Tại sao 90% công ty chọn sử dụng phần mềm nhân sự trực tuyến Cloud?

Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đều lựa chọn phần mềm nhân sự trực tuyến Cloud thay vì giải pháp quản lý nhân sự cài đặt. Có thể dễ dàng nhận thấy phần mềm trực tuyến giúp người dùng linh hoạt hơn trong quản lý, dễ dàng chia sẻ thông tin và quản lý từ xa. Tuy nhiên đó chưa phải hoàn toàn câu trả lời. Theo dõi bài viết dưới đây để biết lý do tại sao 90% doanh nghiệp hiện nay đều chọn giải pháp quản lý nhân sự Cloud?

Phần mềm nhân sự Cloud là gì? Phân biệt với phần mềm On-premise

Phần mềm nhân sự Cloud là giải pháp quản lý nhân sự dựa trên nền tảng điện toán đám mây sử dụng công nghệ máy tính và kết nối bằng internet. Người dùng có thể truy cập trực tuyến thông qua tài khoản cá nhân được tổ chức cấp và quản lý dữ liệu trên phần mềm. Có thể hình dung phần mềm cloud giống như google Drive – nơi làm việc trực tuyến và lưu trữ tự động.

Phần mềm nhân sự On-premise còn được gọi phần mềm nhân sự tại chỗ là giải pháp quản lý nhân sự cài đặt trực tiếp trên máy tính để sử dụng. Mỗi người dùng cần cài đặt phần mềm trên thiết bị máy tính để sử dụng. Giải pháp này giống như các phần mềm kế toán, phần mềm khai thuế,… cần cài đặt vào máy để sử dụng.

Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm nhân sự trực tuyến Cloud

Dưới đây là 6 lý do phần mềm nhân sự trực tuyến được ưa chuộng hơn phần mềm cài đặt:

2.1 Linh hoạt trong quản lý

Đây là lý do quan trọng nhất khiến hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn phần mềm nhân sự Cloud. Phần mềm cho phép thực hiện trên cả hai phiên bản Desktop và mobile do đó nhà quản lý hay nhân sự đều có thể báo cáo, theo dõi kết quả- tiến độ công việc trên điện thoại.

Mặt khác, phần mềm cho phép thiết lập các trường thông tin tùy chỉnh dễ dàng để điền dữ liệu thay vì cố định như phần mềm cài đặt.

Để một nhân sự bắt đầu sử dụng phần mềm trực tuyến, quản lý chỉ cần tạo tài khoản cá nhân cho nhân sự thông qua email cá nhân và thêm vào hệ thống phần mềm. Trong trường hợp làm việc từ xa, nhân sự vẫn có thể truy cập bằng máy tính cá nhân bằng tài khoản của mình. Tuy nhiên với phần mềm tại chỗ, nhân sự cần phải cài đặt phần mềm và chỉ được thao tác, làm việc tại công ty. Điều đó vô cùng giới hạn không gian làm việc của nhân viên đặc biệt trong thời kỳ số như hiện nay sẽ không còn phù hợp.

2.2 Dữ liệu lưu trữ không giới hạn

Nếu cài quá nhiều ứng dụng trên máy tính sẽ khiến máy tính bị chậm, dữ liệu lưu trữ quá tải cần xóa bớt để làm việc. Tuy nhiên phần mềm trực tuyến cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu không giới hạn và không ảnh hưởng đến bộ lưu trữ của máy tính.

2.3 Dễ dàng chia sẻ dữ liệu

Một phần mềm nhân sự cài đặt khi cần chia sẻ tài liệu với nhân sự khác cần gửi email. Tuy nhiên phần mềm trực tuyến cho phép người dùng tag tên tài khoản cá nhân của người cần nhận tài liệu lên hệ thống. Ngay lập tức phần mềm sẽ gửi thông báo cho người nhận để xem tài liệu bạn đã gửi.

2.4 Cập nhật real-time

100% dữ liệu được cập nhật tức thì trong vòng 30 giây để người dùng theo dõi real-time kết quả. Ví dụ như hoạt động chấm công và thiết lập bảng công. Ngay sau khi người dùng chấm công, hệ thống sẽ cập nhật thời gian chấm công của nhân viên lên phần mềm. Người dùng có thể xem chi tiết thời gian làm việc, thời gian đi làm muộn, thời gian về sớm, làm thêm giờ,… của từng ngày, từng tháng cụ thể.

2.5 Dễ dàng mở rộng và tích hợp

Phần mềm trực tuyến dễ dàng để mở rộng thêm các phân hệ cần thiết, các trường thông tin chưa phù hợp. Bên cạnh đó, phần mềm online ( phần mềm cloud) sẽ dễ tích hợp với các phần mềm khác hơn như: kế toán, bán hàng, chấm công,…

2.6 Giảm chi phí kỹ thuật thông tin

Trên thực tế tại các chủ doanh nghiệp, phần mềm cài đặt yêu cầu có sự can thiệp kỹ thuật nhiều hơn phần mềm trực tuyến. Do đó nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự trực tuyến, doanh nghiệp sẽ giảm các khoản chi phí sửa chữa, gián đoạn công việc, mất dữ liệu,…

Phần mềm nhân sự trực tuyến Cloud có tính năng gì?

Điểm danh những tính năng không thể thiếu trong phần mềm nhân sự Cloud:

3.1 Quản lý tuyển dụng

Phần mềm nhân sự Cloud sẽ giúp tổ chức hệ thống thông tin và đánh giá ứng viên khi tuyển dụng hiệu quả. Cụ thể phần mềm cần đáp ứng những tiêu chí sau đây:

• Kết nối với các ứng dụng, trang tuyển dụng
• Cho phép lưu trữ thông tin ứng viên
• Cho phép nhắc nhở quản lý, các bộ phận liên quan về: thời gian phỏng vấn, dữ liệu ứng viên
• Cho phép lưu trữ đánh giá của nhà tuyển dụng về ứng viên trong quá trình tuyển dụng
• Nhà quản trị theo dõi các chỉ số: tỉ lệ ứng viên trúng tuyển, tỉ lệ ứng viên không nhận việc, tỉ lệ ứng viên không trúng tuyển và tỉ lệ nhân sự thử việc được nhận chính thức,…

Qua đó giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng, thu hút nhân tài của công ty và đưa ra các quyết sách cải thiện hoặc phát huy.

3.2 Chấm công – tính lương cập nhật realtime

Phần mềm nhân sự trực tuyến cho phép cập nhật bảng công thời gian thực. Cụ thể:

• Phần mềm kết nối Cloud với ứng dụng chấm công tự động cập nhật dữ liệu
• Cho phép cập nhật dữ liệu chấm công real-time bao gồm: thời gian làm việc nhân viên, thời gian đi muộn, về sớm, thời gian làm việc thêm giờ, thời gian làm việc ngoài hiện trường, ngày nghỉ,…
• Cho phép gửi thông báo bảng công đến từng tài khoản nhân sự
• Cho phép nhân sự kiến nghị thông tin bảng công
• Tự động tính toán và cập nhật bảng lương nhân viên
• Cho phép nhà quản lý theo dõi chi phí lương thưởng nhân viên

3.4 Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học

Việc quản lý hồ sơ nhân viên bằng phần mềm cài đặt sẽ tốn khá nhiều thời gian của đội ngũ HR vì cần nhập tay thông tin. Tuy nhiên phần mềm nhân sự trực tuyến cho phép nhân viên tự cập nhật thông tin cá nhân của mình. Cụ thể:

• Thông tin nhân sự: thông tin cá nhân, sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, thông tin gia đình.
• Thông tin bảo hiểm: mã bảo hiểm, thời gian đóng bảo hiểm, mức đóng bảo hiểm, thông tin người giảm trừ gia cảnh,…
• Thông tin lương thưởng: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng nhân viên xuất sắc, trợ cấp,…
• Dữ liệu công việc: vị trí, phòng ban, người quản lý trực tiếp, mã nhân viên

3.3 Quản lý công việc hiệu quả

Làm việc và chia sẻ dữ liệu trên môi trường online sẽ nhanh và linh hoạt hơn rất nhiều các công cụ chat. Phần mềm nhân sự On-premise không có thông báo cập nhật 24/24 nên dễ dẫn tới người dùng bỏ lỡ thông tin. Phần mềm cho phép:

• Cho phép quản lý giao việc cụ thể từng cá nhân
• Đặt thời gian hoàn thành
• Cho phép trao đổi trên phần mềm để làm rõ yêu cầu công việc
• Cho phép nhân viên gửi đề xuất – sáng tạo nếu có
• Phần mềm gửi thông báo nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc
• Cho phép nhân viên gửi bản kết quả trên phần mềm và kết thúc quy trình
• Quản lý xem xét và đánh giá kết quả trên phần mềm cũng như đưa các góp ý hay yêu cầu sửa chữa

3.4 Đánh giá hiệu suất nhân viên

Phần mềm nhân sự trực tuyến cho phép ban lãnh đạo theo dõi tiến độ làm việc và chất lượng xử lý công việc cũng như mức độ hoàn thành KPI nhân viên qua từng tháng/quý/năm. Cụ thể:

• • Theo dõi tiến độ thực hiện: Phần mềm cho phép nhà quản lý theo dõi tình trạng thực hiện công việc: chưa thực hiện, hoàn thành, chậm trễ
  • Theo dõi kết quả thực hiện: file đính kèm đã hoàn thành hay chưa
  • Theo dõi chất lượng hoàn thành công việc: Số lần phải sửa chữa, mức độ sáng tạo, trình độ chuyên môn
  • Theo dõi tỷ lệ % hoàn thành KPI: số lượng công việc thực tế/số lượng công việc chỉ tiêu, doanh số thực đạt/doanh số mục tiêu.

Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến Azza HRM – Giải pháp nhân sự được tin dùng nhất

Hiện nay Azza là phần mềm nhân sự trực tuyến được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao gồm đầy đủ các phân hệ tính năng giúp tổ chức đạt hiệu quả cao trong quá trình quản lý. Cụ thể:

• • • Azza File: quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
    • Azza Time: quản lý thời gian chấm công nhân viên
    • Azza Payroll: tính lương & thuế
    • Azza Insurance: bảo hiểm
    • Azza News: tin tức và truyền thông nội bộ
    • Azza Request: quản lý đề xuất và phê duyệt
    • Azza Work: quản lý công việc
    • Azza Meal: quản lý suất ăn nhân viên
    • Azza Check-in: quản lý chấm công
    • Azza E-Hiring: quản lý quy trình tuyển dụng
    • Azza Training: quản lý đào tạo nhân sự
    • Azza Appraisal: quản lý hiệu suất KPI

Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho quý đọc giả về Lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự Cloud và những tính năng tuyệt vời phần mềm này mang lại. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự