Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân sự tiền lương CEO cần phải biết
Theo số liệu của SHRM: 89% doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý tiền lương hiệu quả giúp tăng năng suất nội bộ giảm 24% thời gian chết của nhân sự HR.
Lựa chọn phần mềm tính lương phù hợp với đặc thù tổ chức đòi hỏi CEO cần xem xét cơ cấu nhân sự thực tế, thực trạng tính lương hiện nay, yêu cầu áp dụng phần mềm. Ở bài viết này, Azza HRM sẽ cung cấp kiến thức về vai trò của phần mềm tính lương và những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tiền lương phù hợp nhất dành cho CEO.
Vai trò của phần mềm tính lương trong tổ chức
Theo số liệu của Financesonline: phần mềm quản lý tiền lương giúp tiết kiệm 80% chi phí in ấn, chi phí giấy và chi phí sai sót phiếu lương trong doanh nghiệp. Dưới đây là 5 vai trò then chốt của phần mềm tính lương:
1.1 Tiết kiệm thời gian
Tính lương có vẻ là một quy trình đơn giản bao gồm các bước: xuất công, nhập tay dữ liệu vào excel, nhập hàm công thức tính lương và “kéo excel”. Vậy là đã có một bảng lương như ý.
Tuy nhiên trên thực tế, tính lương không đơn giản như thế. Các yếu tố như thời gian nghỉ phép ( được tính lương hay không), làm thêm giờ, các khoản trợ cấp, các khoản thưởng KPI, thuế TNCN,… khiến bảng lương trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Kế toán có thể mất một tuần hoặc nhiều hơn để làm bảng công. Tuy nhiên bảng công vẫn tiềm ẩn những lỗi sai bởi excel là hệ thống thường phát sinh lỗi khi copy công thức.
Trong khi đó phần mềm quản lý nhân sự tiền lương có thể tự động tính toán các tham số và cập nhật lên hệ thống các khoảng cộng, trừ tiền lương một cách rõ ràng. Nếu ngày 30 doanh nghiệp chốt công, hệ thống phần mềm sẽ nhanh chóng giúp doanh nghiệp tính lương trong một buổi chiều cho hàng ngàn nhân sự.
1.2 Tiết kiệm chi phí
Thử một phép tính nhỏ như doanh nghiệp rút ngắn làm việc thủ công trong vòng 7 ngày xuống còn 1 ngày thì doanh nghiệp đã tiết kiệm khoản chi phí thời gian đội ngũ kế toán tính lương 6 ngày còn lại.
Mặt khác, phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp loại bỏ chi phí in ấn, chi phí giấy, chi phí lưu trữ bảng công, bảng đề xuất nhân viên,…
1.3 Tối ưu hóa quy trình tính lương
Quy trình rườm rà, nhiều bước là nỗi ám ảnh của cả quản lý và nhân sự trong thời đại 4.0 như hiện nay. Kế toán không thể ngồi cả ngày tính toán tiền lương bằng excel, nhân sự cũng không thể đối chiếu bảng công trên excel và quản lý không thể xem xét hàng ngàn đề xuất, phê duyệt bằng giấy như trước.
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương hay phần mềm nhân sự nói chung giúp quy trình tính lương được rút gọn trong 3 bước: Nhập thông tin nhân sự – tự động cập nhật bảng công – tự động gửi bảng lương nhân sự. Nhân sự được phép xem bảng dữ liệu chấm công của mình xuyên suốt các ngày đi làm và dữ liệu bảng công được cập nhật từng ngày. Cuối tháng nhân sự nhận được phiếu lương tương ứng với số ngày công đi làm cộng với các khoản thưởng khác do đội HR cập nhật.
1.4 Đảm bảo an toàn dữ liệu tuyệt đối
Mất dữ liệu bảng công, bảng lương nhân sự là điều thường xảy ra khi sử dụng excel. Bởi máy tính có thể xảy ra sự cố bất cứ khi nào mà kế toán chưa kịp lưu lại kết quả làm việc. Ngoài ra, ổ cứng máy tính đầy dữ liệu buộc kế toán phải sao lưu sang usb cũng rất dễ gây mất dữ liệu bảng lương. Phần mềm tính lương được xây dựng dựa trên công nghệ Cloud giúp doanh nghiệp lưu trữ tức thì trên trình duyệt và đảm bảo an toàn bảo mật 100%.
1.5 Duy trì động lực làm việc nhân viên
Nhân sự được trả lương đúng thời gian không sai sót là một trong những yếu tố giữ chân họ ở lại với công ty và loại bỏ những bất mãn về lương thưởng của nhân viên.
Khi dữ liệu bảng công bảng lương rõ ràng, nhà quản trị có thể theo dõi chi phí trả nhân viên của công ty trong tháng, quý, năm và đánh giá năng lực nhân viên qua bảng lương. Từ đó có những chính sách giữ chân nhân tài bằng việc thăng chức, tăng lương, tăng thưởng để tạo động lực làm việc cho nhân sự. Cũng như loại bỏ những nhân sự thường xuyên nghỉ làm, đi muộn, không đạt KPI, không có cải tiến trong công việc.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự tiền lương dành cho CEO
Phần mềm tính lương hiện nay rất đa dạng được nhiều đơn vị cung cấp nằm trong phần mềm nhân sự HRM. Vậy khi lựa chọn phần mềm tính lương nhà quản trị cần căn cứ vào những yếu tố nào?
2.1 Phần mềm kết nối Cloud trực tuyến
Ở thời đại mạng internet và 5G phát triển như hiện nay thì doanh nghiệp không có lý do gì để không sử dụng công nghệ Cloud làm việc trực tuyến, thao tác – lưu trữ ngay trên trình duyệt web.
Những tiện ích mà Cloud mang lại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí rất lớn so với các phần mềm tại chỗ cần cài đặt.
2.2 Nhân sự có được tự cập nhật thông tin cá nhân không?
Dữ liệu nhân sự là thông tin cơ bản nhất để thực hiện hoạt động tính công, tính lương. Hệ thống phần mềm cho phép nhân sự cập nhật thông tin để kế toán dễ dàng bổ sung hồ sơ nhân sự, rút ngắn thời gian tính công tính lương nhân viên.
2.3 Phần mềm tính lương đáp ứng đầy đủ tính năng bắt buộc
Một phần mềm tính lương cơ bản cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Cập nhật hồ sơ nhân sự
- Kết nối với phần mềm, thiết bị chấm công đổ công tự động
- Tự động tính công
- Tự động xuất bảng lương gửi nhân sự
- Cho phép nhân sự gửi kiến nghị
- Công cụ báo cáo – thống kê
- Công cụ thông báo
- Kê khai thuế
- Kết nối với ngân hàng
- Kết nối bảo hiểm xã hội
2.4 Phần mềm có thể mở rộng
Doanh nghiệp đang tìm hiểu phần mềm tính lương đóng gói hay có khả năng tùy chỉnh các trường thông tin theo nhu cầu sử dụng? Trên thực tế, các doanh nghiệp có mô hình tính lương đặc thù họ ưa chuộng sử dụng excel bởi các phần mềm không đáp ứng được các trường thông tin thực tế họ mong muốn. Tuy nhiên hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm tính lương theo mô hình may đo cho phép thay đổi, thêm, bớt các phân hệ và trường thông tin.
2.5 Phần mềm có cho phép người dùng trải nghiệm thử không
Trải nghiệm thử là bước không thể bỏ qua đặc biệt với các sản phẩm công nghệ – phần mềm. Việc dùng thử phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp hiểu chính xác các tính năng và đánh giá độ phù hợp với công ty. Bên cạnh đó đây còn là bước xác nhận những thông tin mời chào, quảng cáo của nhà cung cấp có thật sự hoàn hảo như vậy hay không.
2.6 Phần mềm cho phép tích hợp
Doanh nghiệp duy trì tổ chức cần có các phần mềm then chốt như: bán hàng, quản trị, kế toán, quản lý nhân sự, tính lương,… Do đó phần mềm tính lương doanh nghiệp lựa chọn phải tích hợp được với các phần mềm còn lại để đồng bộ dữ liệu và quản lý tập trung.
Tham khảo ngay phần mềm quản lý tiền lương Azza HRM đáp ứng toàn bộ những tiêu chí một phần mềm tính lương cần có bằng cách click vào đường link dưới đây:
Đăng ký trải nghiệm AZZA Payroll
Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho CEO về tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương và hiểu rõ hơn về vai trò của phần mềm tính lương trong tổ chức. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự