Theo số liệu của Forbes tại Hoa Kỳ: 90% các doanh nghiệp lớn đều đang sử dụng phần mềm chấm công tính lương để quản lý tiền lương nhân sự.
Chấm công, tính lương là hoạt động không trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp nhưng lại là hoạt động không thể thiếu ở bất cứ tổ chức nào. Ngày nay khi công nghệ phát triển hoạt động chấm công tính lương đã thay cho mình diện mạo mới. Không còn chấm công bằng thẻ giấy, thẻ từ và tính lương bằng excel như trước nữa. Thay vào đó các phần mềm, ứng dụng chấm công được ra đời liên kết trực tiếp với phần mềm tính lương qua công nghệ điện toán đám mây. Tại sao lại có sự thay đổi này? tại sao các “ông lớn” lại lựa chọn thay đổi phương pháp cũ?
Xem thêm >> Phần mềm tính lương online AZZA Payroll
Xem thêm >> Tìm hiểu về AZZA Payroll – Phần mềm quản lý tiền lương & thuế
Xem thêm >> Tính năng, lợi ích của phần mềm tính lương
Lý do doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm chấm công – tính lương khi mở rộng quy mô
Khi tổ chức chỉ có 10 người, ban quản lý có thể dễ dàng điểm danh bằng sổ sách hoặc ghi nhớ và tính lương bằng bảng tính excel. Tuy nhiên khi doanh nghiệp đạt 100 người hay vài nghìn người, việc quản lý chấm công hay tính lương không thể “trông chờ” và bảng tính excel được nữa. Dưới đây là 6 lý do khiến doanh nghiệp buộc phải dùng phần mềm chấm công tính lương để thực hiện hoạt động lương thưởng:
1.1 Sử dụng excel thường xuyên phát sinh sai sót
Excel thường xuyên phát sinh sai sót cho dù người dùng có nhập đúng công thức và “kéo” excel. Việc phát sinh sai số xảy ra khi tính chi tiết bảng công: giờ đi muộn, giờ về sớm, thời gian tăng ca, thời gian gặp khách hàng, ngày nghỉ,…
Excel không đủ thông minh để giúp người dùng đúng từng công thức như mong muốn của nhà quản trị.
Sai sót sẽ khiến doanh nghiệp mất thời gian sửa chữa và tạo cảm giác bất mãn cho nhân viên trong tổ chức.
1.2 Tốn thời gian xử lý và quản trị
Chấm công thủ công bằng thẻ giấy hay thẻ từ đều khiến nhân sự rất mất thời gian.
Hàng tháng bộ phận HR phải đổ bảng công thủ công từ thiết bị ra file excel để so sánh đối soát dữ liệu thời gian làm việc của từng nhân sự làm việc thực tế. Thời gian dành cho công việc này có thể mất 5 đến 7 ngày.
Sau đó nhân sự phải gửi bảng công đến từng nhân viên qua email hoặc công cụ chat để họ đối chiếu. Trường hợp nếu có sai sót nhân viên phản ánh, bộ phận nhân sự phải rà soát và chỉnh sửa lại. Quy trình này nếu lặp đi lặp lại không chỉ mất thời gian mà còn khiến đội ngũ nhân sự cảm thấy khó chịu.
Bảng lương được gửi đến tay nhân viên và đối chiếu lại một lần nữa. Nhân sự tiến hành phát lương và yêu cầu nhân viên ký tên. Quy trình này có thể mất vài ngày bởi việc thực hiện thủ công sẽ gặp rất nhiều sai sót và phản ánh của nhân viên.
Bên cạnh đó, xử lý bảng công, bảng lương bằng excel khiến doanh nghiệp rất khó quản lý, tra cứu lại dữ liệu khi cần.
1.3 Đầu tư chi phí lớn
Doanh nghiệp thường bỏ qua bước thống kê chi phí nhân sự, chi phí lương và chi phí văn phòng và cho rằng đây là một khoản chi phí nhỏ so với các loại chi phí đầu tư khác. Tuy nhiên, thực tế chi phí chấm công tính lương thủ công rất lớn so với tưởng tượng:
- Chi phí máy chấm công, thẻ giấy, thẻ từ, chi phí làm thẻ cho nhân viên
- Chi phí nhân sự: bộ phận tính lương có thể lên tới 7-10 người với công ty 200 nhân sự
- Chi phí thời gian lãng phí: thời gian làm các công việc không tên, công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu
- Chi phí giấy, in ấn, chi phí lưu trữ
- Chi phí quản lý, chi phí thời gian xử lý các sai sót phát sinh
- Chi phí cơ hội
- Chi phí thời gian làm việc chuyên môn của nhân sự
- Chi phí thỏa mãn hài lòng của nhân viên để giữ chân và tăng năng suất
1.4 Quy trình rườm rà gây phiền phức cho nhân viên
Quy trình thực hiện chấm công tính lương cho nhân sự thủ công bao gồm các bước sau:
- Lấy thông tin nhân sự, làm thẻ giấy thẻ từ cho nhân viên hoặc lấy vân tay nhân sự học máy
- Nhân viên chấm công
- Cuối tháng nhân sự tiến hành đổ bảng công qua usb
- Xuất file chấm công ra bảng tính excel
- Đối chiếu – so sánh so với bảng công thực tế
- Gửi nhân viên kiểm tra dữ liệu
- Chỉnh sửa khi phát sinh sai sót và xác nhận lại với nhân viên
- Gửi trưởng phòng xác nhận
- Làm bảng lương gửi nhân viên
- Xác nhận từ nhân viên phiếu lương và chốt dữ liệu
- Trả lương và nhân viên xác nhận
- Làm báo cáo tổng hợp dữ liệu tiền lương hàng tháng
Quy trình này tốn rất nhiều thời gian của bộ phận nhân sự đặc biệt khi phát sinh sai sót. Trong khi đó phần mềm chấm công tính lương có thể giúp doanh nghiệp cập nhật bảng công từng nhân sự real-time hàng ngày cũng như tính lương tự động sau ngày công cuối tháng.
1.5 Mất dữ liệu – không đảm bảo an toàn thông tin nhân sự
Dữ liệu lưu trữ trên máy tính rất dễ bị mất, virus hoặc thao tác quên lưu. Khiến công tác chấm công tính lương phải lặp lại nhiều lần cũng như nguy cơ rò rỉ thông tin nhân sự.
1.6 Không theo dõi tổng quan số liệu – kết quả: Khó quản lý hiệu quả tài chính doanh nghiệp
Sử dụng excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc làm báo cáo và tổng hợp dữ liệu đặc biệt khi muốn xem dữ liệu trong thời gian dài.
Điều đó vô cùng bất lợi cho doanh nghiệp trong công tác quản lý tài chính, chi phí chi tiêu hàng tháng, hàng quý và năm. Việc không đánh giá thực trạng chi phí nhân sự sẽ khiến doanh nghiệp đội chi phí và không thu về lợi nhuận mặc dù doanh thu tốt.
Đó là những lý do mà tất cả các đơn vị lớn đều sử dụng phần mềm chấm công tính lương. Tóm lại sử dụng phần mềm chấm công tính lương tự động sẽ giúp tổ chức:
- Tiết kiệm chi phí
- Tiết kiệm thời gian
- Rút ngắn quy trình, tăng năng suất
- Cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên
- Tăng sức mạnh nội tại của doanh nghiệp
- Theo dõi thực trạng khoa học chính xác
Điểm danh 5 tính năng của phần mềm chấm công tính lương mang lại
Phần mềm chấm công tính lương có những tính năng vượt trội nào? Điểm danh ngay 5 tính năng chính của phần mềm cần có tại đây:
2.1 Chấm công chính xác – khoa học
Hoạt động chấm công đã được phát triển trên phiên bản Mobile hay máy chấm công nhận diện khuôn mặt, nhận dạng vân tay.
Các thiết bị này đều được kết nối với phần mềm chấm công bằng công nghệ điện toán đám mây Cloud giúp người dùng có thể theo dõi thời gian làm việc của nhân viên hàng ngày, tháng, năm. Chi tiết từng trường thông tin: thời gian làm việc hành chính, thời gian làm thêm giờ, thời gian về sớm, đi muộn, thời gian làm việc ngoài hiện trường, làm việc online hay nghỉ phép. Tất cả dữ liệu chấm công đều được cập nhật real-time nên không thể phát sinh sai sót.
2.2 Cập nhật bảng công real-time
Bảng công được cập nhật lên tài khoản của từng cá nhân hàng ngày. Nhân sự có thể trực tiếp theo dõi ngày công làm việc của mình trên tài khoản phần mềm.
Với chức năng phân quyền, các cấp quản lý có được phép theo dõi bảng công của nhân viên hàng ngày, hàng giờ để quản lý nhân sự khi không có mặt tại công ty hay có yêu cầu đánh giá mức độ chuyên cần của nhân sự.
2.3 Tính công tự động
Cuối tháng phần mềm tự động cộng công làm việc của nhân viên và gửi bảng công chi tiết tới từng nhân sự để nhân sự kiểm tra sai sót và phản hồi trên phần mềm.
2.4 Tự động tính toán bảng lương
Sau khi nhân sự đã xác nhận bảng công chính xác, phần mềm sẽ tự động tính toán tiền lương tương ứng với số công làm việc dựa trên các thông tin cài đặt sẵn:
-
-
- Công thức tính lương
- Lương cơ bản
- Các khoản thưởng hiệu quả
- Các khoản giảm trừ
- Bảo hiểm xã hội
Bảng lương cũng được gửi tự động tới nhân viên trước khi nhân sự chốt bảng lương để tiến hành trả lương.
Các bước được thực hiện khoa học, ngắn gọn và chính xác trên phần mềm. Quy trình tính lương trở nên dễ dàng chỉ trong một ngày không còn là nỗi ám ảnh của bộ phận hành chính nhân sự như trước.
2.5 Tự động cập nhật báo cáo – theo dõi tổng quan
Một trong những tính năng tuyệt vời của phần mềm chấm công tính lương đó là khả năng tổng hợp báo cáo. Quản lý có thể chọn thời gian mong muốn làm báo cáo để theo dõi tổng số tiền chi trả lương theo tháng, quý,… và dữ liệu bảng lương chi tiết trong kỳ.
Qua đó nhà quản trị có thể đánh giá hiệu quả sử dụng nhân sự của công ty và đề xuất các bước cải tiến mới.
Azza HRM – Phần mềm chấm công tính lương tự động giúp doanh nghiệp quản lý bảng công bảng lương khoa học
Azza HRM là phần mềm nhân sự được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay. Phân hệ chấm công tính lương của Azza cho phép cập nhật dữ liệu thực, đổ công tự động, tính công tính lương tự động và dễ dàng làm báo cáo hàng kỳ.
Azza HRM còn cho phép người dùng tùy chỉnh các phân hệ, trường thông tin trong phần mềm để phù hợp với mục tiêu quản lý của tổ chức.
-
- Với gần 10 năm hoạt động trên thị trường, Azza HRM là cánh tay phải đắc lực của rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp tại Việt NAM tiết kiệm chi phí, thời gian và linh hoạt trong quản trị nhân sự. Đội ngũ kỹ thuật giỏi chuyên môn, nghiệp vụ của Azza HRM luôn sẵn sàng 24/7 hỗ trợ khách hàng bất cứ khi nào cần.Cảm ơn quý đọc giả đã đón đọc bài viết của Azza HRM, hy vọng bài viết giúp doanh nghiệp thấy rõ tầm quan trọng của phần mềm chấm công tính lương trong tổ chức.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự