Phần mềm chấm công là gì? Sự cần thiết của nó đối với các doanh nghiệp
Chắc hẳn chúng ta sẽ thấy phần mềm chấm công ở rất nhiều doanh nghiệp có quy mô lớn nhỏ khác nhau. Bởi vì ngày nay phần mềm này được các doanh nghiệp sử dụng nhiểu để hỗ trợ quá trình quản lý nhân sự. Nhưng bạn có biết gì về phần mềm chấm công và sự cẩn thiết của nó đối với doanh nghiệp hay không? Hãy cùng đọc bài viết sau đây nhé.
Phần mềm chấm công là gì?
Trước kia quản lý thời gian làm việc của nhân viên quả là một công việc khó khắn cho người quản lý nhân sự. Bởi những bảng đăng ký công việc, bảng chấm công do quản lý bộ phận đưa lên chưa chắc đã chính xác. Vì vậy phần mềm chấm công ra đời quả là một giải pháp hoàn hảo cho những người quản lý nhân sự.
Phẩn mềm chấm công là phần mềm hoạt động theo nguyên tắc sử dụng quản lý hệ thống nhân viên chia ra nhiều hệ thống nhỏ khác, quản lý từng mảng riêng rẽ. Sau đó kết hợp những mảng riêng rẽ đó lại thành những thống kê báo trạng tình hình của nhân viên trong công ty có tinh thần làm việc ra sao, hiệu quả công viêc có tốt không.
Nguyên tắc hoạt động của phần mềm chấm công
Phần mềm chấm công được hoạt động tự động theo những nguyên tắc hoạt động như sau:
Mỗi ngày nhân viên tự động xác nhận thông tin của mình trên thiết bị máy chấm công. Thời gian xác nhận thông tin đó sẽ đánh giá việc nhân viên có thực hiện đúng thời gian làm việc hay không và từ đó đánh giá tình hình năng lực công việc của nhân viên. Bởi trước khi sử dụng máy chấm công từng người đã cài mã ID và vân tay của mình lên máy. Đồng thời nhân viên kỹ thuật cũng cài giờ làm việc theo quy định trên máy chấm công.
Sử dụng phần mềm này nhân sự cũng dễ dàng chuyển ca, tăng ca đối với từng nhân viên một cách dễ dàng hơn. Sử dụng phần mềm này nhân sự sẽ không phải mất thời gian tự lập ra kế hoạch cụ thể mà chưa chắc có hiệu quả hay không.
Khi có một bảng danh sách công của nhân viên vào cuối tháng nhân sự có thể dựa vào đó đánh giá nhân viên. Có thể đánh giá được việc thực hiện các quy định của nhân viên,
Mỗi tháng có một bảng danh sách công của nhân viên cụ thể. Dựa vào đó đánh giá được chất lượng nhân viên hàng tháng, theo dõi hoạt động làm việc, tự động tính công, tính lượng. Hay có thể trừ tiền lương do nghỉ quá số ngày cho phép, cộng tiền thưởng, chế độ thai sản, nghỉ do bệnh tật.
Sự cần thiết của phần mềm chấm công đối với các doanh nghiệp
Quản lý chế độ nhân viên được dễ dàng hơn
Chắc chắn nhân viên sẽ xác nhận thông tin của mình mỗi khi ca làm việc bắt đầu và kết thúc. Thiết bị máy chấm công sẽ xác nhận và ghi nhớ những hoạt động này. Cuối tháng một bảng danh sách chấm công sẽ được tạo ra nhờ những dữ liệu của máy chấm công chuyển về phần mềm chấm công . Điều này giúp nhân sự có thể quản lý được tình trạng làm việc của nhân viên
Phần mềm cũng tự động tính lương
Nhân sự sẽ không phải tổng hợp doanh thu hay hiệu quả làm việc rồi ngày công, ngày nghỉ cùng với các công thức phức tạp để tính lương cho rất nhiểu nhân viên. Mà rất có thể việc tính toán này sẽ dẫn đến sai sót thiệt hại cho công ty và người lao động.
Sử dụng phần mềm chấm công những tính toán này sẽ được thực hiện một cách tự động trên cơ sở dữ liệu có sẵn về nhân viên. Và bạn sẽ thực sự ngạc nhiên vì tốc độ xử lý của nó sẽ rất nhanh nhưng cũng rất chính xác.
Việc đánh giá nhân viên của các nhà quản lý cũng chính xác hơn
Khi cần đánh giá một nhân viên thì giờ giấc làm việc, chế độ tăng ca, tăng giờ làm hay nghỉ phép của nhân viên đó sẽ được phần mềm hiển thị trên một bản báo cáo cụ thể. Vì thế việc nhận xét đánh giá của người quản lý cũng được chính xác hơn.
Mỗi công ty có cách quản lý nguồn nhân lực riêng nhưng nếu công ty nào cũng sử dụng phần mềm chấm công thì việc quản lý chắc chắn sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.