Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự bằng excel hay phần mềm nhân sự HRM chuyên nghiệp?
Tất cả các doanh nghiệp vào những năm 2000 đều cho rằng excel là một ứng dụng tuyệt vời giúp tổ chức tiết kiệm hàng nghìn tỷ chi tiêu chi phí giấy, chi phí quản lý và chi phí nhân sự. Tuy nhiên, chỉ ngay sau đó 10 năm 70% các nhà quản trị đã nhận thấy sự bất cập không nhỏ từ công cụ này như: sai sót số liệu, khó khăn trong tra cứu, quản lý và chia sẻ dữ liệu,…Hiện nay, công nghệ, trí tuệ nhân tạo AI, big data, dữ liệu trực tuyến Cloud ngày càng phát triển. Các nhà quản trị có nên tiếp tục sử dụng excel để quản lý nhân sự không? Theo dõi những phân tích trong bài viết dưới đây của đội ngũ chuyên gia nhân sự Azza HRM.
Ưu và nhược điểm quản trị nhân sự bằng excel?
Excel là một trong những sản phẩm của Microsoft, được biết đến là một công cụ bảng tính giúp người dùng tính toán, liệt kê và đặt hàm để tự động cho giá trị theo những “điều kiện” input mà người dùng nhập liệu. Excel có những ưu điểm và nhược điểm gì trong quá trình thực hiện?
1.1 Ưu điểm
Dễ dàng thao tác
Tất cả các sản phẩm của Microsoft đều khá dễ dàng sử dụng. Excel cũng là một công cụ được đánh giá cao bởi thao tác dễ dàng, logic, dễ thích nghi.
Đa dạng biểu mẫu
Excel có rất nhiều biểu mẫu có sẵn, người dùng có thể chọn các biểu mẫu đó để thao tác nhập liệu và quản lý dữ liệu. Hoặc người dùng có thể tự tạo biểu mẫu hay tải các biểu mẫu từ các nguồn khác và dán vào file excel của mình.
1.2 Nhược điểm của excel trong quản trị nhân sự
Không khó để thấy những mặt hạn chế của excel đặc biệt trong thời kỳ hiện tại. Điểm qua những nhược điểm nổi bật của công cụ excel trong quá trình quản lý doanh nghiệp dưới đây:
Khó mở rộng dữ liệu
Phần mềm quản trị nhân sự bằng excel miễn phí chỉ phù hợp với các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ có số lượng nhân sự dưới 200 người. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng excel sẽ rất khó lưu trữ và mở rộng dữ liệu.
Khó quản lý và tra cứu
Hàng tháng đội ngũ nhân sự phải làm các file chấm công, bảng công, bảng lương, hồ sơ nhân sự, các file làm việc từng phòng ban, bảo hiểm, thuế,… Việc tạo lập quá nhiều bảng tính sẽ khiến doanh nghiệp rất khó quản lý và gây đầy bộ nhớ máy tính.
Bên cạnh đó, giả sử trong khoảng thời gian 10 năm hoạt động những file excel này sẽ trở nên rất khó quản lý và tra cứu dữ liệu khi cần.
Khó khăn chia sẻ dữ liệu
Mỗi lần muốn chia sẻ dữ liệu, đội ngũ nhân sự hay quản lý phải gửi email đính kèm file cho từng người. Đơn cử như hoạt động chốt công cuối tháng, bộ phận HR sẽ gửi bảng công tháng vào email của từng nhân viên để kiểm tra, đối chiếu. Như vậy không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến thiếu bảng công của nhân sự, gửi nhầm bảng công,…
Bảo mật thông tin không cao
Excel có thể bị đánh cắp thông tin thông qua virus máy tính làm rò rỉ, hay nhân sự công ty chia sẻ dữ liệu ra ngoài bởi không có tính năng phân quyền dữ liệu.
Bên cạnh đó, việc quên lưu, xóa nhầm file diễn ra phổ biến, thường xuyên tại các tổ chức dẫn đến tốn thời gian của nhân viên làm lại file cũ.
Phát sinh sai sót
Mặc dù excel có khả năng copy công thức tính và đặt hàm điều kiện. Tuy nhiên theo thống kê của các nhà quản trị: % sai sót khi copy công thức đặt 7% đặt mức cao so với cho phép 5%.
Mặt khác, do thao tác trên excel cần dữ liệu đầu vào nhập tay nên sai sót phát sinh rất thường xuyên. Người dùng nhập nhầm số liệu, công thức, lấy nhầm ô tính,…dẫn đến sai sót đặc biệt trong các file tính công, tính lương.
Không tự động hóa
Excel không có khả năng tự động hóa quy trình từ thiết lập, tính toán, gửi thông báo, đánh giá. Đây là vấn đề cốt lõi khiến các tổ chức không tiếp tục quản lý nhân sự bảng excel
Thông tin, dữ liệu thiếu tập trung dẫn đến “tam sao thất bản”
Nhân sự sử dụng excel để làm việc và lưu trữ rời rạc ở từng máy tính cá nhân. Dẫn đến dữ liệu thiếu tập trung, nhất quán làm cho các thông tin dữ liệu có thể bị sai lệch so với thực tế. Khiến quy trình đánh giá không chính xác và hiệu quả.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng mô hình quản trị nhân sự bằng phần mềm HRM
Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí trong thời đại chuyển đổi số đã không còn phù hợp, gây tốn thời gian nhân sự, chi phí cao, quản lý khó khăn. Do đó phần mềm nhân sự HRM ra đời và loại bỏ hoàn toàn những rào cản của excel trong tổ chức:
2.1 Tối ưu hóa quy trình
Tất cả quy trình tổ chức đều được tự động hóa các bước, tự động hóa dữ liệu. Ví dụ như quy trình chấm công tính lương: toàn bộ dữ liệu chấm công của từng nhân viên sẽ được cập nhật tức thì trên phần mềm giúp nhân sự theo dõi bảng công bất cứ lúc nào, sau đó cuối tháng phần mềm tự động tính lương theo công thức đã thiết lập và gửi thông báo bảng lương cho nhân sự.
Các quy trình quản trị nhân sự cần có trong tổ chức được tự động hóa:
- Quy trình tuyển dụng
- Quy trình thử việc
- Quy trình đào tạo & kiểm tra nhân viên
- Quy trình đề xuất – xét duyệt
- Quy trình nộp đơn nghỉ phép
- Quy trình thanh toán – tạm ứng
- Quy trình làm việc nhóm
- Quy trình triển khai dự án
- Quy trình chấm công – tính lương
- Quy trình đánh giá hiệu suất KPI nhân sự
- Quy trình triển khai review nhân sự, review lương thưởng
- Quy trình khen thưởng và kỷ luật
- Quy trình xây dựng văn hóa công ty
2.2 Dữ liệu khoa học – chính xác
Nhờ các thuật toán của phần mềm, các dữ liệu nhân sự như: hồ sợ nhân sự, bảng tính công, tính lương, tiến độ – kết quả công việc,…được tính toán theo công thức thiết lập sẵn và lưu trữ khoa học.
2.3 Bảo mật tuyệt đối
Phần mềm nhân sự sẽ giúp tổ chức bảo mật dữ liệu tốt hơn bảng tính excel rất nhiều lần bởi các thuật toán thông minh, công nghệ hiện đại không làm mất dữ liệu và rò rỉ dữ liệu ra ngoài.
2.4 Phân quyền dữ liệu
Một trong những ưu điểm rất lớn khi sử dụng đó là khả năng phân quyền người quản lý, người tham gia vào dự án. Ví dụ, đối với bảng lương – bảng công: nhân sự chỉ nhận được bảng lương, bảng công của cá nhân mà không có quyền xem bảng công, bảng lương của người khác.
Ví dụ trong quản lý công việc, nhân sự sẽ chỉ được theo dõi các dự án, chiến lược có liên quan đến cá nhân do nhà quản trị cấp trên thêm quyền vào dự án.
Điều này vừa giúp tổ chức bảo mật dữ liệu, vừa giúp nhân viên tránh nhận quá nhiều thông báo không liên quan đến chuyên môn, công việc của mình.
2.5 Dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc nhân sự
Phần mềm nhân sự giúp tổ chức lưu trữ dữ liệu chính xác, khoa học và chi tiết giúp nhà quản trị có thể theo dõi tiến độ, kết quả làm việc của nhân viên từng phòng ban một cách dễ dàng.
Bên cạnh đó, phần mềm cho phép tạo lập các báo cáo tổng quan trong từng phòng ban theo tháng, quý, năm so với KPI ban đầu thiết lập. Như vậy ban lãnh đạo có thể đánh giá hiệu quả làm việc của từng bộ phận một các chính xác hơn.
2.6 Dữ liệu nhất quán trên cùng hệ thống
Không còn rời rạc dữ liệu trên từng máy tính cá nhân như bảng tính excel. Phần mềm quản trị nhân sự cho phép lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống điện toán đám mây Cloud dễ dàng chia sẻ và lưu trữ không giới hạn.
Có thể thấy, dữ liệu nhất quán là yếu tố quan trọng nhất đánh giá hiệu quả làm việc của tổ chức.
2.7 Quản lý mọi lúc mọi nơi
Phần mềm nhân sự có phiên bản Mobile giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ, kết quả, thông tin trên phần mềm mọi lúc mọi nơi. Còn đối với excel người dùng bắt buộc phải sử dụng máy tính để theo dõi và làm việc.
Nên sử dụng phần mềm nhân sự nào?
Hiện nay Azza HRM là phần mềm nhân sự đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên giúp doanh nghiệp linh hoạt trong quản lý và đánh giá hiệu quả khoa học. Azza HRM được rất nhiều tổ chức doanh nghiệp lớn lựa chọn làm đối tác chiến lược trong công cuộc chuyển đổi số. Đơn cử như: Pullman, Hòa Phát, Hanosimex, techcombank, BIDV, Việt Hưng, Everon, Novotel, Kenmec.
Trên đây là những phân tích về “Nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự bằng excel hay phần mềm nhân sự chuyên nghiệp?”. Hy vọng bài viết mang lại kiến thức bổ ích cho các nhà quản trị và áp dụng được vào thực tiễn quản lý. Cảm ơn quý đọc giả đón đọc bài viết, theo dõi website của Azza HRM để đọc thật nhiều kiến thức giá trị và quản trị nhân sự.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự