Phần mềm chấm công ảo giúp doanh nghiệp những gì?

Phần mềm chấm công ảo giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, làm sổ sách dễ dàng

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẽ cần phải chỉnh sửa dữ liệu chấm công để đảm bảo quyền lợi của công ty. Tuy nhiên, phần mềm chấm công không có khả năng chỉnh sửa dữ liệu tự động. Phần mềm chấm công ảo giúp doanh nghiệp ảo hóa dữ liệu chấm công thực tế của công nhân viên theo yêu cầu của cấp quản lý được nhiều người biết đến và sử dụng trên thị trường. Để tìm hiểu về giải pháp này, mời bạn đón đọc bài viết dưới đây:

1. Phần mềm chấm công ảo là gì?

Phần mềm chấm công ảo hay còn có tên khác là phần mềm chấm công khách, phần mềm chấm công kiểm xưởng … là giải pháp giúp doanh nghiệp ảo hóa các dữ liệu chấm công của công nhân viên theo chủ ý. Những dữ liệu chấm công này được tách biệt hoàn toàn với dữ liệu chấm công thực tế của công nhân viên giúp đơn vị có thể quản lý dữ liệu chấm công trên tập trung trên cùng một hệ thống phần mềm và trên cùng một hệ thống báo cáo. Dữ liệu công ảo và công thực sẽ dựa vào tài khoản đăng nhập để xác định người quản lý muốn làm việc với dữ liệu công thực hay công ảo, hệ thống báo cáo cũng dựa vào đó để xuất ra các số liệu tương ứng.

2. Khi nào cần dùng phần mềm chấm công ảo?

Phần mềm chấm công ảo được sử dụng trong một số trường hợp doanh nghiệp cần phải ảo hóa dữ liệu chấm công của nhân viên để nhằm đạt được mục đích quản lý: tối ưu dữ liệu công nhật tính thuế, dữ liệu ăn khớp với đối tác, những trước hợp khắt khe trong quản lý thời gian,….

• Những công ty nhận gia công sản phẩm của khách hàng doanh nghiệp nước ngoài có yêu cầu khắt khe trong hoạt động quản lý thời gian làm việc. Bạn có thể sử dụng phần mềm chấm công ảo để ảo hóa dữ liệu chấm công theo dữ liệu bạn mong muốn.
• Ảo hóa dữ liệu công làm thêm giờ quá quy định: Tại các nhà xưởng sản xuất thường xuyên có đơn hàng gấp cần tăng năng suất lao động để kịp tiến độ. Thời gian làm việc tăng ca của công nhân thường vượt quá số thời gian làm việc nhà nước quy định. Rất có thể đối tác sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền xuống kiểm tra dữ liệu chấm công để xem công ty có đảm bảo chế độ của công nhân theo quy định hay không. Khi đó, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm chấm công ảo để hợp thức hóa số liệu trong công tác báo cáo với khách hàng, cơ quan có thẩm quyền.

Tính năng phần mềm chấm công ảo trong doanh nghiệp

Phần mềm ảo hóa dữ liệu chấm công có những tính năng gì giúp doanh nghiệp làm đẹp sổ sách, dữ liệu khi cần?

3.1 Giới hạn thời gian làm thêm tối đa trong một ngày/tháng/năm

Với tính năng này của phần mềm, bạn có thể giới hạn thời gian làm thêm của từng người từng bộ phận, cá nhân hoặc cả công ty theo khoảng thời gian muốn hạn chế. Tính năng này giúp bạn quản lý thời gian làm thêm giờ của từng công nhân viên qua đó có thể thay đổi dữ liệu chấm công tùy theo ý riêng của bạn.

Ví dụ: bộ phận xưởng được quy định thời gian làm thêm không quá 50h/tháng/công nhân. Bạn có thể quản lý được những công nhân làm thêm quá quy định cho phép và ảo hóa dữ liệu này khi báo cáo.

3.2 Tự sinh giờ quẹt ra dựa vào tham số giới hạn thời gian làm thêm

Dựa vào dữ liệu hạn thời gian làm thêm sau ca mà bạn đã khai báo ở chức năng bên trên phần mềm để điều chỉnh lại thời gian check out của công nhân viên sao cho hợp lý, thời gian check out này sẽ được hiển thị lên hệ thống báo cáo ảo không làm ảnh hưởng tới các dữ liệu quẹt thực tế của công nhân viên.

3.3 Giới hạn những người được hưởng ưu đãi

Đây là tính năng giúp bạn điều chỉnh lại thời gian check out của những đối tượng được hưởng ưu đãi tránh việc hiển thị thời gian làm thêm của các đối tượng này lên báo cáo. Tính năng này chỉ điều chỉnh lại thời gian check out trên hệ thống ảo không ảnh hưởng tới dữ liệu công thực. Ví dụ như các đối tượng: có con nhỏ, mang thai,… thuộc quy định không làm thêm giờ của công ty.

3.4 Tự động ẩn dữ liệu quẹt thẻ vào ngày nghỉ, ngày lễ

Tính năng này của phần mềm giúp bạn có thể ẩn hoàn toàn dữ liệu chấm công của công nhân viên đi làm vào ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật, lễ tết,… với mục đích tối ưu thu nhập của lao động, thuế TNCN,…

3.5 Tự động ẩn dữ liệu của những người không có hợp đồng lao động (không đóng bảo hiểm)

Toàn bộ dữ liệu của công nhân viên không có hợp đồng lao động không được đóng bảo hiểm sẽ được ẩn đi trong báo cáo. Nếu bạn muốn xem dữ liệu chấm công của những nhân sự này bạn sẽ vào phần mềm chấm công thực tế để theo dõi và trả lương cho họ. Phần chi phí lương này bạn sẽ không phải kê khai để đóng thuế, bhxh cho lao động.

Những nhân sự không có hợp đồng lao động như: công nhân thời vụ, lao động làm việc tại nhiều đơn vị, lao động làm thêm giờ, làm theo sản phẩm,…

3.6 Tự tạo dữ liệu check in/out nếu không có dữ liệu quẹt thẻ thực tế

Tính năng này giúp bạn tự tạo dữ liệu quẹt thẻ cho từng công nhân viên hoặc cả bộ phận trong khoảng thời gian bạn mong muốn. Thời gian quẹt thẻ (check in/out) của công nhân viên bạn tạo sẽ được lấy ngẫu nhiên trong khoảng thời gian bạn muốn tạo vào không trùng lặp (giờ quẹt hoặc đầu đọc) với nhân viên khác. Tính năng này nhằm hợp thức hóa dữ liệu chấm công cho ăn khớp với thời gian chấm công thực tế, chi phí nhân công thực tế.

Chức năng của phần mềm chấm công ảo

Một số chức năng của phần mềm chấm công ảo:

• Cài đặt ẩn danh sách nhân viên không hiện trong bảng công như nhân công thời vụ, nhân viên không có hợp đồng lao động
• Xóa giờ chấm công đi làm của những ngày nghỉ cuối tuần, ngày lễ có đi làm
• Xóa giờ chấm công đi làm của nhân viên thai sản, chăm con nhỏ
• Chặn tổng số giờ làm thêm ngoài giờ mỗi tháng
• Chỉnh số giờ tăng ca trong một ngày không quá thời gian quy định
• Tự động chỉnh giờ chấm vào – chấm ra không quá thời gian giới hạn cho phép
• Số tiền Chênh lệch bảng lương thực tế so với bảng lương khách hàng sẽ được chuyển thành một khoản tiền phụ cấp cho công nhân

Việc làm đẹp sổ sách dữ liệu chấm công không còn xa lạ với những người làm Nhân sự. Tuy nhiên để áp dụng khoa học và hiệu quả  bạn cần phải tìm hiểu giải pháp thông minh không nên làm thủ công tránh rủi ro gây thiệt hại rất lớn với doanh nghiệp nếu không vượt qua audit. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp ảo hóa dữ liệu chấm công, làm đẹp báo cáo bạn có thể tham khảo giải pháp phần mềm chấm công ảo.

Cảm ơn  bạn đã theo dõi bài viết “ Phần mềm chấm công ảo giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, làm sổ sách dễ dàng”. Hy vọng bài viết giúp bạn có thêm thông tin trong quá trình triển khai phần mềm giải quyết bài toán thực tế tại doanh nghiệp.

AZZA là đơn vị tiên phong pháp triển phần mềm chấm công ảo với kinh nghiệm 15 năm, sản phẩm phần mềm chấm công ảo của AZZA được các doanh nghiệp lớn ứng dụng rộng rãi, giúp doanh nghiệp vượt qua những lần Audit khó khăn của khách hàng. Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 .