Phần mềm chấm công và những lợi ích mang lại
Để quản lý hàng nghìn con người trong một công ty là không hề dễ dàng nhất là vấn đề chấm công. Bởi không phải nhân viên nào cũng có ý thức để thực hiện giờ giấc làm việc cho tốt. Vậy nên công việc quản ý chấm công của các cán bộ nhân sự mới trở nên khó khăn. Tuy nhiên nhờ phần mềm nhân sự có phân hệ chấm công mà mọi chuyện đã được giải quyết.
>>Tổng quát về phần mềm quản lý nhân sự
>>Phần mềm quản lý nhân sự online
Thực trạng chấm công của người lao động trong các doanh nghiệp hiện nay
Có rất nhiều loại hình doanh nghiệp, trong doanh nghiệp lại có rất nhiều phòng ban chính vì thế sự khó khăn trong công tác quản lý chấm công ở các doanh nghiệp này cũng khác nhau. Có những doanh nghiệp thương mại bao gồm chấm công cho nhân viên văn phòng và nhân viên kinh doanh, kỹ thuật. Có doanh nghiệp sản xuất thì cả nhân viên văn phòng và công nhân sản xuất đều chấm công. Chưa kể các doanh nghiêp trong ngành khác như xây dựng, dịch vụ. Tuy nhiên ở doanh nghiệp nào rồi cũng có những vấn đề trong chấm công.
Việc chấm công của các nhân viên văn phòng có thể không được quan tâm đầy đủ. Hoặc có thực hiện nhưng không hề hiệu quả khi tình trạng đi muôn về sớm vẫn diễn ra. Tình trạng này diễn ra là do sự cả nể và làm việc qua loa của cán bộ chấm công.
Còn với việc chấm công của nhân viên sản xuất thì cũng rất dễ xảy ra sự thiếu chính xác. Bởi không phải công ty sản xuất nào cũng áp dụng các hình thức chấm công hiện đại. Như vậy thì rất dễ sai xót trong vấn đề quản lý chấm công và cũng rất dễ xảy ra tình trạng đi muộn về sớm và bỏ qua do quen biết.
Tuy nhiên ở khối văn phòng thì việc chấm công sai không ảnh hưởng nhiều đến lịch làm việc. Tuy nhiên ở khối sản xuất thì việc xảy ra tình trạng nhân viên không chấp hành quy định trong công ty sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc. Bởi cả dây chuyền sản xuất rất có thể sẽ vận hành chậm hơn nếu một khâu thiếu người hay đi muộn. Nếu không được báo trước và sắp xếp người cho hợp lý thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến công việc sản xuất.
Những phương pháp chấm công mà các doanh nghiệp sử dụng hiện nay.
Những doanh nghiệp hiện nay có quy mô lớn nhỏ khác nhau vì thế họ cũng sử dụng những phương pháp chấm công khác nhau. Sau đây là một số phương pháp chấm công phổ biến:
+ Chấm công bằng giấy và máy quẹt thẻ giấy
Khi công ty sử dụng phương pháp chấm công này thì giờ giấc của nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên tự chấm tại máy quẹt thẻ giấy hoặc trường bộ phận chấm bằng bảng chấm công giấy. Sau đó trưởng bộ phận sẽ gửi về bộ phận nhân sự để tổng hợp.
Đây là một phương pháp chấm công thủ công và dễ xảy ra sai xót trong quá trình chấm công. Đồng thời cũng dễ xảy ra tình trạng cho qua những vi phạm và khó kiểm soát được quản lý chấm công. Khi lãnh đạo muốn có những dữ liệu chấm công này cũng phải đợi thời gian rất lâu. Bởi những dữ liệu giấy này sẽ phải mất thời gian lâu mới có thể tổng hợp lại được. Và rất dễ dẫn đến việc dữ liệu bị sai do quá trình nhập liệu.
+ Chấm công bằng Excel
Phương pháp này cũng rất phổ biến trong những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Những dữ liệu chấm công sẽ được một bộ phận thực hiện và những dữ liệu này sẽ được gửi về phòng nhân sự sau khi tổng hợp. Với phương pháp này thì việc chấm công sẽ bớt sai xót hơn, Tuy nhiên cũng không tránh được tình trạng sai xót trong quá trình chấm công do quen biết.
+ Chấm công bằng Excel nhưng kết hợp với phần mềm chấm công
Việc chấm công cũng sẽ được thực hiện bởi một bộ phận chấm công bên dưới. Dữ liệu sẽ được gửi qua phòng nhân sự. Sau đó cán bộ nhân sự sẽ nhận thông tin từ file Excel này và lưu vào phần mềm để tổng hợp và thực hiện những công việc khác.
Với phương pháp này thì những công việc của bộ phận nhân sự sẽ được giải quyết triệt để hơn nhờ phần mềm nhân sự. Tuy nhiên do vẫn chấm công bằng Excel nên việc sai dữ liệu chấm công vẫn xảy ra. Kết quả vẫn có thể chỉnh sửa do người chấm trực tiếp quyết định.
+ Chấm công bằng máy chấm công nhưng xử lý dữ liệu thủ công
Có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng máy chấm công để người lao động chấm công trực tiếp khi làm việc. Những dữ liệu này sẽ được máy chấm công ghi nhận tuy nhiên phần mềm chấm công kèm theo máy chấm công lại không phát huy được hết công năng. Chính vì thế các dữ liệu này vẫn được nhân viên nhân sự xử lý lại để dùng vào các việc khác trong quản lý nhân sự.
Những phần mềm chấm công này không hiện đại khiến vẫn phải can thiệp thủ công nhiều. Vì thế vẫn khiến cán bộ nhân sự mất nhiều thời gian và rất có thể sai xót đến từ khâu xử lý này.
+ Chấm công bằng máy chấm công kết hợp phần mềm nhân sự hiện đại.
Đây là phương pháp chấm công thường thấy ở những doanh nghiệp có quy mô lớn. Với phương pháp này các dữ liệu do người lao động chấm công sẽ được các máy chấm công ghi nhận. Phần mềm hiện đại vì thế có gán những quy định về giờ giấc làm việc của công ty. Phần mềm chấm công sẽ tự động cập nhật dữ liệu từ máy chấm công từ đó xử lý các dữ liệu để làm các công việc khác để tính lương và đánh giá nhân viên.
Với phương pháp chấm công này thì việc chấm công sẽ được thực hiện tốt hơn. Những dữ liệu sẽ được chuẩn hóa hơn và dữ liệu sẽ được xử lý nhanh chóng hơn. Và nhân viên phòng nhân sự chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát và khi có phát sinh thì tiến hành điều chỉnh. Và vì được gán những quy định của công ty vì thế sẽ không có tình trạng sai xót khi chấm công.
Phần mềm nhân sự có phân hệ chấm công sẽ giải quyết được các khó khăn trong công tác quản lý chấm công
Dựa vào những phương pháp chấm công thì phương pháp sử dụng máy chấm công và phần mềm nhân sự hiện đại sẽ là phương pháp tối ưu nhất. Bởi phân hệ chấm công của phần mềm này có nhiều tính năng ưu việt. Cụ thể là:
+ Quản lý thông tin vào ra: Những thông tin về giờ giấc sẽ được các nhân viên ghi nhận bằng cách in dấu vân tay hay quẹt thẻ vào máy chấm công. Sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật những thông tin ấy.
+ Quản lý đi muộn về sớm: Vì máy chấm công ghi nhận giờ giấc làm việc của nhân viên một cách chính xác và phần mềm nhân sự sẽ cập nhật liên tục nên không xảy ra tình trạng đi muộn về sớm.
+ Quản lý ra ngoài, vắng mặt: Nếu công ty sử dụng máy kiểm soát ra vào thì khi ra ngoài phải có sự đồng ý của lãnh đạo và phải quẹt thẻ hay dấu vân tay mới được ra khỏi cửa.
+ Quản lý đăng ký làm thêm: Việc đăng ký làm thêm sẽ được phần mềm cập nhật liên tục và cập nhật vào bảng chấm công để tính lương cho chính xác.
+ Quản lý phân ca: Ở nhiều đơn vị sản xuất việc quản lý ca kíp của nhân viên quả là một vấn đề khó khăn. Tuy nhiên phân hệ chấm công của phần mềm nhân sự sẽ giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng.
+ Quản lý chấm công: Như đã nói ở trên việc quản lý chấm công sẽ được phần mềm cập nhật từ máy chấm công. Vì thế không xảy ra việc sai dữ liệu chấm công.
+ Báo cáo chấm công theo thời gian: Phần mềm nhân sự cũng cập nhật liên tục những báo cáo. Vì thế khi muốn cập nhật những dữ liệu chấm công trong thời gian nhất định cũng rất dễ dàng.
Trên đây là những lợi ích mà phân hệ chấm công của phần mềm nhân sự đem đến cho công tác quản lý nhân sự. Có nhiều lợi ích như vậy nên phần mềm nhân sự ngày càng được áp dụng vào nhiều công ty hơn.