Phần mềm nhân sự HR là gì? Bản chất, tính năng và lợi ích của phần mềm nhân sự
75% tổ chức tại các quốc gia đang sử dụng phần mềm nhân sự thay cho mô hình quản lý truyền thống để tối ưu hiệu quả quy trình làm việc.
Trong thời đại chuyển đổi số lên ngôi như hiện nay, các CEO, manager, quản lý Level C không thể tiếp tục duy trì mô hình làm việc và tổ chức quản lý truyền thống. Đó là điều tất yếu. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp SMEs vẫn chưa triển khai áp dụng phần mềm quản lý nhân sự vào tổ chức. Một trong những lý do chính đến từ việc họ chưa nhận thấy tầm quan trọng và cần thiết của ứng dụng này.
Dưới đây là bài viết làm rõ bản chất phần mềm nhân sự, tính năng, lợi ích của phần mềm HR ở thế ký số như hiện nay.
1. Phần mềm nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự là một giải pháp số được sử dụng để quản lý và tối ưu hóa các nhiệm vụ quản trị nhân sự hướng tới mục tiêu chung của một tổ chức. Mục đích lớn nhất của phần mềm quản lý nhân sự là giúp lãnh đạo và nhân viên có thể phân bổ thời gian và theo dõi hiệu suất làm việc của từng cá nhân tốt hơn. Từ đó tổ chức sẽ xây dựng các chiến lược nhằm cải tiến để mang lại hiệu quả và lợi nhuận cao hơn.
Công nghệ phần mềm hoạt động nhân sự đã được bắt đầu bằng thiết bị máy tính từ những năm 1970 và trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp vào những năm 1980. Đến nay, các phần mềm quản trị nhân sự đều được sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp người dùng dễ dàng đăng ký sử dụng trên nền tảng web.
2. Phần mềm nhân sự giúp gì cho doanh nghiệp trong công tác quản trị
Theo một khảo sát của Viện nghiên cứu toàn cầu Mckinsey năm 2019: 75% tổ chức tại các quốc gia đang sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự thay cho mô hình quản lý truyền thống. 80% số còn lại đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp trong hệ thống ERP của mình.
Tại sao các tổ chức lại lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự thay vì mô hình làm việc cũ? Đó là do những tính năng mà phần mềm giúp con người tối ưu thời gian và tăng năng suất. Tính năng phần mềm HR – quản trị nhân sự bao gồm:
2.1 Trong hoạt động quản lý thời gian làm việc
Phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp có thể:
- Chấm công bằng thiết bị vật lý và quản lý dữ liệu chấm công trên phần mềm
- Dữ liệu chấm công chi tiết: thời gian làm việc, thời gian đi muộn, thời gian làm thêm giờ, thời gian gặp khách hàng,ngày nghỉ phép – không phép, lý do nghỉ,…
- Nhân sự đề xuất xin nghỉ, điều chỉnh lương, kiến nghị thời gian làm việc – Lãnh đạo xét duyệt qua phần mềm
- Hoạt động tính công được tự động hóa từ dữ liệu chấm công gửi đến tài khoản của từng nhân sự
- Bảng lương nhân viên tự động chuyển tới bộ phận cần phê duyệt và sau đó gửi cho từng cá nhân.
2.2 Trong hoạt động tuyển dụng: thu hút – giữ chân nhân tài
- Tìm kiếm ứng viên, quản lý và theo dõi dữ liệu quy trình tuyển dụng
- Kết nối với các trang tuyển dụng để dễ dàng đăng tin tuyển dụng và lấy hồ sơ ứng viên
- Tự động lấy hồ sơ ứng viên chất lượng từ các sàn, kênh phổ biến
- Phân quyền cán bộ, trưởng phòng theo dõi hồ sơ ứng viên và tham gia tuyển dụng
- Đặt lịch họp, phỏng vấn qua ứng dụng
- Quản trị thông tin, số liệu báo cáo đánh giá kết quả tuyển dụng
2.3 Hoạt động giám sát hiệu suất công việc đội nhóm
- Giao việc và báo cáo kết quả trên phần mềm
- Phân chia công việc cụ thể đến từng cá nhân
- Đặt thời gian cần hoàn thành và báo cáo công việc trên phần mềm
- Các nhân sự được thêm vào dự trao đổi công việc trực tiếp trên phần mềm
- Hệ thống phần mềm có cài đặt thông báo nhắc nhở nhân sự triển khai
2.3 Hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả
Phần mềm nhân sự cho phép lãnh đạo công ty tuyên truyền các định hướng, chính sách của công ty hay các thông báo thời gian làm việc, nghỉ lễ, thay đổi bất cứ chính sách nào của công ty lên phần mềm.
Phần mềm quản trị nhân sự giúp hoạt động truyền thông nội bộ trở nên hiệu quả hơn, gắn kết các cá nhân bằng cách tạo các nhóm ngoài công việc. Ví dụ như: Nhóm đam mê tập Gym, Nhóm Yêu con, nhóm chơi tennis, nhóm ẩm thực – du lịch,…
2.4 Theo dõi báo cáo dữ liệu chính xác 100%
Theo dõi báo cáo dữ liệu làm việc của nhân viên là một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm nhân sự.
Thông qua các chỉ số số lượng công việc hoàn thành và chỉ số đánh giá hiệu suất KPI có thể giúp lãnh đạo đánh giá năng lực, hiệu suất của nhân viên.
Thông qua dữ liệu chấm công, quản lý có thể đánh giá tinh thần trách nhiệm, độ chuyên cần của nhân sự từ đó có chính sách khen thưởng, khích lệ phù hợp.
3. Lợi ích của phần mềm nhân quản trị nhân sự
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ mang lại vô vàn lợi ích bởi tính hữu ích của nó. Tuy nhiên qua quá trình triển khai thực tế có thể rút ra những lợi ích to lớn sau:
- Giảm thời gian nhân sự làm các công việc lặp đi lặp lại: Nhân sự dành quá nhiều thời gian vào công việc như tạo bảng excel làm báo cáo, nhập tay dữ liệu sẽ làm giảm hiệu suất công việc
- Giảm lỗi sai – tăng hiệu suất công việc: Phần mềm là một chiếc máy làm thuê cho nhân viên những việc không yêu cầu chuyên môn do đó nhân sự tối ưu 100% thời gian thực hiện công việc chuyên môn.
- Mọi quy trình làm việc trở nên logic: Quy trình truyền thống rườm rà nhiều bước thiếu logic khiến nhân sự cảm thấy khó chịu và mất thời gian làm việc của họ
- Đánh giá phân tích dữ liệu chính xác: Phần mềm giúp hệ thống tự động hóa toàn bộ dữ liệu cá nhân thực hiện trong kỳ. Do đó lãnh đạo có thể đánh giá tổng quan kết quả làm việc của nhân sự qua các dashboard, sơ đồ,…
- Phản hồi liên tục: Phần mềm cho phép nhân sự gửi đề xuất kiến nghị lên cấp trên bất cứ khi nào. Điều đó giúp lãnh đạo và nhân viên làm việc hiệu quả hơn tránh những bất đồng quan điểm, cách quản lý, khối lượng công việc, chính sách của công ty…
Vậy làm sao để bạn chọn được một phần mềm quản trị nhân sự tốt? Dưới đây là những phân hệ cần có của một phần mềm quản trị nhân lực.
4. Phần mềm nhân sự tốt phải có những phân hệ nào?
Những phân hệ cần có trong phần mềm nhân sự doanh nghiệp biết để lựa chọn phần mềm phù hợp với tổ chức:
4.1 Phân hệ quản lý công việc
Phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý công việc triển khai trong một kỳ, một quý, một năm và nhiều hơn thế của toàn bộ nhân sự trong công ty tương ứng với từng phòng ban, bộ phận.
Phân hệ này giúp cắt giảm thời gian làm việc thủ công và đánh giá chính xác năng lực của nhân viên.
4.2 Phân hệ quản lý quy trình tuyển dụng
Phần mềm nhân sự cần phải có phân hệ tuyển dụng để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và thực trạng tuyển dụng của công ty.
4.3. Phân hệ tính công – tính lương
Phần mềm cần có phân hệ chấm công, tính công, tính lương tự động để giảm thiếu sai sót khi chi trả lương thưởng của nhân viên. Đây được đánh giá là phân hệ quan trọng nhất trong phần mềm quản lý nhân sự mà bất cứ tổ chức nào cũng cần phải có.
4.3 Phân hệ quản lý hoạt động truyền thông nội bộ
Hoạt động truyền thông nội bộ được thể hiện qua các trang, nhóm tổ chức event, teambuilding, thông báo,… trên phần mềm. Nhiều doanh nghiệp không chú trọng hoạt động này tuy nhiên đây lại là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài.
Trên đây là toàn bộ kiến thức về phần mềm quản lý nhân sự là gì? bản chất, tính năng và các lợi ích của phần mềm. Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết, hãy theo dõi website của chúng tôi để theo dõi những kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.