Quản lý nhân sự là một việc rất quan trọng và đóng vai trò lớn cho sự phát triển của công ty. Tuy nhiên trong một công ty có rất nhiều nhân viên và việc quản lý làm sao cho hiệu quả là một việc rất khó khăn. Giải pháp mà nhiều công ty hiện nay đang áp dụng đó chính là phần mềm quản lý nhân sự. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm này trong bài viết sau nhé.
Quản lý nhân sự là gì? Thế nào là phần mềm quản lý nhân sự ?
Bạn đã bao giờ thắc mắc quản lý nhân sự là ngành gì? Và quản lý nhân sự như thế nào chưa? Cũng có rất nhiều người thắc mắc việc quản lý nhân sự học ở đâu? Bởi con người là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng để tạo ra các lợi ích cho doanh nghiệp. Và việc quản lý nguồn lực này là rất cần thiết để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Quản lý nhân sự chính là khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một doanh nghiệp một cách hợp lý và hiệu quả.
Và để nâng cao công tác quản lý nguồn nhân lực thì các phần mềm quản lý nhân sự ra đời. Phần mềm HRM là phần mềm mà các nhà quản lý cũng như những người làm nhân sự nên sử dụng. Đây là giải pháp có sự kết hơp của các hệ thống và quy trình quản lý, kết nối nguồn nhân lực, công nghệ thông tin thông qua phần mềm máy tính.
Xem thêm >> Thế nào là phần mềm quản lý nhân sự
Mục đích phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm này là một giải pháp hiện đang giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý nhân sự tại các đơn vị, doanh nghiệp. Đây là bí quyết quản lý nhân sự ở nhiều công ty. Bởi mục đích của phần mềm này chính là có thể giúp những công việc của công tác quản lý nhân sự được đơn giản hơn. Giúp đảm bảo tính khoa học và giảm thiểu được nhân sự trong phòng nhân sự. Và đặc biệt nó sẽ giúp tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Đồng thời có sự phân chia rõ ràng về quy trình xử lí qua hệ thống phần mềm cài sẵn.
Xem thêm >> Mục đích của việc sử dụng phần mềm nhân sự
Những lợi ích khi áp dụng phần mềm nhân sự
Giải pháp hiện đại này hiện đang giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp. Cụ thể là:
Phần mềm mang lại hiệu quả đầu tư cao cho doanh nghiệp. Nó giúp hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả đồng thời tiết kiệm chi phí, giảm thiểu nhân sự cho doanh nghiệp. Đồng thời nó còn có cơ chế vận hành ổn định và người dùng có thể làm việc mà không cần đến trực tiếp. Vì thế giúp hình ảnh của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Đây là cách quản lý nhân sự giỏi mà các doanh nghiệp cần áp dụng.
Nhờ có phần mềm này mà công tác lưu trữ hồ sơ thông tin cùa các nhân được gọn gàng hơn. Đồng thời những khó khăn của việc chấm công, tính lương hay báo cáo được dễ dàng hơn. Và việc đánh giá năng lực hay theo dõi kế hoạch đào tạo sẽ chính xác hơn.
Phần mềm này được mua từ những công ty uy tín sẽ có độ bảo mật và an toàn cao hơn so với phương pháp quản lý nhân sự truyền thống. Hiện nay trên thị trường có một số phần mềm quản lý nhân sự mã nguồn mở, phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hoặc phần mềm quản lý nhân sự giá rẻ, tuy nhiên theo chúng tôi khách hàng rất không nên khi sử dụng những phần mềm này, do nhu cầu phải hỗ trợ thường xuyên, liên tục nên các phần mềm trên gần như không đáp ứng được yêu cầu.
>> Lợi ích của phân hệ tính lương, bảo hiểm, thuế trong phần mềm nhân sự
>> Những lợi ích của phần mềm nhân sự
Phần mềm nhân sự dành cho những ai trong công ty ?
Phần dành cho lãnh đạo:
Những người quản lý nhân sự, nhân viên và các ứng viên trong khi tuyển dụng đều có thể sử dụng được. Vì thế nó sẽ bao gồm các phần dành cho từng đối tượng cụ thể.
Phần dành cho lãnh đạo: Người lãnh đạo có thể dung phần mềm này để biết được số lượng nhân sự và tình hình biến động nhân sự để có giải pháp ổn định nhân sự. Tìm hiểu thông tin của các cá nhân, phê duyệt các đề nghị. Với phần mềm quản lý nhân sự thời 4.0 này thì người lãnh đạo không cần có mặt trực tiếp vẫn có thể giải quyết được.
Phần dành cho cán bộ nhân sự:
Cán bộ nhân sự là người tiếp xúc với phần mềm này nhiều nhất. Họ có thể tuyển dụng, tiếp nhận ứng viên, quản lý hồ sơ, quản ý thời gian của nhân viên, chấm công, tính lương, tính thuế, quản lý bảo hiểm, đánh giá năng lực, đào tạo. Đồng thời họ cũng có thể quản lý công tác, khen thưởng, kỷ luật hay giải quyết nghỉ việc cho nhân viên.
Phần dành cho nhân viên:
Nhân viên có thể sử dụng phần mềm này để tra cứu thông tin lương, thuế, bảo hiểm, làm đơn nghỉ phép, nắm bắt các thông tin nội bộ và chính sách của công ty một cách nhanh chóng.
Phần dành cho ứng viên: Các ứng viên trong quá trình tuyển dụng có thể nộp hồ sơ trực tuyến và đóng góp ý kiến về công tác tuyển dụng của doanh nghiệp.
Xem thêm>> Những đối tượng liên quan đến phần mềm quản lý nhân sự ?
Các loại phần mềm nhân sự
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm giúp quản lý nhân sự sử dụng cho rất nhiều thiết bị. Có thể kể đến những loại phần mềm sau:
Phần mềm nhân sự dạng cài đặt trên từng máy tính (winform)
Đây là dạng phần mềm có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng, giúp cho công tác quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Đồng thời quản lý rủi ro nhân sự hiệu quả hơn, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và có thể chạy trên các phiên bản Windows khác nhau. Tuy nhiên nếu người dùng muốn sử dụng phần mềm này thì sẽ phải sử dụng máy tính đã cài phần mềm.
Phần mềm nhân sự chạy dạng web nội bộ (webform)
Phần mềm nhân sự này có thể khắc phục được nhược điểm của phần mềm dạng winform đó là người dùng không cần cài phần mềm về máy tính cá nhân mà chỉ càn được cấp tài khoản sử dụng. Với phần mềm này người dùng có thể đăng nhập vào rất nhiều thiết bị và mọi lúc mọi nơi. Việc quản lý nhân sự có thể thực hiện dễ dàng kể cả khi công ty có nhiều chi nhánh.
Xem chi tiết >> Phần mềm nhân sự Online
Phần mềm nhân sự dạng Icloud
Với phần mềm này tất cả các dữ liệu có thể đồng bộ . Chính vì thế người dùng có thể sử dụng phần mềm này để quản lý nhân sự hiệu quả. Đồng thời cũng giúp hạn chế việc mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
Phần mềm nhân sự hỗ trợ chạy trên Iphone, Android
Phần mềm nhân sự này có thể sử dụng ngay trên các điện thoại Iphone và Android. Phần mềm này cho phép người sử dụng có thể quản lý nhân sự ở mọi lúc mọi nơi chỉ bằng một thiết bị di động nhỏ gọn.
Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự có các phân hệ
Phần mềm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự có rất nhiều phân hệ. Và để vận hành tốt phần mềm
Phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự
Với phân hệ này phần mềm có thể quản lý thông tin chi tiết về từng nhân viên. Đó là thông tin về tên tuổi, trình độ văn hóa, cấp bậc, quá trình học tập, thông tin gia đình người thân… Đồng thời cũng có thể quản lý quá trình công tác điều chuyển của từng nhân viên. Cho phép hoạch địn nhân sự cho từng thời điểm, phòng ban. Quản lý cấp trang thiết bị cho nhân viên, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm, khiếu nại tố cáo, nghỉ việc, về hưu cho từng nhân viên.
Phân hệ chấm công
Phân hệ này giúp quản lý thời gian và công làm việc của nhân viên. Có hai loại hình chấm công đó là chấm công trực tiếp và chấm thông qua máy chấm công. Với phân hệ này các ngày nghỉ, ca, kíp, nghỉ bù, đăng ký nghỉ phép, quản lý chi tiết bảng chấm công… đều được thực hiện rất dễ dàng. Các tính năng chi tiết của phần mềm chấm công như Quản lý máy chấm công, Nghỉ phép và ưu đãi (Con nhỏ, có bầu) Nghỉ phép và ưu đãi (Con nhỏ, có bầu),Quản lý ngày nghỉ lễ, Quản lý ngày nghỉ lễ, Ca và quy trình phân ca, Quản lý làm thêm và xác nhận, Bảng chấm công
Phân hệ tính lương, Bảo hiểm, Thuế
Phân hệ này của phần mềm quản lý nhân sự giúp quản lý dữ liệu liên quan đến tiền lương của nhân viên tại công ty. Tính lương định kỳ dựa trên các số liệu liên quan như ngày công, phụ cấp và các hệ số cấu thành nên công thức tính lương. Đồng thời các vấn đề như bảo hiểm hay thuế của người lao động cũng được giải quyết một cách dễ dàng. Các tính năng chi tiết Quản lý các tham số lương, Bảo hiểm, Cấu hình công thức lương động Cấu hình công thức lương động,Bảng thanh toán lương & Phiếu lương …
Phân hệ quản lý nhà ăn canteen
Thông qua phân hệ này của phần mềm nhân sự việc quản lý thu chi, quản lý thẻ trả trước, quản lý đặt suất ăn… được thực hiện tự động. Sử dụng phần mềm ghi nhận số liệu chính xác, nhanh chóng. Tiết kiệm chi phí, hủy in phiếu ăn bằng giấy, Có dữ liệu báo ăn chính xác ( nhân viên cần đăng ký trước). Nắm được dữ liệu bộ phận nào tăng cơm, giảm cơm mà không báo qua phòng nhân sự để nhắc nhở, giảm thiểu phần lãng phí. Tránh thiếu hụt phần ăn phát sinh đột xuất không nắm được do tăng ở bộ phận nào. Hạn chế tăng chi phí do số lượng thành phần khác ngoài qui định.
Phân hệ liên kết với phần mềm kế toán
Phần mềm quản lý nhân sự sẽ tính toán lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cho nhân viên. Sau đó sẽ chuyển sang phần mềm kế toán để hạch toán các khoản đó một cách cụ thể hơn.
Xem thêm >> Phần mềm nhân sự bao gồm những phân hệ nào ?
Một số câu chuyện thành công và hiệu quả mang lại khi áp dụng thành công phần mềm quản lý nhân sự
Vẫn có người thắc mắc tại sao phải quản lý nhân sự? Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý nhân sự? Nhưng quả thật công tác quản lý nhân sự là một công tác rất quan trọng và nếu không sử dụng phần mềm này thì công tác quản lý sẽ rất khó khăn. Sau đây là một số câu chuyện thành công khi áp dụng phần mềm nhân sự:
Chị M một nhân viên phụ trách nhân sự của một công ty sản xuất cho biết: “ Công ty của tôi có rất nhiều công nhân sản xuất, mỗi lần đưa bảng chấm công là nhân viên thắc mắc rất nhiều. Bởi vì phương pháp chấm công không chặt chẽ mà ý thức nhân viên không cao. Dẫn đến việc người này đi muộn không bị phạt và người khác tăng ca không được tính. Từ khi có phần mềm nhân sự online tình trạng này đã thay đổi hẳn. Nhân viên có ý thức làm việc cao hơn rất nhiều. Đồng thời quy chế quản lý nhân sự công ty cũng trở nên hiệu quả hơn”
Theo như anh N, nhân viên phòng nhân sự của công ty AB nói: “ Từ khi công ty dùng phần mềm nhân sự online phòng nhân sự chúng tôi như trút được hết các gánh nặng công việc. Trước kia có hàng núi công việc mà chúng tôi phải cố gắng rất nhiều mới có thể hoàn thành. Nhất là việc đánh giá nhân viên luôn không được chính xác. Có lẽ bởi việc tổng hợp các báo cáo về nhân viên hay cả sự cả nể người quen khi đánh giá.
Trên đây là những thông tin tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự. Ngoài việc sử dụng hiệu quả phần mềm này thì các nhà quản lý nhân sự cũng nên áp dụng quy tắc 5S trong quản lý nhân sự. Đó là sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Có như vậy hoạt động quản lý của doanh nghiệp mới vận hành tốt được.
Xem thêm >> Phần mềm AZZA và những câu chuyện thành công
Một số phần mềm nhân sự phổ biến hiện nay
1. Phần mềm AZZA HRM
2. Perfect HRM
3. AMIS
4. SV-HRIS
5. BIZZONE
6. CADENA
7. EPMIS
8. HISTAFF
9. HRMS
10. LẠC VIỆT
11. OMEGA
12. PARADISE
13. VITDA
Quý khách hàng quan tâm sản phẩm và yêu cầu DEMO xin vui lòng liên hệ : O94.775.8886. Trân trọng cảm ơn