Vai trò của Phần mềm nhân sự ngành sản xuất
Sản xuất là ngành có số lượng công nhân viên lớn và phải làm việc theo ca kíp do đó việc quản lý chấm công, tính lương, hồ sơ nhân sự vô cùng khó khăn. Phần mềm nhân sự cho sản xuất ra đời đã cứu cánh cho các nhà quản trị tại các xưởng sản xuất trước những khó khăn khi quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công.
Bài viết hôm nay, Azza HRM sẽ phân tích vai trò phần mềm nhân sự cho sản xuất, xưởng, khu công nghiệp và lý do các doanh nghiệp cần gấp rút triển khai.
Đặc thù ngành sản xuất
Ngành sản xuất là ngành phát triển tại Việt Nam và được xếp vào là một trong những ngành có đặc thù khó quản lý nhất. Vậy thực tế ngành sản xuất có những đặc trưng nào?
1.1 Số lượng nhân viên lớn
Ngành sản xuất là ngành có số lượng công nhân viên lớn nhất trong các ngành có thể lên tới vài trăm nghìn nhân sự đối với các công ty lớn. Do số lượng công nhân viên lớn như vậy nên doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc, hồ sơ nhân viên, công cụ làm việc, bảo hiểm, chính sách đãi ngộ,…
1.2 Số lượng tuyển dụng hàng năm cao
Năm 2019, 80% các doanh nghiệp gặp vấn đề trong việc tuyển dụng công nhân viên tại các xí nghiệp sản xuất. Thực tế cho thấy sản xuất là ngành khó tuyển dụng bởi sự phân cấp rõ ràng: giám đốc – điều hành – quản lý – nhân viên. Số lượng tuyển dụng hàng năm các vị trí công nhân, nhân viên rất lớn đặc biệt tại các khu công nghiệp.
1.3 Khó mở lớp đào tạo
Là một ngành có tỷ lệ nhân sự ra vào lớn, đào tạo trở thành trở ngại đối với bộ phận quản lý nhân sự. Do đó việc mở các lớp tập huấn, đào tạo trở nên khó khăn và chưa được chú trọng.
1.4 Trình độ nhân sự phân cấp rõ rệt
Trình độ nhân sự được phân cấp rõ ràng từ quản lý, trợ lý, điều hành, nhân viên kỹ thuật, công nhân sản xuất, thi công,…
1.5 Làm việc theo ca kíp
Do nhu cầu sản xuất lớn, các xưởng sản xuất cần công nhân làm việc ngày đêm do đó việc làm theo ca kíp là một đặc thù công việc của ngành sản xuất. Điều này cũng dẫn đến khó khăn trong việc tính công, tính lương và quản lý hiệu suất nhân sự.
Thực trạng quản lý nhân sự ngành sản xuất
Có thể thấy, môi trường quản lý tại các doanh nghiệp sản xuất rất rõ ràng bởi sự phân cấp chi tiết từng bộ phận. Tuy nhiên công tác quản trị nhân sự tại ngành sản xuất còn tồn đọng rất nhiều khuyết điểm xuất phát từ đặc thù ngành nghề mà doanh nghiệp cần tháo gỡ. Dưới đây là 5 thực trạng quản lý nhân sự ngành sản xuất phổ biến nhất:
2.1 Dữ liệu chấm công – bảng công – bảng lương thường xuyên phát sinh lỗi
Không ít doanh nghiệp sản xuất vẫn đang chấm công bằng thẻ giấy, thẻ từ và kế toán “kéo” excel làm bảng công nhân viên. Việc làm thủ công bằng excel không chỉ làm tốn thời gian của bộ phận tính lương mà còn phát sinh các lỗi sai sót trong bảng lương gây ảnh hưởng đến chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc tính công, tính lương thủ công làm tốn kém chi phí rất lớn mà nhà quản trị có thể không đánh giá: chi phí giấy, in ấn, chi phí thời gian nhân sự, chi phí cơ hội,…
2.2 Khó khăn trong việc quản lý – tra cứu hồ sơ nhân viên
Nếu tổ chức chỉ có 20-100 người, nhà quản lý có thể lưu trữ dữ liệu bằng hồ sơ và bảng tính excel. Tuy nhiên khi quy mô mở rộng lớn đến vài trăm – hàng nghìn công nhân viên, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự trở nên vô cùng rắc rối và thường xuyên phát sinh sai sót.
2.3 Không theo dõi số liệu hiệu suất làm việc nhân viên
Hiện nay, các nhà quản trị ngành sản xuất hầu hết đánh giá nhân sự bằng số lượng sản phẩm, số lượng công việc hoàn thành. Tuy nhiên nhà quản trị không theo dõi được kết quả, chất lượng sản phẩm sản xuất ra hàng tháng, quý, năm của từng cá nhân.
2.4 Khó khăn trong việc đào tạo nhân sự
Với số lượng nhân sự quá lớn và phân nhiều cấp, việc tổ chức – quản lý đào tạo trở nên vô cùng khó khăn và tốn kém đối với các nhà quản lý. Điều đó đòi hỏi công ty cần có phần mềm lưu trữ tài liệu hướng dẫn chuyên môn đến kỹ năng và được cập nhật hàng ngày để đào tạo nhân sự quản lý, công nhân viên.
2.5 Quy trình tuyển dụng không hiệu quả
Nhu cầu tuyển dụng nhân sự tại các doanh nghiệp sản xuất rất lớn, hàng ngày, hàng giờ trên các trang mạng xã hội, ứng dụng tìm việc đều đăng tin tuyển dụng. Tuy nhiên quy trình tuyển dụng thường đứt gãy với ứng viên này và bắt đầu từ đầu với một ứng viên khác. Điều này có thể đánh giá khả năng chọn lọc CV, mức độ phù hợp của nhân sự còn hạn chế tại các tổ chức nhân sự tại ngành sản xuất.
Vai trò phần mềm nhân sự cho sản xuất tại các xưởng sản xuất – khu công nghiệp
Từ những thực trạng trên, phần mềm nhân sự ra đời giúp các nhà quản trị loại bỏ hoàn toàn những vướng mắc, khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, quản lý công việc.
3.1 Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
Phần mềm nhân sự cho phép lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học và chi tiết trong quy trình làm việc của từng nhân viên. Cụ thể:
- Cho phép cập nhật thông tin, lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhân sự ( thông tin cá nhân, sổ bảo hiểm, giấy khám sức khỏe, tài khoản ngân hàng,…)
- Theo dõi và cập nhật thông tin thay đổi của từng nhân sự trong quá trình làm việc (thông tin công việc, lương thưởng, thay đổi chức vụ, chế độ đãi ngộ, đào tạo, khiển trách,…)
Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự cho phép nhân viên chi tiết:
- Xem, kiểm tra, thay đổi thông tin cá nhân
- Tra cứu dữ liệu, chính sách của công ty trên phần mềm
- Nộp đơn: nghỉ phép, đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, làm ngoài hiện trường, gặp khách hàng,…
- Thông báo thời gian công việc trên phần mềm
- Cho phép trao đổi thông tin, công việc
- Quản lý tin tức, chính sách truyền thông nội bộ trong tổ chức
3.2 Dữ liệu chấm công – bảng công cập nhật real-time
Phân hệ chấm công cho phép thiết bị chấm công như: máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt hay thiết bị chấm công di động được kết nối qua Cloud với phần mềm nhân sự. Toàn bộ dữ liệu chấm công được cập nhật real-time trên phần mềm cho phép nhân sự xem bảng công thực tế. Phần mềm cho phép:
- Nhân sự đăng ký công làm việc, ca, kíp làm thêm giờ
- Gửi đơn xin nghỉ, làm thêm, về sớm,…
- Quản lý nghỉ phép và quỹ ngày phép
- Theo dõi, ghi nhận công thực tế
- So sánh, đối chiếu công thực tế và công trên phần mềm, cảnh báo chênh lệch cuối kỳ
3.3 Tính lương nhanh chóng – chính xác
Bằng thuật toán thông minh, phần mềm cho phép tính toán tiền lương nhân viên dựa trên từng tham số biến động như: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, tăng ca, thưởng hiệu suất, các khoản giảm trừ, thuế TNCN, bảo hiểm.
Bảng lương được tự động tính toán cập nhật lên phần mềm giúp đội ngũ công nhân viên dễ dàng theo dõi và phản hồi phiếu lương của mình trên hệ thống với nhà quản lý.
3.4 Xây dựng hệ thống KPI đánh giá nhân sự hiệu quả
Phần mềm cho phép nhà quản trị theo dõi hiệu suất làm việc: thời gian làm việc, thời gian hoàn thành công việc, chất lượng công việc, thời gian làm thêm giờ,… của từng nhân viên. Qua đó, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự trên phần mềm để ra quyết định luân chuyển, thăng chức,…
3.5 Quy trình tuyển dụng khoa học
Phần mềm cho phép tổ chức kết nối với các ứng dụng tuyển dụng trên thị trường để thu hút nhân tài. Các tiêu chí lựa chọn ứng viên luôn cập nhật trên phần mềm giúp nhà quản lý lựa chọn đúng ứng viên.
Hồ sơ ứng viên, dữ liệu tuyển dụng, kết quả tuyển dụng sẽ được lưu trữ trên phần mềm. Qua đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu quả tuyển dụng của tổ chức: tỷ lệ thu hút nhân tài, tỷ lệ phỏng vấn thành công, tỷ lệ ứng viên từ chối tuyển dụng,…
Theo nhận định từ các chuyên gia kinh tế, ngành sản xuất sẽ tăng trưởng mạnh mẽ trong năm 2022 để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người dân. Mặc dù đại dịch diễn biến phức tạp nhưng sản xuất vẫn được Chính phủ chú trọng và thúc đẩy phát triển. Do đó, việc áp dụng phần mềm nhân sự cho sản xuất là hoạt động vô cùng cấp bách đối với các nhà quản trị đặc biệt trong thời kỳ chuyển đổi số lên ngôi như hiện nay.
Trên đây là những thực trạng quản lý nhân sự và vai trò của phần mềm nhân sự tại doanh nghiệp sản xuất. Hy vọng bài viết mang lại kiến thức bổ ích cho quý đọc giả vận dụng triển khai thực tiễn. Theo dõi website của Azza HRM để đóm đọc thật nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự