Ứng dụng máy đọc căn cước công dân trong quản lý nhân sự tại Doanh nghiệp

Trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại các công ty, tại sao doanh nghiệp nên áp dụng máy đọc thẻ căn cước công dân? Liệu rằng đây có thật sự giải pháp cần có trong quá trình chuyển đổi số tại các doanh nghiệp? Dưới đây là bài viết những ứng dụng máy đọc CCCD trong công tác quản lý tại các doanh nghiệp:

Kiểm tra thông tin nhân sự

Ứng dụng đầu tiên và cũng là quan trọng nhất đó là kiểm tra thông tin nhân sự một cách chính xác nhất. Việc kỹ lưỡng trong công tác kiểm tra thông tin nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được những ứng viên làm giả giấy tờ tùy thân, nói dối về hoàn cảnh và xuất thân của mình. Đặc biệt đối với các ngành yêu cầu cao về sự trong sạch của cá nhân nhân sự cũng như gia đình của nhân sự.

Máy đọc thẻ CCCD có thể đọc được các thông tin chi tiết như sau:

• Số CCCD
• Họ tên
• Giới tính
• Dân tộc
• Tôn giáo
• Đặc điểm nhận dạng khuôn mặt
• Ngày sinh
• Ngày cấp CCCD
• Ngày hết hạn CCCD
• Quê quán
• Hộ khẩu TT
• Họ tên bố mẹ
• Vợ/chồng
• Thông tin liên kết ngân hàng
• Thông tin bảo hiểm
• Thông tin đóng thuế

Nói chung, thẻ căn cước được liên kết với bất cứ một hệ thống công nào thì đầu đọc thẻ đều có thể đọc các thông tin đó chi tiết và chính xác nhất.

Cập nhật dữ liệu tự động lên phần mềm quản trị nhân sự

Có lẽ nếu chỉ với vai trò đọc thông tin nhân sự và xác minh thông nhân thân, hoàn cảnh gia đình của nhân sự thì các doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc rất nhiều để đầu tư thiết bị này. Tuy nhiên, máy đọc thẻ CCCD có khả năng tích hợp với phần mềm quản trị nhân sự để quản lý hồ sơ nhân viên. Bằng cách này, các doanh nghiệp có thể loại bỏ công đoạn nhập liệu thông tin nhân sự lên phần mềm nhân sự như trước. Thông tin chính xác tuyệt đối tránh những lỗi sai trong quá trình trả lương, thưởng, bảo hiểm,… trong quá trình làm việc.

Hiện nay, AZZA HRM là phần mềm nhân sự tiên phong trong công nghệ tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự với thiết bị đầu đọc thẻ CCCD thông minh trên thị trường. Với công nghệ đột phá, AZZA HRM cam kết giải pháp tự động hóa công tác nhập thủ công, đảm bảo dữ liệu chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Video demo đầu đọc thẻ căn cước công dân

Cập nhập hồ sơ nhân sự khi có thay đổi

Khi thẻ CCCD được liên kết với các hệ thống ngân hàng, bảo hiểm, hải quan, thuế,… sẽ được tự động bổ sung trên phần mềm nhân sự sau khi quét mã thẻ trên máy đọc thẻ CCCD. Giúp bộ phận HR tiết kiệm thời gian bổ sung thủ công như trước.

Tối ưu quy trình làm việc bộ phận HR

Máy đọc thẻ kết hợp với phần mềm quản trị nhân sự khoa học sẽ giúp bộ phận HR thực hiện công việc trơn tru, tăng năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều. Nếu trước đó, bộ phận HR phải giải quyết thủ tục nhân sự, quản lý nhân sự, tuyển dụng, quản lý dữ liệu thủ công thì giờ đây có kiểm tra và quản lý thông tin một các dễ dàng và chính xác nhất. Điều này góp phần tối ưu quy trình bộ phận HR nói riêng và tối ưu quy trình làm việc trong doanh nghiệp nói chung.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên lựa chọn thiết bị đọc CCCD có khả năng tích hợp được với phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý doanh nghiệp nếu không hệ thống quản trị sẽ bị rời rạc không đem lại hiệu quả như mong đợi.

Hiện nay, Azza đang cung cấp cấp máy đọc CCCD có thể kết nối được với phần mềm nhân sự Azza như IDentiv U Trust có thể đọc thẻ trong 15s và cập nhật dữ liệu tức thì lên phần mềm nhân sự. Thiết bị sử dụng công nghệ tiếp xúc, không tiếp xúc, Lascom và NFC để sử dụng trong các khu dân cư phức hợp nhiều thông tin đăng nhập. Thời gian giao dịch được tối ưu hóa tối đa cho end-user 848kbps theo ISO/IEC 14443 và 600kbps theo ISO/IEC 7816.

Hạn chế sai sót trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự

Tại các doanh nghiệp, các lỗi sai sót thông tin nhân sự như: ngày tháng năm sinh, thông tin ngân hàng, sơ yếu lý lịch,… vẫn thường xuyên xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công. Tình trạng này khiến dữ liệu quản lý nhân sự không thống nhất dễ dẫn đến các lỗi sai trong tính lương, trả lương, chế độ đãi ngộ và thông tin bảo hiểm của nhân sự.

Ứng dụng máy đọc CCCD công nghệ cao kết hợp với phần mềm quản trị nhân sự sẽ là giải pháp tuyệt vời giúp các doanh nghiệp hạn chế các sai sót không đáng có này.

Tự động cập nhật dữ liệu sang các phần mềm quản lý khác như:  Tính lương – Bảo hiểm – Thuế

Ngay sau khi thẻ đọc được chấp nhận và ra kết quả chủ thẻ được cập nhật trên phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự. Các phần mềm khác được liên kết sẽ tự động lấy dữ liệu mà không cần phải nhập tay hay thao tác lệnh.

Ví dụ: Bộ phận HR quét thông tin thẻ CCCD của nhân viên A ghi nhận lên phần mềm nhân sự. Thì ngay lập tức phần mềm tính lương đã được kết nối sẽ tự động dữ liệu nhân viên A sang để tính công, tính lương cho nhân sự.

Thẻ có thể kết nối với tất cả các phần mềm như: phần mềm kế toán, tính lương, bảo hiểm, thuế, hải quan,…

Lưu ý: Người dùng cần sử dụng đúng cách để tránh tình trạng thẻ không nhận và không đọc được thông tin để cập nhật lên phần mềm nhân sự.

Để đọc dữ liệu thông tin chủ thẻ CCCD nhanh chóng chính xác, người dùng có thể sử dụng đầu đọc căn cước qua các bước dưới đây:

• Bước 1: Chuẩn bị máy tính và thiết bị đọc CCCD thông minh

Đầu tiên bạn cần chuẩn bị máy tính có thể là Laptop hoặc PC có đầu cắm USB và chiếc máy đọc thẻ CCCD. Lưu ý nên mua đầu đọc thẻ chính hãng được kiểm duyệt tránh tình trạng đọc sai hoặc trục trặc trong quá trình sử dụng.

• Bước 2: Cắm đầu USB thiết bị vào máy tính Laptop hoặc PC

Người dùng cắm đầu còn lại của thiết bị đọc thẻ vào cổng USB của máy tính để kết nối thiết bị vào máy tính. Đây là bước cơ bản để máy tính nhận dữ liệu từ đầu đọc thẻ. Trong các trường hợp bạn đã tích hợp đầu đọc với một phần mềm quản trị khác thì có thể mở phần mềm và truy cập vào phần “Đọc thẻ CCCD” để dữ liệu tự động cập nhật lên phần mềm sau khi đọc thay vì phải nhập liệu bằng tay.

• Bước 3: Cho thẻ vào đầu đọc

Sau đó bạn đưa thẻ vào đầu đọc, lưu ý đưa mặt sau của đầu để mã QR được quét qua thiết bị đúng góc.

• Bước 4: Nhập số căn cước công dân lên phần mềm

Sau khi màn hình xuất hiện cửa sổ làm việc của thiết bị đọc thẻ, bạn nhập mã căn cước công dân vào phần ô trống trên cùng bên tay trái. Lưu ý phải nhập chính xác số căn cước để máy xác nhận ăn khớp với thẻ.

• Bước 5: Đọc kết quả thông tin chủ thẻ

Bạn chờ khoảng 15s, dữ liệu thông tin chủ thẻ sẽ được đọc và hiển thị trên phần mềm.

Trên đây là những ứng dụng máy đọc CCCD trong thực tế ngành quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Nhìn chung nếu doanh nghiệp có thể tích hợp được máy đọc CCCD này với phần mềm nhân sự sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo dữ liệu chính xác nhất. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức hữu ích cho quý đọc giả để lựa chọn thiết bị đọc thẻ phù hợp nhất với ngành đang công tác.