Phần mềm chấm công có tác dụng gì? Hiệu quả sử dụng của phần mềm chấm công là gì? 1 số doanh nghiệp điển hình đang sử dụng phần mềm chấm công AZZA. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây .
>> Tổng quan về hệ thống chấm công
>> Phần mềm quản lý nhân sự online
Hiệu quả sử dụng của phần mềm chấm công
Để tìm hiểu những hiệu quả mà phần mềm chấm công mang lại cho doanh nghiệp, chúng ta cùng phân tích những tác dụng của phần mềm chấm công.
- Tiết kiệm chi phí đầu tư, nhân công, nhân sự cho việc quản lý
Phần mềm chấm công cho phép quản lý nhân viên, thời gian vào ra của nhân viên được tổng hợp và quản lý thông qua phần mềm, chỉ cần 1 người quản lý chịu trách nhiệm phần mềm là đã có thể thay thế cả 1 bộ phận nhân sự ghi chép thời gian làm việc của nhân viên. Phần mềm đầu tư mua 1 lần là sử dụng được nhiều năm, tiết kiệm chi phí và tiết kiệm nhân sự.
- Tiết kiệm thời gian chấm công, báo cáo chấm công
Nếu như trước kia chưa có phần mềm chấm công, bộ phận nhân sự có thể mất cả ngày thậm chị cả tuần nếu công ty số lượng nhân viên mới, để tổng hợp lại thời gian đến và về của nhân viên để tính công cuối tháng cho nhân viên. Thời gian tổng hợp vừa mất nhiều công sức, lại mất nhiều thời gian, thì nay phần mềm chấm công đã giải quyết được vấn đề đó
- Độ chính xác cao mang lại tác dụng chấm công như mong muốn
Vì máy chấm công và phần mềm là máy móc, nên không có sự thiên vị, vì vậy mà độ chính xác cao, tuyệt đối không có thiên vị bất cứ ai. Thời gian làm việc và thể hiện rõ ràng, chính xác tuyệt đối.
- Nâng cao ý thức trách nhiệm, làm việc của nhân viên, sinh viên
Từ dữ liệu chấm công được báo cáo rõ ràng, chi tiết và chính xác, mà ý thức làm việc và thời gian làm việc của nhân viên cũng có trách nhiệm hơn. Nhân viên ý thức thời gian đến làm việc hơn, có tinh thần làm việc hơn do môi trường làm việc công bằng, khách quan.
Kể tên 1 số doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm chấm công AZZA
Digitech đã cung cấp phần mềm chấm công cho rất nhiều doanh nghiệp thuộc các khối doanh nghiệp khác nhau. Có thể kể tên và giải pháp riêng về phần mềm cho từng khối doanh nghiệp như sau.
Dựa vào hình thức kinh doanh hiện nay có thể chia thành 6 khối doanh nghiệp cơ bản như sau
- Khối văn phòng
- Khối khách sạn, nhà hàng
- Khối ngân hàng
- Khối phân xưởng sản xuất
- Khối cửa hàng nhiều chi nhánh
- Khối trường học
Cùng tìm hiểu riêng từng loại hình doanh nghiệp khác nhau để tìm hiểu rõ hơn.
Khối văn phòng
Những doanh nghiệp nằm trong khối văn phòng, đa phần làm việc theo giờ hành chính, các ca nhân viên rõ ràng, không thay đổi ca, luân phiên ca làm việc, nên việc chấm công nhân sự cũng rất dễ dàng.
Việc sử dụng phần mềm chấm công miễn phí đi kèm theo máy TAS-ERP cũng được ứng dụng cho hầu hết những doanh nghiệp thuộc khối văn phòng này.
Phần mềm TAS miễn phí cho phép xuất được những báo cáo chấm công đơn giản như tổng công, đi muộn về sớm, chi tiết công, là đã đáp ứng được nhu cầu quản lý chấm công của những doanh nghiệp khối văn phòng.
Phần mềm miễn phí TAS-ERP đáp ứng đầy đủ những yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp khối văn phòng.
1 số doanh nghiệp đang sử dụng như
- Viện dân số sức khỏe và phát triển
- Sở nội vụ Vĩnh Phúc
- Công ty máy biến thế Hà Nội
- Công ty Boehringer Ingelheim Việt Nam
- Công ty Tân Thế Kỷ
- Công ty Đại Quang
- Công ty truyền thông Nhật Anh
- Công ty thương mại Hà Thành
- Nhà hàng lẩu nướng Chen
- …..
Khối khách sạn nhà hàng
Khối khách sạn nhà hàng là khối đặc thù liên quan đến loại hình kinh doanh là khách sạn, nhà hàng. Vì là khối đặc thù nên những yêu cầu của khối khách sạn nhà hàng đặt ra cũng khác với những khói doanh nghiệp khác, cụ thể như:
– Máy chấm công có bộ nhớ không cần quá cao. Chỉ cần loại máy có dung lượng từ vài trăm vân tay hoặc thẻ trở lên là được.
– Phần mềm phải quản lý được ca kíp của nhiều bộ phận. Cũng như của toàn bộ nhà hàng để tính toán công cho nhân viên chính xác.
– Máy chấm công cũng như phần mềm chấm công phải được hỗ trợ chức năng lấy dữ liệu từ xa. Thông qua internet để có thể sử dụng khi cần quản lý chấm công tập trung về trung tâm.
Dựa trên những nhu cầu của khối khách sạn nhà hàng mà Digitech đã phát triển phần mềm riêng phù hợp với đặc thù riêng của khối khách sạn nhà hàng. Digitech đã triển khai cho khá nhiều các khách sạn lớn trên cả nước như:
- Khách sạn NOVOTEL SUITES Hà Nội
- Khách sạn PullMan Hà Nội
- Khách sạn Novotel Sài Gòn
- Khách sạn Horison (HongKong – Indonesia)
- Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội (USA)
- Khách sạn Hà nội
- Nhà hàng Triều Nhật
- Nhà hàng Asahi Hot Pot
- Nhà hàng Long Đình
- Nhà hàng Sakura
Khối ngân hàng
Ngân hàng là nơi giao dịch lớn, có các chi nhánh khắp mọi nơi, mặc dù có kế hoạch tổ chức cao và thúc đẩy nhân viên làm việc nhưng giải pháp chấm công cho ngân hàng vẫn là giải pháp không thể thiếu để giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc. Ngoài ra phần mềm chấm công có thể kiểm soát hoạt động ra vào ngân hàng của nhân viên tạo sự công bằng minh bạch hơn. Từ đó có thể tính lương cho nhân viên mà không tốn nhiều thời gian cũng như có cơ chế thưởng phạt hợp lý nhất cho từng nhân viên mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.
Những yêu cầu đặc thù của khối ngân hàng cần ở phần mềm chấm công nói chung và máy chấm công nói riêng
-Tính bảo mật cao không được có trường hợp chấm công hộ nhau
-Nhiều chi nhánh vì vậy cần quản lý dữ liệu tập trung, lấy dữ liệu từ các chi nhánh nhanh chóng
-Đồng bộ hóa hệ thống chấm công và kiểm soát chặt chẽ
Với những nhu cầu đặc thù trên, Digitech cũng đã có những giải pháp phần mềm chấm công đặc thù riêng cho khối ngân hàng và đã triển khai cho 1 số ngân hàng đang sử dụng như
- Ngân hàng Techcombank
- Ngân hàng Vietcombank
- Ngân hàng Eximbank
- Ngân hàng Viettinbank
- Ngân hàng Sacombank
Khối sản xuất
Đặc thù của ngành là sử dụng nhiều công nhân có trình độ trung bình thấp. Các giải pháp chấm công cho ngành này phải thỏa mãn một số điều kiện cơ bản sau:
-Hệ thống quản lý được nhiều máy chấm công cùng lúc, quản lý trạng thái, kết nối để lấy dữ liệu
-Thao tác download/upload dữ liệu trên máy phải rất nhanh để đáp ứng được lượng dữ liệu lớn
-Thao tác đăng kí nhân viên mới phải đơn giản, để có thể tiết kiệm thời gian cho nghiệp vụ này (vốn rất thường xuyên)
-Qui trình chấm công – tính lương phải khoa học để triển khai hiệu quả cho một lượng lớn công nhân có trình độ thấp
Với những nhu cầu đặc thù của khối sản xuất, phần mềm chấm công của Digitech hoàn toàn có thể giải quyết, bằng chứng là Digitech đã triển khai cho rất nhiều doanh nghiệp khối sản xuất như
- Công ty HANOSIMEX
- Công ty cổ phần Thép Hòa Phát
- Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát
- Công ty Nội thất Xuân Hoà
- Công ty CP May Thái Bình
- Công ty Inox Hoàng Vũ
- Tổng công ty Mía đường I
- Công ty CP Thiết bị bưu điện POSTEF
- Công ty CP Khoáng sản Hoà Phát
- Công ty CP Tập đoàn nhựa Đông Á
Khối cửa hàng nhiều chi nhánh
Đối với bài toán này, ta sẽ sử dụng hệ thống máy chấm công đặt tại các chi nhánh. Để đảm bảo không thể chấm công hộ cho nhau ta sẽ sử dụng hệ thống máy chấm công vân tay và mỗi nhân viên chỉ được đăng ký một ngón duy nhất.
Phần mềm quản lý sẽ được cài đặt ở văn phòng công ty, các máy chấm công sẽ được quản lý và tải dữ liệu thông qua mạng internet. Việc kết nối qua lại giữa phần mềm và phần cứng sẽ có 2 mô hình là kết nối chủ động và kết nối thụ động.
Các doanh nghiệp, cửa hàng đang sử dụng phần mềm chấm công đa chi nhánh như:
- Hệ thống trà sữa Toco toco
- Hệ thống trái cây sạch Klever Fruits
- Hệ thống cửa hàng đồ Mẹ và Bé Con Cưng
- Hệ thống cửa hàng quần áo Canifa
- Hệ thống phòng tập Gym Citigym
Khối trường học
Đối với bài toán quản lý chấm công khối trường học, yêu cầu bảo mật được đặt lên hàng đầu, do tình trạng sinh viên trốn học, điểm danh hộ, thi hộ, học hộ đang diễn ra phổ biến nên việc chấm công sinh viên trong trường học ngày càng được quan tâm.
Bài toán đặt ra phải đáp ứng những nhu cầu cơ bản
-Bộ nhớ cực lớn, các tiết học liên tục và thường xuyên nên yêu cầu phần mềm có bộ nhớ cực lớn
– Xử lý dữ liệu chấm công nhanh, nhu cầu chấm công số lượng lớn vì vậy yêu cầu thời gian xuất báo cáo chấm công phải nhanh, chính xác
– Bảo mật dữ liệu của từng học sinh, sinh viên, giáo viên
Tuy yêu cầu đặt ra khá cao nhưng phần mềm chấm công của Digitech vẫn hoàn toàn có thể áp dụng được và 1 số trường học đang sử dụng phần mềm chấm công và máy chấm công của Digitech như:
- Trường đại học Y Hà Nội
- Trường cao đẳng giao thông vận tải Hồ Chí Minh
- Trường đại học ngoại thương Hà Nội
- Học viện Nông Nghiệp Việt Nam
Với những doanh nghiệp thuộc các khối doanh nghiệp khác nhau sử dụng phần mềm chấm công được AZZA cung cấp đều rất hài lòng và tin tưởng lựa chọn, giới thiệu cho những công ty khác cùng lựa chọn phần mềm của AZZA . Đây là niềm tự hào và cũng là động lực để chung tôi phát triển phần mềm ngày càng tốt hơn nữa.