Ưu nhược điểm phần mềm quản lý nhân sự online
Phần mềm quản lý nhân sự online có ưu nhược điểm gì so với các phương pháp quản lý bằng excel hay phần mềm cài đặt như trước?
Khoảng 10 năm trở lại đây, các doanh nghiệp bắt đầu chuyển dịch từ quản lý thủ công bằng excel sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Bắt đầu bằng các phần mềm cố định trên máy tính sau đó chuyển dần sang nền tảng công nghệ Cloud cho phép người dùng sử dụng trực tiếp trên trình duyệt web. Với những thay đổi “nhanh chóng” như vậy, phần mềm quản lý nhân sự online mang đã lại hàng ngàn lợi ích cho người dùng như quản lý linh hoạt hơn, dữ liệu lưu trữ không giới hạn, tiết kiệm chi phí,… Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng làm rõ những ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến.
Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự online
Điểm danh những ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý nhân sự công nghệ cloud.
1.1 Linh hoạt trong quản lý
Bảng tính excel có thể là sự lựa chọn tuyệt vời trong nhiều thập kỷ, tuy nhiên việc quản lý hồ sơ nhân sự, bảng công, bảng lương,… bằng excel ngày càng biểu hiện những hạn chế và phiền phức cho nhà quản lý. Tình trạng nhầm lẫn số liệu, không rõ ràng về bảng công, bảng lương khiến các nhà quản lý phải đau đầu tìm hướng giải quyết.
Xem thêm : Phần mềm quản lý nhân sự online
Thật may mắn, ở thời đại công nghệ 4.0, internet đã giúp doanh nghiệp tháo gỡ hoàn toàn những bất cập đó. Bằng công nghệ điện toán đám mây Cloud, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nhân sự trên hệ thống online, cho phép theo dõi ngày công, ngày lương, đơn từ, xét duyệt, hồ sơ nhân sự, quy trình tuyển dụng, đặt lịch họp và nhiều hơn thế trên phần mềm.
Ở phía nhân sự, hàng tháng không nhân viên cần đối gióng cột excel đối chiếu như trước. Giờ đây mỗi nhân sự có thể tự cập nhật thông tin của mình lên tài khoản cá nhân và theo dõi bảng chấm công, tính lương trên hệ thống một cách chi tiết: thời gian làm việc, thời gian đi muộn, thời gian tăng ca, ngày nghỉ ốm, nghỉ thai sản, thời gian gặp khách hàng,… Mặt khác, nhân sự có thể nhận nhiệm vụ công việc từ quản lý trực tiếp trên phần mềm và hoàn thành gửi kết quả lên phần mềm để kết thúc dự án.
Sự linh hoạt trong quản lý còn thể hiện ở chỗ các phiên bản phần mềm nhân sự đều đã được cập nhật phiên bản Mobile, người dùng có thể nhận thông báo và thực hiện công việc, theo dõi tiến độ dự án mọi lúc mọi nơi.
1.2 Tương tác hai chiều giữa quản lý và nhân viên
Các phần mềm quản lý offline hay quản lý trên excel là mô hình quản lý một chiều. Nhà quản trị, quản lý cấp trung hay trưởng bộ phận giao việc cho nhân sự và nhân sự thực hiện công việc theo đúng chỉ đạo rồi báo cáo. Đó là một mô hình khiến tổ chức thiếu đi sự sáng tạo, đóng góp và năng lực hầu hết tập trung ở phía người lãnh đạo.
Phần mềm nhân sự online cho phép nhà quản lý thông báo, giao việc đến nhân viên và nhân sự được quyền kiến nghị, phản hồi quan điểm cá nhân trên những chỉ đạo đó của quản lý.
Tính năng phân quyền của phần mềm cho phép nhân sự chủ động hơn trong các dự án hay thậm chí là quyền lợi của nhân sự như: tự cập nhật thông tin cá nhân, thông tin phúc lợi xã hội, bảo hiểm,…
1.3 Lưu trữ không giới hạn, dễ dàng chia sẻ tài liệu
Chắc hẳn những nhà quản lý đã từng trải qua các phiên bản phần mềm cần có ổ cứng lưu trữ trên máy tính, sau khi dữ liệu đầy thì thực hiện sao lưu qua usb để cất giữ. Những vấn đề đặt ra là:
- Sẽ ra sao nếu quản lý vô tình làm mất USB?
- Sẽ như thế nào nếu quản lý muốn tìm lại dữ liệu từ thời gian trước?
- Làm sao để chia sẻ dữ liệu đến một và một nhóm người nhanh và an toàn nhất?
Đó là câu chuyện mất dữ liệu và tốn thời gian. Thực tế, dữ liệu là một phần linh hồn của công ty để đánh giá tình trạng thực tại và hoạch định những chiến lược mới trong tương lai. Dữ liệu luôn phải thường trực trong tổ chức để nhà quản lý sử dụng, đánh giá thường xuyên.
Phần mềm quản lý nhân sự online có thể giải quyết bài toán này. Dựa trên công nghệ cloud cho phép lưu trữ dữ liệu làm việc không giới hạn trên hệ thống trình duyệt.
1.4 Chi phí đầu tư và quản lý thấp
Chi phí đầu tư phần mềm quản lý nhân sự online thấp hơn so với phần mềm quản lý cố định khoảng 60%. Bởi doanh nghiệp không cần có đội ngũ nhân sự IT và đầu tư hệ thống máy chủ. Doanh nghiệp chỉ cần mua phần mềm, mọi hoạt động duy trì và sửa chữa sẽ có bên thứ ba là nhà cung cấp xử lý.
1.5 Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
Để duy trì tổ chức, doanh nghiệp cần sử dụng hệ sinh thái bao gồm: quản trị nhân sự, quản lý công việc, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,…Những ứng dụng này cần có sự liên kết chặt chẽ với nhau để quy trình quản lý được thống nhất.
Giờ đây, các phần mềm quản lý nhân sự đều đã có khả năng tích hợp với các phần mềm khác.
>>> Tham khảo ngay: Bộ giải pháp phần mềm nhân sự online Azza HRM
Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự online
Phần mềm quản lý nhân sự mang lại rất nhiều lợi ích và sự thuận tiện cho doanh nghiệp. Tuy nhiên phần mềm vẫn còn có những nhược điểm nhỏ như sau:
2.1 Phụ thuộc vào internet
Có thể nói internet là ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự giúp người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi và phân quyền dễ dàng. Mặt trái, đây cũng chính là một nhược điểm của ứng dụng. Phần mềm sẽ không thể sử dụng nếu không có kết nối internet, điều đó đồng nghĩa mọi hoạt động, tổ chức, quản lý đều bị đình trệ.
Tuy nhiên, ở thời đại công nghệ số khi mạng 5G ngày càng phát triển đây không phải vấn đề đáng lo ngại. Mạng internet đã bao phủ khắp mọi nơi để phục vụ nhu cầu sử dụng của người dùng.
2.2 Vấn đề bảo mật dữ liệu
Tổ chức sẽ không có toàn quyền kiểm soát dữ liệu trên ứng dụng bởi việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự từ nhà cung cấp. Phần mềm nhân sự có thể bị đánh cắp dữ liệu hoặc virus tấn công làm lỗi phần mềm nếu như phần mềm đó không được sử dụng máy chủ uy tín.
Do đó, người dùng cần cân nhắc lựa chọn phần mềm từ những đơn vị cung cấp uy tín để đảm bảo an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp khi làm việc.
Azza HRM được phát triển dựa trên máy chủ an toàn đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật thông tin dữ liệu khách hàng. Phần mềm là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay.
2.3 Phần mềm cố định tính năng
Một điểm trừ cho các phần mềm quản lý nhân sự đó là việc cố định tính năng tạo thành các gói có sẵn. Những tính năng này được xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý và làm việc của một doanh nghiệp phổ biến. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp đặc thù những tính năng cố định có phần bị gò bó và không phù hợp.
Tuy nhiên đây không phải vấn đề lớn vì hiện tại có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự online dưới dạng “may đo” cho phép người dùng yêu cầu chỉnh sửa các trường, thêm mới hoặc loại bỏ các phân hệ trong phần mềm. Đơn cử như phần mềm Azza HRM cho phép người dùng được yêu cầu tùy chỉnh với đội ngũ kỹ thuật của Azza thay đổi các trường cho phù hợp mang lại hiệu quả quản lý nhất.
Trên đây là toàn bộ kiến thức về ưu điểm cũng như những hạn chế của phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức hữu ích giúp doanh nghiệp vận dụng lựa chọn sử dụng phương pháp quản lý phù hợp nhất. Theo dõi website của Azza HRM để đón đọc thêm nhiều bài viết hữu ích về quản trị nhân sự nhé.