Triển khai giải pháp check-in sự kiện tại Talkshow Gamuda Land

Sự kiện talk show “Hiện Thực Hóa Định Hướng Phát Triển Thành Phố Mới Bình Dương” do Gamuda Land tổ chức nhằm thảo luận về tiềm năng phát triển của Thành phố Mới Bình Dương. Đây là cơ hội để lắng nghe từ các chuyên gia hàng đầu về quy hoạch và bất động sản, cùng phân tích tiềm năng phát triển của Thành phố Mới Bình Dương.

Sự kiện này cũng giới thiệu dự án Artisan Park, một trong những dự án nổi bật của Gamuda Land tại Thành phố Mới Bình Dương, đang từng bước hoàn thiện diện mạo của một trung tâm thương mại và giải trí sôi động.

1. Những khó khăn gặp phải khi tổ chức sự kiện talkshow tại Gamuda Land

Quản lý số lượng khách mời: Với số lượng khách mời đông đảo tại các sự kiện lớn như talk show của Gamuda Land thường đặt ra thách thức không nhỏ trong việc quản lý và đón tiếp.

Thời gian chờ đợi kéo dài: Tình trạng chờ đợi kéo dài trong quá trình check in để xác nhận thông tin là một thách thức phổ biến tại các sự kiện lớn, đặc biệt là những sự kiện có đông đảo khách tham dự như talk show tại Gamuda Land.

Quản lý thông tin và bảo mật dữ liệu: Thông tin khách mời cần được thu thập, lưu trữ và sử dụng đúng mục đích. Điều này không chỉ đảm bảo hiệu quả quản lý mà còn giúp giữ vững lòng tin của khách mời.

Đảm bảo thời gian và nguồn lực: Trong bối cảnh sự kiện có quy mô lớn, việc phân bổ nhân sự và quản lý thời gian hiệu quả là bài toán khó đối với ban tổ chức.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm check-in sự kiện

Việc tích hợp phần mềm check-in đã mang lại giải pháp toàn diện, giúp sự kiện vượt qua các thách thức kể trên. Những lợi ích nổi bật bao gồm:

2.1. Giảm thời gian chờ đợi check-in

Khách mời có thể hoàn tất quá trình check-in chỉ trong vài giây bằng cách quét mã QR hoặc sử dụng nhận diện khuôn mặt. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng ùn tắc tại cổng vào, tiết kiệm thời gian cho cả khách mời và ban tổ chức.

2.2. Trải nghiệm hiện đại

Hình ảnh của một sự kiện công nghệ cao, hiện đại được thể hiện rõ nét qua quy trình check-in tự động, mang lại cảm giác thoải mái và hài lòng cho khách mời.

2.3. Tiết kiệm nguồn lực

Nhờ vào sự tự động hóa, số lượng nhân viên cần thiết cho việc hỗ trợ check-in được giảm đáng kể. Ban tổ chức có thể tập trung vào các công việc quan trọng khác như quản lý nội dung sự kiện hoặc chăm sóc khách mời đặc biệt.

2.4. Dữ liệu quản lý hiệu quả

Hệ thống lưu trữ dữ liệu toàn diện, bao gồm số lượng khách mời tham gia, thời gian check-in và các thông tin liên quan. Điều này giúp ban tổ chức dễ dàng phân tích và đánh giá sự kiện sau khi kết thúc.

2.5. Tiếp cận thông tin sự kiện

Trong các sự kiện hiện đại, việc sử dụng nền tảng CheckMeIn giúp khách mời dễ dàng tiếp cận và quản lý thông tin sự kiện một cách tiện lợi. Thông qua hệ thống này, khách mời có thể nhận thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, nội dung chương trình và các hướng dẫn tham gia chỉ bằng vài thao tác đơn giản trên thiết bị di động hoặc máy tính.

CheckMeIn không chỉ hỗ trợ cập nhật thông tin sự kiện theo thời gian thực mà còn giúp khách mời xác nhận tham gia, lưu vé mời điện tử, và quản lý lịch trình cá nhân. Ngoài ra, với tính năng thông báo (notifications), khách mời luôn được nhắc nhở về những thay đổi quan trọng như thời gian bắt đầu, thay đổi địa điểm hoặc các lưu ý đặc biệt từ ban tổ chức..

3. Phần mềm check-in sự kiện AZZA CheckMeIn

Để đáp ứng nhu cầu tổ chức các sự kiện quy mô lớn phần mềm AZZA CheckMeIn đã tích hợp nhiều tính năng hiện đại:

• Gửi mail mã QR tự động: Với tính năng tạo vé điện tử bằng mã QR và gửi thông tin tự động qua email, việc quản lý khách mời trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Quy trình này không chỉ tối ưu hóa thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và bảo mật cho danh sách khách mời.
• Đa dạng phương thức check-in:

Check-in bằng mã QR: Đây là phương pháp khá phổ biến và được áp dụng tại nhiều sự kiện. Người dùng chỉ cần cầm theo mã QR được phần mềm gửi về từ mail hoặc mã QR do ban tổ chức sự kiện cũng cấp là đã có thể dễ dàng check-in 1 cách nhanh chóng.

Check-in thẻ từ: Đây cũng là phương pháp rất phổ biển tại các sự kiện nhưng có thể xảy ra rủi ro khi quên hoặc làm mất thẻ

Check-in bằng khuôn mặt: Với thời buổi công nghệ phát triển như hiện tại, việc check-in bằng khuôn mặt cũng đã được áp dụng tại các sự kiện lớn, mang lại vẻ chuyên nghiệp cho sự kiện. Với công nghệ AI nhận diện khuôn mặt hiện đại đảm bảo tốc độ check-in và độ chính xác hoàn hảo phù hợp với những sự kiện lớn, khách mời khi tham dự sẽ không cần phải lo lắng về quá trình check-in.

• Phân luồng khách mời: Phần mềm giúp ban tổ chức phân luồng khách mời giữa khách tham dự và khách VIP từ đó có các phương pháp chăm sóc dành riêng cho từng bộ phận khách mời tham dự sự kiện.
• Tổng hợp báo cáo: Thống kê, báo cáo theo thời gian thực, ban tổ chức có thể theo dõi số lượng khách mời tham gia tại bất kỳ thời điểm nào qua hệ thống. Nhờ đó có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình hiện tại của sự kiện và có thể đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời khi xảy ra sự cố.
• Đồng bộ dữ liệu: Phần mềm liên kết với hệ thống quản lý khách hàng (CRM) để lưu trữ thông tin, phục vụ công tác chăm sóc khách hàng sau sự kiện.

4. Ứng dụng phần mềm check-in tại talk show của Gamuda Land

Trong sự kiện talk show “Hiện Thực Hóa Định Hướng Phát Triển Thành Phố Mới Bình Dương”, phần mềm check-in đã được áp dụng thành công, mang lại hiệu quả rõ rệt:

4.1 Giải quyết bài toán quy mô

Hệ thống check-in tự động giúp kiểm soát lượng lớn khách mời một cách dễ dàng, không để xảy ra tình trạng ùn tắc hay mất thời gian của khách mời khi tham dự sự kiện

4.2 Nâng cao trải nghiệm khách mời

Quy trình nhanh chóng, tiện lợi khiến khách mời cảm thấy ấn tượng, thoải mái ngay từ khi bước vào sự kiện. Thể hiện ban tổ chức rất chu đáo, tỉ mỉ trong các hạng mục thậm chí ngay từ khâu check-in sự kiện

4.3 Quản lý thông tin chặt chẽ

Dữ liệu khách mời được lưu trữ và quản lý hiệu quả trên hệ thống, tránh bị rò rỉ, hỗ trợ việc phân tích và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.

4.4 Thể hiện tầm nhìn đổi mới

Việc ứng dụng công nghệ vào sự kiện không chỉ giải quyết các thách thức mà còn khẳng định vị thế tiên phong của Gamuda Land trong việc áp dụng đổi mới tổ chức sự kiện vào thực tiễn.

5. Bế mạc sự kiện

Nhờ áp dụng phần mềm check-in hiện đại, talk show “Hiện Thực Hóa Định Hướng Phát Triển Thành Phố Mới Bình Dương” của Gamuda Land đã diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn. Quy trình check-in trở nên nhanh chóng và mượt mà, giúp khách mời hoàn tất thủ tục chỉ trong vài giây với mã QR hoặc nhận diện khuôn mặt. Không còn cảnh xếp hàng dài chờ đợi, mọi người đều cảm thấy thoải mái và hài lòng ngay từ khi đặt chân đến sự kiện. Hệ thống quản lý thông tin chính xác và thời gian thực cũng giúp ban tổ chức theo dõi lượng khách mời tham dự dễ dàng, đảm bảo mọi hoạt động được vận hành trơn tru. Phần mềm không chỉ nâng tầm trải nghiệm khách mời mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tầm nhìn đổi mới của Gamuda Land trong việc tổ chức các sự kiện lớn.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm check-in sự kiện AZZA CheckMeIn  hoặc xem thêm các bài khác về giải pháp check-in sự kiện