Lập kế hoạch thời gian làm việc khoa học

Con người bất kì ai cũng đều có cơ chế làm việc riêng. Vậy làm thế nào để có thể lập kế hoạch làm việc, nghỉ ngơi một cách hiệu quả, khoa học? Đó là một trong những việc đầu tiên cần phải làm có sức ảnh hưởng xuyên suốt đến quá trình quản lý nhân sự. Nếu thiết kế và định sẵn ngày công và ngày nghỉ phép thì đó sẽ là nhân tố quan trọng góp phần xây dựng nên hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả. Bởi vậy:

Lập kế hoạch nghỉ công – nghỉ phép là yếu tố tạo nên năng suất lao động:

Năng suất lao động tỉ lệ thuận với thời gian làm việc mà một nhân viên bắt buộc phải làm. Làm hết công suất, hết thời gian, hạn chế nghỉ việc để không làm gián đoạn ảnh hưởng đến công việc của người khác cũng như của công ty… Đó là nhân tố đầu tiên quyết định đến năng suất lao động.

Thứ hai là rèn tính kỷ luật và thái độ khi làm việc: Bất kì ở công ty, doanh nghiệp nào khi thời gian làm việc không được coi trọng, tính kỷ luật và tinh thần làm việc sẽ trì trệ, mất tinh thần, từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Nó thể hiện thái độ và cam kết của từng cá nhân và tạo nên tinh thần tập thể.

Tiếp đó là công bằng và sự phúc lợi: Mỗi doanh nghiệp, tiền lương đều được dựa vào thời gian làm việc và nghỉ phép của mỗi người để tạo thành thu nhập. Vì thế, cần phải rõ ràng, mình bạch trong việc quản lý thời gian và phúc lợi nghỉ ngơi chính là nhân tố quan trọng nhất tạo nên sự công bằng trong ứng xử của doanh nghiệp với người lao động.

Vấn đề kỹ thuật gây tốn kém công sức và thời gian

Chấm công và quản lý công tuy chỉ là vấn đề kỹ thuật nhưng lại tốn thời gian và sức lực không hề nhỏ của bộ phận nhân sự nói riêng và đối với mỗi doanh nghiệp nói chung. Điều này dẫn đến mất thời gian cho các nhiệm vụ quản lý nhân sự có tính chiến lược hơn. Nguyên nhân gây ra vấn đề đó là:

  1. Thiếu tính minh bạch trong chính sách và quy định về chấm công, tăng ca, thêm giờ, chế độ phúc lợi nghỉ hưởng lương và không hưởng lương.
  2. Thiếu sự ủy quyền và tự phục vụ của các cấp quản lý, nhân viên trong vấn đề chấm công, phê duyệt phép, công tác… Trong khi đây là việc làm thường ngày nhưng lại chỉ tập trung vào một bộ phận quản lý.
  3. Thiếu công cụ hỗ trợ như máy chấm công, phần mềm quản lý nhân sự để hỗ trợ giúp công việc nhanh, chính xác và tiết kiệm thời gian, tiền bạc.

AZZA – Phần mềm tự động chấm công và quản lý nghỉ phép

Hãy cùng phần mềm nhân sự Azza thực hiện việc chuẩn hóa quy định thời gian làm việc, chế độ phúc lợi nghỉ ngơi, áp dụng chấm công tính lương tự động theo chuẩn mực ngành nhân sự.

  1. Quy định lại thời gian làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp, xác định rõ khung giờ chấm công, thời gian đi muộn, về sớm, các nguyên tắc mặc định không cần chấm công, chấm công nhanh và tự động cho nhiều người.
  2. Thiết kế lịch làm việc cho mỗi nhân viên bằng cách gắn các loại giờ làm việc làm mỗi ngày trong tuần, mỗi tháng để họ biết rõ lịch trình làm việc của mình.
  3. Đề ra các ngày nghỉ lễ. nghỉ hưởng lương với hạn mức và số ngày được nghỉ trong năm gắn đến từng nhân viên, với các tùy chọn như cho phép nghỉ quá hoặc không, thời hạn sử dụng phép, kết chuyền tồn, dư sang năm sau và tính toán báo cáo tình hình, nghỉ phép của từng nhân viên (Leave Balance)
  4. Chấm công bằng thẻ vân tay, thẻ từ hoặc nhận dạng khuân mặt để kết nối tự động và nhân dữ liệu chấm công tức thời. Với những lao động di chuyển trên tuyến hoặc tại hiện trường, công trình có thể chấm công bằng điện thoại smartphone theo địa điểm cho trước.
  5. Thiết lập cơ chế ủy quyền cho các cấp quản lý hoặc nhân sự phê duyệt các phiếu nghỉ phép, công tác, làm them giờ, nghỉ hưởng lương cho nhân viên theo quy trình đề ra trước (workflow), tùy biến theo quản lý trực tuyến hoặc theo người được chỉ định phê duyệt.
  6. Tự động tạo bảng công trong tháng và báo cáo đi muộn về sớm cũng như các chỉ số sử dụng thời gian làm việc như tỷ lệ vắng mặt (Absence rate), tỷ lệ làm việc đến từng bộ phận, nhân viên.
  7. Kiểm soát hạn mức và tình hình sử dụng từng loại nghỉ phép (Leave Balance) gồm: nghỉ hưởng lương (paid leave) và nghỉ không hưởng lương (unpaid leave) đến từng nhân viên và hiển thị bảng thống kê mỗi lần nhân viên và quản lý duyệt phép.

Leave A Comment