Triển khai phần mềm nhân sự AZZA HRM (Cloud-based) cho YANAGAWA SEIKO Việt Nam
1. Giới thiệu công ty YANAGAWA SEIKO
Hải Phòng là thành phố cảng quan trọng, trung tâm công nghiệp, cảng biển, đồng thời cũng là trung tâm kinh tế, văn hóa, y tế, giáo dục, khoa học, thương mại và công nghệ của Vùng duyên hải Bắc Bộ của Việt Nam. Đây là một trong năm thành phố trực thuộc trung ương tại Việt Nam, là đô thị loại I, trung tâm cấp vùng và cấp quốc gia cùng với Đà Nẵng và Cần Thơ.
Hải Phòng là đầu mối giao thông đường biển phía Bắc. Với lợi thế cảng nước sâu nên vận tải biển rất phát triển, đồng thời là một trong những động lực tăng trưởng của vùng kinh tế trọng điểm Bắc bộ.
Huyện An Dương được gọi là “thủ phủ công nghiệp” của thành phố Hoa phượng đỏ. An Dương lấy công nghiệp làm mũi nhọn phát triển kinh tế. Huyện An Dương có hệ thống giao thống kết nối thuận lợi, hạ tầng đồng bộ, hiện đại. Ngày nay, An Dương đang trở thành một trong những huyện đi đầu thành phố về hoạt động sản xuất công nghiệp. Với những ưu điểm cũng như những ưu đãi mà Huyện An Dương dành cho doanh nghiệp đã và đang có nhiều doanh nghiệp lựa chọn An Dương – Hải Phòng là nơi đặt trụ sở doanh nghiệp.
Trong đó có CTY TNHH YANAGAWA SEIKO VIỆT NAM với 100% vốn đầu tư của Nhật Bản, chuyên sản xuất và lắp ráp linh kiện, bộ phận, cấu kiện kim loại chính xác và PTFE cho ô tô, máy móc, thiết bị văn phòng. Là công ty sản xuất nên lượng nhân viên lao động lớn, với nhiều ca kíp làm việc khác nhau nhằm đảm bảo đủ tiến độ của doanh nghiệp. Với số lượng công nhân khoảng 600 người, việc quản lý chấm công, tính lương bằng hệ thống cũ của YSV đã không còn hiệu quả.
2. Những khó khăn trước khi áp dụng phần mềm AZZA
2.1 Công ty hoạt động lâu năm
Được thành lập vào ngày 26/06/2006 trải qua hơn 15 năm phát triển, YSV luôn duy trì tốc độ tăng trưởng và ổn định trong việc cung cấp sản phẩm cho các đối tác. Cùng với quá trình phát triển trong thời gian đó, công ty luôn có những chính sách hỗ trợ người lao động gắn bó với công ty, mỗi chính sách là một yêu cầu đặc thù liên quan đến tính toán phần chấm công, tiền lương. Với những công ty càng hoạt động lâu năm thì nghiệp vụ chấm công, tính lương càng phức tạp.
2.2 Phần mềm và thiết bị đang sử dụng đã quá lạc hậu
Trước khi tìm đến AZZA, YSV sử dụng hệ thống được xây dựng trên nền tảng đã quá lỗi thời (VB 6.0) và không còn được hỗ trợ từ hệ điều hành đến nhà cung cấp dịch vụ. Chính việc sử dụng công nghệ cũ kém bảo mật và kém tương thích dẫn đến việc sử dụng phần mềm không được tốt, thường xuyên xảy ra lỗi trong quá trình thao tác mà không được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
2.3 Nghiệp vụ thay đổi
Như đã nói ở trên, vì YSV sử dụng phần mềm công nghệ rất cũ nên khi nghiệp vụ quản lý thay đổi (Thay đổi chính sách chấm công, tính lương) gần như phần mềm không thể đáp ứng được yêu cầu. Có chăng khi sử dụng chỉ là lấy dữ liệu IN/OUT để tính Excel. Việc này làm giảm hiệu quả lao động và dễ gây nhầm lẫn do làm thủ công.
2.4 Không sử dụng online
Như chúng ta đã biết, cả năm 2021 và đầu năm 2022 tình hình covid diễn biến rất căng thẳng, nhân viên văn phòng đa số được phân công làm việc tại nhà (WFH) để đảm bảo an toàn và sự hoạt động liên tục của công ty. Khi làm việc tại nhà và không sử dụng được phần mềm quản lý nhân sự cũng là những yếu tố tiềm ẩn rủi ro trong quá trình chấm công và trả lương đúng thời gian cho công nhân.
2.5 Công ty có nhiều địa điểm nằm khác vị trí địa lý
YSV có 3 địa điểm làm việc khác nhau, mỗi địa điểm nằm cách nhau 15km. Việc lấy dữ liệu chấm công theo cách truyền thống là gửi file hàng ngày mất nhiều thời gian và phụ thuộc vào nhân sự.
3. AZZA đã giải quyết những khó khăn trên bằng giải pháp AZZA HRM
3.1 Nâng cấp máy chấm công khuôn mặt
Với công nghệ mới nhất trong việc nhận diện khuôn mặt, AZZA đã tư vấn YSV đổi hình thức chấm công từ thẻ từ sang nhận dạng vân tay và khuôn mặt
3.2 Sử dụng công nghệ cloud lấy dữ liệu chấm công từ xa
Áp dụng công nghệ tiên tiến, khách hàng chỉ cần cấp nguồn điện và mạng internet, hệ thống kết nối dữ liệu của AZZA HRM tự động hoàn toàn việc điều khiển máy chấm công và lấy dữ liệu qua mạng, khách hàng không phải cài đặt thêm bất cứ phần mềm nào hoặc cấu hình lại router mạng.
3.3 Tối ưu lại quy trình và chỉnh sửa nghiệp vụ
Với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống phần mềm nhân sự, AZZA tự hào đã cùng với anh/chị YSV tối ưu hóa lại quy trình quản lý và chỉnh sửa lại những tồn tại của hệ thống cũ giúp cho quá trình vận hành quản lý đơn giản thuận lợi nhanh chóng, rút ngắn thời gian chấm công, tính lương từ mười ngày xuống còn chưa đến một ngày.
3.4 Nâng cấp các tính năng mới
Việc sử dụng công nghệ cloud giúp cho YSV tiếp cận các công nghệ mới nhất bây giờ, phần mềm bây giờ không chỉ là một phần mềm đơn thuần mà nó còn là một giải pháp quản lý tổng thể, trợ thủ đắc lực cho phòng nhân sự trong công việc.
4. Kết quả
Sau hơn 1 tháng triển khai liên tục, hiện phần mềm quản lý nhân sự AZZA đã được YSV đưa vào sử dụng và hoạt động hiệu quả. Một lần nữa xin cám ơn ban lãnh đạo công ty YSV đã tin tưởng và lựa chọn AZZA trong quá trình thay thế hệ thống cũ bằng hệ thống AZZA HRM.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự