Lý do nên áp dụng phần mềm quản lý phòng gym

Lý do nên áp dụng phần mềm quản lý phòng gym đặc biệt tại các chuỗi phòng tập

Tại sao các phòng tập Gym, thể hình, Yoga nên áp dụng phần mềm quản lý phòng gym vào điểm tập của mình? Dưới đây là những lý do khiến “phần mềm quản lý phòng tập gym” trở thành công cụ tất yếu phải triển khai.

1. Xu hướng áp dụng công nghệ tăng sức cạnh tranh

Theo nhận định của các chuyên gia cho thấy “ công nghệ sẽ trở thành vũ khí quyết định lợi thế cạnh tranh của một đơn vị. Áp dụng công nghệ giúp cơ sở tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng chất lượng phục vụ khách hàng.

Từ đó, phòng gym sẽ có nhiều khách hàng biết tới và đăng ký tập hơn. Đây là lý do tại sao các thương hiệu Gym nổi tiếng trên thị trường hiện nay đều áp dụng công nghệ từ rất sớm.

Sử dụng phần mềm quản lý phòng tập gym sẽ trở thành xu hướng trong thời gian tới và bùng nổ mạnh mẽ sau đại dịch Covid do nhu cầu làm đẹp, chăm sóc cơ thể ngày một tăng.

2. Thực trạng quản lý truyền thông không mang lại hiệu quả

Quản lý thủ công theo mô hình quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong các hoạt động: 

• Quản lý nhân sự không hiệu quả
• Dữ liệu khách hàng lưu trữ nhiều nơi, thiếu tính nhất quán, khó khăn khi tra cứu
• Không sử dụng data để truyền thông hiệu quả
• Chăm sóc khách hàng không tốt mang lại trải nghiệm không hài lòng: khách hàng chờ PT, chờ máy tập, không có nhân viên hướng dẫn,…
• Quản lý an ninh khu vực lỏng lẻo dẫn đến mất trộm
• Tốn kém chi phí quản lý

3. Những lợi ích phần mềm quản lý phòng gym mang lại

Đứng trước những thực trạng đó, các chủ phòng gym đã thực hiện ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý tự động để gia tăng hiệu quả bằng những lợi ích tuyệt vời:

3.1 Ứng dụng phần mềm quản lý phòng Gym đảm bảo an ninh

Ứng dụng quản lý phòng gym được áp dụng cho các phòng tập thể hình, tập gym, yoga, Fitness. Ứng dụng đầu tiên của giải pháp này là khả năng đảm bảo an ninh khu vực.

Phần mềm có khả năng tích hợp với camera tại khu vực để ghi lại hình ảnh an ninh của phòng gym mọi lúc mọi nơi. Người quản lý có thể check camera tại từng điểm tập để giải quyết những vấn đề phát sinh.

3.2 Tối ưu chi phí quản lý phòng tập

Hàng tháng đơn vị phải bỏ chi phí để quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý hồ sơ nhân viên, dữ liệu khách hàng, vận hành phòng tập. Với phần mềm quản lý phòng Gym này, bạn có thể tiết kiệm 70% các khoản chi phí này.

Việc tối ưu nhân sự, rút ngắn quy trình sẽ giúp tổ chức tối ưu nguồn chi phí bỏ ra và dành nhiều thời gian tìm kiếm và chăm sóc khách hàng hơn để tăng doanh thu cho phòng tập.

Như bạn biết, kinh doanh phòng gym là một ngành dịch vụ, do đó phải chịu chi phí rất lớn về mặt bằng, máy móc tập luyện, nhân sự PT, hệ thống cơ sở vật chất để vận hành phòng tập. Cho nên bạn hãy tối ưu quy trình quản lý khoa học nhất để tiết kiệm chi phí về lâu dài.

3.3 Kiểm soát người ra vào chặt chẽ

phần mềm quản lý phòng Gym kết nối với máy chấm công để quản lý nhân viên, huấn luyện viên thể hình: chấm công, đổ công, tính lương và trả lương.

Đối với khách hàng, phần mềm tích hợp với thẻ từ để khách hàng check in phòng tập mỗi khi đến cơ sở. Đối với các đơn vị có nhiều cơ sở, đây sẽ là giải pháp đảm bảo an ninh tốt nhất cũng như quản lý dữ liệu khách hàng khoa học.

3.4 Gia tăng trải nghiệm khách hàng

Phần mềm quản lý phòng gym giúp đơn vị:

• Kiểm soát, quản lý và tra cứu thông tin khách hàng nhanh chóng
• Tự động cập nhật dữ liệu khách hàng cho các buổi tập không để khách hàng phải điền thông tin nhiều lần
• Quản lý nhân viên khoa học luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng
• Huấn luyện viên PT biết trước lịch học viên để đến trung tâm kèm cặp đúng giờ
• Quy trình đánh giá trải nghiệm được thực hiện hàng tháng qua app
• Tích hợp với app thanh toán dễ dàng

Với những ưu điểm, lợi ích trên sẽ giúp đơn vị rút ngắn thời gian, tăng chất lượng đáp ứng dịch vụ – nhu cầu của khách hàng từ đó tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng tại phòng tập.

3.5 Dữ liệu khách hàng được lưu trữ khoa học – bảo mật

Phần mềm cho phép lưu trữ khoa học thông tin khách hàng sau mỗi lần khách hàng đăng ký. Những thông tin này có vai trò quan trọng trong những lần khách hàng đến check in tại phòng tập và giới thiệu học viên mới cho phòng gym.

Bên cạnh đó, những dữ liệu khách hàng này là nguồn data chất lượng và thực tế nhất để thực hiện các chiến dịch truyền thông như: quảng cáo, SEO, khuyến mãi, tổ chức sự kiện,…

3.6 Quản lý theo dõi phòng tập mọi lúc mọi nơi – tra cứu nhanh chóng

Chủ phòng tập có thể theo dõi tình hình hoạt động của các phòng tập bất cứ khi nào cả khi không có mặt tại trung tâm thông qua phần mềm.

Một số thông tin quan trọng như: học viên mới, học viên đang có mặt tại phòng tập, PT phụ trách, vấn đề phát sinh, thông tin thanh toán, doanh thu,…

Nếu không áp dụng phần mềm có thể bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí để liên hệ nhân viên update tình hình thường xuyên.

3.7 Quản lý nhân sự PT hiệu quả

Phần mềm cho phép quản lý nhân viên từ: hồ sơ nhân sự, lương, thưởng, thời gian làm việc, đánh giá hiệu quả,…

Ở bất cứ ngành nghề nào, “con người” vẫn là yếu tố trung tâm. Do đó quản lý tốt nhân sự PT là vấn đề cần đặt lên hàng đầu trong mọi công tác quản lý.

3.8 Quản lý nhiều trung tâm cùng lúc

Nếu không có phần mềm thống kê và quản lý dữ liệu cũng như con người. Bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong: quản lý chi tiêu, dòng tiền, nhân sự, chăm sóc khách hàng,…. đặc biệt khi đã sở hữu từ 2 trung tâm trở lên.

Công nghệ là yếu tốt cốt lõi tạo lợi thế cạnh tranh trong thời đại 4.0. Do đó, bạn không thể “đứng ngoài cuộc chơi” này nếu không muốn đối thủ vượt mặt. Áp dụng phần mềm quản lý phòng Gym hiệu quả sẽ giúp bạn quản lý tốt và mở rộng được quy mô kinh doanh.

3.9 Tích hợp với các phần mềm khác dễ dàng

Phần mềm quản lý phòng Gym cho phép tích hợp với các hệ thống an ninh soát vé/thẻ vào, ứng dụng thanh toán trực tuyến, ứng dụng tính lương, quản trị khác,…

3.10 Báo cáo tổng quan và chi tiết

Ứng dụng quan trọng bạn cần phải chú ý khi áp dụng bất cứ phần mềm nào đó là khả năng cập nhật dữ liệu và tổng hợp báo cáo.

Phần mềm quản lý phòng Gym cho phép cập nhật dữ liệu nhân viên, quản lý, khách hàng tức thì. Phần mềm còn cho phép tự động thống kê dữ liệu báo cáo từ trực quan đến chi tiết. Cụ thể như:

• Tổng khách hàng đăng ký mới
• Tổng khách hàng tư vấn thành công
• Số lượng khách hàng ra/vào trong ngày/tháng
• Số lượng khách hàng giới thiệu
• Phản hồi của khách hàng
• Chi phí
• Doanh thu
• Lợi nhuận
• Thông tin lương thưởng nhân sự

Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý phòng gym miễn phí: bạn có nên dùng?

Không khó để bạn tìm thấy một phần mềm quản lý phòng gym miễn phí trên google. Tuy nhiên bạn có nên áp dụng phần mềm miễn phí để quản lý phòng tập hay không?
Trên thực tế, rất nhiều chủ phòng Gym download phần mềm quản lý miễn phí trên mạng về để nhân sự áp dụng nhằm cải tiến quy trình nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên phần mềm miễn phí có thật sự mang lại kết quả tốt cho các phòng tập không? Đón đọc nội dung tiếp theo dưới đây:

4. Ưu – nhược điểm của phần mềm quản lý phòng Gym miễn phí

Có nên dùng phần mềm quản lý phòng tập Gym miễn phí trên Google, Cốc cốc,… hay không? những ưu và nhược điểm bạn cần phải cân nhắc trước khi sử dụng:

4.1 Ưu điểm

Ưu điểm lớn nhất khi sử dụng phần mềm quản lý phòng tập Gym miễn phí đó là tiết kiệm chi phí.

Với nhiều phòng tập nhỏ, mới set up và muốn trải nghiệm thử giải pháp quản lý tự động thường lựa chọn phương pháp này để đo lường hiệu quả. Đây là một suy nghĩ hoàn toàn đúng và an toàn. Tuy nhiên đây không phải là một giải pháp dài hạn. Nếu bạn xác định “SỐNG” bằng nghề kinh doanh phòng tập bạn cần cải thiện bởi những nhược điểm của phần mềm quản lý phòng Gym trả phí miễn phí như sau:

4.2 Nhược điểm

Mặc dù tiết kiệm chi phí mua phần mềm nhưng những ứng dụng quản trị nhân sự miễn phí lại khiến chủ phòng Gym phát sinh các khoản chi phí khác lớn hơn: chi phí nhân sự, chi phí thời gian, chi phí sai sót, chi phí phục vụ khách hàng kém. Bài toán chi phí này có thể còn cao hơn việc sử dụng phần mềm. Cụ thể phần mềm miễn phí thông thường sẽ phát sinh những nhược điểm sau:

• Tiêu tốn thời gian nhân sự: Phần mềm miễn phí thường khó sử dụng, thiếu tính năng và không thông minh như các app trả phí do đó nhân viên mất nhiều thời gian để thực hiện
• Khó khăn trong tra cứu: Sử dụng các phần mềm miễn phí thường không có tính năng tra cứu dữ liệu thông minh, các trường thông tin khá đơn giản.
• Thiếu tính năng cần thiết: các phân hệ quản lý tại phần mềm miễn phí sẽ bị giới hạn hoặc là bản phải trả tiền để sử dụng.
• Khó quản lý dữ liệu: các thông tin, dữ liệu khách hàng trong phần mềm quản lý phòng Gym có thể bị đảo lộn vị trí, thậm chí bị mất dữ liệu dẫn đến gặp sự cố khi tư vấn khách hàng.
• Dễ sai sót: Các phần mềm không mất phí thường dễ dẫn đến tình trạng sai trường dữ liệu. Ví dụ bạn nhập thông tin khách 1 nhưng lại bị hệ thống ghi nhận sang khách hàng 2
• Không nhận được sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp

• Rủi ro mất dữ liệu: dữ liệu trong phần mềm có thể bị đánh cắp dễ dàng bởi khả năng bảo mật hạn chế, hoặc sẽ bị lỗi hệ thống tự biến mất.
• Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả: Thiếu thông tin, dữ liệu và thiếu sự tổng quan là nguyên nhân quy trình đánh giá, đo lường thông tin không chính xác.

5. Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý phòng gym trả phí

Sử dụng phần mềm trả phí sẽ mang lại những lợi ích như thế nào cho chủ phòng Gym:

5.1 Được hỗ trợ 24/24 từ nhà cung cấp

Các phần mềm trả phí sẽ nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp vì đây là một trong những điều khoản trong hợp đồng mua bán phần mềm. Hỗ trợ là yêu cầu rất quan trọng khi triển khai bất cứ phần mềm nào. Bởi chúng ta không có chuyên môn xử lý các trục trặc về mặt kỹ thuật có thể gây ảnh hưởng đến dữ liệu được lưu trữ trước đó. Vì thế, bạn không nên sử dụng phần mềm miễn phí bởi bạn không nhận được sự hỗ trợ từ họ.

5.2 Tối ưu chi phí quản lý phòng tập

Sử dụng phần mềm miễn phí vô tình lại khiến chi phí vận hành và quản lý phòng tập tăng lên bởi những phát sinh: Xử lý sai sót, xử lý lỗi phần mềm, mất nhiều thời gian nhập liệu, chi phí nhân sự.

5.3 Kiểm soát người ra vào chặt chẽ

phần mềm quản lý phòng Gym trả phí kết nối với máy chấm công để quản lý nhân viên, huấn luyện viên thể hình: chấm công, đổ công, tính lương và trả lương.

Đối với khách hàng, phần mềm tích hợp với thẻ từ để khách hàng check in phòng tập mỗi khi đến cơ sở. Đối với các đơn vị có nhiều cơ sở, đây sẽ là giải pháp đảm bảo an ninh tốt nhất cũng như quản lý dữ liệu khách hàng khoa học.

5.4 Gia tăng trải nghiệm khách hàng

Phần mềm quản lý phòng gym chuyên nghiệp giúp đơn vị:

• Kiểm soát, quản lý và tra cứu thông tin khách hàng nhanh chóng
• Tự động cập nhật dữ liệu khách hàng cho các buổi tập không để khách hàng phải điền thông tin nhiều lần
• Quản lý nhân viên khoa học luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng
• Huấn luyện viên PT biết trước lịch học viên để đến trung tâm kèm cặp đúng giờ
• Quy trình đánh giá trải nghiệm được thực hiện hàng tháng qua app
• Tích hợp với app thanh toán dễ dàng

Với những ưu điểm, lợi ích trên sẽ giúp đơn vị rút ngắn thời gian, tăng chất lượng đáp ứng dịch vụ – nhu cầu của khách hàng từ đó tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng tại phòng tập.

5.5 Dữ liệu khách hàng được lưu trữ khoa học – bảo mật

Phần mềm quản lý phòng Gym trả phí sẽ cho phép hệ thống lưu trữ khoa học thông tin khách hàng sau mỗi lần khách hàng đăng ký. Những thông tin này có vai trò quan trọng trong những lần khách hàng đến check in tại phòng tập và giới thiệu học viên mới cho phòng gym.

Bên cạnh đó, những dữ liệu khách hàng này là nguồn data chất lượng và thực tế nhất để thực hiện các chiến dịch truyền thông như: quảng cáo, SEO, khuyến mãi, tổ chức sự kiện,…

5.6 Quản lý theo dõi phòng tập mọi lúc mọi nơi – tra cứu nhanh chóng

Chủ phòng tập có thể theo dõi tình hình hoạt động của các phòng tập bất cứ khi nào cả khi không có mặt tại trung tâm thông qua phần mềm. Một số thông tin quan trọng như: học viên mới, học viên đang có mặt tại phòng tập, PT phụ trách, vấn đề phát sinh, thông tin thanh toán, doanh thu,… Những thông tin này có sẽ không được cập nhật tức thì hoặc không đầy đủ ở các ứng dụng miễn phí.

Kết luận

Tóm lại bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý phòng gym miễn phí để quản lý phòng tập nhỏ và mới thành lập. Tuy nhiên đây không phải giải pháp lâu dài vì phần mềm miễn phí không đảm bảo hiệu quả khiến bạn tốn kém chi phí hơn và khách hàng có những trải nghiệm không tốt.

Trên đây là bài viết “Lý do nên áp dụng phần mềm quản lý phòng gym” dành cho chủ phòng tập gym đặc biệt người sở hữu từ 2 phòng tập trở lên. Hy vọng bài viết mang lại kiến thức thiết thực để ứng dụng giải pháp hiệu quả.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý phòng tập gym AZZA GYM hoặc xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý phòng tập gym