Ứng dụng phần mềm quản lý tài sản bằng công nghệ RFID

Phần mềm quản lý tài sản bằng công nghệ RFID là gì ?

Phần mềm quản lý tài sản bằng công nghệ RFID là một giải pháp tiên tiến cho việc quản lý tài sản trong các doanh nghiệp và tổ chức. Được tích hợp với công nghệ RFID, phần mềm này cho phép quản lý tài sản một cách tự động, nhanh chóng và chính xác. Bằng cách sử dụng các tag RFID được đính kèm lên tài sản, phần mềm có thể tự động đọc và ghi thông tin về các tài sản, giúp cho việc quản lý tài sản trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Phần mềm quản lý tài sản RFID có thể giúp cho doanh nghiệp và tổ chức theo dõi vị trí, số lượng, trạng thái và lịch sử của các tài sản một cách chính xác và đầy đủ. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các tính năng quản lý, báo cáo và phân tích dữ liệu, giúp cho người quản lý tài sản có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.

>> [Phần 1] Những khó khăn và thách thức trong việc quản lý tài sản
>> [Phần 2] Lợi ích của việc ứng dụng giải pháp RFID trong quản lý tài sản

Với sự tiện ích và hiệu quả của phần mềm quản lý tài sản RFID, nó đã trở thành một giải pháp quan trọng trong việc quản lý tài sản của các doanh nghiệp và tổ chức trên toàn thế giới.

Những lợi ích mà phần mềm quản lý tài sản mang lại

Lợi ích cho chủ doanh nghiệp

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản bằng công nghệ RFID mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong đó, lợi ích quan trọng nhất là giúp quản lý tài sản một cách hiệu quả và hợp lý.

Việc áp dụng công nghệ RFID giúp doanh nghiệp nắm bắt tức thời số lượng và tình hình sử dụng của từng bộ phận, từng chi nhánh và cả công ty. Thông tin này sẽ giúp các quản lý hiểu rõ hơn về tình trạng tài sản và có thể đưa ra những quyết định điều chuyển hoặc mua sắm hợp lý, giảm thiểu sự lãng phí và tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Điều này cũng giúp doanh nghiệp quản lý tài sản của mình một cách chặt chẽ hơn, giảm thiểu những rủi ro mất mát hoặc hư hỏng tài sản không đáng có. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản bằng RFID cũng giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định điều hành hợp lý và linh hoạt hơn, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn.

Nâng cao trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài sản : phần mềm này giúp nâng cao trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài sản. Khi các tài sản được gắn thẻ RFID và quản lý thông qua phần mềm, nhân viên có xu hướng chăm sóc tốt hơn cho tài sản, vì họ sẽ biết rõ vị trí của chúng và được giám sát chặt chẽ hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý tài sản bằng RFID còn giúp công khai, minh bạch hóa tình trạng sử dụng tài sản của từng bộ phận. Việc này giúp nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản tài sản của các bộ phận và giảm thiểu mất mát, hư hỏng tại nơi sử dụng. Các nhân viên sử dụng tài sản được cảnh báo về việc bảo quản tài sản của họ, từ đó giúp họ có ý thức cao hơn về việc sử dụng và bảo quản tài sản.

Ngoài ra, phần mềm quản lý tài sản bằng RFID còn giúp quản lý tài sản nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ vào việc tự động cập nhật thông tin về tình trạng tài sản, phần mềm giúp định vị tài sản nhanh chóng, tránh tình trạng mất mát, tăng tính minh bạch trong quản lý tài sản.

Lợi ích cho cán bộ quản lý tài sản

Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài sản mang lại nhiều lợi ích cho cán bộ quản lý tài sản. Đầu tiên, phần mềm quản lý tài sản cho phép cán bộ tiếp nhận và xử lý yêu cầu tập trung một cách hiệu quả. Tất cả các yêu cầu như cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất đều được nhập vào phần mềm và quản lý tập trung. Việc này giúp cho cán bộ quản lý có thể theo dõi tất cả các yêu cầu từ nhiều nguồn khác nhau một cách dễ dàng.

Thứ hai, phần mềm quản lý tài sản giúp giảm thiểu tối đa tình trạng chậm trễ, nhầm lẫn, bỏ sót yêu cầu. Khi tất cả các yêu cầu được quản lý tập trung trên phần mềm, cán bộ quản lý có thể theo dõi trạng thái của mỗi yêu cầu một cách chính xác. Như vậy, họ có thể đáp ứng các yêu cầu của nhân viên hoặc đối tác nhanh chóng, tránh tình trạng chậm trễ hoặc bỏ sót yêu cầu. Điều này giúp cho công việc của cán bộ quản lý trở nên hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu những sai sót không đáng có.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài sản mang lại nhiều lợi ích cho cán bộ quản lý tài sản trong việc chủ động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản. Phần mềm cho phép cán bộ quản lý nắm bắt tức thời tình trạng của từng tài sản để có thể sửa chữa hoặc nâng cấp kịp thời, từ đó giúp tăng độ bền, độ tin cậy và tuổi thọ của tài sản.

Ngoài ra, phần mềm quản lý tài sản còn cung cấp tính năng gợi ý và nhắc lịch thông minh cho việc bảo dưỡng, bảo trì các tài sản. Tính năng này giúp cho cán bộ quản lý có thể đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của từng tài sản một cách kịp thời và chính xác. Việc bảo dưỡng, bảo trì kịp thời sẽ giúp cho tài sản hoạt động tốt hơn, đồng thời giảm thiểu tối đa các chi phí sửa chữa sau này.

Phần mềm quản lý tài sản bằng công nghệ RFID

Phần mềm quản lý tài sản bằng công nghệ RFID gồm có các nội dung chính như sau:

Quản lý danh mục tài sản.

+ Thiết lập danh mục tổng hợp tất cả tài sản của doanh nghiệp.
+ Thông tin về mỗi tài sản được thiết lập thành hồ sơ chi tiết cho phép ghi nhận các thông số quản lý (mã số, phân loại, biên bản bàn giao, sửa chữa …), các thông số kỹ thuật (xuất xứ, đặc điểm, chỉ tiêu kỹ thuật ….) và các thông tin theo dõi quá trình khai thác sử dụng tài sản từ quá trình phát sinh, luân chuyển sử dụng cho tới khi thanh lý tài sản.
+ Hỗ trợ quản lý bằng công nghệ RFID, giúp việc nhập xuất kiểm kê hàng hóa nhanh chóng và chính xác.
+ Một tài sản được quản lý đến các chi tiết cấu thành tài sản. Ví dụ: Máy tính có thể quản lý chi tiết gồm màn, bàn phím, chuột, CPU. Khi di chuyển tài sản sẽ mặc định được chuyển cùng toàn bộ các chi tiết mà nó bao gồm. Trong trường hợp phân tán các chi tiết tài sản, các chi tiết của tài sản trở thành các tài sản độc lập.
+ Một tài sản cũng có thể quản lý tăng giảm nhiều lần, có phần giá trị và thành phần tăng giảm
+ Kiểm soát tài sản theo đối tượng quản lý.
+ Hệ thống thông tin tài sản được quản lý đa chiều và tham khảo dễ dàng
+ Tài sản sẽ do một tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm quản lý: các thông tin liên quan đến tài sản sẽ do các cá nhân quản lý trực tiếp cập nhật và chịu trách nhiệm.
+ Ngoài các chức năng kiểm soát thông tin tài sản tổng hợp, phần mềm cung cấp các chức năng cho phép người quản lý trực tiếp thực hiện các thao tác quản lý trên các đối tượng tài sản liên quan đến tổ chức của mình.

Phần mềm quản lý tài sản bằng công nghệ RFID hỗ trợ theo dõi các nghiệp vụ quản lý trực tiếp.

+ Tạo mới thẻ tài sản: tiếp nhận tài sản, nhập hồ sơ tài sản mới phát sinh, bàn giao cho các đối tượng trực tiếp quản lý …
+ Chuyển giao Tài sản: Lập, in và lưu trữ các phiếu chuyển giao (giao – nhận), di dời tài sản từ cá nhân, phòng ban hay tổ chức này đến cá nhân, phòng ban hay tổ chức khác với các thông tin liên quan: người vận chuyển, chi phí, lý do di dời, chi tiết về tài sản,… Thông tin về tài sản sẽ được chuyển sang quản lý ở nơi nhận tài sản. Ngoài ra, còn cho phép ghi nhận nội dung các biên bản bàn giao giữa các bộ phận.
+ Xem danh sách liệt kê các tài sản tổ chức đã chuyển giao.
+ Xem thông tin về quá trình chuyển giao trước đó của một tài sản mà tổ chức đang quản lý
+ Cập nhật tình trạng tài sản
+ Quản lý công tác bảo trì, bảo hành: Phát sinh, in và lưu trữ thông tin các phiếu bảo bảo hành tài sản: ghi nhận các thông tin liên quan đến việc thực hiện: số phiếu, ngày lập, nội dung, người giám sát, thực hiện, chi phí
+ Theo dõi sửa chữa: phát sinh các phiếu ghi nhận nguyên nhân hư hỏng, các hoạt động sửa chữa, các loại thiết bị sử dụng cho sửa chữa …
+ Thanh lý tài sản: ghi nhận yêu cầu thanh lý các tài sản không còn đáp ứng nhu cầu sử dụng, các thông tin thực hiện thanh lý: chi phí, giá thanh lý … kết thúc quá trình sử dụng tài sản.
Phần mềm quản lý tài sản bằng công nghệ RFID có các công cụ hỗ trợ người dùng ưu việt.
Phần mềm Quản lý Tài sản
+ Phần mềm Quản lý Tài sản được thiết kế với các công cụ tiện dụng hỗ trợ người dùng:
+ Thao tác nhập liệu đơn giản, dùng nhiều phím tắt, đa dạng các menu dọc (popup menu) tiện lại trong thao tác nghiệp vụ.
+ Tìm kiếm thông tin: Tìm kiếm nâng cao theo các điều kiện tìm kiếm; Tìm kiếm trực tiếp trên bảng dữ liệu: Đây là chức năng hỗ trợ tìm kiếm nhanh thông tin trên lưới dữ liệu.
+ Hiện thị và hỗ trợ thông tin các đối tượng theo nhiều chiều dữ liệu.
+ Tùy chọn dữ liệu: tùy chọn hiển thị dữ liệu, ghi nhớ các trường thông tin ở các lần sử dụng.

BÁO CÁO TÌNH HÌNH CHUYỂN GIAO TÀI SẢN TRONG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN

+ Thông tin về tình hình luân chuyển, di dời tài sản trong tổ chức.
+ Theo dõi thông tin tổng hợp về các đối tượng quản lý của tất cả tài sản hoặc từng tài sản: liệt kê các tổ chức, phòng ban, cá nhân đã quản lý tài sản trong những khoảng thời gian nào.
+ Quá trình di dời liên quan đến một tài sản: thống kê các phiếu giao nhận liên quan đến một tài sản.
+ Theo dõi tổng hợp các tài sản chuyển giao trong một khoảng thời gian do người dùng tự thiết lập: tổng hợp trong thời gian từ ngày … đến ngày … đã có bao nhiêu tài sản được chuyển giao giữa các bộ phân.

BÁO CÁO HIỆN TRẠNG TÀI SẢN TRONG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN

+ Báo cáo tổng hợp tình trạng hiện thời của toàn bộ tài sản của doanh nghiệp nhóm theo lọai tài sản.
+ Lựa chọn xem báo cáo hiện trạng của từng lọai tài sản.
+ Xem báo cáo các tài sản đang ở cùng một trạng thái: xem các tài sản chưa sử dụng, đang sử dụng …
+ Báo cáo phân lọai các tài sản của một phòng ban theo các trạng thái sử dụng khác nhau.