Những yếu tố then chốt để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả là mong muốn của tất cả doanh nghiệp phát huy sức mạnh nội tại tổ chức tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Tuy nhiên, áp dụng phần mềm nhân sự không chỉ đơn thuần là mua phần mềm và áp vào tổ chức. Đó là một quá trình nghiên cứu thực tại, xác định mục tiêu, xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu quả và khai thác tính năng của doanh nghiệp. Ở bài viết này Azza HRM chia sẻ những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Áp dụng bất cứ phần mềm, công nghệ, chính sách, cải tổ nào doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu rõ ràng: Áp dụng để được gì?

Để thiết lập được mục tiêu sử dụng phần mềm nhân sự, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng hiện tại bao gồm:

  • Số lượng nhân viên: Nhân viên thâm niên, chính thức, thử việc, quản lý cấp trung, trưởng nhóm,…
  • Tỷ lệ tuyển dụng trung bình năm: Một năm doanh nghiệp trung bình tuyển dụng bao nhiêu nhân sự, ở vị trí nào, tỷ lệ tuyển dụng thành công trên tổng thu hút ứng viên
  • Tỷ lệ giữ chân nhân sự: Trung bình năm có bao nhiêu nhân sự rời tổ chức, lý do từ đâu?
  • Chi phí nhân sự: chi phí lương, thưởng, phúc lợi, chi phí văn phòng như giấy, in ấn, kho quản lý,…
  • Quy trình chấm công – tính lương hiện tại: Chấm công bằng thiết bị nào? đổ công, tính công bằng phương pháp nào? trả lương qua đâu?
  • Xác định mức độ hiệu quả quy trình tính công – tính lương thực tế: sự hài lòng nhân sự, số lần sai sót, thời gian xử lý, chi phí bỏ ra.
  • Đánh giá quy trình quản lý công việc: công cụ làm việc hiện tại, cách thức giao việc, cách thông báo, truyền tải mục tiêu, nhân sự phản hồi như thế nào
  • Đánh giá thời gian thực hiện báo cáo, tờ trình của nhân viên thực tế: bao gồm thời gian làm báo cáo ngày, tuần, quý, năm, tờ trình – xét duyệt, thời gian làm việc chuyên môn của nhân viên
  • Đánh giá tỷ lệ hoàn thành công việc trên mục tiêu (KPI)

Sau khi xác định chính xác những thực tại quản lý trên, nhà quản trị căn cứ vào số liệu tổng hợp được để đặt ra mục tiêu cải tiến bộ máy quản lý nhân sự. Cơ bản bao gồm:

  • Tối ưu quy trình tuyển dụng: bao gồm thu hút ứng viên, phỏng vấn, quản lý hồ sơ ứng viên, đánh giá tỷ lệ tuyển dụng thành công
  • Tối ưu quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự, chính sách nhân sự, lương thưởng nhân viên
  • Tối ưu quy trình làm việc: Giao việc – nhận việc, trao đổi, đề xuất – phản hồi, sáng tạo, gửi kết quả công việc
  • Tối quy trình đánh giá nhân sự: Đánh giá KPI theo doanh số hoặc đầu việc, đánh giá độ chuyên cần, đánh giá cải tiến sáng tạo trong công việc của nhân sự
  • Tối ưu quy trình tính lương: Phương thức chấm công, tính lương công, tính lương, trả lương, phản hồi của nhân sự

Tất cả những mục tiêu này cần được tự động hóa một phần hay toàn bộ trên phần mềm quản lý nhân sự. Ví dụ như quy trình tính lương sẽ được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm bao gồm: lưu trữ hồ sơ nhân sự, tự động cập nhật bảng chấm công real-time, tự động tính lương theo công thức thiết lập, tự động gửi phiếu lương cho nhân sự cũng như nhận phản hồi từ nhân viên.
Lựa chọn phần mềm phù hợp

Sau khi xác định mục tiêu sử dụng phần mềm, nhà quản trị cần tìm hiểu phần mềm nhân sự phù hợp với tổ chức.

Hiện nay, phần mềm nhân sự có hai dạng: đóng gói và may đo

Phần mềm nhân sự đóng gói là phần mềm được xây dựng dựa trên mô hình doanh nghiệp cơ bản đáp ứng tất cả các nghiệp vụ tuy nhiên không có khả năng chỉnh sửa các phân hệ.

Phần mềm nhân sự may đo là phần mềm có các phân hệ chung và cho phép người dùng yêu cầu thay đổi một hoặc một nhóm chức năng, trường thông tin cho phù hợp đặc thù quản lý.

Tùy thuộc vào mô hình quản trị của doanh nghiệp để lựa chọn cho phù hợp. Tuy nhiên nhà quản trị cần xác định những yếu tố sau:

  • Phần mềm có kết nối với Cloud không?
  • Phần mềm có đầy đủ tính năng sẵn có tổ chức đang cần không?
  • Chi phí đầu tư phần mềm là bao nhiêu?
  • Phần mềm có cho phép dùng thử không?
  • Khả năng bảo mật của phần mềm?
  • Phần mềm có tích hợp được với các phần mềm khác trong hệ sinh thái không?
      • Tiết kiệm chi phí: chi phí nhân sự, chi phí văn phòng, chi phí thời gian
      • Khả năng tăng năng suất làm việc
      • Rút ngắn quy trình – loại bỏ thủ tục rườm rà
      • Khả năng tra cứu – quản lý dữ liệu
      • Bảo mật thông tin nhân sự
      • Báo cáo số liệu real-time
      • Mức độ hài lòng nhân viên
      • Doanh số, lợi nhuậnKhả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp

    Xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá hiệu quả

Quy trình tuyển dụng nhân sự

Doanh nghiệp cần xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá áp dụng phần mềm nhân sự đối với từng bộ phận với các tiêu chíTại từng bộ phận, doanh nghiệp sẽ xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá chi tiết.

3.1 Chỉ tiêu đánh giá phân hệ tính lương

  • Phần mềm tích hợp cloud với máy chấm công
  • Tự động đổ công
  • Tự động cập nhật bảng công
  • Tự động tính lương
  • Tự động gửi bảng lương từng nhân sự
  • Cho phép thiết lập thưởng, chế độ, bảo hiểm,…
  • Cho phép xem báo cáo thống kê tổng chi phí lương thưởng, chế độ tháng/quý/năm

3.2 Chỉ tiêu đánh giá phân hệ tuyển dụng

  • Kết nối với các ứng dụng tuyển dụng
  • Cho phép quản lý hồ sơ ứng viên
  • Quản lý hồ sơ nhân sự
  • Đánh giá nhận xét nhân sự
  • Phần mềm thống kê % tỷ lệ tuyển dụng thành công, thất bại, nhân sự ở lại làm việc trong bao lâu,…

3.3 Chỉ tiêu đánh giá phân hệ quản lý công việc

  • Phần mềm cho phép giao việc, trao đổi công việc
  • Phần mềm cho phép cập nhật bảng kế hoạch, mục tiêu dự án
  • Yêu cầu chi tiết nhiệm vụ công việc từng cá nhân
  • Cho phép nhân sự kiến nghị, đề xuất, sáng tạo ý tưởng
  • Thông báo nhắc nhở hạn hoàn thành
  • Đánh giá – nghiệm thu kết quả
  • Thống kê dữ liệu nhân sự triển khai % KPI, hiệu quả thực hiện công việc

3.4 Chỉ tiêu đánh giá phân hệ truyền thông nội bộ

    • Cho phép thông báo, truyền thông chính sách công ty
    • Kho tài liệu, kiến thức cho nhân sự
    • Đào tạo nhân sự định kỳ
    • Teambuilding, lễ, tết,…

Đào tạo nhân sự sử dụng

Lý thuyết cần áp dụng vào thực hành để đánh giá hiệu quả. Một phần mềm tốt là phần mềm phù hợp với tổ chức. Do đó việc áp dụng phần mềm cần chú trọng đào tạo nhân sự sử dụng nhuần nhuyễn và tuân thủ áp dụng.

Có rất nhiều đơn vị áp dụng phần mềm, tuy nhiên nhân viên vẫn thao tác trên excel, zalo, skype dẫn đến dữ liệu không tập trung, tam sao thất bản.

Vì vậy, nhà quản lý cần tổ chức khóa học tập huấn sử dụng phần mềm cho nhân sự cũng như chỉ đạo nhân sự 100% thực hiện công việc trên phần mềm. Như vậy việc đo đếm, đánh giá kết quả mới chính xác.

Khai thác tối đa các tính năng của phần mềm

Phần mềm nhân sự có rất nhiều phân hệ, tính năng giúp tổ chức hoàn thiện bộ máy làm việc nội bộ. Các nhà quản trị cần tận dụng tối đa các tính năng trên phần mềm để quản lý công việc một cách khoa học và thống nhất.

Ở thời điểm đầu, nhân sự chưa quen với mô hình làm việc mới có thể chiếm nhiều thời gian nhân sự, nhầm lẫn trong thao tác, sai số,… tuy nhiên sau khi áp dụng 2 tháng tốc độ làm việc sẽ nhanh hơn rất nhiều và khoa học hơn.

Trên đây là kiến thức những yếu tố cần thiết để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho chủ doanh nghiệp, nhà quản lý áp dụng vào thực tiễn tổ chức. Theo dõi website của Azza HRM để đón đọc nhiều bài viết bổ ích về quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự

Leave A Comment