HRIS có ý nghĩa gì trong lĩnh vực quản lý nhân sự? Những phân hệ chính của HRIS

Định nghĩa HRIS là gì?

HRIS (Human Resource Information System) là một hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực được sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích thông tin liên quan đến nguồn nhân lực trong một tổ chức. HRIS kết hợp cả công nghệ thông tin và quản lý nhân sự để tạo ra một nền tảng tổ chức linh hoạt và hiệu quả hơn.

Các phân hệ của HRIS

Tuyển dụng

Phân hệ Tuyển dụng trong HRIS hỗ trợ quá trình tuyển dụng và giúp tổ chức thu hút và lựa chọn nhân viên phù hợp. HRIS cung cấp các công cụ và chức năng quản lý thông tin liên quan đến vị trí công việc, từ việc đăng quảng cáo tuyển dụng, nhận hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn, đánh giá và xếp hạng ứng viên, cho đến quản lý quy trình tuyển dụng từ đầu đến cuối. Các ứng viên cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua giao diện HRIS, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính tiện lợi.

Ví dụ: Tổ chức có thể đăng thông tin vị trí công việc trên giao diện HRIS và nhận được hồ sơ ứng viên trực tuyến. Họ có thể xem xét hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, và thực hiện các bước tuyển dụng khác ngay trong hệ thống HRIS. Đồng thời, chuyên viên quản lý nhân sự cũng có thể theo dõi quy trình tuyển dụng, gửi thông báo cho ứng viên và lưu trữ thông tin liên quan đến tuyển dụng trong cơ sở dữ liệu HRIS.

Đào tạo

Phân hệ Đào tạo trong HRIS hỗ trợ quản lý và theo dõi quá trình đào tạo và phát triển nhân viên. HRIS lưu trữ thông tin về các khóa học, chương trình đào tạo, lịch trình đào tạo, và kết quả kiểm tra của từng nhân viên. Nó cung cấp cho nhân viên cơ hội tự đăng ký và theo dõi các khóa học và chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu của họ. Qua HRIS, nhân viên có thể theo dõi tiến độ đào tạo của mình và cập nhật kỹ năng và kiến thức cần thiết cho công việc.

Ví dụ: Nhân viên có thể truy cập vào giao diện HRIS để xem danh sách các khóa học và chương trình đào tạo có sẵn. Họ có thể tự đăng ký tham gia, theo dõi tiến trình đào tạo và hoàn thành các khóa học. Đồng thời, chuyên viên quản lý nhân sự có thể tạo lịch trình đào tạo, theo dõi tiến độ của nhân viên, và lưu trữ kết quả đào tạo trong HRIS.

Đánh giá

Phân hệ Đánh giá trong HRIS giúp tổ chức quản lý quy trình đánh giá hiệu suất của nhân viên. HRIS cho phép đặt mục tiêu công việc, theo dõi tiến trình và đánh giá kết quả. Thông qua giao diện HRIS, cấp quản lý và nhân viên có thể ghi nhận và chia sẻ phản hồi, đánh giá hiệu suất, và thiết lập các kế hoạch cải tiến. HRIS cung cấp một cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin về đánh giá và phản hồi từ các bên liên quan, tạo điều kiện cho quá trình đánh giá công bằng và đáng tin cậy.

Ví dụ: Nhân viên và cấp quản lý có thể sử dụng giao diện HRIS để đặt mục tiêu, theo dõi tiến trình công việc, và đánh giá hiệu suất. Họ có thể ghi lại phản hồi, thảo luận với nhau và thiết lập kế hoạch cải tiến. Dữ liệu đánh giá và phản hồi được lưu trữ trong HRIS để tham khảo trong quá trình đánh giá hiệu suất và phát triển.

Chấm công

Phân hệ Chấm công trong HRIS giúp tổ chức ghi nhận và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. HRIS tích hợp các công cụ đồng hồ chấm công hoặc hệ thống điểm danh tự động để ghi nhận thông tin chấm công. Nhân viên có thể ghi nhận giờ làm việc, nghỉ phép, và các hoạt động khác liên quan đến thời gian làm việc thông qua HRIS. Nó cũng tính toán tổng giờ làm việc, xử lý nghỉ phép, tính lương dựa trên dữ liệu chấm công, tạo sự chính xác và tiết kiệm thời gian trong quá trình tính toán lương.

Ví dụ: Nhân viên có thể đăng nhập vào giao diện HRIS để ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày, xin nghỉ phép hoặc báo cáo công tác. Hệ thống HRIS tích hợp với các công cụ đồng hồ chấm công hoặc hệ thống điểm danh tự động để tự động ghi nhận thông tin chấm công và tính toán tổng giờ làm việc. Chuyên viên quản lý nhân sự có thể theo dõi thông tin chấm công, nghỉ phép và tổng số giờ làm việc thông qua giao diện HRIS.

Lương

Phân hệ Lương trong HRIS giúp tổ chức quản lý quá trình tính lương và thanh toán cho nhân viên. HRIS lưu trữ thông tin về tiền lương, các yếu tố tính lương (như mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, trợ cấp), bảng lương, và các khoản khấu trừ (như thuế, bảo hiểm xã hội). HRIS tính toán tổng thu nhập của nhân viên, trừ các khoản khấu trừ và tính lương ròng. Nó cũng có khả năng tạo ra các báo cáo lương, thống kê và tài liệu liên quan cho các hoạt động quản lý lương.

Ví dụ: Nhân viên nhân sự có thể sử dụng HRIS để quản lý thông tin về mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và trợ cấp. Họ có thể tạo bảng lương và tính toán tổng thu nhập của nhân viên dựa trên dữ liệu lương được lưu trữ trong HRIS. HRIS cũng có thể tạo ra các báo cáo lương và thông báo đến nhân viên về các khoản khấu trừ, thuế và các yếu tố liên quan đến lương.

Bảo hiểm

Phân hệ Bảo hiểm trong HRIS giúp tổ chức quản lý thông tin liên quan đến bảo hiểm cho nhân viên. HRIS lưu trữ thông tin về các chương trình bảo hiểm, số liệu bảo hiểm, quyền lợi và đóng góp của nhân viên. Nó hỗ trợ quy trình ghi nhận và xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm. HRIS cũng có thể tạo ra các báo cáo và thông báo liên quan đến bảo hiểm cho nhân viên và các đơn vị quản lý.

Ví dụ: Nhân viên nhân sự có thể quản lý thông tin về các chương trình bảo hiểm và đóng góp của nhân viên. Họ có thể nhập liệu và cập nhật số liệu bảo hiểm, quyền lợi và các thông tin liên quan vào HRIS. Nếu có yêu cầu bồi thường bảo hiểm, nhân viên nhân sự cũng có thể sử dụng HRIS để ghi nhận và xử lý yêu cầu này. HRIS cung cấp khả năng tạo báo cáo và thông báo liên quan đến bảo hiểm cho nhân viên và các đơn vị quản lý.

Kết luận

Các phân hệ trong HRIS đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự và giúp tổ chức tăng cường hiệu quả và tính chính xác trong quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, chấm công, lương, và bảo hiểm. Chúng tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức quản lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực, đồng thời mang lại sự tiện ích và hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình làm việc và phát triển.

Trên đây là bài viết về “HRIS có ý nghĩa gì trong lĩnh vực quản lý nhân sự? Những phân hệ chính của HRIS”. Hy vọng sẽ giúp các anh chị nhân sự sẽ có cái nhìn cụ thể hơn về phần mềm quản lý nhân sự . Cảm ơn anh/chị đã đón đọc bài viết, theo dõi website để có thêm thông tin hữu ích về quản lý nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM hoặc xem thêm các bài khác về giải pháp nhân sự và các Dự án mà AZZA đã triển khai