Những lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự

Trong thời đại 4.0 như hiện nay thì việc ra đời các phần mềm quản lý nhân sự đã giúp giảm thiểu khối lượng công việc đáng kể cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian cũng như những chi phí không cần thiết khác. Vậy phần mềm này có những lợi ích gì, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

>>Tổng quát về phần mềm quản lý nhân sự

>>Lợi ích của phân hệ tính lương, bảo hiểm, thuế trong phần mềm nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Tùy vào quy mô trong mỗi doanh nghiệp mà sẽ có số lượng nhân viên khác nhau. Doanh nghiệp càng lớn, nhân viên càng nhiều thì vấn đề quản lý nhân sự càng khó khăn và vất vả hơn. Do vậy, sự ra đời của những phần mềm chính là công cụ đắc lực giúp cho các doanh nghiệp giải quyết được vấn đề đó.
Việc áp dụng các giải pháp công nghệ là một chiến lược rất quan trọng trong sự phát triển chung của mỗi doanh nghiệp, điều đó cho thấy tầm quan trọng của nó trong sự đổi mới về quy trình làm việc và quản lý nhân viên.
Phần mềm quản lý nhân sự là sự kết hợp của tất cả các hệ thống tuyển dụng và quản trị lực lượng lao động, được sử dụng với mục đích cải thiện hiệu quả kinh doanh. Quy kết chúng về một mối để nhà quản lý có thể dễ dàng phân công công việc, theo dõi, đánh giá được tiến độ làm việc của nhân sự, từ đó đưa ra chế độ khen thưởng và chính sách khác nhau.

Ngày nay, phần mềm quản lý nhân sự ngày càng có vị trí quan trọng trong các công ty, doanh nghiệp. Phần mềm này giúp thay thế cho con người làm các công việc thủ công như trước kia mà hiệu quả lại cao hơn rất nhiều. Tạo ra môi trường chuyên nghiệp và hiện đại trong chính doanh nghiệp của bạn, thúc đẩy sự phát triển chung cho toàn doanh nghiệp.

Một điểm thuận lợi nữa khi sử dụng sản phẩm công nghệ này là có thể sử dụng được cả trên máy tính và điện thoại di động. Khi không ở trong công ty, bạn vẫn có thể kiểm tra, theo dõi quá trình làm việc, báo cáo của nhân viên trong công ty cũng như trong các phòng ban. Đảm bảo mọi công việc được diễn ra suôn sẻ. Nếu có vấn đề gì vẫn kịp cập nhật thông tin và tìm phương án giải quyết hiệu quả nhất.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp cho các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình quản lý nhân viên của mình mà còn giúp khai thác được tiềm năng tối đa của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Cụ thể những lợi ích mà phần mềm nay mang lại như sau:

– Giúp quá trình tuyển dụng nhân viên hiệu quả và chất lượng: Phần mềm có thể hỗ trợ cho bạn cập nhật danh sách các hồ sơ ứng tuyển khi doanh nghiệp của bạn đang có thông tin tuyển dụng nhân sự. Với danh sách đó, bạn có thể tự động gửi email cho ứng viên trên hệ thống phần mềm, hẹn lịch phỏng vấn và những vấn đề liên quan khác một cách dễ dàng.

Các ứng viên khi qua vòng phỏng vấn sẽ được cập nhật trên hệ thống và các phòng ban có thể tiện theo dõi. Tính năng này giúp tránh được tình trạng mất hồ sơ của những ứng viên tiềm năng và tăng thêm sự chuyên nghiệp của bạn khi quản lý tuyển dụng.

Sau khi qua vòng phòng vấn, nếu muốn hẹn gặp trực tiếp các ứng viên hoặc thêm đề mục để phỏng vấn lần 2, chỉ cần lọc danh sách các ứng viên đã qua phỏng vấn vào một mục và gửi mail đồng bộ cho tất cả ứng viên đó. Vừa tiết kiệm được thời gian lại tránh được sai sót trong quá trình gửi mail. Hơn nữa, khi gặp mặt, bạn cũng không phải mất thời gian để in Cv của ứng viên mà chỉ cần thao tác trên hệ thống phần mềm là có thể nắm bắt mọi thông tin cần thiết một cách dễ dàng.

– Quản lý nhân viên: Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được cập nhật một tài khoản trên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự. Mọi công việc, thông tin, dữ liệu của nhân viên đó đều được cập nhật trên hệ thống. Điều đó giúp quản lý có thể trao đổi công việc với nhân viên một cách dễ dàng và tiện dụng hơn.
Ngoài ra nhân viên cũng có thể báo cáo công việc của mình ngay trên hệ thống bằng biểu đồ. Hệ thống cho phép quản lý đánh giá nhân viên định kỳ trong doanh nghiệp, kết quả đó chính là cơ sở để đưa ra mức khen thưởng hay kỷ luật, thuyên chuyên nhân viên. Tạo ra một môi trường làm việc bình đẳng và công bằng cho mọi nhân viên để cùng nhau phát triển vì lợi ích chung cho toàn doanh nghiệp.

– Quản lý chấm công, tính lương: Quá trình này sẽ được diễn ra dễ dàng và không mất nhiều thời gian như trước. Phần mềm tích hợp với máy chấm công, cho phép bạn có thể tổng hợp được kết quả làm việc của mỗi nhân viên định kỳ một cách chính xác và hiệu quả. Ngoài ra, phần mềm còn có phân hệ xin nghỉ làm, nghỉ phép, ốm đau… giúp cho bạn có thể chấm công và tính lương được chính xác hơn.

– Quản lý báo cáo: Nếu như trước kia, bạn phải đau đầu ngồi làm báo cao hàng tháng, hàng quý, rất dễ dẫn đến nhầm lẫn và sai sót thì với phần mềm quản lý nhân sự, những vấn đề đó sẽ được giải quyết dễ dàng. Bạn có thể cập nhật thông tin, hạng mục công việc lên hệ thống, từ đó phần mềm sẽ tự động tạo báo cáo cho bạn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn.

Đến cuối tháng, bạn chỉ cần kiểm tra lại xem các báo cáo đã đầy đủ hạng mục chưa, còn sai sót gì không trước khi in ra trình lên cấp trên. Điều đó cũng giúp giảm thiểu rủi ro sai số trong quá trình làm báo cáo như cách làm truyền thống thông thường.

– Đánh giá nhân sự: Khi sử dụng phần mềm, bạn có thể xây dựng sẵn tiêu chuẩn đánh giá nhân viên theo từng vị trí, mức độ làm việc để đánh giá định kỳ, so sánh kết quả làm việc giữa các nhân viên với nhau, xếp loại nhân viên theo từng tiêu chuẩn riêng. Sử dụng phần mềm sẽ giúp quá trình đánh giá được chính xác và khách quan hơn. Từ đó tạo động lực và thúc đẩy cho nhân viên làm việc nghiêm túc và hiệu quả hơn.
Với tiêu chuẩn đánh giá nhân viên này, bạn cũng sẽ không phải lo lắng tình trạng ganh đua không không lành mạnh giữa các nhân viên trong công ty. Có cơ sở để đưa ra nếu nhân sự thắc mắc về kết quả cuối cùng, tránh được tình trạng nội bộ nhân viên không đoàn kết và không có ý thức làm việc.

– Cung cấp các giải pháp có độ an toàn và bảo mật cao: Mỗi phần mềm ra đời đều được xây dựng trên nên tảng công nghệ tiên tiến, trước khi đưa ra sử dụng đã được thử nghiệm kỹ càng để tránh mọi sai sót có thể xảy ra, hạn chế lỗi trong quá trình sử dụng. Điều đó giúp đảm bảo an toàn cho mọi dữ liệu trong doanh nghiệp bạn, nâng cao độ bảo mật hơn, đặc biệt là những nội dung quan trọng.

Đặc biệt, các phần mềm có chức năng tự lưu dữ liệu, điều đó giúp ích cho trong quá trình sử dụng xảy ra những sự cố không may như mất điện, hỏng máy tính…Bạn vẫn có thể xuất hay tìm lại được các dữ liệu đã được lưu bằng thiết bị khác, miễn là có kết nối mạng nội bộ sử dụng giải pháp công nghệ này.
Trên đây là những lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự mang đến cho mỗi doanh nghiệp. sử dụng phần mềm này, mọi công việc đều có thể trở nên dễ dàng và năng suất hơn. Nếu còn gì thắc mắc, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp và phục vụ.