Ứng dụng quản lý nhân sự giúp Doanh nghiệp chuyển đổi số như thế nào?

Theo thống kê của IDC FutureScape: Dự đoán năm 2023 có 75% doanh nghiệp hoàn thiện quy trình chuyển đổi số bằng việc áp dụng công nghệ kỹ thuật và các phần mềm ứng dụng quản lý nhân sự, quản lý bán hàng,…

Trong đó, quản lý nhân sự là vấn đề được các chuyên gia nhắc đến nhiều nhất với mục tiêu số hóa hồ sơ nhân sự, chấm công tính lương, tối ưu quy trình làm việc, đánh giá hiệu suất, truyền thông nội bộ. Đại dịch Covid-19 khiến doanh nghiệp càng hiểu hơn vai trò của các phần mềm quản trị khi làm việc từ xa, quản trị từ xa để duy trì hoạt động công ty và tiếp tục hành trình chuyển đổi số. Vậy chuyển đổi số bao gồm những bước nào? Ứng dụng quản lý nhân sự giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp khi chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là gì – Bản chất của chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là một hành trình với mục tiêu chuyển đổi hoàn toàn từ thủ công sang tự động: dữ liệu hay quy trình công việc. Sử dụng công nghệ hiện đại để kết nối, liên kết thành một hệ sinh thái giảm thời gian làm việc của con người. Sử dụng Internet, 5G, học máy, AI để xây dựng dữ liệu khổng lồ giúp người dùng có thể tận dụng trong kinh doanh, nghiên cứu, kỹ thuật,…

Chuyển đổi số khác số hóa như thế nào?

Số hóa là một bước của chuyển đổi số. Tuy nhiên nhiều người thường bị nhầm lẫn hai khái niệm này với nhau. Chuyển đổi số là quá trình sử dụng kết quả số hóa để tạo ra các giá trị mới. Còn số hóa là việc doanh nghiệp thay đổi từ thủ công sang tự động. Ví dụ như lưu trữ dữ liệu bằng sổ sách sang sử dụng phần mềm lưu trữ được coi là số hóa.

Quy trình chuyển đổi số

Hiểu quy trình chuyển đổi số sẽ mang lại một cái nhìn tổng quan cho doanh nghiệp hình dung phần mềm nhân sự nằm ở đâu trong chuỗi hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

 

2.1 Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Trước khi bắt tay áp dụng công nghệ hay tự động hóa quy trình. Doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng quản lý của tổ chức bằng các tiêu chí:

• Tổ chức quản lý dữ liệu nhân sự bằng phương pháp nào?
• Hoạt động chấm công
• Hoạt động tính lương
• Hoạt động trả lương
• Giao việc và quản lý dự án
• Đề xuất ý tưởng, sáng tạo
• Cách thức phản hồi, kiến nghị của nhân viên
• Hoạt động tuyển dụng
• Tra cứu dữ liệu nhân sự, công việc quá khứ
• Theo dõi báo cáo dữ liệu tổng quan qua đâu? cách làm
• Đánh giá KPI nhân viên

Khi đánh giá những khía cạnh này trong quản lý nhân sự nhà quản trị sẽ đánh giá hiệu quả quản lý hiện tại và xác định mục tiêu chuyển đổi số công tác quản trị nhân sự là gì.

2.2 Tìm hiểu áp dụng công nghệ

Áp dụng công nghệ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình làm việc, tự động hóa dữ liệu và tiết kiệm chi phí. Căn cứ và những mục tiêu và thực trạng doanh nghiệp, nhà quản lý cần lựa chọn các phần mềm phù hợp để áp dụng.

2.3 Số hóa

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình chuyển đổi số.

Mục tiêu lớn nhất của chuyển đổi số là tự động hóa tất cả các quy trình để tiết kiệm thời gian và chi phí. Số hóa chính là bước giúp tổ chức loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại thủ công thành quy trình tự động hay số hóa dữ liệu lưu trữ thủ công sang lưu trữ bằng phần mềm. Công việc số hóa công tác quản trị nhân sự trong tổ chức bao gồm:

• Quản lý hồ sơ nhân sự bằng phần mềm
• Quản lý hồ sơ ứng viên – dữ liệu tuyển dụng tự động
• Chấm công bằng phần mềm hoặc thiết bị chấm công có kết nối Cloud để tự động cập nhật dữ liệu bảng công
• Tự động tính lương, gửi phiếu lương nhân sự
• Giao việc qua phần mềm
• Nghiệm thu kết quả công việc và trao đổi dự án trên hệ thống
• Tự động thông báo, gửi lời nhắc thực hiện công việc
• Tối ưu hóa quy trình truyền thông nội bộ
• Dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc từng cá nhân
• Đánh giá bảng KPI khoa học
• Theo dõi báo cáo số liệu hàng kỳ trên hệ thống

2.4 Đánh giá đo lường kết quả

Sau khi áp dụng công nghệ và số hóa dữ liệu, quy trình làm việc; doanh nghiệp cần đánh giá đo lường kết quả thực hiện được bằng các tiêu chí sau:

• So sánh % tiết kiệm chi phí sau khi áp dụng
• Tính toán chi phí triển khai chuyển đổi số
• Thời gian tiết kiệm như thế nào?
• Quy trình được cải tổ còn bao nhiêu bước? trong bao lâu?
• Mức độ hài lòng của nhân viên
• Năng suất làm việc của nhân viên, phòng ban
• Khả năng tổng hợp báo cáo dữ liệu được cải tiến như thế nào?
• Doanh số cải thiện
• Lợi nhuận sau khi áp dụng

2.5 Tìm hướng hoàn thiện

Bất kỳ một phương pháp quản lý hay làm việc nào cũng sẽ tồn tại những điểm tồn đọng. Doanh nghiệp cần đánh giá các mặt trái, chưa tốt khi chuyển số trong tổ chức một cách khách quan. Qua đó, tìm hướng cải thiện những hạn chế đó để chuyển đổi số thành công, nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Ứng dụng quản lý nhân sự tham gia vào quy trình nào của chuyển đổi số

Rất rõ ràng, phần mềm quản trị nhân sự nằm ở bước “số hóa” trong quy trình chuyển đổi số. Như tôi đề cập đây là bước quan trọng nhất trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Vậy phần mềm nhân sự đã số hóa dữ liệu, số hóa quy trình như thế nào?

• Chuyển từ dữ liệu sổ sách, excel sang dữ liệu lưu trữ trực tuyến bằng công nghệ Cloud
• Chuyển từ quy trình chấm công, tính lương thủ công sang tự động hóa
• Hoạt động giao việc, trao đổi từ các công cụ chat sang phần mềm nhằm tập trung dữ liệu ở một hệ thống duy nhất
• Chuyển từ ký kết, xét duyệt đơn từ sang hình thức online
• Chuyển từ làm việc thủ công tại văn phòng sang làm việc và quản trị từ xa qua phần mềm
• Công tác truyền thông, thông báo chính sách công ty trở nên nhanh chóng trên ứng dụng quản lý nhân sự

Có thể thấy, phần mềm quản trị nhân sự mang lại rất nhiều thuận lợi về chi phí, quy trình và thời gian cho doanh nghiệp khi chuyển đổi số. Đơn cử như hoạt động chấm công – tính lương thủ công từ 7 đến 10 ngày làm bảng công, bảng lương giờ đây chỉ mất 1 ngày có thể hoàn thành độ chính xác 100%.

Phần mềm quản lý nhân sự – vũ khí rút ngắn chặng đường chuyển đổi số doanh nghiệp

Năm 2021, Covid-19 đã khiến các doanh nghiệp lao đao tìm đến giải pháp làm việc từ xa để duy trì bộ máy doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội các tổ chức thay đổi mô hình làm việc cũ theo hướng công nghiệp hóa. Phần mềm quản lý nhân sự là một trong những vũ khí giúp doanh nghiệp “vượt cạn” thành công sau ảnh hưởng của đại dịch.

Dưới đây là những lợi ích phần mềm mang lại cho tổ chức trong quá trình làm việc.

4.1 Cắt giảm chi phí

Phần mềm nhân sự sẽ giúp tổ chức cắt giảm các chi phí lãng phí: chi phí giấy, in ấn, lưu trữ, chi phí nhân sự, tuyển dụng, quản lý, chi phí thời gian chết,…

Bên cạnh đó, đầu tư chi phí được đánh giá là tiết kiệm hơn rất nhiều so với quản lý thủ công, thuê nhân sự.

4.2 Tiết kiệm thời gian

Phần mềm tiết kiệm thời gian làm việc của nhân viên trong công tác: chấm công – tính lương, quản lý dự án, nghiệm thu và đánh giá công việc, công tác tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, giữ chân nhân tài, quản lý thông tin nhân sự,…

Ứng dụng quản lý nhân sự khoa học giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian: phê duyệt đề xuất, ký tá giấy tờ, quản lý công việc, đánh giá KPI nhân viên, đánh giá tình trạng tổ chức, thông báo chính sách, truyền đạt tư tưởng – mục tiêu,…

4.3 Sử dụng Cloud cập nhật tự động

Điện toán đám mây là một trong những phát minh tuyệt vời nhân loại. Phần mềm sử dụng Cloud giúp cập nhật thông tin real-time trên hệ lưu trữ trực tuyến. Nhà quản lý hay bất cứ cá nhân được cấp quyền sẽ dễ dàng theo dõi dữ liệu trên phần mềm: dữ liệu chấm công, tài liệu công việc, file bàn giao, giao việc, kết quả nhiệm vụ,…

4.4 Phiên bản Mobile linh hoạt trong quản lý

Doanh nghiệp không cần 24/24 làm việc tại công ty để chỉ đạo, quản lý như trước. Với ứng dụng quản lý nhân sự thông minh, mọi định hướng, giao việc hay chỉ đạo đều trở nên dễ dàng trên phiên bản mobile mọi lúc mọi nơi.

4.5 Dữ liệu chính xác

Thuật toán thông minh của phần mềm luôn cập nhật dữ liệu tức thì do đó các số liệu: chấm công, bảng lương, tuyển dụng,… đều chính xác 100% theo công thức được cài đặt trước đó.

4.6 An toàn bảo mật dữ liệu

Phần mềm nhân sự cho phép bảo mật dữ liệu, thông tin doanh nghiệp nhờ chức năng phân quyền. Mỗi cấp bậc trong tổ chức sẽ có quyền xem nội dung, dữ liệu ở mức khác nhau. Nhân sự sau khi nghỉ việc không được phép truy cập vào hệ thống bởi tài khoản không tồn tại..

Mặt khác, dữ liệu rất khó bị rò rỉ và đánh cắp bởi thuật toán thông minh AI giúp tổ chức an tâm sử dụng.

4.7 Tăng sức cạnh tranh nội tại

Giảm thời gian thực hiện các công việc thủ công, báo cáo lặp đi lặp lại đồng nghĩa với việc nhân viên sẽ có thêm thời gian xử lý công việc chuyên môn mang lại doanh thu trực tiếp. Bên cạnh đó, nhân sự tăng năng suất, tập trung 100% thời gian và tâm trí sáng tạo sẽ giúp doanh nghiệp tăng sức mạnh nội tại.

Hiện nay, Azza HRM là ứng dụng quản lý nhân sự được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đánh giá cao bởi:

• Đáp ứng hoàn toàn nhu cầu sử dụng quản lý nhân sự
• Cho phép mở rộng phân hệ theo yêu cầu
• Sử dụng nền tảng Cloud
• Cho phép tích hợp với các phần mềm khác

Trên đây là toàn bộ kiến thức về vai trò của phần mềm nhân sự trong công cuộc chuyển đổi số doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức bổ ích vận dụng thực tế tổ chức. Theo dõi website của Azza HRM đón đọc thật nhiều các bài viết giá trị về quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự