, Everon, Novotel, Kenmec.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự
Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị về cách lựa chọn một hệ thống quản trị nhân viên hiệu quả cho chủ doanh nghiệp, nhà quản lý để áp dụng vào thực tiễn tổ chức. Theo dõi website của Azza HRM để đón đọc nhiều bài viết bổ ích về quản trị nhân sự.