Triển khai giải pháp check-in sự kiện tích hợp vòng quay may mắn cho Traphaco

Công ty Cổ phần Traphaco là một trong những doanh nghiệp dược phẩm hàng đầu tại Việt Nam, nổi tiếng với các sản phẩm chăm sóc sức khỏe chất lượng cao và sự tiên phong trong đổi mới công nghệ. Với mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước, Traphaco không chỉ chú trọng vào sản phẩm mà còn vào các hoạt động nội bộ, sự kiện và chăm sóc khách hàng.

Sự kiện tri ân khách hàng tháng 10/2024 của Traphaco không chỉ tập trung vào hoạt động gặp gỡ và chia sẻ mà còn mang đến trải nghiệm hiện đại với việc ứng dụng phần mềm check-in sự kiện tích hợp vòng quay may mắn. Đây là cách Traphaco gia tăng tương tác và để lại dấu ấn sâu sắc cho khách tham dự. Dưới đây là chi tiết quy trình triển khai.

Chuẩn bị trước sự kiện

Lựa chọn và thiết lập phần mềm

Yêu cầu phần mềm:

• Tính năng check-in tự động bằng mã QR hoặc nhận diện khuôn mặt (Face ID) để giảm thời gian chờ đợi của khách mời.
• Tích hợp tính năng trò chơi vòng quay may mắn, đồng bộ hóa với danh sách khách mời.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng với cả khách mời và ban tổ chức.

Tùy chỉnh phần mềm:

• Tạo giao diện check-in mang nhận diện thương hiệu Traphaco.
• Cài đặt danh mục giải thưởng, số lượng giải thưởng và thông báo kết quả theo ý muốn.

Chuẩn bị thiết bị và kết nối

• Các thiết bị như máy quét mã QR, máy nhân diện khuôn mặt để khách mời check-in tham gia sự kiện.
• Máy tính có thể trình chiếu để sau khi khách mời check-in tham gia sự kiện xong sẽ được tham dự vòng quay may mắn.
• Hệ thống màn hình lớn và âm thanh để hiển thị kết quả vòng quay trong thời gian thực. Đảm bảo vòng quay diễn ra một cách minh bạch nhất.

Quảng bá trước sự kiện

• Gửi thông báo và hướng dẫn khách mời về cách tham gia check-in và vòng quay may mắn thông qua email.
• Tạo sự phấn khích bằng cách tiết lộ một số phần thưởng giá trị cao.

Triển khai trong sự kiện

Quy trình check-in

Khách mời đến sự kiện:

• Nhân viên hướng dẫn khách mời đến quầy check-in và thực hiện check-in bằng mã QR đã được cấp trước đó hoặc check-in bằng khuôn mặt

Xác minh thông tin:

• Khách mời quét mã QR được gửi trước đó hoặc nhìn vào các thiết bị nhận diện khuôn mặt được bố trí ở khu vực check-in

Nhận mã tham gia vòng quay:

• Sau khi hoàn tất check-in, phần mềm tự động cấp mã tham gia vòng quay may mắn hoặc ban tổ chức sẽ phát ngẫu nhiên 1 dãy số bất kì để tham gia vòng quay may mắn

Tham gia vòng quay may mắn

Sau khi khách mời check-in thành công tham dự sự kiện. Ban tổ chức sẽ lựa chọn thời điểm quay vòng quay may mắn ngay hoặc sẽ sau một thời gian khi sự kiện diễn ra để kéo dài thời gian tương tác với khách mời

Cách thức vận hành:

• Ban tổ chức sẽ chủ động trình chiếu công khai và quay thưởng hoặc có thể mời ngẫu nhiên một vài khách mời tham dự lên ấn quay để khách mời cảm thấy vòng quay được công khai rõ ràng, minh bạch nhất mà không có can thiệp từ bên thứ 3 nào.
• Vòng quay sẽ quay ngẫu nhiên và hiển thị phần thưởng, giải thưởng, tên khách mời trúng thưởng lên trên màn hình trình chiếu

Kết quả và trao thưởng:

• Phần mềm ghi nhận giải thưởng và ban tổ chức sẽ hướng dẫn khách mời nhận quà tại khu vực trao thưởng.

Công bố và tương tác trực tiếp

• MC công bố những người trúng giải lớn trên sân khấu, tăng thêm sự sôi động cho sự kiện.
• Tổ chức mini-game hoặc một vài câu hỏi nho nhỏ cho tập thể để giữ không khí hứng khởi.

Vòng quay may mắn không chỉ khơi dậy tinh thần phấn khích mà còn gia tăng sự hồi hộp của khách mời. Đây không chỉ là một trò chơi đơn thuần mà còn là cơ hội quảng cáo sản phẩm, dịch vụ thông qua giải thưởng của vòng quay và cũng là công cụ để kết nối ban tổ chức với khách mời tham gia sự kiện.

Giai đoạn sau sự kiện

Thu thập và phân tích dữ liệu

• Phần mềm sẽ tổng hợp dữ liệu check-in, danh sách người tham gia vòng quay, thông tin khách mời…
• Dữ liệu này sẽ được ban tổ chức sử dụng để đánh giá tổng quan về sự kiện và gửi lời cảm ơn tới khách mời khi sự kiện kết thúc

Đánh giá hiệu quả

• Tổng kết số lượng khách tham dự và tỷ lệ tham gia vòng quay may mắn.
• Phân tích phản hồi từ khách hàng để cải thiện.

Truyền thông hậu sự kiện

• Chia sẻ hình ảnh và video về vòng quay may mắn trên các kênh truyền thông của Traphaco.
• Lan toả câu chuyện về những khách mời trúng giải đặc biệt để tạo sức hút.

Phần mềm check-in sự kiện tích hợp vòng quay may mắn AZZA CheckMeIn

Gửi mã QR tự động

Phần mềm tự động tạo vé điện tử kèm mã QR và gửi thông tin đến email của khách mời. Điều này giúp:

• Tăng tốc độ quản lý danh sách khách mời.
• Đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin.
• Giảm thiểu tình trạng khách mời quên vé hoặc làm mất giấy tờ.

Đa dạng phương thức check-in

• Check-in bằng mã QR:
  • Khách mời chỉ cần quét mã QR được gửi qua email hoặc nhận từ ban tổ chức để check-in nhanh chóng.
  • Phương pháp này giúp giảm thiểu thời gian xếp hàng, tạo sự thuận tiện tối đa.
• Check-in bằng thẻ từ:
  • Phù hợp với các sự kiện yêu cầu xác minh khách mời trực tiếp.
  • Tuy nhiên, phương thức này có rủi ro nếu khách quên hoặc làm mất thẻ.
• Check-in bằng khuôn mặt:
  • Công nghệ AI nhận diện khuôn mặt hiện đại giúp tốc độ check-in nhanh chóng và chính xác cao.
  • Khách mời không cần mang theo bất kỳ giấy tờ hay thiết bị nào, đặc biệt phù hợp với các sự kiện lớn hoặc yêu cầu tính bảo mật cao.

Phân luồng khách mời thông minh

Phần mềm giúp phân biệt khách mời thông thường và khách VIP để ban tổ chức có thể áp dụng các chiến lược chăm sóc phù hợp:

• Bố trí khu vực đón tiếp riêng.
• Cung cấp ưu đãi hoặc dịch vụ đặc biệt cho nhóm khách VIP.

Tích hợp vòng quay may mắn

Tính năng vòng quay may mắn được thiết kế tích hợp với hệ thống check-in, tạo sự hứng khởi ngay khi khách mời hoàn tất đăng ký:

• Quy trình tham gia: Khách mời nhận trực tiếp mã số may mắn do ban tổ chức cung cấp hoặc mã số tham gia ngẫu nhiên sau khi check-in thành công để tham gia vòng quay.
• Hiển thị kết quả tức thì: Phần mềm đồng bộ với màn hình lớn để công bố kết quả, đảm bảo minh bạch và thu hút sự chú ý từ khách mời.
• Ghi nhận giải thưởng tự động: Thông tin người trúng thưởng được lưu trong hệ thống, giúp ban tổ chức dễ dàng tổng hợp và trao quà.

Thống kê và báo cáo theo thời gian thực

Ban tổ chức có thể theo dõi:

• Số lượng khách đã check-in, số giờ khách mời tham gia sự kiện, số người tham gia vòng quay…
• Tình trạng thực tế của sự kiện để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

Đồng bộ dữ liệu với CRM

Toàn bộ thông tin khách mời và kết quả hoạt động sự kiện được đồng bộ hóa vào hệ thống quản lý khách hàng (CRM). Điều này hỗ trợ cho:

• Công tác chăm sóc khách hàng sau sự kiện.
• Lập kế hoạch tiếp thị cho các chương trình tiếp theo.

Ý nghĩa và lợi ích mang lại

Hoạt động check-in hiện đại và vòng quay may mắn giúp Traphaco:

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Quy trình mượt mà, tiện lợi khiến khách mời hài lòng và để lại ấn tượng tích cực.
• Tăng tính tương tác: Vòng quay may mắn không chỉ là một trò chơi mà còn là cầu nối cảm xúc giữa Traphaco và khách hàng.
• Khẳng định sự chuyên nghiệp: Ứng dụng công nghệ giúp sự kiện trở nên hiện đại, tạo dấu ấn thương hiệu rõ nét.

Sự kiện này minh chứng cho nỗ lực không ngừng của Traphaco trong việc đổi mới, nâng cao chất lượng phục vụ và củng cố vị trí hàng đầu trong ngành dược phẩm Việt Nam

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm check-in sự kiện AZZA CheckMeIn  hoặc xem thêm các bài khác về giải pháp check-in sự kiện