Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả cần những phân hệ nào?

Hệ thống quản lý nhân sự bao gồm những phân hệ nào để tổ chức điều phối và quản trị công việc hiệu quả nhất?

Một trong những vấn đề then chốt khi quản lý nhân sự đó là sự đồng bộ dữ liệu. Các phân hệ trong các nghiệp vụ cần được đồng bộ thông tin và lưu trữ trên cùng một hệ thống. Ví dụ nếu doanh nghiệp tính công, tính lương bằng phần mềm nhưng lại quản lý hồ sơ nhân sự bằng giấy tờ, hồ sơ sẽ dẫn tới sai sót thông tin, thất lạc và khó khăn khi tra cứu. Một hệ thống quản lý nhân sự bằng phần mềm cần có những phân hệ nào để đảm bảo công tác quản lý đạt hiệu quả tốt nhất?

Phân hệ chấm công – tính lương

Quản lý bảng chấm công và tính lương nhân viên là công việc quan trọng và nặng nề nhất của đội ngũ HR. Một phần mềm nhân sự hiệu quả phải tối ưu được công tác chấm công và tính lương thủ công sang tự động hóa.

Cụ thể phần mềm cần đảm bảo những yêu cầu sau khi quản lý bảng công, bảng lương:

• Phần mềm kết nối Cloud với ứng dụng chấm công tự động cập nhật dữ liệu
• Cho phép cập nhật dữ liệu chấm công real-time bao gồm: thời gian làm việc nhân viên, thời gian đi muộn, về sớm, thời gian làm việc thêm giờ, thời gian làm việc ngoài hiện trường, ngày nghỉ,…
• Cho phép gửi thông báo bảng công đến từng tài khoản nhân sự
• Cho phép nhân sự kiến nghị thông tin bảng công
• Tự động tính toán và cập nhật bảng lương nhân viên
• Cho phép nhà quản lý theo dõi chi phí lương thưởng nhân viên

Một hệ thống quản lý nhân sự tốt thì phân hệ chấm công tính lương không được xảy ra sai sót cả khi số lượng user tăng theo cấp số nhân, dữ liệu không bị thất thoát và cho phép phân quyền quản lý.

Phân hệ quản lý quy trình tuyển dụng

Quy trình chọn người và giữ người bao gồm 5 bước: Thu hút nhân tài – tuyển dụng – đào tạo – giữ chân – bổ nhiệm. Nhà quản trị muốn dùng người hiệu quả buộc phải làm tốt công tác tuyển dụng, nếu không tất cả các bước phía sau trở nên vô nghĩa.

Một phần mềm nhân sự tốt sẽ giúp tổ chức hệ thống thông tin và đánh giá ứng viên khi tuyển dụng hiệu quả. Cụ thể phần mềm cần đáp ứng những tiêu chí sau đây:

• Kết nối với các ứng dụng, trang tuyển dụng
• Cho phép lưu trữ thông tin ứng viên
• Cho phép nhắc nhở quản lý, các bộ phận liên quan về: thời gian phỏng vấn, dữ liệu ứng viên
• Cho phép lưu trữ đánh giá của nhà tuyển dụng về ứng viên trong quá trình tuyển dụng
• Nhà quản trị theo dõi các chỉ số: tỉ lệ ứng viên trúng tuyển, tỉ lệ ứng viên không nhận việc, tỉ lệ ứng viên không trúng tuyển và tỉ lệ nhân sự thử việc được nhận chính thức,…

Qua đó giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng, thu hút nhân tài của công ty và đưa ra các quyết sách cải thiện hoặc phát huy.

Phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự

Sau khi ứng viên nhận việc, hồ sơ nhân sự bắt đầu được ghi nhận trong phần mềm từ quá trình bắt đầu từ việc, làm việc và sa thải. Tất cả dữ liệu liên quan đến nhân sự cần được lưu trữ trên hệ thống và phân quyền xem dữ liệu để tránh rò rỉ thông tin nhân viên.

Phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự cần lưu trữ những thông tin nhân sự như sau:

• Thông tin nhân sự: thông tin cá nhân, sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, thông tin gia đình.
• Thông tin bảo hiểm: mã bảo hiểm, thời gian đóng bảo hiểm, mức đóng bảo hiểm, thông tin người giảm trừ gia cảnh,…
• Thông tin lương thưởng: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng nhân viên xuất sắc, trợ cấp,…
• Dữ liệu công việc: vị trí, phòng ban, người quản lý trực tiếp, mã nhân viên

Phân hệ quản lý công việc

Hệ thống quản lý nhân sự không thể thiếu phân hệ quản lý công việc thực hiện dự án. Phân hệ cho phép nhà quản lý điều phối, theo dõi và trao đổi công việc bao gồm:

• Cho phép quản lý giao việc cụ thể từng cá nhân
• Đặt thời gian hoàn thành
• Cho phép trao đổi trên phần mềm để làm rõ yêu cầu công việc
• Cho phép nhân viên gửi đề xuất – sáng tạo nếu có
• Phần mềm gửi thông báo nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc
• Cho phép nhân viên gửi bản kết quả trên phần mềm và kết thúc quy trình
• Quản lý xem xét và đánh giá kết quả trên phần mềm cũng như đưa các góp ý hay yêu cầu sửa chữa

Phân hệ đánh giá hiệu suất & KPI nhân viên

Phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ giúp ban lãnh đạo theo dõi tiến độ làm việc và chất lượng xử lý công việc cũng như mức độ hoàn thành KPI nhân viên qua từng tháng/quý/năm. Cụ thể:

• Theo dõi tiến độ thực hiện: Phần mềm cho phép nhà quản lý theo dõi tình trạng thực hiện công việc: chưa thực hiện, hoàn thành, chậm trễ
• Theo dõi kết quả thực hiện: file đính kèm đã hoàn thành hay chưa
• Theo dõi chất lượng hoàn thành công việc: Số lần phải sửa chữa, mức độ sáng tạo, trình độ chuyên môn
• Theo dõi tỷ lệ % hoàn thành KPI: số lượng công việc thực tế/số lượng công việc chỉ tiêu, doanh số thực đạt/doanh số mục tiêu.

Phân hệ quản lý đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân sự là hoạt động thiết yếu ở bất cứ tổ chức nào nhằm tăng năng suất và chất lượng công việc cũng như bổ nhiệm nhân sự vào các vị trí cốt cán. Phân hệ quản lý đào tạo nhân viên cần có các tiêu chí sau:

• Quản lý nhân viên tham gia đào tạo: thời gian, địa điểm, số lượng, gửi thông báo từng nhân viên
• Quản lý tài liệu đào tạo: tài liệu trước và sau buổi đào tạo
• Quản lý hiệu quả các buổi training: đánh giá buổi đào tạo từ nhân sự, làm bài kiểm tra mức độ am hiểu buổi đào tạo
• Đánh giá thực tiễn áp dụng kiến thức sau đào tạo

Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự có đầy đủ phân hệ quản trị Azza HRM

Hiện nay hệ thống quản lý nhân sự Azza HRM có đầy đủ các phân hệ tính năng trên giúp tổ chức đạt hiệu quả cao trong quá trình quản lý. Cụ thể Azza HRM bao gồm 12 phân hệ:

• Azza File: quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
• Azza Time: quản lý thời gian chấm công nhân viên
• Azza Payroll: tính lương & thuế
• Azza Insurance: bảo hiểm
• Azza News: tin tức và truyền thông nội bộ
• Azza Request: quản lý đề xuất và phê duyệt
• Azza Work: quản lý công việc
• Azza Meal: quản lý suất ăn nhân viên
• Azza Check-in: quản lý chấm công
• Azza E-Hiring: quản lý quy trình tuyển dụng
• Azza Training: quản lý đào tạo nhân sự
• Azza Appraisal: quản lý hiệu suất KPI

Azza HRM là phần mềm chuyên về quản lý nhân sự đã có gần 10 năm hoạt động triển khai giải pháp số cho các doanh nghiệp lớn nhỏ. Azza HRM theo đuổi mô hình hoạt động may đo, nhận thay đổi các cấu tạo phân hệ theo yêu cầu của khách hàng trên phần mềm sao cho phù hợp với mô hình quản lý của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm nhân sự Azza HRM?

• Phần mềm cho phép điều chỉnh theo yêu cầu
• Phần mềm đa dạng phân hệ cho khách hàng lựa chọn
• Đội ngũ kỹ thuật chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm triển khai cho hàng ngàn đơn vị lớn nhỏ
• Chuyên sâu hoạt động quản trị nhân sự 
• Đơn vị tận tình hỗ trợ khách hàng 24/7
• Là đơn vị cung cấp tin cậy cho hàng ngàn doanh nghiệp, điển hình như: Việt Pháp, GE Hải Phòng, IDEMITSU, BIDV, NOVOTEL, IVAC, Việt Hưng,…

Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho quý đọc giả về những phân hệ cần có trong hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự