Những lưu ý khi xây dựng quy trình quản lý nhân viên

Tim Cook – CEO Apple từng chia sẻ quan điểm quản trị của mình: “một quy trình làm việc hiệu quả sẽ giúp tổ chức tiết kiệm chi phí thời gian nhân viên, thời gian chỉ đạo của quản lý và tăng hiệu suất làm việc”

Thật vậy, một quy trình quản lý nhân viên hiệu quả sẽ giúp hàng trăm, nghìn nhân sự trở thành một tổ chức hợp nhất, cá thể lớn mạnh cùng chung mục đích hướng đi. Cụ thể hơn chính là giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, thời gian, tối ưu trong quản lý, tăng năng suất làm việc, tăng doanh số, sức mạnh nội bộ. Tuy nhiên, việc xây dựng quy trình quản lý nhân sự không đơn giản là liệt kê các bước và áp dụng triển khai. Nó đòi hỏi nhà quản lý nghiên cứu xác định mục tiêu và thấu hiểu nhân sự. Dưới đây là những lưu ý mà CEO cần “nằm lòng” khi xây dựng quy trình quản lý nhân viên.

Xây dựng mục tiêu sử dụng nhân sự rõ ràng

Hãy xây dựng bộ mục tiêu sử dụng nhân sự từng bộ phận, phòng ban một các hiệu quả và khoa học. 

Ví dụ: Mục tiêu phòng marketing năm 2022 là phát triển thương hiệu, đẩy mạnh hoạt động quảng cáo trên social và đẩy SEO cho website tăng 300 từ khóa lọt top 1. Qua đó, nhà quản lý tính toán khối lượng công việc từng quý để đạt mục tiêu đó và xác định số lượng nhân sự cần có để thực hiện mục tiêu. Sau đó xác định mục tiêu cần đạt được cho từng vị trí trong năm, quý tháng, tuần để đặt KPI cho nhân viên.

Hoạt động xây dựng mục tiêu nhân sự càng chi tiết, quá trình thực hiện càng nhanh chóng và khả thi.

Lưu ý, tổ chức cần xác định mục tiêu kinh doanh, mục tiêu chiến lược khả thi căn cứ vào tình hình thực tế tránh xây dựng một bức tranh xa vời thực tế dẫn đến các mục tiêu sử dụng nhân sự bị sai lệch.

Bổ nhiệm vị trí phù hợp với năng lực nhân viên

Nhà quản trị cần quán triệt tư tưởng quản lý cho các quản lý cấp trung giúp họ am hiểu nhân sự, đánh giá nhân sự chính xác để bổ nhiệm vào các vị trí phù hợp nhất.

Cụ thể nhà quản lý Level C cần phải nắm được những yếu tố sau từ nhân viên trong quá trình làm việc:

  • Năng lực chuyên môn
  • Kỹ năng ngoài: giao tiếp, ngoài ngữ
  • Khả năng làm việc nhóm, khả năng lãnh đạo
  • Tinh thần trách nhiệm trong công việc
  • Sáng tạo trong công việc
  • Kết quả thực hiện công việc: Deadline, chất lượng kết quả,…
  • Thái độ làm việc
  • Mức độ chuyên cần: thời gian làm việc, thời gian tăng ca, đi muộn, về sớm, nghỉ việc,…

Qua đó, nhà quản lý cấp trung sẽ đề xuất lên cấp trên để bổ nhiệm/luân chuyển nhân sự đến vị trí thích hợp nhất.

Ví dụ: đối với nhân sự có tinh thần trách nhiệm trong công việc, trình độ chuyên môn tốt, tư duy nhạy bén sẽ cần được thăng chức lên làm trưởng bộ phận để lãnh đạo teamwork.

Nếu doanh nghiệp không trọng dụng người tài thì họ sẽ có thiên hướng “chán nản”, “mất động lực” khi làm việc, thậm chí tìm môi trường khác. 

Xây dựng quy trình dựa trên thực tế công ty

Mỗi tổ chức sẽ có đặc thù quản lý riêng. Cụ thể, doanh nghiệp cần căn cứ vào thực tiễn môi trường và quy mô tổ chức để đặt quy trình làm việc cho phù hợp tránh tình trạng “áp” mô hình quản lý từ ngoài vào tổ chức. Điều này sẽ gây sự “ức chế” cho nhân viên và quản lý kém hiệu quả khi quy trình không phù hợp.

Ví dụ như tổ chức nhỏ với 3 cấp gồm: giám đốc – trưởng phòng – nhân viên thì không thể áp dụng quy trình của doanh nghiệp lớn với mức độ 6 cấp: chủ tịch – giám đốc – phó giám đốc – trưởng phòng – phó phòng – trưởng bộ phận nhân viên.

Đánh giá hiệu quả áp dụng quy trình quản lý định kỳ

Sau khi xây dựng và áp dụng quy trình quản lý nhân viên vào tổ chức. Ban lãnh đạo công ty cần xem xét hiệu quả quy trình thông qua các kỳ đánh giá: tháng/quý/năm để đo lường các chỉ số so với mô hình cũ:

  • Hiệu quả công việc
  • Thời gian thực hiện
  • Chi phí thực hiện
  • Mức độ linh hoạt
  • Các bước triển khai
  • Mức độ hài lòng của nhân viên
  • Khả năng quản lý được cải thiện: nhân viên, dữ liệu, quy trình

Lưu ý rằng sau khi đánh giá hiệu quả bằng các số liệu thực tế: con số, % thì doanh nghiệp cần tìm kiếm các giải pháp và điều chỉnh quy trình sao cho phù hợp với thực tiễn.

Lắng nghe đóng góp của nhân sự

Một lưu ý quan trọng dành cho các CEO khi xây dựng quy trình quản lý nhân viên là cần phải khảo sát ý kiến, mức độ hài lòng của nhân sự. Điều này sẽ giúp tổ chức đánh giá chính xác vấn đề nhất. Bởi lẽ các nhà quản lý cấp trên không phải lúc nào cũng là người trực tiếp sử dụng quy trình mà nhân viên mới là người hàng ngày thực hiện những quy trình đó. Vì thế họ sẽ là những người hiểu ưu và nhược điểm của quy trình làm việc hiện tại nhất.

Một chú ý khi làm khảo sát đó là sử dụng khảo sát kín bởi nhân sự có thể có tâm lý “e ngại” khi dùng danh tính cá nhân để đánh giá tổ chức, đánh giá lãnh đạo.

Áp dụng phần mềm quản lý nhân viên chuyên nghiệp

Trong thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay, phần mềm quản lý nhân viên chuyên nghiệp sẽ giúp tổ chức rất nhiều trong việc tối ưu quy trình nhân sự bao gồm:

  • Quy trình tuyển dụng
  • Quy trình thử việc
  • Quy trình đào tạo & kiểm tra nhân viên
  • Quy trình đề xuất – xét duyệt
  • Quy trình nộp đơn nghỉ phép
  • Quy trình thanh toán – tạm ứng
  • Quy trình làm việc nhóm
  • Quy trình triển khai dự án
  • Quy trình chấm công – tính lương
  • Quy trình đánh giá hiệu suất KPI nhân sự
  • Quy trình triển khai review nhân sự, review lương thưởng
  • Quy trình khen thưởng và kỷ luật
  • Quy trình xây dựng văn hóa công ty

Tất cả các quy trình này sẽ được thiết lập và thao tác trên phần mềm giúp dữ liệu được đồng bộ, dễ dàng quản lý & đánh giá kết quả, rút ngắn thời gian thực hiện.

Azza HRM là phần mềm quản trị nhân sự điện toán đám mây giúp tổ chức quản trị trực tuyến hiệu quả. 

Với sự linh hoạt trong quản lý và các phiên bản hoàn thiện trên desktop và mobile. Đây đang là phần mềm nhân sự được các doanh nghiệp săn đón. Một vài đơn vị đối tác tiêu biểu của Azza phải kể đến như: Pullman, Hòa Phát, Hanosimex, techcombank, BIDV, Việt Hưng, Everon, Novotel, Kenmec. Với mong muốn giúp các doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự Azza HRM cam kết trở thành bạn đồng hành uy tín của các doanh nghiệp.

Trên đây là những kiến thức về những lưu ý khi xây dựng quy trình quản lý nhân viên dành cho CEO. Hy vọng bài viết mang lại kiến thức bổ ích cho các nhà quản trị và áp dụng được vào thực tiễn quản lý. Cảm ơn quý đọc giả đón đọc bài viết, theo dõi website của Azza HRM để đọc thật nhiều kiến thức giá trị và quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự

Leave A Comment