So sánh việc chấm công thủ công và phần mềm chấm công
Ngày nay các doanh nghiệp thường quản lý giờ giấc đi làm của nhân viên bằng cách dùng các hệ thống chấm công. Và phần mềm chấm công là bộ não của hệ thống đó, nó giúp tổng hợp các báo cáo về việc chấm công của nhân viên. Vậy hãy so sánh việc chấm công thủ công và phần mềm chấm công để hiểu vì sao các doanh nghiệp lại sử dụng phần mềm này nhiều đến như vậy.
Về chi phí của hai cách chấm công
Tất nhiên nếu nói về chi phí đầu tư ban đầu thì phần mềm chấm công sẽ có chi phí cao hơn. Do doanh nghiệp phải bỏ ra một số tiền lớn để mua sắm thiết bị, thẻ cảm ứng cùng các phụ kiện kèm theo. Con phương pháp chấm công thủ công thì chỉ cần mua giấy chấm công.
Tuy nhiên khi sử dụng lâu dài thì phần mềm lại có chi phí phát sinh ít hơn. Do doanh nghiệp chỉ bỏ một tiền một lần mua và chi phí khắc phục những lỗi sai dường như không có nhiều. Còn phương pháp chấm công thủ công sẽ phải mất hàng tháng những khoản mua giấy chấm công, mực chấm công…
Tiện ích khi sử dụng
Về phần tổng hợp chấm công cuối ngày thì phần mềm chấm công có nhiều ưu điểm hơn. Phần mềm này có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu chấm công, quản lý nhân sự , kiểm soát nhân viên của doanh nghiệp. Và phần mềm sẽ tự động tải dữ liệu từ máy chấm công về tập trung hệ thống dữ liệu và nếu muốn có báo cáo tổng hợp thì phần mềm có thể xuất ngay dữ liệu.
Còn với phương pháp chấm công bằng giấy thì chỉ đáp ứng được nhu cầu chấm công của doanh nghiệp. Và mỗi ngày nhân viên phải thu thẻ giấy và nhập lại trong excel để quản lý. Việc tổng hợp này khiến cho nhân viên mất thời gian hơn rất nhiều. Mà rất có thể đối với những doanh nghiệp đông nhân viên thì việc nhập liệu thủ công rất dễ có sai sót. Việc xử lý các công việc này cũng cần nhiều cán bộ nhân sự để giải quyết.
Khi có sự thay đổi giờ công
Khi doanh nghiêp có những yêu cầu tăng ca thì đối với việc chấm công bằng giấy thì những việc như tăng ca, tăng giờ công, nghỉ phép, nghỉ ốm… sẽ xử lý khá phức tạp. Tuy nhiên đối với phần mềm chấm công thì khác những sự thay đổi về giờ công của nhân viên sẽ được phần mềm xử lý một cách nhanh chóng và chính xác.
Về tổng hợp báo cáo
Về phần báo cáo thì một lần nữa phần mềm chấm công lại có ưu điểm hơn. Bởi lẽ nếu doan nghiệp sử dụng phần mềm này thì bất kỳ khi nào nhà quản lý cần thì phần mềm cũng có thể tổng hợp báo cáo ngay. Và phần mềm có thể xuất ra nhiều mẫu báo cáo phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của người quản lý. Nó giúp khai thác tối đa lợi ích khi xuất báo cáo ra excel và giúp người dùng linh động chỉnh sửa, thiết lập công thức…trên báo cáo. Đây là ưu điểm mà việc chấm công bằng giấy không làm được.
Tính bảo mật
Khi sử dụng phương pháp chấm công bẳng giấy thì với việc thu thẻ giấy và tổng hợp rất thì việc lộ thông tin là điều hoàn toàn có thể. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công thì cơ sở dữ liệu và thông tin sẽ được đảm bảo an toàn tuyệt đối khi sử dụng các công nghệ lưu trữ hiện đại.
Bởi phần mềm này sẽ cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào hệ thống tuy nhiên có chế độ phân quyền chặt chẽ. Những dữ liệu của máy chấm công sẽ được chuyển trực tiếp về phần mềm chấm công mà không qua bất kỳ một khâu trung gian nào. Vì thế thông tin được đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Có nhiều ưu điểm như vậy cho nên phần mềm chấm công ngày càng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng hơn so với phương pháp chấm công thông thường. Bạn còn chần chừ gì mà không đầu tư ngay cho doanh nghiệp của mình một phần mềm ngay hôm nay.