Hiệu quả của việc tính lương bằng phần mềm so với tính lương thủ công truyền thống

Với tình hình và thực trạng kinh doanh hiện tại, việc tính lương chính xác và hiệu quả là một yếu tố quan trọng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn đang phải đối mặt với hai phương pháp tính lương phổ biến: tính lương thủ công truyền thống và tính lương bằng phần mềm. Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm riêng, đặc biệt trong các lĩnh vực như khách sạn và nhà máy, nơi có số lượng lớn nhân viên và các yếu tố tính toán lương khá phức tạp. Bài viết này sẽ phân tích sự khác biệt và hiệu quả của hai phương pháp trên.

Tính lương thủ công truyền thống

Tính lương thủ công thường bao gồm các bước như nhập liệu vào bảng tính Excel, tính toán các khoản lương, thưởng, phụ cấp, khấu trừ theo cách thủ công và sau đó in bảng lương hoặc gửi trực tiếp cho nhân viên. Dưới đây là một số thách thức mà phương pháp này mang lại, đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và lớn:

– Sai sót và tính toán không chính xác

• Những doanh nghiệp vừa và lớn thường có nhiều nhân viên làm việc theo các ca kíp khác nhau, có lương theo sản phẩm, thưởng theo hiệu suất hoặc các khoản phụ cấp phức tạp. Tính toán thủ công dễ dẫn đến sai sót, như nhầm lẫn trong việc tính số giờ làm, phụ cấp hoặc thưởng.
• Ví dụ: Trong khách sạn, nếu nhân viên làm thêm giờ hoặc làm vào ca đêm, việc tính toán không chính xác sẽ dẫn đến việc trả lương thiếu hoặc thừa, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và sự hài lòng của nhân viên.

– Tốn thời gian công sức

• Việc phải nhập liệu từng khoản lương, kiểm tra lại bảng lương nhiều lần để đảm bảo tính chính xác sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt, đối với các nhà máy sản xuất, nơi có hàng trăm công nhân và khách sạn với hệ thống ca làm việc phức tạp, công việc này càng trở nên nặng nề hơn.
• Ví dụ: Các nhà máy thường tính lương theo năng suất lao động hoặc sản phẩm, nếu tính toán thủ công, bộ phận nhân sự sẽ phải kiểm tra từng công đoạn, các chỉ số sản phẩm của công nhân, rồi tính lại lương từng công nhân, rất mất thời gian.

-Khó khăn trong việc tuân thủ quy định pháp lý

• Các quy định về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, và bảo hiểm y tế thay đổi thường xuyên, và việc cập nhật thủ công vào bảng tính sẽ dễ dàng gây ra sai sót, dẫn đến doanh nghiệp không tuân thủ đúng quy định pháp luật, có thể bị phạt.

Tính lương bằng phần mềm

Trong khi tính lương thủ công có nhiều nhược điểm thì việc sử dụng phần mềm tính lương mang lại nhiều lợi ích rõ rệt. Các phần mềm tính lương được thiết kế để tự động hóa hầu hết các bước trong quy trình tính toán, giúp nâng cao tính chính xác, tiết kiệm thời gian, và hỗ trợ tốt hơn trong việc quản lý nhân sự.

-Tính chính xác và tự động hóa

• Phần mềm tính lương giúp tính toán tự động các khoản lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, khấu trừ thuế, bảo hiểm… mà không cần phải nhập liệu thủ công. Các khoản này được tính chính xác, không xảy ra sai sót. Phần mềm cũng tự động cập nhật các thay đổi về mức lương tối thiểu, quy định bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, giúp giảm thiểu lỗi do sự thay đổi thường xuyên của các quy định pháp luật.
• Ví dụ: Trong khách sạn, khi có thay đổi về các khoản phụ cấp cho nhân viên làm ca đêm hay thưởng doanh thu, phần mềm sẽ tự động tính toán lại và cập nhật bảng lương rất nhanh chóng chỉ với vài cú click chuột

-Tiết kiệm thời gian và công sức

• Với phần mềm, tất cả các thao tác tính toán đều được tự động hóa, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự. Đặc biệt với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn như nhà máy sản xuất, việc tính lương thủ công có thể kéo dài hàng giờ hoặc thậm chí cả ngày. Trong khi đó, phần mềm có thể hoàn thành trong vài phút.
• Ví dụ: Một nhà máy có hàng trăm công nhân, mỗi người làm theo sản phẩm hoặc năng suất. Phần mềm tính lương có thể tự động tính lương dựa trên số lượng sản phẩm được sản xuất và số giờ làm việc, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc nhập liệu và tính toán thủ công.

-Dễ dàng tuân thủ pháp lý và báo cáo chính xác

• Phần mềm tính lương luôn cập nhật các quy định mới nhất về thuế và bảo hiểm, giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ luật pháp mà không lo bị phạt. Hệ thống báo cáo trong phần mềm cũng rất chi tiết, dễ dàng truy xuất và kiểm tra các số liệu.
• Ví dụ: Trong khách sạn, khi có thay đổi về mức bảo hiểm xã hội hay thay đổi quy định về thuế, phần mềm sẽ tự động cập nhật và tính toán lại các khoản lương cho nhân viên

-Tăng cường bảo mật và minh bạch

• Phần mềm tính lương đảm bảo bảo mật thông tin cao, chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Điều này giúp bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm của nhân viên khỏi việc bị rò rỉ hoặc thay đổi trái phép.
• Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm giúp minh bạch hóa quy trình tính lương, tạo niềm tin cho nhân viên về tính công bằng trong việc trả lương.

Bảng so sánh tóm tắt

Kết Luận:

Việc tính lương bằng phần mềm mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong những ngành có tính chất công việc phức tạp và yêu cầu tính toán chính xác như khách sạn và nhà máy. Phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp lý, và nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự. Vì vậy, các doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm tính lương để tối ưu hóa quy trình và mang lại lợi ích lâu dài cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm tính lương AZZA Payroll hoặc xem thêm các Dự án khác mà AZZA đã triển khai