Ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng spa hiệu quả

Áp dụng Phần mềm Quản lý khách hàng spa là mục đích của các nhà quản lý spa, thẩm mỹ viện nhằm cải tiến quy trình, rút ngắn thời gian phục vụ, quản lý dữ liệu và tăng trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên làm sao để triển khai phần mềm hiệu quả, bạn cần phải có mẹo áp dụng. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé.

Điểm danh 7 tính năng phần mềm quản lý khách hàng spa

Phần mềm quản lý spa được nhiều chủ quán spa, thẩm mỹ viện áp dụng bởi những tính năng vượt trội dưới đây:

1.1 Tính năng quản lý đặt lịch hẹn

Phần mềm quản lý spa online cho phép quản lý lịch hẹn với khách hàng: giờ giấc, lịch hẹn, nhân viên chăm sóc, gói dịch vụ, lộ trình điều trị, những phản hồi của khách hàng, hiệu quả chăm sóc tại spa,…Việc quản lý lịch hẹn hiệu quả giúp bạn tăng uy tín của đơn vị với khách hàng, giúp khách hàng cảm thấy trung tâm chuyên nghiệp và tận tình phục vụ họ.

Nếu không có phần mềm, nhân viên có thể sẽ quên lịch chăm sóc của từng khách hàng dẫn đến tình trạng khách tới phải chờ đợi, thiếu nhân viên, thiếu cơ sở vật chất, không nhớ lộ trình cụ thể của khách hàng hỏi lại nhiều lần khiến khách hàng có trải nghiệm không tốt.

Mặt khác, quản lý đặt lịch hiệu quả giúp bạn chủ động sắp xếp và phân bổ công việc cho nhân viên spa hiệu quả.

1.2 Tính năng quản lý an ninh khu vực

Phần mềm kết nối với các thiết bị an ninh như: đầu đọc thẻ CCCD, thiết bị vân tay, thiết bị nhận diện khuôn mặt, cổng kiểm soát để đảm bảo chỉ những người có thẻ chăm sóc hợp lệ của spa mới được vào trong.

Ngoài ra, phần mềm kết nối với hệ thống camera để trích xuất dữ liệu bất cứ khi nào cần, xảy ra các tình huống phát sinh như: gian lận, trộm cắp, ẩu đả, mất trật tự,… Hệ thống thiết bị cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý spa online tự động 100% giúp người quản lý theo dõi dễ dàng và xử lý kịp thời.

1.3 Quản lý nhân viên tại spa

Phần mềm cho phép quản lý nhân viên hiệu quả bằng việc tự động hóa dữ liệu và kiểm soát chất lượng phục vụ khách hàng. Cụ thể:

• Hồ sơ nhân viên
• Thời gian nhân viên chấm công – làm việc
• Số lượng khách hàng nhân viên chăm sóc
• Lịch hẹn khách hàng của từng nhân sự
• Phản hồi của khách hàng
• Lộ trình chăm sóc khách hàng
• Lương thưởng của nhân viên hàng tháng
• Đào tạo nhân viên

1.4 Tính năng quản lý các gói dịch vụ

Phần mềm quản lý spa online cho phép bạn cập nhật thông tin, đặc điểm, giá cả và lịch sử sử dụng của mỗi gói dịch vụ chăm sóc sắc đẹp tại spa. Bạn cũng có thể quản lý gia hạn gói dịch vụ, quản lý và tính hoa hồng cho chuyên viên khi sử dụng gói dịch vụ, lưu trữ chi tiết dịch vụ chuyên viên đã thực hiện: mã hóa đơn, tên dịch vụ, ngày thực hiện…

Bạn cũng có thể thực hiện việc tính toán hóa đơn, in hóa đơn và lưu trữ lịch sử bán hàng ngay trên hệ thống phần mềm. Từ đó, người quản lý vẫn có thể kiểm soát được dòng tiền hàng ngày.

1.5 Tính năng chăm sóc khách hàng & Marketing

Phần mềm giúp bạn lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến khách hàng như: thông tin cá nhân, số điện thoại, facebook, nhật ký chăm sóc, lộ trình đã tham gia, số lần đến trung tâm, đánh giá mức độ hài lòng, nhóm khách hàng,… Điều đó sẽ giúp nhân viên của bạn có thêm thông tin để tư vấn cho khách hàng các giải pháp, lộ trình làm đẹp hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm cho phép lưu trữ thông tin khách hàng có giới thiệu khách hàng mới đến spa hay không.

Ngoài ra, từ những thông tin khách hàng bạn có thể thực hiện các chiến lược marketing đến với khách hàng như:

• Hỗ trợ thông báo nhắc lịch, tin nhắn chăm sóc khách hàng như chúc mừng sinh nhật, chương trình khuyến mãi qua email, SMS
• Xây dựng danh sách Email, SĐT tiềm năng nhập từ hệ thống POS
• Phân loại tệp data thông qua POS để tối ưu hóa nội dung gửi, giúp tăng tỉ lệ mở tin
• Hỗ trợ nhắn tin với SMS Brand name hoặc đầu số ngẫu nhiên
• Bán voucher, sản phẩm online trực tiếp khách hàng mà không cần thông qua nền tảng trung gian giúp tiết kiệm chi phí gia tăng lợi nhuận
• Gửi chương trình khuyến mãi đến khách hàng nhân dịp lễ, sinh nhật kích thích khách quay trở lại

1.6 Quản lý công thức và nguyên liệu trị liệu

Tại các spa sẽ có các công thức trị liệu khác nhau, việc đào tạo trực tiếp cho nhân viên đặc biệt là mỗi lần nhân viên mới vào làm việc tốn khá nhiều thời gian. Phần mềm cho phép lưu trữ toàn bộ công thức các liệu trình điều trị của sản phẩm. Nhân viên có thể học trên phần mềm và học hỏi thêm từ quản lý.

Bên cạnh đó, phần mềm cho phép quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho của spa từ đó người quản lý sẽ tính toán để đặt thêm hàng phục vụ khách hàng cả khi số lượng khách hàng đến spa đông mỗi ngày. Điều này cũng sẽ tiết kiệm thời gian chờ đợi của khách hàng và tăng trải nghiệm hài lòng của họ khi đến cơ sở.

1.7 Quản lý dữ liệu, thống kê báo cáo

Dữ liệu khách hàng, nhân sự, bán hàng sẽ được lưu trữ trực tiếp trên phần mềm. Những người được phân quyền sẽ được theo dõi, tra cứu những dữ liệu này hàng ngày. Bạn cũng có thể sử dụng để theo dõi trên app mobile thuận tiện cho hoạt động quản lý từ xa khi nhân rộng chuỗi cơ sở spa, thẩm mỹ viện.

Một lợi ích quan trọng của phần mềm quản lý spa online đó là khả năng tổng hợp và làm báo cáo. Bạn có thể theo dõi những con số phản ánh hiệu quả hoạt động của từng cơ sở như:

• Tổng khách hàng đăng ký mới
• Tổng khách hàng tư vấn thành công
• Số lượng khách hàng ra/vào trong ngày/tháng
• Số lượng khách hàng giới thiệu
• Phản hồi của khách hàng
• Chi phí
• Doanh thu
• Lợi nhuận

Cách ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng spa hiệu quả

Để áp dụng phần mềm quản lý khách hàng spa hiệu quả, tối ưu chi phí về tăng trải nghiệm của khách hàng bạn cần phải nắm rõ một số nguyên lý sau:

• Hiểu vấn đề nội tại của đơn vị: Bạn cần nắm rõ thực trạng quản lý của đơn vị đang có những điểm mạnh, điểm yếu ra sao để có thể ứng dụng phần mềm hiệu quả.
• Xây dựng kế hoạch khai thác & sử dụng phần mềm: Khi đã hiểu vấn đề của đơn vị cần phải thiết lập kế hoạch sử dụng phần mềm ở những phân hệ quản lý nào như: quản lý đặt lịch, chăm sóc khách hàng, quản lý an ninh, quản lý dữ liệu, hàng tồn kho,…
• Phân tích thị trường, phân tích đối thủ: Hãy tham khảo đối thủ đang sử dụng phần mềm nào và dùng như thế nào? Họ có đang áp dụng hiệu quả hay không?
• Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp: Bước quan trọng nhất là tìm hiểu nhà cung cấp và lựa chọn phần mềm phù hợp. Không cần phải lựa chọn phần mềm quá đắt bởi những phần mềm đó thường được tích hợp trong hệ thống khá khó sử dụng.
• Áp dụng phần mềm và đào tạo sử dụng: Lắp đặt các thiết bị cần kết nối, truy cập phần mềm và đào tạo nhân viên ứng dụng.
• Không được bỏ qua bước đánh giá, đo lường hiệu quả
• Nâng cấp giải pháp

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý spa

Để lựa chọn phần mềm quản lý spa phù hợp và hiệu quả bạn cần phải đưa ra các tiêu chí trước khi tìm hiểu để có thể lọc ra các nhà cung cấp phù hợp nhất.

3.1 Chi phí ứng dụng

Nhiều spa lựa chọn các phần mềm quản lý miễn phí, giá rẻ nhằm tối ưu chi phí. Đây là một giải pháp tuy nhiên có thể chưa phải là nước đi đúng. Bởi việc đầu tư vào các phần mềm giá rẻ gặp nhiều rủi ro về đánh mất dữ liệu, không đảm bảo tính năng, không có người hỗ trợ kịp thời.

Do đó bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng giá gói dịch vụ, các tính năng có trong phần mềm và nhu cầu sử dụng tại spa để lựa chọn cho phù hợp. Để chọn mua được phần mềm quản lý spa phù hợp các bạn nên tham khảo ý kiến của người trong cùng lĩnh vực đã mua và đang sử dụng. Hoặc có thể tìm hiểu các review trên mạng để lựa chọn phần mềm tốt nhất cho Spa của bạn.

3.2 Tìm hiểu nhà cung cấp & dịch vụ phần mềm

Nhà cung cấp uy tín, đã triển khai nhiều đơn vị, được đánh giá cao thông thường sẽ đảm bảo về chất lượng phần mềm cũng như chất lượng dịch vụ. Hãy tìm hiểu nhà cung cấp xem họ đã thành lập khi nào, có bao nhiêu dự án, phản hồi của khách hàng về phần mềm của họ, những cam kết của họ về chăm sóc khách hàng sau bán, hỗ trợ lắp đặt và sử dụng ra sao.

Những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý spa luôn đảm bảo kèm theo những dịch vụ hỗ trợ hữu ích. Thời gian bảo hành và khắc phục sự cố là điều quan trọng cần lưu ý khi chọn phần mềm quản lý spa online. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm giá rẻ mà bạn nên quan tâm.

3.4 Phần mềm dễ sử dụng

Tính “dễ sử dụng” được các chuyên gia đánh giá rất cao khi lựa chọn phần mềm. Phần mềm cần phải dễ sử dụng, giao diện dễ nhìn phù hợp với tất các cấp quản lý, nhân viên, huấn luyện viên trong tại spa.

3.5 Cập nhật dữ liệu real-time

Dữ liệu khách hàng đặt vé, mua vé, ra/vào khu vực, thông tin nhân viên,… cần được cập nhật tức thì sau khi hoạt động được thao tác trên phần mềm. Dữ liệu cần được đồng bộ ở tất cả thiết bị như PC, laptop hay bản mobile để người quản lý có thể theo dõi, xử lý các tình huống phát sinh ngay lập tức. Hệ thống báo cáo thống kê doanh số, chi phí cũng được được tính toán thông minh ngay khi có dữ liệu khách hàng thanh toán.

3.6 Tích hợp với thiết bị thanh toán, hệ thống an ninh

• Máy đọc thẻ CCCD: Sử dụng để quét thông tin khách hàng sử dụng CCCD đăng ký vé tháng, vé ngày
• Máy quét vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ: Khách hàng đăng ký vé tháng sẽ được đăng ký vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ để xác nhận thông tin tự động ở những lần đến sau.
• Cổng kiểm soát: Là nơi soát vé tự động để kiểm soát người ra vào khu vực. Hệ thống sẽ thu cho phép tích thẻ hoặc thu lại thẻ trước khi vào/ra khu vực.
• Camera: Ghi lại hình ảnh tại các khu vực cần kiểm soát an ninh
• Máy quét QR code: Sử dụng cho khách lẻ mua vé ngày hoặc khách hàng mua vé online. Khách hàng đến khu vực thực hiện quét mã để vào, lúc ra cũng làm tương tự.
• App thanh toán: Phần mềm liên kết với các app thanh toán như VNpay, Banking, Thẻ ATM,…
• Phần mềm kế toán, quản trị nhân sự,….

3.7 Phần mềm cho phép phân quyền truy cập

Phần mềm cần cho phép phân quyền dữ liệu, cá nhân hóa dữ liệu.Chỉ những người trong bộ phận của công ty mới có quyền truy cập và theo dõi thông tin.

Trên đây là bài viết: “ Cách ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng spa hiệu quả” . Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức thực tế cho anh chị trong quá trình áp dụng phần mềm quản lý spa vào mô hình kinh doanh của mình. Theo dõi website của chúng tôi để đọc thêm các bài viết hữu ích về quản lý spa.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý Spa, thẩm mỹ viện hoặc xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý spa, thẩm mỹ viện