Những điều bạn cần biết khi quản lý spa

Quản lý spa hiệu quả để tối ưu chi phí, quy trình nhanh chóng mở rộng quy mô là mục tiêu của tất cả chủ tiệm spa, trung tâm thẩm mỹ. Tuy nhiên để quản lý spa hiệu quả, đảm bảo dữ liệu chính xác đồng bộ, quản lý nhân viên khoa học không phải vấn đề dễ thực hiện đặc biệt đối với người mới.

Đó là lý do tại sao bạn đọc bài viết này để có thêm kinh nghiệm quản lý và vận hành chuỗi spa, thẩm mỹ viện hiệu quả.

Kinh nghiệm quản lý spa cho người mới

Một vài kinh nghiệm quản lý Spa được đúc rút từ thực tiễn bạn cần biết để áp dụng vào bài toán quản lý spa của mình hiệu quả nhất:

1.1 Quản lý nhân viên

Để quản lý spa hiệu quả, bạn cần xây dựng đội ngũ nhân viên có chuyên môn, kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm với công việc. Bạn cần đào tạo nhân viên về chuyên môn sâu trong chăm sóc khách hàng từng liệu trình và đào tạo thái độ phục vụ khách hàng.

Nhân viên cần phải biết cách tư vấn khách hàng từ liệu trình cơ bản đến chuyên sâu, cơ sở vật chất, lợi ích khi đến với spa và cách thức điều trị, chăm sóc sắc đẹp tại cơ sở. Điều đó đòi hỏi nhân viên cần phải có đam mê và kiến thức. Bạn nên sử dụng phần mềm công nghệ để lưu trữ các slide, tài liệu tư vấn khách hàng để nhân viên mới nhanh chóng thực hiện hiệu quả.

Bên cạnh đó, bạn nên áp dụng phần mềm công nghệ vào quản lý lương thưởng, khối lượng công việc của nhân viên. Điều đó sẽ giúp bạn không sai sót trong quá trình trả lương, trả công cho nhân viên và đánh giá nhân sự. Đảm bảo minh bạch, công bằng với nhân viên.

Phần mềm quản lý spa Azza có thể hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý các dữ liệu nhân sự như:

• Hồ sơ nhân viên
• Thời gian nhân viên chấm công – làm việc
• Khách hàng của nhân viên phụ trách
• Khách hàng mới giới thiệu
• Thời gian đặt lịch hẹn của khách hàng
• Phản hồi của khách hàng
• Lương thưởng hàng tháng của nhân viên
• KPI nhân viên

1.2 Quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng

Bạn cần làm tốt công tác quản lý thông tin khách hàng đăng ký và ra vào spa hàng ngày, giờ. Những dữ liệu này vô cùng quan trọng đối với đơn vị trong bức tranh tài chính, quản lý doanh số, mở rộng quy mô, truyền thông dịch vụ của công ty.

Bất cứ khách hàng nào đăng ký dịch vụ tài spa bạn cần lưu trữ thông tin một cách khoa học để có thể nhanh chóng kiểm tra lộ trình điều trị, thời gian đặt lịch của khách hàng khi họ đến. Tránh tình trạng nhầm liệu trình điều trị, để khách hàng phải chờ đợi, thiếu máy, thiếu nhân viên. Như vậy, khách hàng sẽ đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp và lựa chọn một đơn vị khác.

1.3 Quản lý tài chính chặt chẽ

Người quản lý nếu không cân đối được tài chính, dòng tiền thu chi của tiệm spa sẽ khó đạt được mức lợi nhuận mong muốn. Trong kinh doanh, điểm hòa vốn vô cùng quan trọng, quản lý cần xác định được điểm này để hình dung rõ ràng hơn về sự phát triển của spa trong tương lai. Rất nhiều chủ spa rơi vào tình huống không biết ấn định giá dịch vụ phù hợp hay giảm giá bất chấp mà không tính được chi phí, lợi nhuận. Vì vậy là một người chủ hay một nhà quản lý, bạn cần nắm chắc doanh thu, chi phí, lợi nhuận của tiệm spa trong từng thời gian cụ thể.

Ngoài ra, chủ spa cần phải quản lý dòng tiền và phân bổ chi phí hợp lý để đi đường dài tránh tình trạng chi tiêu không có kế hoạch, không hạch toán hàng tháng hoặc ghi chép không chính xác, đầy đủ dẫn đến bức tranh tài chính sai sót. Để hạn chế những bất cập về sai sót trong số liệu tài chính bạn nên sử dụng phần mềm quản lý spa có phân hệ bán hàng, lương thưởng và làm báo cáo thống kê.

1.4 Lắng nghe phản hồi của khách hàng

“Lấy khách hàng làm trung tâm” là tôn chỉ hành động của rất nhiều đơn vị kinh doanh. Những đóng góp, phản hồi của khách hàng sẽ phản ánh chính xác nhất thực trạng kinh doanh, chất lượng sản phẩm và dịch spa của bạn. Do đó bạn cần phải có hoạt động cho khách hàng đánh giá, review từng dịch vụ, thái độ nhân viên, trang thiết bị vật chất,… của spa. Từ đó rút kinh nghiệm và lên phương án cải thiện chất lượng dịch vụ để tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng khi đến spa.

1.5 Không ngừng tăng trải nghiệm khách hàng

Kinh doanh spa là một ngành dịch vụ. Bản chất của ngành dịch vụ là thỏa mãn trải nghiệm khách hàng. Do đó, không ngừng cải tiến để tăng trải nghiệm khách hàng là việc làm hết sức quan trọng. Bạn cần đo đếm các điểm chạm của khách hàng khi đến spa để hoàn thiện chúng. Nhìn chung sẽ những vấn đề sau bạn cần giải quyết để tăng trải nghiệm khách hàng đến với spa:

• Cơ sở vật chất: Bạn cần trang bị thiết bị làm đẹp, máy móc hiện đại, cơ sở vật chất khang trang để khách hàng đến và có cảm nhận được sự chuyên nghiệp, thỏa mái.
• Nhân viên spa: Bạn cần phải đào tạo các nhân viên hướng dẫn các hoạt động chuyên môn về các bước làm đẹp, sử dụng máy móc, thiết bị và đào tạo về thái độ phục vụ của nhân viên luôn tận tình, niềm nở.
• Lịch sự trong giao tiếp: Dù là nhân viên hay quản lý cũng cần đặt KHÁCH HÀNG LÀ TRUNG TÂM của mọi cuộc giao tiếp tránh xung đột

1.6 Kiểm soát an ninh – an toàn khu vực tuyệt đối

Các trung tâm thẩm mỹ, spa là địa điểm kinh doanh có nhiều khách ra vào trong ngày và có nhiều tài sản, máy móc đắt tiền. Do đó bạn cần phải đảm bảo kiểm soát an ninh chặt chẽ: Người có vé trung tâm, đã đăng ký mới được vào, dữ liệu khách hàng ra vào, sử dụng dịch vụ được cập nhật 24/24, đảm bảo truy vết thông tin nhanh chóng khi cần.

Rất may mắn, hiện nay đã có hệ thống kiểm soát vé, thẻ ra vào spa tự động. Khách hàng chỉ có thể qua cửa spa khi có vé, thẻ tập tại trung tâm. Phần mềm quản lý spa có một số lợi ích nổi trội như:

• Kiểm soát chặt chẽ số người ra vào khu vực
• Khách hàng qua cổng kiểm soát xếp hàng trật tự từng người tránh tình trạng chen lấn, xô đẩy
• Đảm bảo an ninh, dữ liệu được lưu lại bằng hình ảnh Camera
• Tích hợp công cụ thanh toán bằng pos, trực tuyến, quét mã
• Dữ liệu khách hàng cập nhật ngay lập tức, chính xác và dễ dàng làm báo cáo
• Hệ thống phân quyền giúp bảo mật thông tin, quản lý hiệu quả
• Tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng

1.7 Quảng cáo – Marketing hiệu quả

Dữ liệu khách hàng là tài sản vô cùng quan trọng đối với spa. Chủ spa cần tận dụng để làm tốt công tác quảng cáo, truyền thông mở rộng khách hàng mới. Vậy một plan marketing cho spa phù hợp sẽ hướng đến những hoạt động nào?

• Chạy quảng cáo để duy trì khách hàng tiềm năng
• Tặng thẻ chăm sóc da, làm đẹp miễn phí
• Tặng quà trong các ngày đặc biệt
• Làm SEO website những từ khóa mang lại khách hàng và từ khóa mang lại kiến thức giá trị cho khách hàng
• Phát tờ rơi
• Tư vấn trực tiếp qua điện thoại

Tuy nhiên, hoạt động marketing rất rộng do đó bạn cần cân nhắc giữa chi phí và ngân sách hiện có để triển khai hiệu quả. Tránh tình trạng triển khai quá nhiều đầu việc nhưng không mang lại hiệu quả.

Áp dụng phần mềm công nghệ để quản lý Spa hiệu quả

Áp dụng phần mềm quản lý spa là cách đang được nhiều nhà quản lý sử dụng nhằm tối ưu quy trình, đảm bảo dữ liệu chính xác, quản lý nhân sự hiệu quả và tăng trải nghiệm khách hàng. Cụ thể một số lợi ích trong công tác quản lý khi áp dụng phần mềm quản lý spa:

2.1 Quản lý đặt lịch hẹn

Phần mềm quản lý spa online cho phép quản lý lịch hẹn với khách hàng: giờ giấc, lịch hẹn, nhân viên chăm sóc, gói dịch vụ, lộ trình điều trị, những phản hồi của khách hàng, hiệu quả chăm sóc tại spa,…Việc quản lý lịch hẹn hiệu quả giúp bạn tăng uy tín của đơn vị với khách hàng, giúp khách hàng cảm thấy trung tâm chuyên nghiệp và tận tình phục vụ họ.

Nếu không có phần mềm, nhân viên có thể sẽ quên lịch chăm sóc của từng khách hàng dẫn đến tình trạng khách tới phải chờ đợi, thiếu nhân viên, thiếu cơ sở vật chất, không nhớ lộ trình cụ thể của khách hàng hỏi lại nhiều lần khiến khách hàng có trải nghiệm không tốt.

Mặt khác, quản lý đặt lịch hiệu quả giúp bạn chủ động sắp xếp và phân bổ công việc cho nhân viên spa hiệu quả.

2.2 Quản lý an ninh hiệu quả – truy vết thông tin nhanh chóng

Phần mềm kết nối với các thiết bị an ninh như: đầu đọc thẻ CCCD, thiết bị vân tay, thiết bị nhận diện khuôn mặt, cổng kiểm soát để đảm bảo chỉ những người có thẻ chăm sóc hợp lệ của spa mới được vào trong.

Ngoài ra, phần mềm kết nối với hệ thống camera để trích xuất dữ liệu bất cứ khi nào cần, xảy ra các tình huống phát sinh như: gian lận, trộm cắp, ẩu đả, mất trật tự,… Hệ thống thiết bị cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý spa online tự động 100% giúp người quản lý theo dõi dễ dàng và xử lý kịp thời.

2.3 Quản lý nhân viên – chất lượng phục vụ

Phần mềm cho phép quản lý nhân viên hiệu quả bằng việc tự động hóa dữ liệu và kiểm soát chất lượng phục vụ khách hàng. Cụ thể:

• Hồ sơ nhân viên
• Thời gian nhân viên chấm công – làm việc
• Số lượng khách hàng nhân viên chăm sóc
• Lịch hẹn khách hàng của từng nhân sự
• Phản hồi của khách hàng
• Lộ trình chăm sóc khách hàng
• Lương thưởng của nhân viên hàng tháng
• Đào tạo nhân viên

2.4 Quản lý các gói dịch vụ

Phần mềm quản lý spa online cho phép bạn cập nhật thông tin, đặc điểm, giá cả và lịch sử sử dụng của mỗi gói dịch vụ chăm sóc sắc đẹp tại spa. Bạn cũng có thể quản lý gia hạn gói dịch vụ, quản lý và tính hoa hồng cho chuyên viên khi sử dụng gói dịch vụ, lưu trữ chi tiết dịch vụ chuyên viên đã thực hiện: mã hóa đơn, tên dịch vụ, ngày thực hiện…

Bạn cũng có thể thực hiện việc tính toán hóa đơn, in hóa đơn và lưu trữ lịch sử bán hàng ngay trên hệ thống phần mềm. Từ đó, người quản lý vẫn có thể kiểm soát được dòng tiền hàng ngày.

2.5 Chăm sóc khách hàng & Marketing

Phần mềm giúp bạn lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến khách hàng như: thông tin cá nhân, số điện thoại, facebook, nhật ký chăm sóc, lộ trình đã tham gia, số lần đến trung tâm, đánh giá mức độ hài lòng, nhóm khách hàng,… Điều đó sẽ giúp nhân viên của bạn có thêm thông tin để tư vấn cho khách hàng các giải pháp, lộ trình làm đẹp hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm cho phép lưu trữ thông tin khách hàng có giới thiệu khách hàng mới đến spa hay không.

Ngoài ra, từ những thông tin khách hàng bạn có thể thực hiện các chiến lược marketing đến với khách hàng như:

• Hỗ trợ thông báo nhắc lịch, tin nhắn chăm sóc khách hàng như chúc mừng sinh nhật, chương trình khuyến mãi qua email, SMS
• Xây dựng danh sách Email, SĐT tiềm năng nhập từ hệ thống POS
• Phân loại tệp data thông qua POS để tối ưu hóa nội dung gửi, giúp tăng tỉ lệ mở tin
• Hỗ trợ nhắn tin với SMS Brand name hoặc đầu số ngẫu nhiên
• Bán voucher, sản phẩm online trực tiếp khách hàng mà không cần thông qua nền tảng trung gian giúp tiết kiệm chi phí gia tăng lợi nhuận
• Gửi chương trình khuyến mãi đến khách hàng nhân dịp lễ, sinh nhật kích thích khách quay trở lại

2.6 Quản lý công thức và nguyên liệu làm đẹp

Tại các spa sẽ có các công thức trị liệu khác nhau, việc đào tạo trực tiếp cho nhân viên đặc biệt là mỗi lần nhân viên mới vào làm việc tốn khá nhiều thời gian. Phần mềm cho phép lưu trữ toàn bộ công thức các liệu trình điều trị của sản phẩm. Nhân viên có thể học trên phần mềm và học hỏi thêm từ quản lý.

Bên cạnh đó, phần mềm cho phép quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho của spa từ đó người quản lý sẽ tính toán để đặt thêm hàng phục vụ khách hàng cả khi số lượng khách hàng đến spa đông mỗi ngày. Điều này cũng sẽ tiết kiệm thời gian chờ đợi của khách hàng và tăng trải nghiệm hài lòng của họ khi đến cơ sở.

2.7 Quản lý dữ liệu, thống kê báo cáo

Dữ liệu khách hàng, nhân sự, bán hàng sẽ được lưu trữ trực tiếp trên phần mềm. Những người được phân quyền sẽ được theo dõi, tra cứu những dữ liệu này hàng ngày. Bạn cũng có thể sử dụng để theo dõi trên app mobile thuận tiện cho hoạt động quản lý từ xa khi nhân rộng chuỗi cơ sở spa, thẩm mỹ viện.

Một lợi ích quan trọng của phần mềm quản lý spa online đó là khả năng tổng hợp và làm báo cáo. Bạn có thể theo dõi những con số phản ánh hiệu quả hoạt động của từng cơ sở như:

• Tổng khách hàng đăng ký mới
• Tổng khách hàng tư vấn thành công
• Số lượng khách hàng ra/vào trong ngày/tháng
• Số lượng khách hàng giới thiệu
• Phản hồi của khách hàng
• Chi phí
• Doanh thu
• Lợi nhuận

Trên đây là bài viết: “ Những điều bạn cần biết khi Quản lý spa dành cho người kinh doanh mới spa”. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức thực tế cho anh chị trong quá trình áp dụng phần mềm quản lý spa vào mô hình kinh doanh của mình. Theo dõi website của chúng tôi để đọc thêm các bài viết hữu ích về quản lý spa.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý Spa, thẩm mỹ viện hoặc xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý spa, thẩm mỹ viện