Phần mềm quản lý nhân sự cho khách sạn AZZA HRM

Phần mềm quản lý nhân sự cho khách sạn được nhận định là một phân khúc phức tạp nhất trong các lĩnh vực quản lý khác bởi những vấn đề phức tạp về ca kíp, những tính toán đặc thù như phí dịch vụ, khả năng quản lý quỹ phép và clear phép …

AZZA HRM tiên phong trong giải pháp quản lý nhân sự cho khách sạn: các khách hàng trải dài từ bắc, trung, nam với các thương hiệu khách sạn 4*,5* quốc tế như Pullman, Novotel, iBis, Nikko, Melia….

Sau đây chúng tôi xin giới thiệu cơ bản các chức năng của phần mềm nhân sự cho khối khách sạn :

Tính năng chung

– Hệ thống bảo mật thông qua các cấp độ truy cập được bảo vệ bằng mật khẩu được mã hóa để cấu hình, thiết lập biểu mẫu, báo cáo, sơ đồ tổ chức và thiết lập chức năng

– Đăng nhập hệ thống, quyền người dùng và nhóm
– Màn hình Dashboard  và công cụ thiết lập động
– Tab mặc định
– Log hệ thống, dữ liệu vào/ra, phân ca …
– Thân thiện với người dùng, giao diện dựa trên Microsoft .NET
– Cấu hình thông tin linh hoạt thông qua hệ thống lập trình động và chỉnh sửa tức thời.
– Nhập và xuất dữ liệu linh hoạt
– Backup dữ liệu theo chu kỳ
– Nhiều ngôn ngữ (tiếng Anh / tiếng Việt…)
– Hệ thống chứa các mô-đun tích hợp sau:
▪ Nhân sự
▪ Bảng lương
▪ Chấm công
▪ Employee Self Service

1.2 Phân hệ Hồ sơ nhân sự

Các tính năng chung của phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự

• Đa tổ chức hoặc định nghĩa nhiều phòng ban/bộ phận.
• Hỗ trợ nhắc nhở liên quan đến gia hạn hợp đồng , sinh nhật …
• Chức năng tìm kiếm Nhân viên và Ứng viên mở rộng. Cho phép tìm theo mã nhân viên, tên nhânviên hoặc các thông tin mở rộng

1.2.1 Nhân sự 

• Thông tin cá nhân chi tiết của các Ứng viên và Nhân viên bao gồm các thông tin ghi trong SYLL, bản khai thông tin nhân viên, lịch sử tuyển dụng, trình độ, lịch sử làm việc, thông tin ngân  hàng và các mối quan hệ gia đình.
• Tự động gán mã nhân viên hoặc người dùng có thể nhập mã nhân viên tùy ý theo cấu hình mô hình.
• Phân loại nhân viên theo nhiều hình thức như theo cấp bậc nhân viên, cấp tổ chức, nhóm nhân viên.
• Quản lý nhiều loại hợp đồng khác nhau: Một năm, không xác định thời hạn,  thử việc, thời vụ.
• Quản lý quá trình làm việc của nhân viên như là thăng chức/giáng chức, thuyên chuyển, gia  hạn hợp đồng, thay đổi lương
• Quản lý Nghỉ/Thôi việc  và các quyết định nghỉ việc/thôi việc đi kèm.
•  Sơ đồ Tổ chức

Mô Tả Sản Phẩm AZZA HRM v2010

1.2.2 Bảo hiểm 

• Quản lý các thông tin liên quan đến bảo hiểm như số sổ, thời gian cấp …
• Quản lý các loại Bảo hiểm khác nhau như là theo luật như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp …
• Thanh toán bảo hiểm : Thanh toán bảo hiểm có thể được thực hiện như một phần của quá trình tính lương  trong phân hệ tính lương hoặc tính riêng biệt tùy theo đặc thù từng doanh nghiệp.

1.2.3 Đánh giá

▪ Hỗ trợ quản lý thẩm định/đánh giá hàng năm, thử việc hoặc tùy biến.

▪ Tạo lập và quản lý đa dạng mẫu thẩm định/đánh giá cho nhóm nhân viên khác nhau.

▪ Quản lý thời biểu thẩm định/đánh giá và nhắc nhở người dùng.

▪ Thẩm định/Đánh giá dựa trên thư viện năng lực được xác định.

▪ Định nghĩa các mục tiêu/KPI linh động cho từng Nhân viên.

▪ Nhân viên và quảnh lý có thể nhập kết quả thẩm định/đánh giá lên cổng dịch vụ chung (ESS).

▪ Điểm thẩm định/đánh giá cuối cùng được tính toán tự động, nó có thể liên kết đến chức năng tính lương và thưởng.

1.2.5 Tuyển dụng  

▪ Lập kế hoạch và lập ngân sách theo số Headcount

▪ Quản lý các nguồn tuyển dụng, ngân sách và chi phí tuyển dụng.

▪ Quản lý Mẫu Yêu cầu Công việc với đa cấp phê duyệt.

▪ Hỗ trợ quản lý các công việc tuyển dụng bên trong và bên ngoài tổ chức.

▪ Quản lý cơ sở dữ liệu của Ứng viên, thông tin Ứng viên có thể được nhập vào hệ thống từ tập tin Excel hoặc đồng bộ hóa từ cổng thông tin Ứng viên.

▪ Quản lý quy trình phỏng vấn: Sàng lọc, Kiểm tra, Phỏng vấn với đa vòng.

▪ Quản lý đa trạng thái phỏng vấn: Thất bại, Giữ tham khảo, Mời nhận việc, Phân công  việc khác.

▪ Người Tuyển dụng Nội bộ và Người Quản lý có thể truy cập vào hệ thống để quản lý  quy trình phỏng vấn cũng như là xem thông tin Ứng viên.

▪ E-mail thông báo tới các Ứng viên đối với những sự thay đổi trạng thái (như là Mời  nhận việc, Hẹn gặp mặt, Từ chối).

▪ Nhân viên có thể xem và ứng tuyển công việc được đề nghị trong nội bộ.

▪ Thư Mời Nhận Việc có thể được in ra và gửi cho các Ứng viên.

▪ Thông tin Ứng viên sẽ được chuyển đến Phân hệ Hồ sơ Nhân sự sau khi phê duyệt.

1.2.6 Đào tạo 

▪ Quản lý các nhu cầu Tuyển dụng.

▪ Quản lý các Khóa học Bắt buộc.

▪ Lên Kế hoạch và Quản lý Khóa học Đào tạo.

▪ Quản lý sự hiện diện và kết quả Đào tạo.

▪ Nhân viên và Quản lý có thể xem khóa học sắp đến để tham gia.

▪ Quản lý có thể yêu cầu khóa đào tạo năng lực cho Nhân viên.

1.3 Phân hệ Tính lương 

Chức năng 

Tính lương, xem xét giờ làm thêm, các trợ cấp, phép và các thành phần khác.

Các Tính Năng Chính 

• Sau khi hoàn thành cấu hình phân hệ tính lương, việc tính lương hoàn toàn tự động và  hiệu quả đối với tất cả nhân viên của công ty mà không có các lỗi có thể xảy ra với “việc tính lương thủ công”.
• Quản lý Trợ cấp/Thưởng: Cho phép định nghĩa không giới hạn số lượng phụ cấp trách nhiệm, đi lại, Giảm trừ, Thưởng  Tháng 13, các thu nhập khác, v…v…
• Không hạn chế số khoản mục thanh toán, các yêu cầu tính toán sẽ được cung cấp bởi khách hàng.
• Chức năng tính toán và  quyết toán Thuế Thu nhập Cá nhân (PIT).
• Phiếu lương có thể được gửi tự động bằng e-mail.
• Phiếu lương có thể được xem và in ra không chỉ đối với tháng hiện tại mà còn cho các tháng trước đó mà việc tính lương đã được khóa dữ liệu.
• Phiếu lương có thể được trích xuất ra cho một nhân viên hoặc bộ phận hoặc cả công ty.
• Quyết toán AL,CL,DR cho nhân viên đã nghỉ việc. Việc xử lý quyết toán ngày nghỉ tồn có thể cũng bao gồm cả tỷ lệ Phép Năm và tỷ lệ quy đổi Phép thành tiền.
• Khả năng truy lãnh lương có thể hiệu chỉnh chính thức các sai sót cũ hoặc các thay  đổi để lùi ngày về trước
• Áp dụng các tỷ giá khác nhau đa tiền tệ đối với lương và bảo hiểm.Đặc biệt với lương Expat.
• Tuân thủ theo các quy tắc thuế mới nhất của nhà nước và tính toán truy thu/truy lĩnh khi cần thiết.
• Hỗ trợ tính lương NET hoặc tính lương GROSS.
•  So sánh lương giữa nhiều kỳ lương với những chỗ khác nhau để phân tích số liệu, đối soát.
• Tính năng đóng kỳ lương của một tháng. Khi khóa kỳ lương mọi thay đổi đều không được thực hiện sau khi đóng kỳ lương đó.
• Dữ liệu Chấm công có thể được nhập vào hệ thống theo biểu mẫu AZZA MS Excel.

Mô Tả Sản Phẩm AZZA HRM v2020

1.4 Phân hệ Chấm công 

Chức năng 

Phân hệ Chấm công của AZZA HRM chuyên sâu với bảng chấm công theo danh sách nhân viên  đã được xây dựng trên nhiều năm kinh nghiệm. Nó có thể được dùng cho cả việc lên kế hoạch vận hành chi tiết và phân công ca linh động.

Nếu không có bảng chấm công đặc thù của khách hàng được yêu cầu thì  bảng chấm công cơ bản có thể được chọn cho mẫu bảng chấm công chuẩn.Việc phân công ca làm việc được yêu cầu đối với việc tính lương dựa theo thời gian hoặc chỉ dành cho việc quản lý chấm  công đơn thuần.

Dữ liệu thời gian của máy chấm công có thể được phân tích dựa trên các ca đã được phân để tính toán số giờ phải trả công. Trước khi chuyển bảng chấm công cuối cùng đến phân hệ Tính lương, dữ liệu thời gian làm việc phải được xác nhận và phê duyệt chính thức.

1.4.1 Bảng phân ca

Bảng phân ca được thiết kế chia ca làm việc với kế hoạch chi tiết và tổng quát mà không giới  hạn số lượng ca và các chức năng của phần mềm cùng lúc như một công cụ gán ca phức tạp cho các trưởng phòng trong lịch lập lịch. Lịch làm việc có thể được in ra theo tuần/ theo  tháng. Bảng phân ca có thê được kết hợp: ca làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, ngày nghỉ phép.

1.4.2 Công cụ lấy dữ liệu tự động 

Dữ liệu thời gian sẽ được lấy trực tiếp và bằng thời gian thực tế từ các máy chấm công vào hệ thống AZZA. Do đó hệ thống có thể phát hiện ra các việc chấm công sai tại các máy chấm công.

1.4.3 Các Chức năng Chấm công khác 

• Được hỗ trợ kết nối với mọi loại máy chấm công: Máy chấm công vân tay, máy chấm thẻ từ, máy chấm công khuôn mặt …
• Bảng ca làm việc, các chính sách ca liên quan đến kiểm tra vào và ra, giờ làm thêm và ca gãy.
• Chế độ phúc lợi và xác nhận liên quan đến Ca Đêm và Ca Gãy.
• Xác nhận giờ làm thêm dựa trên sự chênh lệch ca, các ca làm thêm giờ đã được  đăng ký hoặc theo số giờ làm việc vượt quá tổng số giờ làm việc “bình thường” một  tuần hoặc số giờ theo khai báo ca.
• Chính sách bù tiền hay thời gian dành cho làm thêm giờ và dành cho nhân viên làm việc trong các ngày lễ quốc gia và ngày nghỉ.
• Khả năng điều chỉnh số giờ làm việc và phân bổ số giờ đã được điều chỉnh.
• Nhập các lý do nghỉ của nhân viên như nghỉ có lương, nghỉ không lương.
• Khóa bảng chấm công. Mở khóa chỉ dành cho những người dùng đã được phân quyền.
• Hỗ trợ nhiều khoảng thời gian làm thêm trong một ngày.
• Lọc nhanh tất cả trường hợp thời gian làm việc không hợp lệ để xử lý và điều chỉnh.

1.4.4 Quản lý Phép 

• Cài đặt phép năm và bất kì loại phép khác như là nghỉ bệnh, nghỉ không trả lương,  và các loại phép khác.
• Xây dựng phép năng được cộng dồn hay phân bổ theo năm
• Định nghĩa chính sách phép năm: Số dư phép năm phải trả vào cuối năm hay (một  phần) phải chuyển cho năm sau.
• Chính sách phân bổ phép tuần hoàn đối với các loại phép khác với phép năm.
• Dữ liệu phép mỗi ngày, nửa ngày hay mỗi giờ.
• Chức năng phép lùi ngày.
• Quản lý số giờ bù

1.5 Các báo cáo 

Mỗi phân hệ bao hàm nhiều báo cáo. Các báo cáo chuẩn này có thể được chia thành:

1) Các tài liệu nội bộ: Dành cho việc truyền đạt và cung cấp thông tin.

2) Các báo cáo MIS: Quản lý thông tin cho việc phân tích và ra quyết định quản lý

3) Báo cáo theo luật: Như đã được yêu cầu bởi luật thuế và luật lao động Việt Nam. Các báo cáo luật định tuân theo các quy tắc hiện hành với thành phố/quốc gia.