Tính năng, lợi ích của phần mềm tính lương
Phần mềm quản lý tiền lương là gì? Tính năng, lợi ích, các loại phần mềm tính lương phổ biến
Theo số liệu của Financesonline: phần mềm quản lý tiền lương giúp tiết kiệm 80% chi phí in ấn, chi phí giấy và chi phí sai sót phiếu lương trong doanh nghiệp.
Tính lương là hoạt động không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng lại là hoạt động thiết yếu ở bất cứ một tổ chức nào để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh. Ở thế kỷ 21, phần mềm tính lương trở nên phổ biến và được các doanh nghiệp sử dụng trong bộ ứng dụng quản trị nhân sự. Ở bài viết này, Azza HRM lý giải bản chất phần mềm quản lý tiền lương là gì và những lợi ích mà phần mềm mang lại cho doanh nghiệp để thể hiện ra sao?
Phần mềm quản lý tính lương là gì?
Phần mềm tính lương là một công cụ giúp các tổ chức tự động hóa các quy trình liên quan đến việc trả lương cho nhân viên. Giải pháp này có thể ở dạng một hệ thống độc lập hoặc một phần trong phần mềm nhân sự.
Tính năng phần mềm quản lý tiền lương
Dưới đây là những tính năng vượt trội của phần mềm tính lương:
2.1 Tiết kiệm thời gian – hạn chế sai sót
Quy trình tính lương tốn nhiều thời gian của kế toán và dễ xảy ra sai sót khi thực hiện thủ công. Số “0” hoặc dấu thập phân đặt sai vị trí có thể làm cả bảng lương của tổ chức đều bị sai số.
Đó là lý do phần mềm quản lý tiền lương xuất hiện, bảng chấm công của nhân sự được tự động hóa trên phần mềm và các thuật toán của phần mềm sẽ tự động tính lương theo công thức cài sẵn.
Ngay sau đó, bảng công và bảng lương sẽ được gửi đến cho từng nhân sự xác minh dữ liệu. Sau đó kế toán làm phiếu ủy nhiệm chi để gửi ngân hàng chuyển khoản cho nhân viên trong công ty.
Quy trình này đã rút bớt 70% thời gian thực hiện lập bảng công, đối chiếu, so sánh số liệu so với cách làm cũ. Mặt khác, các lỗi sai sót hiếm khi xảy ra khi sử dụng phần mềm tính lương.
2.2 Trả lương nhân sự minh bạch, chính xác
Những sai sót trong phiếu lương không chỉ làm lãng phí thời gian của kế toán mà còn gây mất lòng tin và có thể ảnh hưởng hình ảnh của công ty trong suy nghĩ của nhân viên.
Phần mềm tính lương cho các phép tính nhất quán và chính xác nhất, tự động tính vào các mục chính như cấp bậc lương, phúc lợi, chi phí, phụ cấp và các khoản khấu trừ khi xử lý tiền lương.
2.3 Số liệu nộp thuế chính xác
Nộp thuế là trách nhiệm của lao động và công ty là đơn vị đại diện nộp thuế cho lao động. Nếu số tiền nộp thuế sai sót, đơn vị cần nộp bù và bị nộp phạt.
Do đó đây là nhiệm vụ quan trọng bộ phận kế toán cần thực hiện. Phần mềm tính lương tự động tính toán % thuế/ thu nhập và cập nhật trên phiếu lương. Hệ thống tính lương có thể chia nhỏ hồ sơ đến mức chi tiết nhất và xác định chính xác số tiền thuế một lao động phải nộp trong tháng/quý/năm.
2.4 Theo dõi dữ liệu nhân viên mọi lúc mọi nơi
Phần mềm tính lương giúp nhà quản lý theo dõi hồ sơ nhân sự mọi lúc mọi nơi. Hiện nay, hầu hết tính lương đã trở thành một phân hệ trong phần mềm nhân sự giúp dữ liệu nhân sự tự động cập nhật lên phần mềm.
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm tính lương?
Phần mềm tính lương nói riêng hay phần mềm quản lý nhân sự nói chung sẽ mang lại những lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp trong công tác quản trị nhân sự?
3.1 Theo dõi thời gian chấm công của nhân viên
Phần mềm quản lý tiền lương không thể tách biệt với dữ liệu chấm công. Hiện nay, các phần mềm chấm công bằng thiết bị vật lý như máy chấm công, chấm công bằng di động đều đã sử dụng nền tảng cloud để “đổ” dữ liệu về phần mềm nhân sự. Qua đó người quản lý có thể theo dõi bảng chấm công của nhân viên ở bất cứ đâu một cách dễ dàng. Điều này đã xóa bỏ hoàn toàn sự rườm rà và rắc rối của bảng theo dõi công nhật bằng excel như trước.
3.2 Quản lý bảng lương – cấp bậc lương nhân sự
Bảng lương sẽ được tính toán tự động dựa trên công thức ban đầu doanh nghiệp thiết lập. Phần mềm có thể tính toán lương thưởng chi tiết căn cứ vào từng hạng mục: thời gian làm việc, chuyên cần, bậc lương, phúc lợi, khoản tiền hoàn trả, tiền thưởng, nghỉ việc, tạm ứng, thuế khấu trừ.
3.3 Quản lý kiến nghị của nhân viên
Sau khi hoàn thành bảng công, hệ thống sẽ gửi bảng công chi tiết đến từng nhân sự thông qua tài khoản cá nhân trên phần mềm. Nhân sự kiểm tra, đối sánh và kiến nghị sai sót nếu có lên phòng kế toán để được giải quyết.
Phần mềm cho phép tương tác hai chiều đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng trong công tác tính công – trả lương.
3.4 Quản lý hiệu suất làm việc của nhân sự
Việc quản lý bảng lương, thu nhập của nhân viên giúp người quản lý đánh giá được năng lực làm việc, mức độ chuyên cần của nhân viên. Ví dụ, một nhân viên bán hàng, tháng nào bảng lương cũng được thưởng doanh số chứng tỏ nhân viên này làm việc rất xuất sắc và hiểu khách hàng.
Từ đó nhà quản lý sẽ có những cân nhắc để đào tạo và thăng chức cho nhân sự.
3.5 Theo dõi chi phí nhân sự trong tổ chức
Để duy trì một tổ chức, quản lý dòng tiền là một vấn đề vô cùng quan trọng. Nếu tổ chức tiêu quá nhiều tiền để trả công nhân viên, thuê mặt bằng, duy trì văn phòng,… mà doanh số không đạt mức. Như vậy doanh nghiệp rất có nguy cơ phá sản.
Do đó, việc hạch toán chi tiết chi phí nhân sự là điều cần thiết. Doanh nghiệp có thể theo dõi tổng số tiền hàng tháng chi cho lương thưởng nhân viên công ty là bao nhiêu, chi tiết hơn nữa là từng phòng ban, từng cá nhân.
Điều đó, sẽ giúp nhà quản trị cân đối dòng tiền chi tiêu cho phòng ban nào nhiều hơn để tạo ra doanh số bán hàng thu về lợi nhuận cao nhất.
4. Các loại phần mềm tính lương phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay, phần mềm quản lý tiền lương chia theo quy trình làm việc sẽ có hai loại chính:
4.1 Phần mềm tiền lương tổng hợp
Hiểu một cách đơn giải thì tính lương sẽ là một phân hệ trong phần mềm nhân sự. Một tổ chức dù lớn hay nhỏ để hoạt động đều không thể thiếu: tính lương, chấm công, quản lý hồ sơ nhân sự, tuyển dụng, truyền thông nội bộ. Một phần mềm HRM tổng thể sẽ bao gồm toàn bộ những phân hệ này. Người dùng sẽ có thể dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu ở tất cả các phân hệ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
Hiện nay Azza HRM là một phần mềm nhân sự bao gồm đầy đủ phân hệ: quản lý tính lương, tuyển dụng, quản lý nhân sự, quản lý hiệu suất làm việc nhân viên, truyền thông,…Bên cạnh đó Azza HRM cho phép người dùng yêu cầu điều chỉnh thêm bớt các phân hệ, thay đổi trường thông tin trong từng phân hệ để phù hợp với mô hình quản lý của doanh nghiệp.
4.2 Phần mềm tính lương độc lập:
Phần mềm tính lương độc lập đúng như tên gọi đây là ứng dụng chuyên dùng để tính lương. Hiện nay, rất ít doanh nghiệp sử dụng riêng lẻ phần mềm tính lương như vậy bởi rủi ro sai số liệu và quản lý không đồng nhất trên một hệ thống.
Bài viết hôm nay cung cấp các kiến thức tổng quan về phần mềm quản lý tiền lương, các lợi ích nó mang lại và giới thiệu các loại phần mềm tính lương thông dụng. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp kiến thức hữu ích có thể vận dụng vào bức tranh thực tế của công ty. Hãy theo dõi website của Azza HRM để đón đọc thêm nhiều bài viết hữu ích về quản trị nhân sự.
Để biết thêm thông tin và sản phẩm, vui lòng đăng ký trải nghiệm tại : Đăng ký trải nghiệm AZZA Payroll hoặc tham khảo thêm về Phần mềm tính lương và liên hệ trực tiếp tới Hotline : 094.775.8886 . Bạn cũng có thể tham khảo các Dự án khác mà AZZA đã triển khai.